基于NoteExpress的個人數字圖書館的創建和管理

[摘要]筆者以應用文獻管理軟件NoteExpress創建個人專題數據庫，形成以文獻題錄為核心的全文數據庫，并對數據庫進行有效管理為例，闡述利用NoteExpress創建和管理個人數字圖書館，實現個人數字化知識的收集及有效管理，提供最個性化的信息服務。

〔關鍵詞〕NoteExpress；個人數字圖書館；專題數據庫

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．０３．０３９

〔中圖分類號〕Ｇ２５０.７６ 〔文獻標識碼〕Ｂ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１１）０３－０１５７－０３

The Establishment and Management of Personal

Digital Library Based on NoteExpressShen Li

（Library，Henan College of Finance Taxation，Zhengzhou 450002，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕The author took the process when establishing personal topical database，constructing text database centralized catalogue database，and effectively managing database with the help of NoteExpress as an example，So as to interpret the method of constructing and managing Personal Digital Libruary on the basis of NoteExpress.As a measure of information collection and organization for personal digital knowledge，provided the most personalized information service.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕noteExpress;personal digital libruary;topical database

國內外研究者對個人數字圖書館的理解有兩種含義，一是公共數字圖書館為用戶提供個性化服務的平臺，稱作“My Library”或“我的圖書館”；一是為適應個人信息管理的需要，在個人計算機上建立的數字化資源庫，即PDLs”。本文所指為后者。網絡環境下，網絡信息極其豐富，但網絡資源不穩定，需要“固化”。網上信息質量參差不齊，需要純化。網上信息高度分散，需要集中化和富集化［１］。個人數字圖書館的應運而生，有其必然性。個人數字圖書館“指個人為了讀書治學的目的，在自己的計算機上采用免費或基本免費的全文數據庫軟件，將有關的網上信息和自創的數字化信息資源進行采集、存儲、使之成為有組織的信息集合，以供自己個人有效利用的數字圖書館”［２］，是一種個人知識管理系統。其價值在于：一是使網絡資源從虛擬走向實藏；一是“以我為主”的徹底的個性化；一是兼容多種文件信息格式的多媒體化［３］。NoteExpress文獻管理軟件，由北京愛琴海公司開發，提供了以文獻的題錄為核心的科研模式，可輕松導入各類文件進行有序管理，目前已被中國社會科學院、清華大學、北京大學醫學部等單位正式整體采用，成為中國文獻管理軟件市場上的第一品牌［４］。本文以文獻管理軟件NoteExpress為例闡述如何創建和管理個人數字圖書館。

１ 應用NoteExpress建立個人專題數據庫

NoteExpress具備文獻信息檢索功能，可以在線篩查和整合與課題相關的文獻題錄，建立課題題錄數據庫；以附件方式導入全文文件，形成全文數據庫，與題錄在同一窗口下便捷地進行管理；筆記功能可以隨時記錄科研設想。

１.１ 建立文獻題錄數據庫

NoteExpress可以便捷地構建文獻題錄數據庫。在主菜單【文件】中選擇【新建數據庫】，進入“保存您新建的空白數據庫文件”窗口，設定路徑，輸入數據庫名，點擊“保存”。雙擊打開此數據庫，選擇“題錄”；在主菜單【文件夾】中選擇【添加文件夾】，建立“期刊”文件夾；依次建立以“書”、“學位論文”命名的文件夾。然后就可以向數據庫中導入（或輸入）題錄信息。

１.１.１ 全文導入和題錄更新

很多用戶在使用NoteExpress之前，已經下載了大量的文獻全文，可以利用NoteExpress的“導入文件”功能將文獻的題錄信息導入NoteExpress。在主菜單【文件】中選擇【導入文件】，進入“導入文件為題錄和附件”窗口，選擇“添加目錄”，找到已下載的文獻全文文件夾，選擇“確定”。如果是期刊文章，則“題錄類型”選擇“期刊文章”，“導入到文件夾”選擇“期刊”文件夾，點擊“導入”，導入的題錄就存入“期刊”文件夾下自動生成的以所導入的文獻全文文件夾命名的子文件夾中。如果需要導入單個文件，則在“導入文件為題錄和附件”窗口，選擇“添加文件”。

