創新彈性管理方式,激發高校圖書館員工的服務潛能

湖南工業大學圖書館〔湖南省株洲市 412008〕 李迎春

黨的十六屆三中全會首次提出了“科學發展觀”的概念,明確提出要“堅持以人為本”,在黨的十七大報告中又強調指出“科學發展觀核心是以人為本”。這就明確要求,無論是在治國大政上,還是在具體管理工作中,都必須堅持“以人為本”。隨著現代科學技術的迅猛發展和計算機網絡的廣泛普及,整個社會正在向數字化世界邁進,高校圖書館員工的工作也越來越多地帶有了知識工作的性質。因此,在對高校圖書館員工實施管理時,如何把握他們的心理特點,使其發揮應有的作用,不斷提高工作效率,是十分重要的。過去,傳統的員工管理方法主要表現為剛性管理,由于缺乏人性化與個性化,對所有的員工都實行同一種制度、同一種方法。這種管理方法,表面上看似公平,實際卻在某種程度上扼殺了員工的積極性,也是對人才資源的極大浪費。筆者認為,在新的社會環境和圖書館員工的心理背景下,應該對他們采用一種以人為本的管理方法——彈性管理。

一、彈 性 管 理 概 述

(一)彈性管理理念是一種現代管理理念

在管理理念的發展歷程中,早期實行的是以技術為核心的管理理念,即所謂的“硬管理”或稱“剛性管理”。這種管理理念以“理性主義”為基石,注重管理的科學化、制度化與規范化,在推動社會發展上曾經起到過重要的作用。隨著知識經濟時代的到來,這種以技術為中心的管理理念逐漸顯露出在知識創新方面的不足。IBM知識管理咨詢公司負責人 Mark W.MeElroy認為,如果繼續執行這種以技術為中心的知識管理,就會逐漸偏離知識管理的本質,不會帶來任何創新,也不會為企業帶來持續的競爭力。客戶已經對知識管理產品提出了指責,而且這種指責越來越明顯[1]。于是,以他為代表的一些專家、學者提出了 SGKM(Second-GenerationofKnowledge Management),即第二代知識管理理念。這種管理理念突出強調知識的創新,使知識管理成為一種“以人為本”的創新管理理念,也就是本文所倡導的彈性管理理念。彈性管理作為一種現代管理理念,其實質與中國傳統文化也恰好暗合。中國自古便有“文武之道,一張一弛”的管理名言;《管子》一書也提出了“衡者使物一高一下,不得常固”的說法;司馬遷的“善因論”則特別強調留有余地,主張通過“因”這種順其自然的彈性管理方式,使民“各勸其業,樂其事,若水之趨下,日夜無休時,不召而自來,不求而民出之”……這些,都與現代管理理念相暗合,管理者應當加以重視。

(二)彈性管理理念是一種理性與非理性相結合的管理思維模式

“非理性”是相對于“理性”而言的。它指的是主觀精神世界中與理性相對的范疇,主要包括意志、本能、直覺、無意識的力量[2]。在前文中已經論及,以“理性主義”為基石的剛性管理理論已經不能適應現代管理的要求,非理性主義便應運而生。現今,高校圖書館正處于快速發展之中,許多管理者只注重管理的科學化,強調制定完善、嚴密的規章制度,強調定量評價等理性因素,而漠視非理性及非理性教育,使圖書館員工的積極性和服務意識大打折扣。筆者認為,在民主意識高度發展的現代社會,非理性管理的作用將會越來越明顯,被管理者的自覺性將會大大增強,必須尊重高校圖書館員工的個人意志。然而,非理性管理體制也有其局限性,它注重人性的因素,存在著忽視甚至排斥科學管理的傾向。彈性管理理念強調的是在一定約束條件下的靈活管理。這就充分體現了它是一種理性與非理性相結合的管理思維模式。

(三)彈性管理方式是一種原則性和靈活性相結合的管理制度

一般認為,原則性指的是一定的規范、紀律、約束措施和規章制度等,所有員工都必須按照規定的原則辦事;靈活性指的是管理者在制度、時間、空間、任務、評價等方面給予被管理者的合理伸縮性。傳統的管理方法過于強調制定原則性的規章制度來限制被管理者的相關行為,消弱了被管理者的積極性和認同感。彈性管理要求充分考慮被管理者的不同心理需求,盡量在不違反原則的前提下滿足他們的相關需要,加深他們對組織的認同感,從而高效率地完成工作任務。

