高校圖書館特藏期刊回溯建庫的實踐與思考

[摘要]華中師范大學圖書館特藏期刊回溯建庫選擇了非外包模式，取得了一定的成效，要進一步完善特藏期刊的回溯建庫工作，還需要加強與其它圖書館回溯建庫工作上的溝通合作，加強建庫后特藏期刊數據維護，加強建庫后特色期刊數據的整理工作。

〔關鍵詞〕特藏期刊；回溯建庫；非外包模式

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．０３．０２４

〔中圖分類號〕 〔文獻標識碼〕 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１１）０３－００９６－０３

Considerations on Retrospective Database Construction

of Special Journal Collections

——A Case Study of Central China Normal University LibrariesGu Qinghua

（Library，Central China Normal University，Wuhan 430079，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Library of Central China Normal University Library did not take an outsourcing method for the non-retrospective database of special journal collections，and achieved some success.To further improve the work quality of retrospective database construction，it is necessary to strengthen the communication and cooperation with other libraries work，to strengthen the maintenance of the data of special journal collections and the construction of special journals data.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕special journal collections;retrospective database;non outsourcing

特藏期刊是指清末至民國時期的期刊，這段特殊歷史時期的刊物歷經戰火的磨難，有著珍貴的文獻價值和文物價值［４］，然而高校圖書館的特藏期刊因存量少，年代久遠，一直不受重視，其回溯建庫工作也比較滯后。近年來圖書館紛紛意識到特藏期刊的珍貴性，先后對特藏期刊進行了回溯建庫，為實現特藏文獻資源共享奠定了基礎。在圖書館工作掀起了“業務外包熱”的風潮下［５］，華中師范大學圖書館此次特藏期刊的回溯建庫工作卻改變了以往全外包或半外包的模式，采取了由館內專業編目人員獨立完成的非外包模式，即從貼條碼、編目數據、添加館藏項、審核數據和數據庫維護等一系列工作全部由館專業人員完成，目前本館的特藏文獻數據庫建設已經有了很大的進展。

１ 華中師范大學圖書館特藏期刊回溯建庫選擇非外包模式的緣由１.１ 特藏期刊著錄情況較現代期刊復雜，具有與現代期刊不同的特征特藏期刊出版于歷史的特殊時期，具有與現代期刊不同的特征，首先版本較多，有版次版本，如原版本（初版本）、重印本（補印本）、再版本、影印本；有形態版本，如合訂本、簽名本、毛邊本、偽裝本，改版本；還有地區版本、語種版本等［３］。其次休刊、復刊、停刊情況較多；出版發行地變化多；社會影響力大的期刊多；由名人擔任主編、編輯及由名人題寫刊名的期刊多。以上特征使特藏期刊著錄比現代期刊著錄復雜，各高校圖書館的特藏期刊特色品種又各不相同，有些高校圖書館的部分特藏期刊屬地方文獻，流傳甚少，CALIS上根本沒有其原編數據。華中師范大學圖書館館藏的民國期刊CALIS數據命中率不到40％，而且從套錄源下載的部分期刊數據版本信息、出版發行信息標識、個人責任款項著錄不全，外包人員沒有經過系統的專業學習，有些只是經過短期的MARC格式培訓后就匆匆上崗，學科知識面狹窄，對期刊分類不熟，對期刊版本、特別刊號也無法從經驗上準確判斷，因此無法勝任民國期刊的著錄工作，加上特藏期刊紙張陳舊，易出現老化脫期現象，如果外包就更容易使期刊受損。

１.２ 期刊回溯建庫外包模式導致了期刊數據差錯多

近年來高校的合并、擴招現象使圖書館文獻采購量大幅度增加，館內編目人員無法完成急增的編目工作量來滿足讀者對文獻的需求，一些高校新書編目、回溯建庫紛紛采取了不同程度的外包模式［５］，從2005年起華中師范大學圖書館先后將圖書編目、建國以來的過刊回溯工作承包給幾家數據商，由于外包工作人員的待遇與工作量密切相關，他們是按照著錄文獻的數量領取薪酬，部分外包編目人員為了趕工，常常忽視主要字段的檢查，比如題名、責任者、出版地、出版者、出版年等字段，導致讀者無法檢索到或識別自己所需要的文獻，因為期刊相同或相似題名較多，外包人員偶爾會將期刊館藏數據也掛錯地方，所以建庫后數據的質量控制任務很重，這些重任實質上全部落在圖書館內部的編目員身上。

