談變革時代文獻分編工作的挑戰及應對措施

廖大蓉，李 渡

（重慶圖書館，四川 重慶 400037）

1 編目的現狀

1.1 利用外部數據直接套錄編目

套錄編目主要是指編目員為一種圖書編目之前，先對從外部獲取的編目數據進行必要的編輯加工，而后轉換為本館數據庫記錄的過程。由于套錄編目不僅能節省大量的人力、物力，大大提高工作效率，而且還能有效地促進和提高本館的編目質量，使書目數據朝著標準化、規范化方向發展，因此套錄編目這一工作方式，越來越受到各館的歡迎。

1.1.1 套錄數據的優點

采用完全著錄級次。一些圖書館雖已實現了計算機編目，但由于多種原因，對書目數據的編制，僅局限于目錄狀態下著錄單元的內容，著錄級次較低。而套錄的數據采用的都是完全著錄級次，對每種文獻所提供的信息源都盡可能地進行全面的、準確地著錄。如對于影印版的圖書，除了在205字段進行著錄外，還在305字段作相應的說明；著作者的著錄，除在200字段的$f、$g進行著錄外，又在7-字段進行了詳細的著錄，完善了書目數據的質量，滿足讀者多途徑檢索的需要，充分地發揮書目揭示文獻的作用。

重視MARC格式中的連接對應。連接對應是機讀目錄的一個最明顯的特點，也是最能體現機讀目錄的優勢之處。套錄的數據，重視了MARC格式的連接對應，如頭標區與225、4字段的連接，105與215、320字段的連接對應。通過這些字段的連接對應，既使MARC的結構變得清晰有序，又保證了數據的前后一致，而且還能充分發揮計算機的檢索功能，在文獻檢索中為用戶提供更多的信息。

各字段、指示符和代碼著錄的準確率高。套錄的數據，不僅比較準確地理解和使用了MARC格式中的各個子段、指示符，而且還特別注意對代碼的準確著錄。在MARC格式中，代碼部分的頭標區和編碼信息中的每個字母都代表著文獻的一個特征，如頭標區中的第5字符位，c代表經修改的記錄，d代表被刪除的記錄，n代表新記錄；又如105字段中的0-3字符位為圖表的代碼，其中a代表圖表，b代表地圖，c代表肖像、畫像，g代表樂譜，k代表表格，y代表無圖表等等。對于習慣于傳統編目的工作人員來說，代碼部分的著錄往往容易被忽視，致使這些字段的填充混亂不堪，影響了機讀目錄的檢索效率。而在套錄的數據中，編目員對文獻的特征都進行了認真的分析，給出了正確的代碼，使書目數據的質量上了一個新的臺階。

加強了文獻標引的標準化程度。文獻標引包括分類標引和主題標引兩方面。分類標引：套錄的數據，在分類標引上使用《中國圖書分類法》（第四版），統一了分類標準，所給的類號能比較準確地揭示文獻的學科屬性，對于那些涉及多個學科內容的文獻，僅用一個分類號難以揭示其完整內容，除了給主分類號外，還作了附加分類，這樣既保證了分類規則對文獻分類一致性的要求，使同類和相關的文獻得以集中，又充分地揭示了文獻的學科內容，便于讀者檢索。主題標引：許多館在建庫時，由于工作量大、時間緊等原因，缺少對主題分析字段的著錄，形成有缺陷的數據，而套錄的數據，加強了對這一字段的著錄，使每一條記錄都有主題分析字段，通過多個主題能從不同學科、不同時空、不同類型等角度去揭示文獻的內容，比分類法更直觀、更有專指性。

1.1.2 套錄數據存在的問題

題名著錄不規范。由于對題名的理解錯誤，使200字段中的$a子字段與$e子字段在著錄時內容相混淆，造成某些數據在題名著錄上的不規范。

例：由文貫中等主編的《WTO與中國：走經濟全球化發展之路》一書，其封面、書名頁、書脊及版權頁上均以“WTO與中國：走經濟全球化發展之路”的形式作為題名，但源記錄著錄為：

2001$aWTO與中國$e走經濟全球化發展之路

在這條記錄里，編目人員把“走經濟全球化發展之路”錯誤地理解成是副題名，而根據文獻編目規則規定：普通圖書題名著錄的主要信息資源應以書名頁和版權頁為準，因此，“走經濟全球化發展之路”是正題名的組成部分，應著錄在正題名各項里，不能作為副題名來著錄。正確的著錄方法應該為：

