國家圖書館舉辦業界培訓的信息傳遞途徑探討

[摘要]回顧了2000-2008年期間國家圖書館舉辦業界培訓發送信息的工作。介紹了郵政信函批量傳遞信息時顯示的特征，分析了郵政信函傳遞培訓信息的利弊。探討了使用E-mail發送培訓信息的優勢和局限性，認為E-mail對傳遞培訓信息具有積極的作用。

[關鍵詞]圖書館；培訓；信息

[中圖分類號]G25 [文獻標識碼]A [文章編號]1008-0821(2011)02-0148-04

圖書館業務培訓是一項長期工作，是圖書館人力資源建設的一部分，對象主要為在職的業內人員，培訓目標是提高圖書館員業務水平，促進業內各項新修訂標準的普及與應用。培訓工作是圖書館事業發展的一個有機組成部分。

1. 郵政信函傳送培訓信息

國家圖書館常年面向業界舉辦圖書館業務培訓班，培訓項目是在向業界進行了相關需求調研基礎上確定的。培訓項目啟動前，除了告知調研范圍內有需求的單位及個人外，仍需告知我們認為有潛在培訓需求的單位及個人，舉辦培訓班的諸多前期準備工作中，培訓信息對外傳送的主要途徑是郵政信函，同時也借助E-mail輔助發送培訓信息。

1.1 郵寄培訓信函

舉辦業界培訓班發布信息的渠道，主要是依靠郵政信函來傳遞。當一個新的培訓項目確定后，我們會依據主題，查閱培訓需求預約登記，向有培訓需求的圖書館業務部門發送培訓信息，同時向相關單位發送培訓通知。通過郵局傳遞的信件視具體地區不同，信件在本市需要2天送達，邊遠地區約需12天才能收到，因此需要考慮到信件在途中所需時間，為收到信函的單位預留出恰當時間。外單位如果過早收到培訓信函，有可能與其它信函混在一起存放，需要用時找不到了，實踐中也多次發生這樣的事情，有圖書館在舉辦培訓前，來電告知需要重新郵寄培訓通知，因為早前收到信函，時間還很充裕，就先存放起來了，過一段時間選派出參加培訓的人員后，找不到培訓通知了。反之信件收到晚了，則會使得欲派人外出交流學習的單位內部工作安排很倉促，有的單位甚至選定外出參加培訓的人員后，因為培訓日期臨近，購不到火車票了，乘坐飛機又不符合國家的相關標準，因此錯過了學習交流的機會。對此，多數單位負責人表示，希望能在培訓舉辦前25～30天收到信息較為合適。

1.2 信函傳遞信息的特征

對通過郵局傳遞平信郵件的利弊，筆者有如下8點體會。長處有4點：①符合培訓行業規范化、標準化的通知模式，紙板的文本通知大多有主辦單位的標志性抬頭、同時落款有紅色公章，是標準的公文版本格式。②是各單位圖書館行政管理體系認可的通知方式。便于各單位的各級領導審閱、批示、轉發、落實。③是多數單位財務部門需要的憑證，蓋有紅色公章的培訓邀請公函需要存檔，也是報銷相關費用的必要附件。④頗費時間和人力的發信工作流程可以外包給專業的郵政信函服務公司。此項業務的外包，縮短了前期準備工作時間，提高了工作效率。

同時我們也發現平信郵件的不足之處。歸納起來有以下4點：①培訓前期的郵資投入，以一次批量發送5000封信來看，郵寄費用是一項較大的支出，如果是培訓機構自己的人操作，前期還有比較大的人力投入，如印刷通知、加蓋公章、向信內填裝通知、膠水封裝信封、手寫或打印信封封面的收信單位地址、郵政編碼、對本市及外地的信件進行分類、計數、打捆、轉運等項工作。②信件被退回，但核驗了標注的退信理由，有少數情況是不成立，如被告知收信單位郵編或地址有誤，但經核實是正確的。再有一種情況就是，收信單位地址發生了變更，我們沒有掌握此情況，在近一年的時間內，向該單位發送了多期培訓信函，第二年，收到了郵局轉來的全部退信，郵局內部工作效率的遲緩，導致主辦機構浪費了人力和經費，耽誤了盡快核查更正地址的時間。③部分有意向參加培訓的單位，地區較偏遠，郵政信函需要在許多環節周轉，有超過10多天對方才收到信件的情況。這時我們需要借助電話、傳真、電郵、網站的培訓公告等方式，來補償郵政信函的不足。④批量郵寄信件時，總有少數的單位沒有收到信件，培訓機構沒有可以核查的手段及人力，而信件的去向也只能是下落不明了。平信需考慮成本因素，一個單位通常只發一封信，通知往往沉淀在某個環節，需要參加培訓的人員經常無法獲知培訓信息。從以上4點可以看出，它對培訓信息的順利傳遞也有一定的制約作用。

2. E-mail傳送培訓信息

隨著圖書館事業的快速發展，培訓工作的節奏也愈發加快，一些培訓項目為保證高質量、較為嚴謹和充實的培訓內容，需要花費較長的調研、論證、策劃、籌備時間，這樣到最終落實舉辦該培訓項目，給中間的信息發送環節預留的時間就相對有限了。因此，需要培訓主辦方掌握更加快捷、實效性高的信息傳送工具。