１.３ 館內專業編目人員業務水平高，職業責任感強

館內專業編目人員由于長期從事圖書館工作，對期刊的文獻特征很熟練，對編目原理及CNMARC數據各字段功能比外包工作人員理解得更透徹，能準確判斷和分析套錄數據源中的錯誤，外包工作人員卻無法發現數據源中分類和主題上的錯誤。他們的編目方式普遍采取參考國圖和CALIS上的數據，如果沒有則完全照搬在版編目的信息。館內工作人員的業務水平不僅高，而且工作的源動力與外包人員不同，他們對圖書館充滿熱愛，有一種職業歸屬感，因此責任心更強，對待期刊的著錄工作也就更耐心、細致一些。

２ 華中師范大學圖書館在特藏期刊回溯建庫過程遵循的原則２.１ 著錄標準化原則

本館在特藏期刊回溯建庫前參照《CALIS聯機合作編目手冊》，《中國文獻編目規則》，《連續出版物著錄規則》GB3792.3-85制定了《特藏期刊回溯建庫細則》，在參照編目規則的基礎上還根據特藏期刊的時代特征總結了著錄要點，即注意版本的識別與版本信息的客觀著錄，注意對出版發行信息的完整描述等，以達到著錄標準化原則，其次所用的編目語言也實行規范化，如出版地不使用簡化詞“該組”，“該刊社”等，附注字段也要用高度概括的精練語句來描述。

２.２ 字體繁簡原則

清末、民國時期字體大部分使用繁體字，為了體現時代特征，可采用繁簡結合的方法，題名、責任者等主要檢索字段用繁體字，其它字段用簡體字，當題名使用繁體字時，要在518字段著錄與繁體字對應的簡體字題名以提供檢索，防止讀者檢索不到的現象發生。

２.３ 期刊信息詳簡著錄原則

特藏期刊編目數據是詳是簡不能機械化，期刊信息詳簡著錄原則一定要建立能確定具體文獻的基礎上，基本的檢索字段都不能省。根據文獻具體情況靈活利用現有的編目規則對期刊數據進行可詳可簡的設計，如對讀者利用率高、社會影響力大的特藏期刊精心進行詳細著錄，除了基本的檢索字段外，還需要增加附注字段的著錄，用以描述發刊主旨、刊物主要欄目等內容；對讀者利用率低的特藏期刊如理科類刊物，可以簡單著錄。

２.４ 添加館藏項數據準確性原則

館藏信息是讀者檢索期刊目錄的一個重要部分，館藏項信息包括館藏地點、索取號、條碼號、收藏年代、卷期及缺藏情況等，特藏期刊因其年號為光緒或民國時期年號，館藏項中要著錄其對應的公元年，其次特藏期刊容易出現期號不連續，斷期，脫期等情況，而簡裝本封面上人工手寫的年卷期標識有些不正確，在添加館藏項前一定要先核對好年卷期號再錄入。

３ 華中師范大學圖書館特藏期刊回溯建庫采取非外包模式取得的成效３.１ 特藏期刊數據的準確率、完整率高

期刊回溯建庫外包模式完成的數據準確率低，2007年9月華中師范大學圖書館檢查外包期刊回溯建庫數據，發現數據的準確率還不到70%，容易出現部分期刊CNMARC數據不完整、館藏添加項掛錯或年卷期號錄入錯誤等，給審核人員帶來了繁重的工作量。此次由本館編目人員獨立完成的特藏期刊經過反復自查數據準確率及完整率都很高，在著錄過程中編目人員做到了4點注意：（１）注意對期刊版本的識別及版本信息的客觀著錄；（２）注意對出版發行信息的完整著錄；（３）注意對社會影響力大的期刊進行詳細著錄；（４）注意對個人責任款項及名人題寫刊名情況的著錄。因此在館藏書目檢索頁面特藏期刊讀者檢出率滿意度高，每條CNMARC數據反映的期刊信息較全面。

