交辦單在新辦醫藥企業中的應用

【摘要】本文介紹了交辦單在新辦醫藥企業中的應用方法，從交辦單形成、交辦單跟蹤和交辦單整理三個環節作了詳細介紹，并分析了六年的運行效果和注意事項。

【關鍵詞】交辦單醫藥企業應用

“先看到蘋果的人不一定能先吃到蘋果，只有先看到并先跑去摘到蘋果的人才能先吃到蘋果”，這句話說的就是任何偉大超前的想法如果沒有行動，如果沒有執行力，一切都等于零。那么作為企業，如何監控并管理目標的實現程度，如何控制管理指令的正確執行，如何保證軀干（管理層和執行層）正確配合神經中樞（決策層），是一門看似簡單但實際上卻很復雜的學問。

作為一家2005年新辦企業，籌建后各類建章立制工作相對不夠健全，各部門各崗位職責分工也不是特別明確。如何保證企業的各項決策能快速執行，并逐步形成制度規范各類員工行為？經群策群力，公司于2005年5月正式推出交辦單制度。六年時間運行下來，取得了非常不錯的效果，保證了企業的各項決策得到高效完成，也逐步建立了完善的規章制度體系。

1 交辦單制度簡介

交辦單制度主要由交辦單形成、交辦單跟蹤、交辦單整理三個階段組成。

1.1 交辦單的形成

當公司需要開展某項工作、完成某項任務、明確某項規范，而又沒有明確的職責分工及相關制度時，就是交辦單發揮作用的時候了。

每次經理會議或公司會議、專題會議，由專人負責記錄會議議事內容，會議過程中盡量明確要完成的任務項目和各類規范性要求，會議結束后由綜合辦整理會議內容，將會議內容進行梳理，對需執行或承辦的項目、任務形成工作交辦單，交辦單詳細記錄完成任務內容、承辦部門（個人）、任務完成期限、認可人、交辦時間等內容。

1.2 交辦單的跟蹤

交辦單形成后，即進入跟蹤階段。在任務完成過程中，各級主管會跟蹤監督落實情況。任務完成期限之日，由綜合辦負責檢查驗收，驗收就是現場檢查工作完成情況，有的需要有實物，有的要有書面材料，具體根據工作性質而定，對有外部或內部客戶的事項要提交客戶審查。驗收結果分完成（在執行）、未完成、延期、調整或取消四類。未完成的交辦單納入當月月度考核，與獎金掛鉤，并確立下一完成期限日，重新納入交辦單管理，延期項目需是客觀或特殊原因致使不能按時完成的，承辦人須提前說明理由并承諾完成期限日，辦理延期審批手續后，交綜合辦重新納入交辦單管理，如未辦理審批手續，則按未完成處理。

交辦單通過公司內部網站公開，承辦部門（人）可隨時查詢，并在完成期限日前自行維護完成情況，如超期維護，也將被納入考核。

1.3 交辦單整理

對于交辦單中的各類規范性要求，實質是公司規章制度的一部分。這些內容需要相關部門或員工長期堅持執行。我們定期對交辦單進行分類整理：對于臨時性工作，一次交辦完成后即終結管理；對于完成后需持續進行的工作，逐步整理納入部門職能或崗位職責中，轉為常規性工作；對于需要長期遵守的工作規范，逐步整理或補充到相關規章制度中。

2 運行效果回顧

2.1 六年來交辦單分類統計

我們于2005年5月13日正式推行交辦單制度，截止2010年12月31日，共形成交辦單2085項，完成率94.39%，未完成率1.97%，調整（延期或取消）3.25%。情況如下:

目前，公司已經形成由綜合辦組織落實，由分管副總協助督辦的交辦單管理體系，公司全體員工也已經形成接單后按期完成交辦單的習慣和工作方法。

2.2 運行效果

通過貫徹交辦單制度，提高了公司的工作效率，提升了組織執行力，激發了員工的工作士氣，具體有以下利處：

* 通過近4年的運行，交辦單制度已比較成熟，交辦的項目90%以上能夠在規定的期限內完成，有力地保證了公司戰略、規劃的貫徹落實，保證了各項工作任務的完成和正常開展。

* 各部門、各崗位對自身工作任務非常明確，工作責任心加強，完成工作的時限性意識大大加強;

* 交辦單形式改變了傳統口頭分配任務的弊端，有效提高了工作效率和執行效率；

* 交辦單中的政策、規定和要求、操作規定等，很大一部分已轉化成公司的規章制度、崗位職責和操作規程內容，交辦單已成為公司規章制度建設的一個重要陣地；

* 部門和員工之間的扯皮事件大大減少；

統一管理交辦內容，確保領導層的工作任務能夠順利執行。做到任務產生時有記錄，任務執行時有跟蹤，任務完成時有檢查，任務結束后有總結。

3 交辦單在新辦企業中應用的若干思考

3.1 適用條件

企業戰略、規劃的實施是靠執行力來保證的，交辦單制度可對執行力從事前至事后進行全過程跟蹤，對組織執行力的提升有明顯幫助。對于新辦企業而言，規章制度相對而言不夠健全，員工行為缺乏統一規范，利用交辦單制度可以彌補制度缺失。

交辦單特別適合于那些制度不夠健全、職能職責不夠清晰，而決策又需得到快速高效地執行的新辦企業。

3.2 注意事項

交辦單管理需要注意的事項有：首先，交辦單是新辦企業的權益之計，絕非萬能，許多大的項目和非常瑣碎的工作就不適合用交辦單；其次，交辦單完成后，關鍵是如何使相關工作常規化、制度化，如果一味停留在交辦狀態就難以提升企業管理水平和層次；最后，交辦單的貫徹執行要與考核、檢查等事后監督、事后控制的手段有機配合。

3.3 應用展望

貫徹交辦單制度，能夠自任務產生之時開始，直到任務的調整和任務的最終完成，全程監控工作動態進展，并能夠在過程中采取適當的控制措施，確保工作任務的及時完成。新辦企業如果能夠用好它，能有效提升執行力，有效彌補制度空缺的不足，更為重要的是通過小小的交辦單，能夠培育企業的執行力文化，能夠促使大家通過交辦單載體推進各項工作。