高校院系教學資料管理系統的應用

姚顯霞

（中原工學院機電學院，河南鄭州450007）

1 院系教學資料管理概述

高校院系教學資料，是指高校院系在教學過程中逐年積累起來的一系列有關教學工作的原始資料，如學生考試成績、考試試卷、畢業設計(論文)、專業培養計劃、學科建設、師資隊伍培養、教學評估等文檔[1]。

教學資料應實行集中統一管理，凡屬永久性保存的教學資料一律移交學校綜合檔案室保存，不屬永久保存的材料由院、系、部檔案室保存，屬于二級管理。各院、系、部應明確一名分管檔案工作的負責人和配備相應的檔案管理人員，統一管理本部門教學文件材料，并按期向綜合檔案室移交教學資料。

2 院系教學資料自動化管理現狀

院系教學資料管理，一般表現在：檔案管理制度不健全、院系教學資料質量欠缺、系級教學等幾個方面[2]。在自動化管理方面，院系教學資料不少還停留在紙質檔案、檔案柜保存的狀態，大部分檔案管理依靠手工處理，工作效率低，沒有采取有效的計算機管理，增加了師生檢索和資料查詢的工作量和工作難度，查準率、查全率低。

院系教學資料管理自動化問題，究其原因：第一，是院系資料自身特點，表現在來源分散、形成的內部性和原始性、內容的專業性和多學科性等方面，在資料收集和保存方面，不易電子化，或電子文檔保存地點多，不易統一保存。第二，是相關人員檔案意識不夠，涉及到教學秘書和部分教師的的檔案意識比較單薄。第三，教學管理工作具有綜合性、事務性、舊常性的顯著特點[3]。

在院系教學資料自動化管理對策方面，要提高檔案管理專業素質。檔案人員不僅要精通檔案管理業務，還要了解所涉及的專業知識；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現代化管理的基本技能，用計算機儲存、檢索；不僅要會立卷歸檔保管，還要有科學管理、主動服務、有效提供信息資源的意識[4]。

計算機技術和網絡信息技術的廣泛使用，為教學資料管理提供了重要的技術手段。因此，必須運用網絡信息技術、數字處理技術等先進科技手段來管理教學資料，從而取代傳統的手工操作的檔案管理方法，逐步形成紙質檔案、電子檔案并存的新局面[5]。院系教學資料管理還處于保管原始資料階段，還沒有按照科學分類方法進行電子歸檔。應該將文檔資料分類，建立文檔信息數據庫，使該信息數據庫形成電子文檔軟件，完成教學資料信息網絡化。

3 院系教學資料管理系統的應用案例

3.1 院系教學資料管理系統的信息需求

筆者所在高校的院系在教學資料管理上，在資料形式上，既有電子文檔，更多的是紙質文檔。在來源上，既有來自學校各級管理部門的文件和數據庫信息，也有來自院級的相關部門的資料。在管理對象上，既有各個教工的資料，也有來自各級學生的信息。從管理系統的需要出發，對各種資料共分18類，分別是：①專業綜合培養計劃、教學執行計劃、教學大綱、教學進程表、總課表；②學院畢業生資格審查資料；③專業建設、課程建設規劃；④畢業設計（論文）題目及成績匯總；⑤課程設計、畢業設計（論文）及評審意見、各專業畢業答辯工作計劃、總結、答辯記錄；⑥實習報告檔案；⑦教學檢查和各類教學競賽評獎材料；⑧修改教學執行計劃審批單、教學日歷；⑨各專業校考課程試卷及樣卷、標準答案及評分標準；⑩學生原始成績單、期末考試試卷、期初補考試卷，試卷分析，更改學生成績申請單，系考課程評分依據；[11]任課教師名冊、班級學生名單（各學期學籍異動后的空白名單）、各學期學籍異動資料（各類審批表及匯總表）；[12]聽課記錄等有關材料；[13]實習基地建設有關材料；[14]各專業教材使用一覽表；[15]學科競賽有關材料（通知、進程安排、試卷、結果）；[16]實驗室建設規劃；[17]教學改革項目及評獎材料；[18]其它有保存價值的材料。這18種資料，分別存在3個房間內，以后可能會調整，或增加場所。

3.2 院系教學資料管理系統的功能需求

院校教學資料管理系統的功能，首先，實現教學資料紙質文檔的信息化管理。查找資料要方便、快捷，將每件資料的存放位置、資料介質、資料來源、借出情況、入檔時間等信息記錄得清清楚楚。其次，要能管理教學資料的電子文檔[6]。可以直接打開多種格式電子文檔。能夠實現網絡管理，多臺電腦同時、異地使用，具有權限管理功能。

系統具體功能需要具備：

（1）資料檔案室的管理。新建檔案室；修改檔案室；刪除檔案室；查閱檔案資料；打開檔案室，進入這個檔案室進行記錄、查詢、修改、刪除等工作。資料員日常工作的入口。

（2）分類目錄和案卷目錄管理。添加分類目錄，對檔案資料進行分類；添加案卷目錄：當一袋資料要放入檔案室時，把這袋資料名稱題標填入案卷目錄；填寫卷內文件目錄，一袋資料中里頭有許多張圖紙或多份文件，如果要詳細記錄，就把每張圖紙或每份資料名稱填入卷內文件目錄，這樣方便以后查找；卷內電子文件管理；檔案統計報表；案卷借出記錄；卷內文件借出記錄；瀏覽案卷目錄。