３.２ 特藏期刊的文獻特色得到了充分體現

本館編目人員在回溯建庫過程中根據期刊工作經驗對創刊號、復刊號、休刊號、終刊號、紀念號等特別刊號在CNMARC數據及館藏添加項中進行了標注，例如期刊合訂本中的某一期為紀念號，在CNMARC數據中用315字段說明紀念期號和紀念分冊題名，在517字段作一個紀念分冊題名檢索點，在館藏添加項中具體期號后也作紀念號標識。這樣讀者在書目檢索頁面上可以直觀地看到這些刊號的館藏，發揮了機讀目錄多元化的檢索優勢。對一些經查證存世量少思想進步的期刊，經考證后在在200字段正題名后標注了“［新善本］”［６］。對一些除正題名外的其它有檢索意義的題名在517字段作了檢索點［２］，特藏期刊的文獻特色在不同程度上得到了充分體現，由于期刊CNMARC數據對文獻特色表達清楚，大大滿足了讀者對特藏期刊多方位多角度的檢索需求。

３.３ 館內編目人員的專業水平及工作效率取得了雙效提高特藏期刊與現代期刊特征有著較大的差別，工作人員必須要通過不斷的學習掌握特藏期刊的歷史特征，了解近現代期刊版本的變遷，提高期刊版本的識別能力，建庫前要針對特藏期刊的時代特征總結著錄要點，完成回溯建庫工作后編目人員的專業水平得到了很大程度上的提高，充滿了工作的成就感，其次特藏期刊回溯建庫不采取外包模式，體現了館領導對特藏文獻的重視，也激發了員工的積極性，提高了工作效率。

４ 對特藏期刊回溯建庫工作進一步完善的建議

４.１ 加強與其它圖書館回溯建庫工作的溝通合作

各高校圖書館很重視文獻資源共享，但在工作過程中各圖書館之間的溝通還不夠，在工作中遇到困難只能通過自己摸索解決，各個館都有自己的館藏特色和工作管理特性，有專門制定的工作流程及工作細則，如華中師范大學圖書館回溯建庫前先參照編目規則制定了《特藏期刊回溯建庫著錄細則》，在細則強調了修改套錄數據時應該注意的關鍵字段，做原編時應該重視的檢索字段等，各圖書館之間可以相互學習這些工作流程、工作細則，互相借鑒，互相補充，使回溯建庫工作更完善。溝通的方式可以選擇現代網絡，也可以通過座談，總之在回溯建庫過程中加強探討，可以縮短建庫時間，早日實現特藏文獻的資源共享。

４.２ 加強建庫后的特藏期刊數據維護

清末至解放前的期刊很多是內部發行的，從部分期刊題名頁、版權頁上根本找不到編輯、出版者等規定的著錄源信息，而且從網上也無法考證，如華中師范大學圖書館館藏的期刊《人間》屬內部發行的文獻，與1929年在上海創刊沈從文、丁玲編輯的《人間》題名相同，但雜志出版地為湖北漢口，期刊上卻完全沒有編輯者，發行社等記錄，編目人員對這些期刊臨時做了簡編數據供讀者查詢，并做了登記。回溯建庫完成后如果從工具書及參考資料上查到了這些期刊的出版信息，要及時對這些期刊數據進行補充。回溯建庫完成后，也要對全部的特藏期刊數據反復審核，及時修改不準確的字段，補充不完整的字段。

４.３ 加強建庫后特色期刊數據的整理工作

館內編目人員在完成特藏期刊回溯建庫工作后，對特藏期刊的館藏特色已經很熟悉，可以做一些特色文獻目錄，將圖書館特色文獻推薦給讀者，如本館正在整理《特別刊號目錄》，將特藏期刊的創刊號、休刊號、復刊號、終刊號、紀念號等有特殊意義的刊號收集在一起，制成電子版和紙本目錄供讀者查閱，其次對一些讀者需求量大、館藏不全的特藏期刊進行信息采集，通過其它圖書館復印或采購等途徑補全這些期刊。

參考文獻

［１］謝琴芳.CALIS聯機合作編目手冊［Ｍ］.北京:北京大學出版社，2000.

［２］陳源蒸，富平.中文連續出版物機讀目錄著錄細則［Ｍ］.北京:華藝出版社，2001.

［３］聶家昱.晚清、民國期刊的版本類型［Ｊ］.圖書館雜志，2001，(3)：50-53．

［４］許彬.淺談中國近代期刊的收藏與研究［Ｊ］.內蒙古科技與經濟，2007，(21)：48－49，54．

［５］李園貞，馮彩芬，鄭建瑜.大學圖書館編目業務外包的實踐和思考——以中山大學圖書館為例［Ｊ］.大學圖書館學報，2010，(3)：71-74．

［６］吳德志.近現代期刊善本類析［Ｊ］.圖書館建設，2003，(2):110-111．