2001$aWTO與中國：走經濟全球化發展之路

責任者著錄比較混亂。在套錄數據中，責任者著錄所存在的問題是最多的，由于采用的標準不同，其著錄形式也五花八門。當責任者超過三個時，有的只著錄第一責任者，后面用“等”代替，如×××等編；有的只著錄前面三個，后用……連接；還有的則采用責任者全部著錄的方式。此外，在對責任者進行著錄時，有的數據使用[ ],有的則不用。對于這些套錄數據的處理，各館可以根據實際情況采用某一標準，對不符合這一標準的數據進行逐條修改。

分類號錯誤：例《青少年團體治療》分類號錯標為：G913.5 應為：C913.5；《社會救助學》G913.7 應為：C913.7；《秘書基礎》分類號錯標為：G931.46應為：C931.46

因此，外部數據也難免存在這樣或那樣的問題，所以在使用外部數據時應該認真分析和嚴格審驗，辨別對錯，不能盲目使用或套錄外部數據。

1.2 原始編目

除了套錄下載聯機編目中心的數據和書商提供的數據，還有一部分圖書沒有數據，這些書有的比較新，有的是贈書或教材、標準、地方資料之類的圖書，只能由分編人員自己進行原始編目。

原始編目存在的問題：

著錄內容不規范。由于圖書館在不斷地發展，在不同時期對著錄的標準要求不同，導致對著錄的級次也各異。隨著網絡的發展，現時期的著錄的級次要求比較高，著錄細致，使用了很多字段和子字段，做了較詳細的著錄；在回溯建庫時著錄粗淺，用簡易編目，字段相對少，也許連225，410，702等必備字段也無從著錄；有的使用了字段之間的連接和內容摘要，只進行必備的字段著錄，對字段間的連接很少進行考慮，內容摘要更是沒有著錄；另外，對于作為主要檢索點的主題詞和關鍵詞的標引，有的進行較深的標引，有的卻沒有作相應的標引。

著錄標準不統一。在實際工作中發現館藏數據庫中的數據在著錄上存在著不統一的現象。主要表現為：第一，多卷書分散著錄和集中著錄不同。有的集中著錄作了一條記錄，有的分散作了多條記錄。第二，分散著錄時正題名選擇不同。一種做法是把總題名作為文獻的正題名，與分卷題名共同組成文獻的題名信息，另一種是把總題名作為叢編題名，把分卷題名作為文獻的正題名。第三，3個及3個以上責任者的著錄方式不同，有的所有責任者同時全部著錄，有的只著錄第一個責任者，其余的用“等”表示，在304字段說明。第四，對副題名、并列題名是否作檢索點不統一。有的就在5—字段著錄檢索點了，有的就沒著錄，有的沒有檢索意義，由于編目員的水平和理解不同，也做了檢索點著錄。以上問題是由于受本館編目傳統、所用軟件系統的影響及編目人員對編目規則理解不一致等原因造成，也是目前普遍存在的問題。

著錄信息不準確。在館藏數據庫中存在著同書異號的，沒有歸類的數據；書名和作者錄入有錯字的；分類不準確及分類和主題標引不對應的，主題標引沒有輪排的；字段和子字段使用不準確，以及字段的指示符錄入錯誤等問題。有些是由于使用的系統軟件的局限性，如我館使用的韓國軟件ECO，剛開始使用時因系統不穩定，造成一段時間編目員之間互相不能查重；有些是由于編目員工作態度不認真，只使用一種途徑查重。而使用多種途徑查重，確定無誤后，再編目，就會減少同書異號現象的發生。

2 影響編目數據質量的因素

2.1 編目員的自身因素

一個稱職的編目人員不僅應具備廣博的知識儲備和精湛的專業技能，還要有嚴謹細致的工作作風和崗位意識，這是評價編目員業務能力的重要指標。面對當前學科的交叉、文理的滲透，分編人員要有足夠的耐心，運用相關知識認真辨別、準確歸類，決不能模棱兩可妄下定論。對于聯機下載來的數據還需要編目員去甄別、修改，才能轉化成自己的數據。

2.2 系統軟件的因素

選擇優質的編目軟件是做好計算機編目工作的前提，它直接關系到書目數據庫及編目工作的水平。不同時期，編目軟件有其各自的優缺點和局限性。且隨著計算機自動化程度和機讀目錄編制工作的開展和深化，在實際運用中就會出現許多新問題。因此要求更新編目軟件，不斷修訂和完善編目規則，增加新字段。在系統軟件更新時，對原館藏數據庫的轉換由于軟件相互之間的不兼容性，也會造成編目數據質量的許多問題，如有的字段轉換不過去或不完整，出現亂碼等現象。

