項目采購管理領域本體的構建研究

[摘要]伴隨信息技術與互聯網技術的迅猛發展，項目采購管理的需求也從原先的人工管理、單機管理轉向電子化和網絡化。本文以項目采購管理信息化進程中存在的諸多問題為研究的出發點，分析項目采購管理的全過程，研究業務流程數據，規范數據描述，從理論上分析項目采購的管理過程、管理活動和管理職能，將本體論思想引入了項目采購管理領域中，為項目采購管理系統提供統一的描述格式，用此來解決信息格式異構、信息語義多重性及服務匹配等問題。

〔關鍵詞〕項目采購；領域本體；語義

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．０３．００８

〔中圖分類號〕Ｇ２０２ 〔文獻標識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１１）０３－００３８－０３

The Research of the Domain Ontology Building

of Project Procurement ManagementWang Zhibing１，２ He Youshi Sun Zhumei３

（１．College of Business Administration，Jiangsu University，Zhenjiang 212003，China；

２．School of Civil Engineering and Architecture，Jiangsu University of Science and Technology，

Zhenjiang 212003，China；

３．Library，Jiangsu University of Science and Technology，Zhenjiang 212003，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕With the rapid development of the information and internet technology，the project procurement of the organization is no longer rely on artificial or stand-alone management，but becomes electronization and cyberization.The paper started the research from the problems existing in the informationalized process of project procurement management.It analysed the whole process of the procurement management，researches the business process data，standardizes the data description.It analysed the management process，management activities and management functions of the project procurement theoretically.For using unified format to solve the problems such as different information format，multiple semantic and service matching，it introduced the ontology idea into the project procurement management.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕project procurement;domain ontology;semantic

項目采購管理是企業為了實現項目范圍內的任務而從執行組織外部獲取貨物或服務所需的過程，對企業最終利益的實現有著很大的影響。現有的項目采購管理存在著信息不能共享，無法跟蹤采購情況，缺乏規范和制約，與預測和物料需求計劃結合不緊密以及信息傳遞等障礙，為了實現對效率和效能的追求，在標準化、規范化的數據描述基礎上建設信息化項目采購管理系統，建立信息傳遞流程和統一的信息傳遞標準，實現采購管理部門與其他分管部門快捷準確的信息傳遞，提高采購流程中的信息交流和數據共享效率，為項目管理提供及時準確的信息支持成為了一種必然的趨勢。

１ 國內外項目采購管理信息化現狀

目前，國內外很多企業都采用了項目采購管理信息系統，走上了信息化的道路，如美國的福特公司、DEC公司、IBM公司，英國的COMDAQ公司，日本的索尼公司，德國的大眾汽車公司都利用信息化的項目采購管理系統降低了成本，提高了收益。隨著國外企業管理觀念、方法滲透到我國管理的各個領域以及計算機技術的廣泛應用，各種采購管理方面的軟件也應運而生，在一定程度上實現了數據共享，減輕了項目采購管理人員的工作壓力，但是還不完善、不規范。總體而言，企業還缺乏有效的工具和信息平臺進行采購跟蹤、評估、分析和科學決策。具體表現在以下幾個方面：

（1）信息不能共享。由于組織之間信息私有化，未經規范化和集成，采購信息沒有實現有效共享，包括采購方與供應方之間、企業采購部門與相關部門之間以及管理者與實施者之間。項目采購管理業務流程中的各類數據信息不能進行同步共享和利用，造成各個環節都需要重新完成業務處理，無效和重復勞動繁多。

