淺談水文電子文件歸檔

□史維丹

隨著水文信息化的進一步推進，水文系統電子文件與日俱增。對于檔案工作者來說，與紙質文件相比，電子文件歸檔是一項更為艱苦細致的工作，主要原因是電子文件形成者囿于傳統觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔；或由于電子文件對計算機系統的依賴性，必須借助計算機編目歸檔，以及其查閱時對其形成原始文件的操作系統的依賴性等等。這對不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒。筆者認為，推動水文電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時，應從水文辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和水文信息化的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式

一般來說，紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，歸檔方式的選擇至關重要。我省水文系統檔案的網絡移交有兩一個途徑：

(一)借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著全省水文計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，以反映職能活動的概貌。上網前，又按照水文信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是水文電子檔案歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的、具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，利用網絡技術向檔案室傳輸，可以借助水文信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在水文信息管理網上的歸檔專用子系統，將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案室。檔案室經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，一般由水情中心負責傳輸至檔案室歸檔。為適應水文辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重水文信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。水情中心的計算機與信息管理員負責規劃、統籌全局信息管理工作，是開發集中統一型水文信息系統的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，再將匯集后的水文信息轉至檔案室，由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的水文電子文件歸檔。水文系統的計算機與信息管理中心利用網絡技術建立全省水文信息管理系統，分為水情、水質、地下水、站網等多個子系統。這些數據產生后，由各部門分別處理后，再進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案室的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案室保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由這些水文電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案室，不能由檔案室自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案室接收的電子文件應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、建立水文電子文件歸檔制度

經過多年實踐，水文檔案的紙質文件歸檔有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展水文電子文件歸檔也要以人為本，形成一支專業隊伍，承擔此項工作。由于大多數計算機與信息管理人員對水文檔案工作較為陌生，不像紙質立卷歸檔人員與檔案室多年合作，建立了相對穩定的業務關系，容易與檔案室在電子文件歸檔上達成共識。因此，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，建立電子檔案歸檔工作隊伍更穩妥。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷隊伍尚不適應工作發展的需要，要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起水文電子文件歸檔工作的重任。

水文電子文件來源于業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的水文電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使執行制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入立卷歸檔制度，列入水文信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核水文信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。

與紙質文件相比，水文電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素更多，僅靠檔案室人員很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案室、計算機與信息管理人員三結合的方法。水文電子文件形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔水文電子文件歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案室掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理人員既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在水文電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三項職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在水文電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現有技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的水文電子文件拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案室應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照。

在磁、光介質文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它將與紙質檔案并存很長時間。但從長遠看，在水文電子檔案存儲介質的技術條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質歸檔為主，紙介質歸檔為輔的做法。而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質歸檔為主，磁、光介質歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優化室藏，而且能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質歸檔的簡化合一，要經過審慎驗證，在萬無一失的情況下實行。最好以簡報、情況通報類及信息的實質內容已被其他檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標。