導入電腦中存放的電子文件生成的的題錄只有有限的信息：題錄類型、標題及全文附件。導入文件完成后，還要通過在線更新題錄信息得到精確的題錄信息。選擇主菜單【檢索】中的【在線更新題錄】功能，手工或自動從在線數據庫中獲取精確的題錄。步驟為：打開“期刊”文件夾下自動生成的子文件夾，在題錄欄擊右鍵，點擊“全部選擇”，在主菜單【檢索】中選擇【在線更新題錄】中的【自動更新】，進入“在線更新題錄”窗口，“來源數據庫”選擇“CNKI中國知網”，點擊“查找更新”，更新完題錄信息后，點擊“應用更新”，就會獲得完整的題錄信息。如果還要在其它的數據庫查找更新，操作同上。

１.１.２ 手工添加

自購或借閱的少量與專題相關的期刊論文和書刊，及在線更新題錄失敗的題錄，可以以手工錄入的方式建立題錄文件。在左側的目錄樹下選擇目標文件夾，在主菜單【題錄】中選擇【新建題錄】，在題錄對話框中根據相應的字段輸入信息即可。

１.１.３ 在線聯機檢索和導入

NoteExpress集成了互聯網上的Amazon、PubMed、CNKI、維普、萬方、北大圖書館、國家圖書館、中國在線圖書館、中國學科文獻數據庫、國家科技圖書文獻中心、朗潤書目、WorldCat、中國博士學位論文數據庫、中國優秀碩士論文全文數據庫等聯機書目數據庫，用戶可通過NoteExpress對這些信息源進行在線檢索，檢索結果可以快捷地導入NoteExpress的數據庫中。

在主菜單【檢索】中選擇【在線檢索】，在線數據庫選擇“CNKI中國知網”，進入“CNKI中國知網”窗口，在“關鍵詞”中輸入檢索關鍵字，點擊“檢索”。檢索完成后，下面的檢索結果欄下顯示出檢索結果，逐頁瀏覽，去掉不需要的題錄的勾選，然后點擊“保存題錄”，選擇需要導入的文件夾即可。

１.１.４ 網上聯機文獻數據庫檢索，過濾器導入

用戶還可以登錄網站數據庫進行檢索和導出題錄。NoteExpress對一些國內外常用的網上聯機文獻數據庫如CNKI、維普、萬方、PubMed、Wiley、ProQuest、Elsevier等做了專門的接口，用戶在網上檢索這些聯機數據庫時，可以把檢索到的批量題錄直接導入系統。不同數據庫檢索結果有不同的格式，導入NoteExpress后需要以相同的格式顯示出來，因此，需要選擇相應的過濾器。

比如從中國知網上批量導入所需題錄信息。進入中國知網首頁http:∥www.cnki.net并檢索，檢索結果顯示：“共有記錄條”，按需要勾選此頁記錄，然后選擇“存盤”，輸出格式選擇NoteExpress，然后選擇“輸出到本地文件”，路徑為指定位置，點擊“保存”，就在指定位置生成一個.nel格式的文件。回到檢索結果頁面，選擇“清除”，然后選擇“下頁”，依次把各頁記錄保存到桌面。

然后，打開NoteExpress，從主菜單【文件】中選擇【導入題錄】，進入導入題錄窗口，“題錄來源”選擇“來自文件”，選擇保存在指定位置的一個題錄文件；“當前過濾器”選擇“NoteExpress”，點擊“開始導入”，把題錄文件導入NoteExpress，保存到目標文件夾中。重復上述操作，把所有保存在指定位置的題錄文件依次導入NoteExpress中的目標文件夾中。