2.1 E-mail與培訓工作

2000年，我們注意到一些單位在其網站上公布了E-mail，同時圖書館界個人使用E-mail的情況也在增多。為充分利用便捷迅速的網絡傳遞信息，在確保做好郵政發信主渠道工作之外，開始增加用E-mall發送信息的途徑，到2002年底，隨著電郵數量增多，為提高工作效率，開始試用了幾款E-mail發信軟件。

要順利的使用E-mail發信息，計算機應具有奔騰Ⅲ處理器、512MB以上內存的配置，具備網絡環境。同時要關注E-mail發信軟件的選擇，可選擇一款發送端界面簡潔，容易操作的電郵發信軟件，功能配置上最好具備以下4點：①軟件有多線程功能，開啟后能夠自動支持郵件分組列隊同時發送，此功效能夠節省發送時間，降低掉線、藍屏停機的故障機率。②選擇支持多種網絡郵件協議的客戶端軟件，能提高發送成功率。③工作啟動后，無需人員干預值守，能轉入自動程序，能夠在電腦中自動生成發送報告。④有清晰明了的回復郵件分組管理功能，可以自動分類保存反饋的郵件，能夠提供發信狀況清單。以便為下次發送培訓信息，提供調整依據。

2.2 郵箱的收集

通過圖書館業界培訓班、研討會、行業年會通訊錄，工具書閱覽室，各圖書館網站上業務部門的郵箱等途徑收集E-mail。2000年收集了128個郵箱，2001年收集186個郵箱，2002年收集255個郵箱，2003年收集496個郵箱，從2000-2003的4年中，共收集了1065個郵箱。其中通過本館工具書閱覽室收集了372個，占34.93％，在互聯網上收集235個，占22.07％；通過本行業培訓班、研討會的通訊錄收集458個占43％。可以看出，從行業培訓的通訊錄中收集的郵箱占了第1位。2004-2007年的4年里，共收集了1510個郵箱，2004年收集326個郵箱，2005年收集371個郵箱，2006年收集385個郵箱，2007年收集428個郵箱，在這4年期間，同樣還是通過本行業培訓(研討)班的通訊錄收集的最多，收集了945個郵箱，占了62.58％，2008年，我們的合作伙伴友情提供了2350個郵箱。從2000-2008年收集到郵箱所有者的行業來看，其中大專院校圖書館所占比重略大，占了32.5％，其次是公共圖書館，占了24.3％，科研院所圖書館占13.5％，企業圖書資料室及個人占12.2％，中等專業學校圖書館占10.5％，國家機關圖書館占7.2％，9年來收集了4925個郵箱，平均每年收集了547個郵箱。

2.3 郵箱的使用效果

隨著收集E-mail數量的增多，我們在舉辦業界培訓時，開始嘗試著用電郵來配合郵政平信發送信息，長遠目標是逐漸降低通過郵局發送的信件數量，同時也可以提高工作效率，以補充傳統郵件的不足，擴大培訓信息的覆蓋面。要保證有良性的互動關系及較好的反饋效果，應當做到發送的培訓主題與收件人的工作有密切的關聯性。力爭做到發送的信息是收到方可能需要的信息。

從表1數據可以看出，2000-2008年的9年中，通過E-mail收到培訓信息，報名參加國家圖書館舉辦的培訓(研討)班人員共有218人，從表1數據中我們還可以看出，9年來參加培訓的人員依照所在單位的行業分類統計：大專院校54人、公共館45人、科研院所37人、中小學33人、機關單位28人、企業及個人21人。9年來參加培訓最多的是大專院校圖書館人員，這與高校評估體系及教學活動中圖書館的重要地位密不可分，也與相對充足的培訓經費相關。其次是公共圖書館，它的特色是重視知識更新，參加培訓的人員絕大多數為業務骨干。依次排序下去為科研院所圖書館、中小學圖書館、機關單位圖書資料室。

從表2數據我們可以看出，借助E-mail發送培訓信息的招生效果是逐年增加，從2000年的4‰持續增長到2008年的36‰。統計顯示，2000-2002年，平均有7‰的學員是從E-mail獲得信息參加培訓的；2003-2005年，我們收集的郵箱再繼續增加，同時也開始有很多郵箱無法接收郵件了，但是，百分比還是繼續上升了1.5倍。平均有21‰的學員是從E-mall獲得信息參加了培訓；2006-2008年，平均有32‰的學員是從E-mail獲得信息參加培訓的，達到了一個新的高度，從表格數據可以明顯看出，參加培訓的人員比例呈現了穩步上升的趨勢。

從表3數據可以看出，2000年通過E-mail僅有3人參加了培訓，此后每年參加培訓的人數是逐年緩慢而又平穩的增加，在2002年的時候就翻了5倍，達到了15人，如果拿2000年與2003年對比，可以看到4年時間培訓人員增加了7倍。8年之后的到2008年，通過E-mail獲得信息，參加培訓的人數已經達到了40人，是2000年的13倍，顯示了E-mail能夠在培訓班的宣傳招生工作中發揮良好的作用。