2.3 開發方式落后

原始數據都是由分編業務人員掌握的，相關性也是他們最清楚，但他們不懂計算機程序。而編程人員大多數不熟悉業務，對相關性也難于理解，很難編寫出業務人員使用方便、適應面寬、又很靈活的口徑調整工具。一些領導對數據的認識缺乏嚴肅性和遠見性，將手工處理時的隨意性帶到計算機處理中，長遠下去工作肯定會受到影響。應用需求不明確，影響數據完整性和準確性。在系統開發之初，管理者說不清應用需求，設計目標難明確；系統開發中，不斷冒出新要求，計劃趕不上變化；系統開發完后，為了適應眾口難調狀況，修改、完善周期拖得很長。這樣的系統，可利用的程度自然不高。

2.4 缺乏質量控制監督措施

由于多數檢索系統沒有進入實際應用階段，數據質量的控制和監督往往被人們忽視。絕大多數單位在數據準備、錄入階段缺乏審核等質量控制、監督措施。著錄標引的檢查，一般采取自己審核或互相審核的方法，少數單位也設專人負責質量檢查，但實際上由于種種原因，不能將著錄卡片與文件一一對應起來審核，有些問題也難發現。還有一些單位，由錄入人員看著圖書或僅僅看著預訂目錄往計算機中輸入數據，質量就更無法控制和監督了。上述諸因素影響了數據質量的提高。

3 提高數據質量的幾種措施

3.1 原始數據的正確錄入

在應用程序范圍，必須保證正確無誤地輸入和記錄數據。應用程序的數據質量標準包括：保證數據的正確錄入，信息沒有因為自由形式的字段而被掩蓋和飄浮不定。用于探測數據差錯的程序是很重要的，這樣可以確保錯誤的拼寫不會導致重復的客戶或產品條目的正確維護。

3.2 常規的數據庫清理

對于擁有大量客戶記錄的眾多企業，或者甚至是對于那些只擁有普通客戶數據庫的企業來說，常規的數據庫清理對于維護客戶關系都是至關重要的。

3.3 數據整合與分析

數據質量提高后，在原有信息系統的基礎上，通過數據挖掘對業務信息進行深加工，從中抽取知識或規律，并從不同的角度進行分析研究，將所發現的知識運用到信息管理、查詢處理、決策支持、過程控制等許多領域，以構筑自己的競爭優勢，擴大自己的營業額。將這些來自于不同部門的歷史遺留數據進行分析、匹配，從而得到關于該客戶詳細、全面、一致而不重復的記錄，并且將其存儲到公司統一的中央客戶數據庫中。跨部門綜合分析時，數據的相關性也很明確，可以按維劃分、分簇、分類、分層、旋轉，為今后的數據挖掘奠定一個良好的基礎。

4 新技術的應用蘊含著對編目技術的更大需要

4.1 新時期分編工作的未來

信息資源的多樣化，導致信息資源渠道的多樣性。只有編目技術才能把雜散的信息資源有序而系統的整合起來，全面而深入的給予揭示。我們未來的編目工作應該從傳統的文獻編目轉向對信息資源的整合，從揭示館藏轉向對信息資源內容和完整知識體系的全面、深入的報道和揭示。

4.2 編目工作的職能需要進一步拓寬

在網絡環境下，編目工作除要保留原有職能外還應兼顧對多樣化的信息資源的揭示、報道與提供。不能單一地處理信息資源的書目數據，還應多層面地處理文獻和信息資源，包括：書目、目次、條目、規范名稱、數據庫、網站信息、全文信息、相關知識等。

4.3 與相關機構攜手，拓展編目工作技術的使用領域

目前的狀況是：成熟的編目工作已經陸續被相關領域應用著，編目工作不再是圖書館的專利。如書商承包編目工作，編制簡單書目數據，Library Thing之類的圖書網站利用圖書分類和主題標引整序圖書，甚至鏈接到各個大型的圖書館獲取或查詢館藏書目；圖書館資源的數字化和非MARC格式元數據的出現，都利用了編目技術和標準。編目工作孤軍奮戰的結果只能是自我消亡，唯一出路是與相關機構合作，與GOOGLE合作就意味著圖書館與相關機構攜手的有力嘗試。只有這樣才能更好地整合信息資源內容，從而實現對知識體系全面深入的報道和揭示。

［1］方微，凌麗君.變革時代的文獻編目——第二屆全國文獻編目工作研討會論文集［G］.北京：國家圖書館出版社，2010.

［2］張云瑾.數字化環境下編目工作的變革［J］.科技情報開發與經濟,2006(8).

［3］姚錦芳.淺析影響機讀書目數據庫質量的因素及解決對策［J］.科技情報開發與經濟,2006（22）.