１.２ 構建全文數據庫

１.２.１ 以附件形式鏈接全文文件

NoteExpress可以構建以題錄附件形式保存和管理的全文數據庫。上述4種構建題錄數據庫的方式，除了全文文件導入的方式之外，其它3種方式構建的只是專題的題錄數據庫，不包含文獻全文。網絡電子資源有的需要付費，但各高校、科研單位一般購買有網絡數據庫資源，如CNKI、重慶維普、書生之家等，科研人員可以從單位網下載文獻全文。有的可以免費獲得，如在百度中搜索到的期刊文章，從國學數典、愛問知識人等網絡資源中免費下載的DOC、PDF、JPEG等格式的電子資源。通過上述兩種方式獲得的文獻全文，可以以附件形式與相應題錄鏈接。

建立了題錄數據庫后，在主菜單【工具】中選擇【批量鏈接附件】，進入“批量鏈接附件”窗口，在“題錄文件夾”中選擇需要添加附件的題錄文件夾，“查找目錄”中選擇電子資源所在的路徑，點擊“更多”展開鏈接文件類型設置。NoteExpress默認只鏈接PDF和DOC格式文件，需要關聯其它格式文件，如CAJ文件，就得勾選掉“僅包括所匹配的文件類型”選項。點擊“開始”，NoteExpress就開始自動匹配題錄和文件。稍后，出現“成功鏈接個文件到題錄”的對話框，點擊“確定”，則批量鏈接附件成功。

添加單個附件，可以采取以下兩種方式：一是點擊需要添加附件的題錄，切換到“附件”的預覽窗口，擊右鍵選擇需要添加的全文文件。二是點擊需要添加附件的題錄，選擇需要添加的附件文件，然后拖送到“附件”預覽窗口。題錄添加附件后，標記列中多一個紅色方塊。

１.２.２ 用全文下載功能直接下載文獻全文

NoteExpress提供全文下載功能。目前支持的主要是一些免費的全文數據庫，如PubMed、The NASA Astrophysics Data System、HighWire Press、arXiv.org 等，付費數據庫目前支持的有 CNKI、重慶維普、萬方數據等。首先選中要下載全文的題錄，然后在右鍵菜單中選擇“下載全文”，在“選擇全文數據庫”中指定一個數據庫，就可以下載全文文件。

１.２.３ 用筆記功能隨時記錄研究想法

類似日記、科研心得、論文框架等有價值的研究想法，可以隨時通過NoteExpress的筆記功能記錄下來。點擊需要添加筆記的題錄，從主菜單【題錄】中選擇【為題錄新增筆記】，在筆記編輯窗口，輸入內容，然后保存即可。NoteExpress會自動以題錄名稱命名筆記，如果有需要可以重命名。添加筆記后，題錄標記列多出紫色色塊。

２ 應用NoteExpress對數據庫進行管理

NoteExpress提供許多功能強大的管理模塊幫助用戶管理數據庫，包括查重；標記；庫內檢索；移動；復制；虛擬文件夾；對題錄信息進行統計分析等功能。

２.１ 查 重

選擇要查重的文件夾，在左側題錄信息欄顯示文件夾中的所有文件。從主菜單【檢索】中選擇【查找重復題錄】，在“查找重復題錄”窗口下，勾選“選項”中的“大小寫不敏感”和“忽略標點符號和空格”項，點擊“查找”。重復的題錄會高亮顯示，點擊鼠標右鍵，選擇“從所有文件夾刪除”，則重復的題錄均會被刪除。

２.２ 標 記

為了突出某些題錄，可以使用標記，NoteExpress默認帶圈的數字標記。右擊需要標記的題錄，從列表中選擇“標記”即可。點擊“自定義”，可以編輯標記名稱，添加或刪除標記。

