淺析我國高校圖書檔案一體化管理

楊 素

（達州市水電學校，四川 達州 635000）

隨著科學技術的不斷進步和網絡時代的到來,社會對信息資源的需求方式及內容發生了根本性的變化,人們不再滿足于單一的館藏信息服務方式,而是需要無時間、空間、地域、借閱限制的多元化的個性信息服務,需要內容新穎全面、類型完整、形式多樣、來源廣泛的信息,需要從盡可能廣的空間、用盡可能短的時間獲取盡可能多的有價值的信息。社會的這種全方位、綜合化的信息需求顯然已不是一個圖書館、一個檔案部門所能滿足的,所以進行信息資源整合、實現信息資源共建共享已成為信息服務界急需解決的問題。在這種大的背景下,高校圖書館與檔案館(室)作為高校信息服務的主渠道,為適應廣大讀者和利用者的新需求,進行圖書、檔案一體化管理、實現信息資源的有效整合成為一種必然趨勢。

1 圖書檔案一體化管理的必要性

1.1 順應圖書館與檔案館事業的發展

信息時代最顯著的特征是信息量的爆炸式激增。面對知識總量急劇增加和知識更新頻率加快的發展形勢,高校圖書館、檔案館(室)限于種種原因,不可能將所有文獻資源搜集儲存起來,這樣,圖書、檔案資源共享形成網絡化就適應了社會發展的趨勢,因此實現資源共享是社會進步與圖書館、檔案館(室)自身發展的要求。圖書館、檔案館(室)館藏建設各有側重和片面性,文獻、檔案資源共享是解決這個問題的最好方法。每個圖書館、檔案館(室)根據本館的實際需求、實際情況進行館藏建設,從一定程度上來看,館藏一般都能滿足本館覆蓋范圍內大部分讀者的查、借需求,而要滿足更多讀者更高的需求,則必須通過圖書館、檔案部門資源共享的途徑來滿足。文獻資源在空間的客觀分布是歷史形成的,隨著時間的推移,它的不合理性、局限性就會逐漸地表現出來。圖書館、檔案館(室)只有通過資源共享才能形成相對完備的文獻資源合理布局,進而促進共同的發展。

1.2 一體化管理可以實現圖書與檔案的優勢互補

（1）人才資源和現代化設施優勢的互補。高校圖書與情報已經是一體化管理,沒有獨立的情報機構,參考咨詢部承擔了情報信息服務工作。圖書、檔案自立門戶、各成體系,這在過去相當長的一段時間內有其合理性,一定程上都能滿足學校教育事業的需求。隨著科學技術的進步、網絡時代的到來,廣大利用者對信息的需求呈現多元化、綜合化。圖書館尤其是檔案部門越來越感覺到服務功能不全,服務也感力不從心,檔案人才隊伍素質低下是其中主要原因之一。但由于歷史的原因,高校檔案管理人員的素質建設仍存在嚴重問題,檔案干部隊伍中專業技術人員偏少,高層次檔案專業人員奇缺,專業技術人員所占比例偏低。高校尤其是普通院校對檔案的重視程度不夠,經費投入不足,現代化設備短缺。巧婦難為無米之炊,檔案資源網絡化建設成為遙遠的夢想。圖書館較檔案部門無論是人才結構還是現代化的管理手段和技術都有一定的優勢。走一體化道路,實現圖書、檔案一體化管理可以對人才資源、各種設備和設施集中管理和調配,實現工作效益最大化。

（2）文獻資源的優勢互補。圖書館、檔案館(室)館藏建設各有側重和片面性是歷史形成的,檔案部門具有獨特的本源性檔案信息需要開發利用,為社會提供服務。但受技術與社會經驗等種種條件的限制,信息服務工作滯后。雖然圖書館具有成熟的技術與社會化服務的經驗,但現代化的數字圖書館需要門類齊全、來源廣泛的信息作支持,需要挖掘更多的信息。在信息服務領域引進市場經濟規律,在平等和效率的原則下最大限度地發揮圖書、檔案信息資源的效用,提高使用效率,打破條塊分割下形成的專屬性和封閉性,實現社會對信息資源的共享,是資源貧乏的條件下推進社會信息化進程所要求的。

2 對一體化管理的認識

圖書、檔案一體化管理不是簡單地對行業、部門的增減,而是在強調分工合作的基礎上,實現行業、部門在更大范圍、更高層次上的資源共享。某些學校在機構改革中將檔案部門隸屬圖書館管理而導致工作中出現一系列問題的簡單做法,顯然不是真正意義上的一體化管理,具體做法應是采取統一建立數據庫、統一管理、統一檢索、統一提供服務的模式來實現。這就使圖、情、檔成為一個真正意義上的聯合體,從而最大限度滿足用戶的不同層次的多方位的信息需求。

3 高校檔案與圖書一體化管理實施的保障

（1）理論指導是一體化管理的前提。圖書、檔案各自的理論已相當完善,但圖書、檔案一體化管理的理論研究和指導卻顯得蒼白無力。缺乏理論的指導必然使一體化的實踐迷失發展的方向,失去發展的動力。圖書、檔案一體化管理要向縱深發展,就必須加強理論上的研究,使一體化實踐有章可循。

（2）綜合性人才是一體化管理的基本保障。一體化管理尤為需要人才隊伍的支持。培養一支具有新型知識結構、懂得多學科知識、熟悉各領域結構的高素質綜合性人才隊伍,對一體化綜合管理具有極為重要的意義。

（3）強有力的計算機網絡技術是一體化管理的物質基礎。圖書、檔案系統是龐大而復雜的系統,一體化管理不是簡單的融合,而是一種數字化的網絡環境下的融合,即所謂虛擬圖書館和虛擬檔案館的融合。高速發展的計算機信息網絡打破了傳統技術條件下地域、時間和行業的限制,使得全方位的信息共享在技術上成為可能。利用網絡技術,將分布于不同地點的數字化圖書、檔案信息資源以網絡化方式加以互相鏈接,實時發布利用,實現資源共享。館藏數字化信息資源的豐富與多樣化、異地存取信息的便利是虛擬館庫建立的立足點,也為信息概念下的圖書、檔案脫離其載體進行統一管理創造便利條件。

（4）統一的信息處理技術標準。通過現有的網絡平臺,建立圖書、檔案的統一網站,在各數字化館的基礎上實現有效的動態鏈接,使其進一步公開化、社會化。但這并不意味著有了因特網信息資源共享就水到渠成,目前網絡信息資源共享還面臨許多問題,網絡型信息共享是資源共享的最理想模式。除了包括將館藏數字化的工作外,還涉及館藏信息資源的形成、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統計等全過程。圖書館、檔案館工作標準化是實現資源共享的基礎,網絡化是實現資源共享的關鍵,只有實現網絡化,才能打破時空的限制,真正實現館際資源共享。高校圖書、檔案一體化管理是信息化浪潮下的一種必然趨勢,但一體化的真正實施還有許多工作要做。面對挑戰,高校圖書、檔案部門都應認真落實科教興國、興校的戰略,在圖書、檔案一體化這項具有重大意義的信息管理工作上,提交一份出色的答卷,以不辜負時代所賦予我們的使命。

[1]李鳳蓮.高校圖書、檔案、情報不能一體化管理[J].機電兵船檔案,1991，(4):11-13.