流程讓企業立于不敗之地

美國著名管理學家邁克爾·哈默曾說：“對于21世紀的企業來說，流程將非常關鍵。優秀的流程將使成功的企業與其他競爭者區分開來。”中國越來越多的企業已經意識到，企業管理必須有一套切實可行的流程制度。西方企業如果要進入新的業務領域，首先做的是查看有沒有相應的業務流程來指導工作。中國企業往往是先做事然后再建立流程、甚至事情做了多年也沒有建立起規范的流程，而且在實際操作過程中也常常遇到流程制度貫徹難度大的問題。

流程需要不斷完善

導致中國企業流程制度執行效果不佳的原因很多，但首先是沒有認清流程與制度的關系造成的。流程和制度都是企業管控體系中不可或缺的部分，二者之間既有區別，又有聯系。

一是由來的不同。當企業達到一定規模時，管理者無法親自照看到企業的方方面面，于是就有了制度。管理者建立制度的初衷往往是為了將“管理”覆蓋到整個企業的每個角落，所以經常看到制度不是一次性建立的，而是東湊西湊地拼補起來的，哪里發現了管理漏洞，就建立相應的管理制度去填補。

而流程則不同，自企業建立開始就應該有流程，只是在不同規模、不同階段，流程的表現形式不同而已。雖然有些小型企業沒有意識到，但是我們不得不承認外貿企業無論大小都有自己的流程，比如回復客戶詢盤、報價、簽約、下單生產、驗貨、商檢、裝船等，這些都是最基本的外貿流程，但是這時候企業需要的是能快速見效，而不是按部就班。所以如果此時過分強調流程管理，只會造成運作不暢的局面。而當企業達到一定規模之后，內控和標準化就顯得尤其關鍵了，這時候才是進行流程管理的最佳時機。所以，流程是隨著企業的變化而不斷持續改進而來的。

二是管理思想的不同。流程就像是河流，而制度就是鞏固河道的堤壩。所以流程強調的是“以導治水”，強調如何將輸入有效地轉化為輸出，強調“如何去把一件事情做得更好”。而制度則強調“以堵治水”，強調不能做什么，強調“做了某一事情的后果和處理方法”。

三是局部與全局的不同。制度更多的是針對局部問題而制定的規則，彼此之間會有重疊，但不存在上下游或者層級的關系。而流程針對的則是全局，整個企業的價值鏈可以作為總流程，其內部又可以根據不同的分類原則分成諸多子流程，并且不斷細分，這就是流程的分類分級。外貿企業常見的流程制度包括：考勤制度、獎懲制度、保密制度、貿易跟單、單證操作、出口退稅各部門的操作流程及崗位責任制等。還有就是各部門之間，如外貿人員、財務人員、船務人員的溝通事項，也要定成制度。

流程和制度相輔相成

流程和制度又可以說是同一個事物的兩個側面，彼此之間具有密切的聯系，并不相互隔離也無法彼此取代。一方面，流程是制度的靈魂。如果制度不能反映流程，就像失去了靈魂，它的執行一定會出現問題。企業管理中常常會遇到“法不責眾”情況，如果頻繁出現這種情況，就說明一個制度或規定是不合理的，而不合理的地方往往是它相關的流程與實際情況不符，使得業務流程“兩張皮”的現象無法避免。

另一方面，制度是流程得以執行的保證。通過適當制度的執行能加強對流程執行的約束。比如“懲罰”制度能制止因個體原因而影響流程功能實現的現象，而“獎勵”制度則會促使大家更多的主動關注流程，從而使流程運轉得到改善。因此，流程是河道，制度是堤壩，要使河流不會泛濫成災，梳理河道和加固堤壩都不可或缺。

搭建制度體系、理順外貿關鍵流程，對各職能部門、各崗位職責進行再分配，規范內部管理，是外貿企業增強核心競爭力的必然。

（作者系正略鈞策管理咨詢顧問）