(四)彈性管理方式是一種科學性和人文性相結合的管理方法

從上文的分析中可以看到,彈性管理作為一種現代管理理念,是在以技術為中心的管理理念的基礎上發展而來的,它必然會沿襲前一種管理理念的有益方面,堅持管理的科學性,而且這也是管理理念自身的發展邏輯和效率追求。從它的定義來看,彈性管理最大的特征是“留有余地”,即充分考慮被管理者的需求,堅持管理的人本性,這也是從人性方面對其提出的要求。

二、高校圖書館員工傳統管理方式弊端分析

傳統的管理理念認為,對于高校圖書館員工的管理,應該通過剛性辦法來設計并保持一種良好環境,在進行計劃、組織、人事、領導和控制等管理工作時顯示出果敢、堅毅、正直、無私心,使高校圖書館管理有條不紊、嚴格、堅定、不易改變。于是,“以制度為核心”、“以工作為核心”的剛性管理理念便風靡國內外高校圖書館。筆者認為,剛性管理主要是依靠嚴格的規章制度、嚴密的組織結構、物化和理性的管理風格以及統一的直線式領導來創設一種環境,高效完成既定目標的一種管理方式[3]。如果客觀地看,由于有著完備的規章制度、嚴密的組織結構、高度集中的權力,剛性管理能使高校圖書館員工各安其職,形成一種良好有序的工作環境。同時,能使高校圖書館的有關決定、分配的服務任務得到有效地執行和遵從,高效地完成高校圖書館的目標。然而,由于不注重考慮員工的個人差異,傳統的剛性管理方式也有著明顯的局限性與弊端,主要表現在以下幾個方面:

(一)剛性管理方式難以調動高校圖書館員工的積極性和服務潛能

隨著整個社會向數字化世界邁進,新時期高校圖書館員工的工作有了一些改變。例如,員工的服務工作相對無形化,其績效難以考核;勞動具有很強的能動性、勞動的個性化程度不斷提高等,需要在管理過程中充分依據不同員工的個性特點和工作性質,采取個性化的管理方式。然而,傳統的剛性管理理念常常把員工“物化”,認為員工在任何時候都能處于理性狀態,不重視他們的非理性因素在工作中的重要作用。因此,剛性管理難以調動與發揮員工的積極能動性和服務潛能。

(二)剛性管理方式難以涉及高校圖書館員工的所有工作

在高校圖書館的管理實踐中,人們能夠清楚地看到,再多的制度和條款都是不夠的,不可能完全規定不同工作人員的任務范圍和責、權、利問題,正所謂“如果制定了一百條法律,也就制造了一百零一個漏洞”。而且,在工作中總會不斷產生一些無法定時、定量、定向,且難以準確計劃、考核的邊緣工作,這些工作的責、權、利往往更是很難明確和制度化的,只能通過協調來完成。更何況,高校圖書館的很多工作都是不能用制度來管理的,需要發揮員工的服務意識和奉獻精神。筆者認為,制度只能規范人們的言行,但不能規范人們的思想,制度有時是治標而不是治本的。唯有使高校圖書館員工自覺地發揮其服務意識和奉獻精神,才是圖書館管理的最高境界。

(三)剛性管理方式容易使高校圖書館整體體制僵化

嚴格的規章制度、嚴密的組織結構、森嚴的權力等級,以及物化、理性的管理風格,使剛性管理很難做得恰到好處,管理力度不足達不到效果,管理力度稍過頭則激化矛盾,造成高校圖書館員工工作的僵化和呆板,甚至給學生臉色看,使管理者陷入自己精心編織的“理性藩籬”之中。工作教條化,缺乏靈活性,使高校圖書館難以適應社會的快速發展和學生不斷提高的服務需求。最終,必然制約高校圖書館的發展以及員工素質的提升。

三、激發高校圖書館員工服務潛能的彈性管理方式

從以上分析中可以清晰地看到,在新時期的高校圖書館管理中,應該由只注重制度管理、工作目標的剛性管理轉化為彈性管理,從而充分激發員工的服務潛能。筆者認為,可以實施以下幾種彈性管理方式:

(一)實施彈性工作時間制

彈性工作制于20世紀60年代最早由德國女經濟學家克里斯泰爾·凱摩萊爾提出,當時是為了吸引更多的婦女從事生產勞動及社會工作[4]。到了 20世紀 90年代,美國許多大公司均采用了彈性工作制。所謂彈性工作制,即指對工作時間采取彈性化安排,使工作的需要與員工的自身需要在時間上獲得良好協調,從而大幅度提高單位工作時間的效率。高校圖書館工作人員類型較多,有知識型工作人員及一般工作人員,每個人做事的風格、效率、靈活性、所追求的目標都不完全一樣,再加上每個員工性格各異,即使他們承擔的具體工作內容完全相同,而各自最有效的工作時間也有著相當的差異。根據這些特點,可以實行以下兩種彈性工作時間制:

1.核心工作時間與彈性工作時間結合制。即把一天的工作時間分為核心工作時間和彈性工作時間。核心工作時間是指在每天的某幾個小時所有工作人員都必須到崗的時間;彈性工作時間是指工作人員在這段時間內可以自由選定上下班的時間。例如,每天工作時間為 8小時,全部工作時間為上午 6點到下午6點。其中,核心工作時間為上午9點到下午3點(除去1小時午餐休息時間)。在核心工作時間內,要求所有員工都要到工作崗位,在核心工作時間前后的時間為彈性工作時間,每個員工可以任選其中的3個小時來工作。這種核心工作時間與彈性工作時間結合制不僅有利于工作人員自主安排工作時間,而且也有利于延長學生借還圖書的時間。

2.緊縮工作時間制。對于高校圖書館的某些工作,可以讓員工將一個星期的工作任務壓縮在兩三天內完成,剩余時間可以不來上班由自己支配。工作人員上班時間減少,不僅可以節省交通費用,提高單位的設備利用率,而且可以減少缺勤率、遲到率和員工流失,提高工作人員的工作效率。有一項研究發現,在所調查的公司中,彈性工作時間制使拖拉現象減少了42%,生產率提高了33%。對這種結果的解釋是,彈性工作時間制可以使員工更好地根據個人的需要安排他們的工作時間,并使員工在工作安排上能行使一定的自主權。其結果是,員工更可能將他們的工作活動調整到最具生產效率的時間內進行,同時更好地將工作時間同他們工作以外的活動安排協調起來。在高校圖書館內,實行彈性工作時間制,由員工根據自身實際情況安排上班時間,由于工作人員感到個人的權益得到了尊重,必然會激發其工作熱情,自覺展現其服務能力。

(二)開展技能培訓

《孫子兵法·始計篇》云:“主孰有道?將孰有能?天地孰得?法令孰行?兵眾孰強?士卒孰練?賞罰孰明?吾以此知勝否。”“士卒孰練”的意思是哪一方的士卒訓練有素。士卒訓練有素來源于正確的士卒訓練和培養。借鑒孫子的這種思想,在高校圖書館的人才開發中,在做到正確識人、選人、用人的同時,還要精心培訓人才。在高校圖書館,高報酬不是唯一留住人才的必勝法寶,這已被實踐所驗證。很多高校圖書館員工對他們的專業和相關領域具有較高的忠誠度。所以,高校圖書館除了給予他們應得的職稱晉升機會和與其貢獻相稱的報酬,使其分享到自己所創造的財富以外,還應根據員工的崗位特點、專業特點和發展方向,注重對他們的人力資本投入,為他們提供受教育和不斷提高自身技能的進修機會。使員工在學習再學習過程中得到成長,也意味著晉升機會的增多。這樣,使每一個員工對未來的發展都充滿了希望,增強了他們在職業方面的安全感。只有當員工能夠清楚地看到自己的發展前途,才能全身心地奉獻于高校圖書館事業。