（2）無法跟蹤采購情況，對采購業務實施全面、動態監控。包括請購單處理、采購單處理、詢價單報價單處理、審批情況、收貨處理、質量控制等。

（3）缺乏規范和制約。采購事務的授權、簽發、批準、執行和紀錄沒有規范的設定，加上沒有嚴格的職務分類，容易導致暗箱操作。

（4）與預測和物料需求計劃結合不緊，即不能有效根據生產需要組織采購，實現物料的供應計劃與當前需求的平衡，并與企業的庫存投資和策略相一致。

（5）信息傳遞障礙。包含兩個方面：一是傳遞通路不暢；二是傳遞信息不完整或不準確。傳遞通路不暢是由于沒有建立完整有序的信息傳遞程序，使得相關信息不能夠及時傳達和反饋到需要的部門。傳遞信息不完整或不準確是由于沒有建立信息傳遞標準，使得在信息傳遞量和信息傳遞格式上沒有統一的規范的要求，甚至道聽途說，這樣不可避免的出現信息不足或信息失真。

總之，由于不通暢的信息造成了許多企業在采購上的弊端，特別是隨著企業的不斷發展，采購量的不斷擴大，為了實現對效率和效能的追求，在標準化、規范化的數據描述基礎上建設信息化項目采購管理系統，建立信息傳遞流程和統一的信息傳遞標準，實現采購管理部門與其他分管部門快捷準確的信息傳遞，提高采購流程中的信息交流和數據共享效率，為項目管理提供及時準確的信息支持成為了一種必然的趨勢。

２ 項目采購管理領域本體的構建

為了實現項目采購管理領域的規范化和標準化，本文采用本體及其約束公理相結合的方法進行領域本體的構建。

２.１ 項目采購管理業務流程分析

項目采購的業務流程主要包括五個方面，分別是采購計劃編制、詢價計劃編制、詢價、供應商選擇、合同管理和合同收尾［１－３］。首先通過采購計劃編制確定從項目組織外部采購哪些產品和服務才能最好地滿足項目需求，其次在此基礎上通過詢價計劃編制活動準備詢價所需要的文件并確定合同授予的評判標準，然后通過詢價從預期的賣主那里獲取有關項目需求如何被滿足的意見反饋，再由項目組織根據賣主提供的建議書或者產品報價進行評估，選擇最佳的賣方進行合同的談判并簽定合同，之后通過合同管理確保賣方履行合同要求，最后通過合同收尾對交付的產品進行驗收，以確保合同所約定的工作范圍被正確地完成，同時更新項目文檔以反映項目最終成果，并將其歸檔以供將來參考。具體的業務流程如圖１所示，通過剖析業務流程可以幫助分析項目采購管理領域相關的概念實體及其之間的關系。圖１ 項目采購管理業務流程圖

２.２ 列舉項目采購管理領域的重要術語

合理確定概念詞匯是構建領域本體的關鍵性環節［４－６］，只有良好的概念分類體系才能夠清晰、準確地描述研究領域的知識結構。

在項目采購管理領域，以“職能區域——業務過程——業務活動”［７］這一層次關系對該領域業務流程所涉及的概念進行逐層分類，在整個本體的構建過程中也應以業務過程和業務活動的分析為主線。

本文所構建的本體將按照圖２所示的概念分類體系進行。

圖２ 項目采購管理概念分類圖

本文對術語的列舉采用“A（B、C）”的組織形式，其中類B和類C為類A的子類。在此我們將“項目采購管理”定義為一個元類，以樹的形式表示，其孩子節點為術語。

項目采購管理（管理過程、管理工具與技術、數據文件）

２.２.１ 管理過程

為實現項目的目標，從項目組織的外部獲取物料、工程和服務所進行的一系列具體的管理工作，是一系列串行、并行的管理活動的集合。

管理過程（采購計劃編制、詢價計劃編制、詢價、供應商選擇、合同管理、合同收尾）

２.２.２ 管理工具與技術

管理工具與技術（自制／外購分析、專家判斷、合同類型選擇、標準表格、投標人會議、刊登廣告、合同談判、加權系統、篩選系統、獨立估算、合同變更控制系統、績效報告、支付系統、采購審計）