3. E-mail的優勢和局限性

3.1 E-mail的優勢

培訓信息使用E-mail發送的優勢有以下5點：①提高了培訓信息的傳遞速度，能夠一對一準確的將信息發送到個人手中，有更強的針對性，能夠迅速通知到有培訓需求的人員。②節約了批量發送郵政信函的費用，擴大了培訓信息覆蓋面。③降低了人工勞動強度，提高了工作效率，符合現代辦公的計算機電子化、網絡化發展方向；④對一個大中型的圖書館，可以分別向內部的若干部門、若干人發送信息。擴大了培訓信息的覆蓋面，提高了培訓信息的宣傳力度。平信往往是一個單位發送一封，需要參加培訓的人員往往是看不到信函內的培訓信息的，因而錯失了參加培訓的機會。⑤由于各種原因出現的退信及遺失信件，造成了的信息無法通暢傳遞交流的情況出現，最有效的應急補救措施就是通過新的渠道，利用E-mail來重新發送培訓信息。報名參加培訓周期長的瓶頸問題。

3.2 E-mail的局限性

在使用E-mail過程中，也應注意到它的不足之處，以便盡量規避。大致有以下8點：①電郵發信也存在一個不利因素，就是E-mail有效性呈現逐年下降的趨勢，2003年初，通過向540個E-mail發送春節祝福問候，同時進行了檢測，在使用了2種發信軟件交叉測試后，整理比對了反饋數據得出結論，電郵信箱的失效率較高，共有194個郵箱失效，占了36％，僅有346個郵箱可以接收到我們的節日祝福。2005年底用2款軟件向1285個郵箱發送了2006年的新年元旦祝福問候，測試顯示有452個郵箱已經失效，占了35.2％，僅有833個郵箱可接收到我們的元旦祝福。據此經過加權平均估算，大約每年有17％的E-mail失效，原因較多，其中一些人的E-mail更換相對頻繁是其中一個原因，相對來說，工作單位給員工分配注冊的電子郵箱，能夠保持常年的穩定與有效。②部分E-mail郵箱的保護系統能夠識別出新接收到的郵件是通過群發軟件發送出來的，郵箱會啟動攔截郵件的功能，將信息屏蔽掉。③許多單位的業務部門需要先收到蓋有紅色公章的紙版培訓通知，再向主管部門領導申請時遞交上紙版培訓通知，之后才能確定派出人員參加培訓，因此還需要補發平信或傳真的后續工作。④網絡通訊情況相對復雜，收不到電子郵件的原因多種多樣。如收信人長期沒有清理信箱，郵箱空間已滿，新的郵件無法投遞進去。再有就是郵箱會自動的批量清理廣告，將培訓郵件誤刪除了。或者被對方電腦的防毒軟件誤判為是帶病毒的郵件而刪除了。⑤在郵件群發時會出現的一些問題，如對方若是收到了不可識別的亂碼郵件，或者無法打開的附件。多數情況下不會向發件人發函問詢，也就收不到培訓信息了。⑥培訓主辦機構發送郵件的電腦自身帶有病毒及網絡系統不穩定，都會使本次發送有較高的郵件拒收率，或者郵件根本就沒有發送出去。⑦在郵件群發時會出現一些意外，導致郵件發送中止，再次啟動發送系統后，一些軟件只能重頭開始工作，此時已經收到信息的郵箱會再次收到該信息，如果多次中斷，再多次重新啟動操作，一些郵箱在收到二次以上的相同郵件后，保護系統會立即將該郵件全部屏蔽。因此應調試好相關程序，確保不會重復發送郵件。⑧許多人擁有N個E-mail，有的郵箱長期不使用，恰好我們獲得的就是這個郵箱，培訓信息發送后的效果可想而知了。

3.3 結語

從多年使用E-mail的實際情況看，它適合作為發送培訓信息的輔助工具。同時我們也注意到，郵政信函在傳遞培訓信息中仍然占據首要地位，平信郵件有其自身不可替代的優勢。探索和研究如何更有效的傳播圖書館的培訓信息工作，是要促使培訓工作跟上時代前進的步伐，更好地履行職責，輔助圖書館事業的發展。實踐證明，圖書館培訓工作是提高館員素質，促進圖書館自身發展的有效途徑。培訓效果的顯現需要時間來印證，更多的是一種具有“隨風潛入夜，潤物細無聲”的特征。

參考文獻

[1]倪方令，對圖書館培訓教育的思考[J]，前沿，2007，(1)：240－242.

[2]姚先橋，管理培訓效果評估應注意的三個因素[J]，中國培訓，2003，(5)：29.

[3]董海桃，電子郵件智能分類[J]，機械管理開發，2008，(5)：175－176.

[4]花蓓，如何發送和接收安全電子郵件[J]，計算機安全，2007，(11)：90－92.

[5]張曉林，基于web的個性化信息服務機制[J]，現代圖書情報技術，2001，(1)：25－29.

[6]王悅，新信息環境下圖書館的個性化服務[J]，圖書情報工作，2002，(8)：17－21.