２.３ 庫內檢索

NoteExpress支持多字段的庫內檢索功能，從主菜單【檢索】中選擇【在個人數據庫中檢索】，進入“檢索數據庫”界面，用戶可以便捷地查找到目標題錄。

２.４ 整理數據庫

基于NoteExpress創建的數據庫中的題錄文件、文件夾可以方便地在文件夾、數據庫中刪除、移動、復制，以整理數據庫。切換到“綜述”預覽窗口，依次選中文件夾中的題錄，就能在預覽窗口看到該題錄的摘要，進行篩選，選中與課題無關的題錄，點擊右鍵，選擇“從文件夾刪除”，或者選中后直接按“Delete”鍵刪除。主菜單【題錄】中的【移動到文件夾】功能可以實現題錄在不同的文件夾之間的移動；【復制到數據庫】功能可以復制選中的題錄到另一個數據庫。

２.５ 虛擬文件夾

虛擬文件夾為多學科交叉的當代科研提供了解決辦法，同一條文獻可以屬于多個文件夾但數據庫中只保存一條。修改任何文件夾中的該條題錄，在其他文件夾下都會同時修改。主菜單【題錄】中的【鏈接到文件夾】功能，可以將一個文件夾中的選定題錄鏈接到其它指定文件夾，使一條題錄與不同的文件夾關聯。

２.６ 管理附件

在主菜單【工具】中選擇【附件管理器】，在【附件管理器】窗口可以對附件進行“重命名文件”、“編輯鏈接”、刪除鏈接”、“修復鏈接”的操作。其中較重要的是“修復鏈接”功能。“修復鏈接”又包括：“修復鏈接”和“整理鏈接”（即移動附件文件到與題錄位置相對應的文件夾中。）如果手工移動了某個附件的位置，那么其對應的題錄指向該全文的鏈接被破壞，NoteExpress將無法通過其題錄找到這個附件。這時，就要修復附件鏈接。選中相應的題錄，在主菜單【工具】中選擇【附件管理器】，在“附件管理器”窗口中選擇“修復鏈接”，NE就會自動在附件文件夾中查找其對應的附件，然后用新找到的位置修正題錄的附件鏈接。鏈接文件整理功能，讓NE為您將文件夾A中的題錄所鏈接的全文自動移動到附件文件夾下對應的A目錄中，以實現更好的全文管理。

２.７ 題錄信息統計分析

NoteExpress可以對數據庫中的題錄信息統計分析，進行數據挖掘。選擇需要統計的文件夾，在主菜單【文件夾】中選擇【文件夾信息統計】選項，可以根據“題錄信息”、“作者”、“年份”等統計字段進行統計，推送出相應的統計結果。這樣就能夠幫助科研人員快速了解文件夾中書、期刊、學位論文等的組成情況；了解某專題領域的最新進展、各方觀點、重要專家、研究機構、研究熱點等。點擊“另存為”，統計結果可輸出另存，如導入Excel，形成Excel格式的報告，對統計結果進行描述性分析。

綜上所述，應用文獻管理軟件NoteExpress可以創建并管理個人的各種專題數據庫，形成個人數字圖書館，實現個人數字化知識收藏和對個人收藏的數字化知識進行有效管理，實現從信息管理到知識管理的升華，為科研人員提供個性化的信息服務，使科研工作高效便捷。

參考文獻

［１］陳光祚.再論個人數字圖書館［Ｊ］.圖書館論壇，2007，(6):121-125.

［２］陳光祚.營造“e”時代的私人藏書樓——個人數字圖書館［Ｊ］.現代圖書情報技術，2002，(4).

［３］陳光祚.論網絡時代的個人數字圖書館［Ｊ］.圖書館論壇，2005，(5):164-170.

［４］NoteExpress參考文獻管理軟件2.0版簡要教程［ＥＢ／ＯＬ］.http:∥www.reflib.org/download/NoteExpressTutorial.pdf，2010-11-12.