淺談企業制度建設

美國哈佛大學的創始人約翰·哈佛留下一筆遺產——250本書，學校將它們一直珍藏在圖書館內，并規定學生只能在館內閱讀，不能帶出館外。1764年的一場大火燒毀了圖書館。在火災發生前，一個學生恰巧將其中一本《基督教針對魔鬼世俗與肉欲的戰爭》帶到館外閱讀，因而幸免于難。第二天，得知火災的消息，他意識到自己這本書已是250本珍品中存世的孤本。經過一番思想斗爭，他找到校長，把書還給學校。校長收下書并感謝他，然后下令把他開除，理由是他違反了校規。有人提出異議，畢竟是他使哈佛留下了“唯一的遺產”。校長則不這么認為：感謝這個學生，是因為他誠實；開除這個學生，是因為校規不可違反。哈佛的理念是：讓校規看守哈佛的一切，比讓道德看守哈佛更安全有效。法理第一，堅持制度化管理，這便是哈佛大學的行事態度。哈佛的成功源自其行之有效的制度管理體系，同樣對于一個企業也一樣，如果不能建立行之有效的管理制度，那就很難獲得成功。

一、制度建設的重要性

制度建設是企業健康運行的必要保障，制度建設的目的是使企業內部“有章可依，有章必依，執章必嚴、違章必究”，也就是要按規矩辦事，否則，就要受到懲罰。各項企業制度不僅是公司文化和戰略的體現，更是貫徹經營策略、引導資源配置、進行績效考核，進而影響經營行為、決定經營結果的重要手段。制度貫穿著企業的每個層級、每個部門、每個崗位和每個員工。制度建設能力是保障企業健康發展的一項重要能力，制度建設水平是企業綜合管理能力的反映。

從管理現狀和歷史來看，中國企業的發展分為三個階段：人治→法治→文治，也就是經驗管理階段→科學管理階段→現代管理階段。中國大部分的企業目前處在人治到法治階段，許多企業卻往往缺少有效的管理制度，更缺少制度化的工作流程（或稱業務流程），一些企業雖已認識到制度化建設的重要性，但并沒落到實處。

二、企業制度建設普遍存在的問題

（一）制度與法律、政策相抵觸

有些企業只考慮自身利益，制定出的一些規章制度完全與國家的法律、法規及政策相違背。而在有些企業中，與企業經營管理相關的某項新的法律、法規已經頒布或舊的法規已經修訂，但與之相對應的企業制度并沒有進行及時的修訂完善。

（二）制度之間相矛盾，缺乏系統性

許多企業成立之后，制定了各類制度，內容幾乎面面俱到，但執行不徹底，究其原因有以下幾個方面：一是多而不精、重點不突出。條款多，規定多，程序多，執行比較繁雜。二是不系統，制度之間缺乏關聯性，甚至相互抵觸，沒有形成合力。這些原因導致制度的執行相當困難，嚴重損害了制度的嚴肅性、嚴謹性、系統性。

（三）制度與現實脫節，缺乏操作性

有的企業制定的制度過于超前，完全不切合實際，真可謂“高標準，嚴要求”，即使制定了，也不可能得到有效執行。原因在于制定制度時，企業有關部門缺乏深入細致的調查研究，閉門造車，缺乏實踐基礎。從企業實踐來看，制度與現實脫節的主要表現一是制度與企業的行業特點、生產經營現狀脫節；二是與職工群眾脫節，部分原因是要求太高，一般人根本做不到，部分原因是制度的宣傳不到位，好多制度出臺了，卻沒有真正得到貫徹落實，使制度淪為一紙空文。

（四）制度遠離企業目標

企業建章立制的根本目的是為了企業的經營目標服務。而有的企業的某些制度從起草時就是為制度而制定，缺乏針對性和有效性，這樣就失去了應有的價值。

（五）制度與程序相脫節

所謂程序，就是制度執行的流程。企業建立制度的目的是通過制度規范管理，執行管理決策，因此每一種制度的本身就應該包含操作流程。企業制度與程序脫節主要表現在：一是有制度，無流程。部分制度就所涉及的事項都制定得很全面，唯獨在如何操作、如何執行方面沒有涉及。二是制度少，流程多。這是一個普遍現象，如計劃審批相關制度、財務報銷相關制度，審批部門多，流程復雜，推諉扯皮的現象時有發生。

（六）制度與執行脫節

這是在整個制度建設體系里面暴露出來的最嚴重最普遍的問題，其表象是執行不力，深層次的原因則是雖有制度，但缺少執行制度的制度，誰來干，干什么，干到什么程度，干好了怎么獎，干不好怎么罰，由誰來罰，由誰來監督等等，這些保證制度執行的制度，沒有形成體系。