２.２.３ 數據文件

包含整個項目采購管理每個階段的所有輸入文件和輸出文件，為項目采購管理提供依據。

數據文件（管理依據、管理結果）

２.３ 確定項目采購管理領域的關系編碼

根據本體五元組定義，即術語關系可以表示為：Ｃａ＝（Ａｃ（Datatype proterty），Ａｒ（Object property）），將項目采購管理領域的關系編碼表示如下：

２.３.１ 管理過程

C采購計劃編制＝（Ar（管理過程的輸入，管理過程所需的工具與技術，管理過程的輸出））

C詢價計劃編制＝（Ar（管理過程的輸入，管理過程所需的工具與技術，管理過程的輸出））

C詢價＝（Ar（管理過程的輸入，管理過程所需的工具與技術，管理過程的輸出））

C供應商選擇＝（Ar（管理過程的輸入，管理過程所需的工具與技術，管理過程的輸出））

C合同管理＝（Ar（管理過程的輸入，管理過程所需的工具與技術，管理過程的輸出））

C合同收尾＝（Ar（管理過程的輸入，管理過程所需的工具與技術，管理過程的輸出））

２.３.２ 管理工具與技術

C自制／外購分析＝（Ac（自制成本，外購成本，直接成本，間接成本，……，分析結果），

Ar（應用于管理過程））

C專家判斷＝（Ac（執行組織單位內的其他單位意見，咨詢工程師意見，專業和技術協會意見，行業集團意見，……），

Ar（應用于管理過程））

C合同類型選擇＝（Ac（總價合同，單價合同，成本補償合同），

Ar（應用于管理過程））

C標準表格＝（Ac（標準合同，標準采購事項描述，保密協議，報價評標標準核對表，招標文件標準版本，……），

Ar（應用于管理過程））

C投標人會議＝（Ac（會議召開時間，會議議項，出席會議的供應商名單，……），

Ar（應用于管理過程））

C刊登廣告＝（Ac（載體類型，廣告類型），

Ar（應用于管理過程））

C合同談判＝（Ac（項目方責任，供應方責任，項目方義務，供應方義務，項目方權限，供應方權限，適用條款，適用法律，項目資金籌集，合同價格，合同融資，……），

Ar（應用于管理過程））

……

受篇幅限制，此處僅列出部分關系編碼。

２.３.３ 數據文件

C范圍說明書＝（Ac（項目界限范圍，項目基本資源需求，……），

Ar（數據文件流向管理過程））

C產品說明書＝（Ac（功能，質量標準，特性，工藝，技術，……），

Ar（數據文件流向管理過程））

C采購資源＝（Ac（采購執行部門，相關專家，……），

Ar（數據文件流向管理過程））

C市場狀況＝（Ac（現有資源種類，現有服務種類，供應要求價格，……），

Ar（數據文件流向管理過程））

C其他相關計劃＝（Ac（項目成本計劃，項目進度計劃，質量管理計劃，資金流預測，工作分解結構，可識別的風險，……），

Ar（數據文件流向管理過程））

C約束條件＝（Ac（資金充裕度，資源價格狀態，……），

Ar（數據文件流向管理過程））

C假設＝（Ac（假設表述），

Ar（數據文件流向管理過程））

C工作說明書＝（Ac（項目背景，工作范圍，進度要求，可交付成果時間表，適用標準，驗收標準，特殊要求，……），

Ar（數據文件來源于管理過程，數據文件流向管理過程））

C采購管理計劃＝（Ac（采購合同類型，估算單位，采取的措施，……），

Ar（數據文件來源于管理過程，數據文件流向管理過程））

C合格的供應商清單＝（Ac（供應商名稱），

Ar（數據文件流向管理過程））

……

受篇幅限制，此處僅列出部分關系編碼。

３ 結 語

項目采購管理領域本體的構建，為項目采購管理系統提供了統一的描述格式，用此來解決信息格式異構、信息語義多重性及服務匹配等問題，也為進一步實現Web服務描述提供了基礎。

參考文獻

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