（3）數據的備份及恢復,以及數據的導入。

3.3 院系教學資料管理系統的初步應用

院系教學資料管理系統主要采用兩種辦法。一種是獨立開發，優點是能夠適應用戶的需求且滿意度較高，最為方便的是系統維護工作；缺點是開發時容易受到業務工作的限制，系統優化不夠、開發水平較低，系統整體優化較弱。另一種是購買或使用現成軟件，優點是節省時間和費用，技術水平較高；缺點是通用軟件難以滿足個性化需要，需要一定的技術力量做軟件改善等二次開發工作。

一般來說，資料（或檔案）管理軟件可以分為單機版和網絡版兩種。“大地球軟件”是既可以作為單機版使用，也可以作為網絡版使用的檔案管理軟件[7]。利用該軟件，筆者對所在單位的資料室進行電子化管理，其過程如下：

（1）資料信息的初始數據錄入

初始化信息：如用戶（單位）信息；操作員信息：操作員的名稱和每個操作員的權限、密碼在這個地方設置；卷內文件目錄表頭設置；保管期限設置；保密級別設置；存放位置設置；用戶數據格式升級。

（2）各層教學資料的信息錄入

各個資料檔案室信息；分類目錄(案卷類別)的信息；案卷目錄的信息；卷內文件目錄的信息。各種教學資料被分配在學院212綜合檔案室、214綜合檔案室、318綜合檔案室。

（3）卷內電子文件的管理

以“關于學校教學學院成立教學管理辦公室的決定”電子文件為例，首先是“收入文件”，可以收入單個文件也可收入一個文件夾中的全部文件，收入文件只收入文件名和打開路徑，文件還是原來的文件夾中。如果是收入本臺電腦上的文件，會自動填寫本地打開路徑和網絡打開路徑，有網絡打開路徑的文件網上每臺電腦均可打開，要讓網上電腦打開文件，存放文件的文件夾必須設置成可讀共享文件夾(整個盤不要設置成共享)。收入文件盡可能在文件所在的電腦上操作。

文件共享設置方法：首先把文件要放在一個文件夾中，這個文件夾名中間不能留空格，把這個文件夾設置成一般共享(不允許修改)，如果允許修改要設置成完全共享。

通過客戶端軟件連接該系統時，可以瀏覽各種文件，但不會刪除文件。文件共享設置，使得通過其它途徑也不會找到文件并刪除修改文件。

“收入文件”執行后，就可以執行“打開文件”、“發送文件”、“復制文件”等功能了。

本系統采取了網絡布局，將該系統安裝在一臺計算機上，作為服務器。其他計算機只要接入網絡，尋找到該服務器后，運行系統的執行程序后，即可使用該系統。可以設置不同的用戶或操作員，保存的電子文檔，只要是聯網的計算機，均能夠有效管理。根據用戶的權限，最高權限的用戶可以在一臺電腦中隨時打開任一操作員在任一臺電腦上做的文件進行瀏覽或修改，不需要知道文件具體保存的位置。根據對文檔設置的權限，可以僅打開瀏覽，對原文檔修改無效，安全可靠方便。

（4）案卷或卷內文件借出記錄

在進入系統時首先要選中要借出的案卷名稱，收回時也一樣。當只借出幾張卷內文件時，應在備注列中注明借出的頁碼，并在卷內文件名稱后面借出記錄列中注明這張文件已借出。借出資料可打印借出單，一行打印一張，借閱人可簽字。當借閱人只借幾張卷內文件時：第一步案卷借出中要記錄；第二步卷內文件名稱的后面一格中也要注明借閱人和時間，當歸還時再把注明清除掉。

（5）瀏覽案卷目錄

可以采取三種方式瀏覽案卷目錄：

第一，篩選，即輸入要篩選的字符，然后符合條件的目錄自動篩選出來。

第二，查找，把光標放到要查找的列，輸入查找的字符，系統會找到所在位置的一行，還可以繼續查找，找到需要的資料。

第三，點表頭，點擊表頭會自動按這列排序，比如點年代，自動按年代從小到大排序。

［1］閔克勤,肖新華,張家強.高校系級教學檔案資料管理須強化現代意識［J］.檔案管理,2009(4):76.

［2］張亞冰.教學檔案在高校教學中的地位、作用、管理及作用［J］.遼寧師專學報，2003（5）：89－90.

［3］袁琳.高校圖書館教學參考資料的收藏與管理［J］.情報雜志,2003(12):110-111.

［4］普建萍，淺論教學檔案在學校管理中的作用［J］.中國教育研究與創新雜志，2005（3）：39－40.

［5］張寒莉.試談高校教學檔案的規范化管理［J］.北京檔案,2000(12):28-29.

［6］于彩鳳.淺談高校教學檔案的管理［J］.牡丹江師范學院學報(哲學社會科學版),2001(3):102-103.

［7］大地球檔案管理系統［2010-10-06］.http://www.ddqsoft.com/dagl.htm.