（七）制度與企業文化脫節

具體表現為制度和企業文化是兩個個體，制度高高在上，如懸在職工頭上的達摩克利斯劍，而企業文化卻冷眼旁觀，事不關己。制度和企業文化沒有相互融合，相互促進，形成合力。

三、制度建設理論分析

（一）制度建設的人性分析

制度建設需要綜合平衡企業管理目標與職工個體需求的矛盾，充分考慮職工心理狀態對企業制度的執行影響，在人性假設的前提下擬定各項規定制度。

1.“人性本善”假設。職工作為企業的雇用人員，實際上與企業形成了一個利益共同體，企業的興衰直接導致職工個體利益獲取的高低狀況，相互依存的關系決定職工期望企業能夠長足發展，職工行為的根本點是站在他們個人的角度為企業發展考慮，出發點仍然是希望企業得到長足、穩定發展，職工的某些消極、抵觸行為大多是因為信息溝通不暢導致的認識理解不一致造成的，不影響其為企業發展而努力的結果。

2.“人本自私”假設。不論職工追求的是收入的增長或是職務、技術的提高，其本質都是為了獲取物質或精神利益。作為一個利益單元，職工的行為目的是使其個體利益最大化，而企業作為整體的發展不可能兼顧所有職工的需求。這樣，由于二者利益關注點的偏差，導致了職工利益和企業利益之間的差異。一旦職工在工作中遇到有可能通過個體行為獲取額外利益，或者是個體利益和集體利益發生較大沖突的時候，職工的行為較容易朝個體利益方向傾斜，由此有可能損害集體的利益。

3.“人會犯錯”假設。由于日常事務繁雜，職工經常要處理一些突發、臨時的工作，即便是單一的重復勞動，受精神狀態等因素的影響，也不可能要求職工始終保持同一標準去處理這些事務。面對繁雜的日常事務，職工不可能在任何時間、任何事情上都能達到既定的要求。職工的工作總會有存在瑕疵、有不能令領導滿意的地方。

通過對職工人性假設的心理分析，使企業更加了解職工一般工作行為的心理傾向，能夠更有針對性地制定各項制度措施。如果在擬定制度的時候綜合考慮職工的人性需求，平衡職工個體需要和企業目標，協調激勵與約束機制，暢通溝通和信息交流渠道，將職工需要與企業目標有機結合，就能夠充分調動職工的主動性和積極性，制度就有可能得到廣泛的尊重與遵守。

（二） 制度建設階段分析

制度建設是企業管理的基石，涵蓋了日常經營實務的每項工作。各項管理工作以及相應的制度建設，在企業發展的不同階段表現不同：

建立初期：“救火”，即出現什么問題解決什么問題；

發展之中：“規范化”，即完善與管理相關的各種制度，并培訓、實施；

發展高級階段：“理性化”，即已能按照既有制度及流程自行運作；

成熟階段：“文化化”，即形成自有企業文化并根植于每位職工心中，為企業的長期戰略共同努力；

自由階段：“人性化”，即超越理性約束，更注重“人性化”管理。

以上各階段所經歷的時間可長可短亦可同時交叉但主要是逐步發展的。另外，在這里要澄清一個認識，那就是現在很多企業管理者誤解了一句話——“沒有管理的管理就是最好的管理”，認為企業不需要嚴密的管理，這種理解實際上是不正確的。這句話的本意應是企業的管理提升到了“理性化”或“文化化”的高度，在企業建立起完善、規范和良好的企業文化后，不再需要強調管理，企業自能按照既定體系良好地運作。

四、企業制度建設應堅持的原則

（一）制度建設必須注意系統性、完整性，重點突出

系統性在制度建設上主要體現在兩個層次。第一個層次，制度管理的全面性。它要求企業各項管理制度及其所包含的規范、規則和程序充分滿足企業正常、有效經營的需要。第二個層次，各項管理內容的完整性。它要求企業的各項管理制度充分滿足各專項管理的需要。

企業在制定制度過程中，既要注意全面，又要根據公司管理需要和輕重緩急突出各階段的建設重點及制度本身的重點，注意制度與制度之間的系統性、關聯性。比如，物品管理規定，涉及辦公用品、各類低值易耗品、各類辦公家具、設備等固定資產的管理，其重點應該突出固定資產的管理，在制定時要與采購、預算管理、會計政策等制度關聯。

（二）制度應具可操作性，粗細適度，簡單有效

制度建設對于企業來說，是解決現實管理過程中出現的各種矛盾的需要，這就要求制度具有實際的可操作性，即要求各個管理環節職責明確，解決問題的程序簡潔明了。同時，與之相應的考核獎懲和責任追究程序及標準要科學、合理、規范。制定的制度要有粗有細，粗的地方符合原則性管理要求，細的地方則符合操作性管理要求。基本管理制度的條款盡量是原則性的；具體管理規定、辦法、細則、流程等要細化到可具體操作。同一項制度的不同條款也可有粗有細，原則性條款盡量概括，操作性條款在不影響功能及操作情況下盡量精簡。

此外，隨著市場經濟環境的變化，企業組織機構必然呈現“彈性化”的特點，這就要求企業制度的設計和編制，無論是內容、結構還是形式，都應充分考慮到組織機構與經營戰略調整的需要，要體現“制度模塊”的可兼容性。

（三）企業制度應具有規范性、合法性

企業制度應具有規范性，具體表現在三方面：

1.行為規范。管理制度本身就是一種規范，是職工在企業生產經營活動中所要共同遵守的規定和準則的總稱，它要求職工在職務行為中按照企業經營、生產、管理相關的規范與規則來統一行動。