(三)運用彈性化激勵機制

《孫子兵法·始計篇》云:“令民與上同意,可與之死,可與之生。”這句話,充分說明了領導者利用激勵的重要作用。人的潛能是巨大的,一般情況下,人所展示出來的能力只占他總能力的 20%,另外 80%的能力都是潛在的。高校圖書館領導者的任務就是要使員工的潛能充分發揮出來。隨著高校圖書館進入現代化、網絡化、數字化時代,廣大員工提供的是大量的創造性勞動,而這種創造性勞動又是難以監督的,如果激勵不當,就會造成巨大的人力資源浪費。因此,制定和完善科學的激勵機制是實現高校圖書館員工人生追求的重要環節。彈性化激勵機制與傳統的單純物質、金錢的激勵措施不同,它把圖書館員工的個性考慮在內,從他們的需求出發,以促進其成就和成長為重點。強烈的成就需要是圖書館員工的行為內驅力,當他們體驗到自己的貢獻和成就時,就會獲得巨大的滿足感,從而激發起員工的服務潛能。因此,高校圖書館應當注意對員工采用多種激勵方式,因人、因時、因需求不同而有所區別。一是對工作條件比較艱苦的工作部門如流通部要給予適當的福利補貼。二是對有突出貢獻、有培養價值的工作人員給予享受外出訪問學者的待遇,送國外或國內重點大學圖書館繼續深造。三是對有真才實學的人可以進行快速提升,不受年齡、資歷的限制;四是根據工作人員對工作的不同熱情程度實行不同的激勵方法,即對于工作積極性高的員工,表揚不宜太頻繁,在表揚過程中應輔以希望;對工作表現一般的員工,表揚應適度,要充分肯定他們工作中的成績;對于后進者或工作較差的員工,應注意發現他們身上的優點和長處,及時表揚并輔之說理。五是建立人人參與管理的平臺,這應成為高校圖書館管理的基本制度與激勵的重要方法之一。

(四)實行崗位輪換制度

根據庫克曲線,長時間總是做同一種工作常常會使人的創造力下降,作為知識工作者的高校圖書館員工也是如此。人才與崗位必須動態對應,人才通過在各個工作崗位上適當流動,可以檢驗他們的能力,達到人盡其才的目的。同時,崗位輪換也是對員工進行繼續教育與培養復合型人才的有效途徑之一。通過崗位輪換能夠提高員工的綜合素質。特別是在當前高校圖書館經費不足,員工工作技能單一、對圖書館其他工作崗位缺乏了解等的情況下更具有一定的現實意義。因此,高校圖書館應使員工在館內各崗位適當流動,以避免他們長期從事某種工作產生的麻木感,鼓勵員工接受新的任務、迎接新的挑戰,在新崗位的工作壓力下促使他們更加自覺地學習,提高工作效率和服務技能。

四、實施彈性管理應注意的問題

前文論及,彈性管理最大的特征是“留有余地”。因此,很好地把握、正確而科學地實施彈性管理就是每一個高校圖書館領導者應該審慎思考的問題。筆者認為,在實施彈性管理的過程中,應該注意以下幾個方面的問題:

(一)必須抓好常規管理

彈性管理是一種先進的管理方式。但是,首先它還是屬于一種管理,其次才談得上彈性。如果在管理中放任自流,最終將必然導致無政府主義,也必將不利于高校圖書館的發展。常規管理是保證高校圖書館正常運行的必須的管理活動,具有相對穩定性,不受時空和環境變化的影響。如果常規管理開展得不好,將無法真正落實彈性管理。因此,必須首先抓好常規管理。

(二)把握好彈性的“度”

馬克思主義哲學認為,只有在一定的范圍內,事物才能保持它自身的存在,超過了特定的范圍,就會向對立面轉化。因此,在實施彈性管理中,必須堅持適度原則。在對員工實施彈性管理過程中,必須把握好“度”,即保持適度的彈性。 “度”過小,將導致管理僵化呆板;“度”過大,將會使高校圖書館陷入無政府狀態。這就要求,在對員工實行彈性管理時,不僅要注意符合國家的法律、法規與政策,還要符合本館的實際,保持工作的穩定性。

五、結束語

隨著知識經濟的發展,作為文獻信息中心的高校圖書館面臨著諸多新的挑戰。其中,最大的挑戰就是如何做好對知識引航員——高校圖書館員工的管理,即如何激發高校圖書館員工的服務潛能。在新的時期、新的背景下,應提倡實施“以人為本”的彈性管理理念,把員工當作一種使高校圖書館在激烈競爭中求生長、謀發展,始終充滿生機與活力的特殊戰略資源來進行刻意的開發和科學的管理,從而推動中國高等教育事業乃至中國社會的快速、和諧、人性化發展。

[1]肖菲,羅艷玲.淺析知識管理發展的兩個階段[J].江西圖書館學刊,2002,32(1):34～35.

[2]崔德明.高職院校教師彈性管理本質研究[J].教育與職業,2009,(33):12.

[3]張愛軍.論剛性管理的特征與利弊[J].山西師范大學學報:社會科學版 ,2009,(5):52～53.

[4]隋新.改變管理方式,回歸以人為本—— 彈性工作制將漸成圖書館界的時尚[J].中小學圖書情報世界,2008,(4):87.

[5]方建移,章潔.大眾傳媒心理學[M].杭州:浙江大學出版社,2007:12～13.