2.編制規范。專業性管理制度一般由一些與此專業或職能方面的規范性標準、流程、規則性控制、檢查、獎懲等因素組合而成。在管理制度的內涵及其表現形式諸多因素中，屬于規范性的有編制目的、編制依據、適用范圍、制度構成等；屬于程序性的有制度實施環節、實施的具體程序、控制制度實現或達成期望目標的方法及程序，以及形成、完善或修訂制度的過程，制度生效的時間，與其他制度之間的關系等等。

3.實施規范。管理制度要得到切實貫徹，必須具備如下環境或條件：首先，編制的制度是規范的，符合企業管理科學原理和企業行為涉及的每一項事物的發展規律；其次，實施制度的全過程是規范的，全員的整體職務行為或工作程序是規范的。

同時，企業制度應具有合法性，制度的起草部門首先應明確制度所依據的法律法規或規章，確保起草內容的合法性；其次要通過對制度的合法性審查來確保制度內容的合法性，公司相關部門要定期把公司的現有規章制度與最新的法律法規加以對照，識別出與新的法律法規不相符合之處，做好修改公司相關規章制度的工作。

（四）制度建設的關鍵在于執行管理

制度是一種約束激勵規范，其產生的實際效力依賴于被執行、被遵守的程度。即使在擬定制度的時候充分考慮了人性管理的因素，在實際管理中，由于制度制定的目標本身具有缺陷，或者由于對制度執行的效果期望值過高，或者由于在制度執行過程中忽略了制度執行者的具體操作能力，制度往往不能得到全面有效的遵守和執行。

五、制度建設的具體措施

（一）企業內部設立專門的制度建設管理部門

制度建設管理部門的職責主要是負責制度和流程的制定、審查，以及執行過程中的監督、檢查、幫助和考核、評價工作，組織制度培訓，統籌部門間的管理制度，把握制度的協調性、系統性、完整性，對管理制度進行統一梳理和匯編。制度建設專職人員應具備較強的文字功底和編寫制度的能力，同時要熟悉本企業的制度體系和管理現狀。

（二）企業各部門設立制度建設兼職人員

兼職人員的職責是在制度建設管理部門的指導下負責本部門的制度建設工作，組織業務骨干草擬本部門基本制度、業務制度及工作(業務)流程，搜集整理本部門的通用制度。制度建設兼職人員是聯系本部門與制度建設管理部門的紐帶，要具備較強的業務能力和編寫制度的能力，熟悉本部門的工作流程和業務流程，同時要善于總結本部門的管理經驗。

（三）明確制度建設第一責任人

企業的制度建設不單純是制度管理部門的事，部門的制度建設也不單是部門制度建設人員一人的事，董事長（總經理）應是本企業制度建設的第一責任人，各部門一把手應是本部門制度建設的第一責任人。制度建設搞得好不好是衡量一把手執行力的主要依據。能否將好的辦法和經驗上升到制度的層面，是對一把手領導力的考驗。

（四）制度建設要重視“低標準、嚴要求”

“高標準，嚴要求”，口號雖然響亮，也容易獲得喝彩，但結果通常是“不要求”或“低要求”，降低了制度的執行力。管理水平的高低，不在于標準有多高，而在于要求有多嚴。“低標準、嚴要求”做到了，自然會發展到“高標準，嚴要求”。現實的邏輯是“低標準”更容易做到“嚴要求”。

（五）制度的制定、發布、廢止要體現嚴肅性

一是制度編寫人在編寫制度前，一定要深入基層進行調研。要本著尊重員工、理解員工、相信員工的原則制定制度，從而增強制度的可操作性，促使制度運行上下暢通。

二是草擬制度時要多方征求意見，反復修改。這樣，問題和毛病就容易被發現出來，制定出的制度就比較規范、比較可行。另外，制度內容要適用、可行；制度文本要簡明、通順。

三是制度的發布(廢止)要按合理的流程來進行。一般的程序是：業務部門草擬文本→管理部門審核把關→相關領導審查會簽→有關會議研究定奪→辦公室行文發布。

（六）領導重視，宣傳到位

企業領導人要高度重視制度化建設工作，重視制度出臺的及時性、可操作性，及時對管理制度進行修訂和匯編，使其為企業的可持續發展保駕護航，在條件許可的情況下，可邀請管理專家舉辦制度建設講座。同時，要加大宣傳力度，利用內部報刊、網絡、板報等載體進行宣傳，發放制度匯編書籍，充分利用周會、月度會等形式組織員工學習有關制度，使制度內容深入人心。

（七）嚴管善待，讓制度建設充滿人情味

所謂制度建設的人性化管理就是人本意識+科學精神。在管理中以人為中心，了解人的特點，關注人的需要，開發人的潛能，工作上嚴格要求，生活上關懷體貼，依照人性來管理企業。為此，企業有責任增加員工的滿意度，使員工有機會參與管理，建立和諧的人際關系。

（作者單位：恒大地產集團法律事務中心）