淺談辦公室信息化管理的現(xiàn)狀與改進(jìn)

趙哲

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674—1145（2018）3—205—01

摘要 隨著科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸滲透到各行各業(yè)當(dāng)中，為辦公效率的提升與行業(yè)的發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)，但現(xiàn)階段依舊有部分企業(yè)的辦公室信息化水平依舊有待提升。本文首先分析了當(dāng)前企業(yè)辦公室信息化建設(shè)現(xiàn)狀，進(jìn)而針對(duì)辦公室信息化建設(shè)問(wèn)題提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，以期進(jìn)一步提高辦公室信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞 辦公室信息化 安全防護(hù)技術(shù) 數(shù)字簽章

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的辦公室信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展與進(jìn)步的重要路徑，也是企業(yè)占據(jù)更大的市場(chǎng)份額與發(fā)展空間的重要方法。辦公室信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，可以有效幫助辦公室轉(zhuǎn)變工作職能與工作方法，提高工作效率與工作質(zhì)量，可以進(jìn)一步推動(dòng)整個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與信息化發(fā)展。

一、辦公室信息化管理現(xiàn)狀

（一）辦公室行政人員素質(zhì)有待提升

現(xiàn)階段，各企業(yè)或部門在開(kāi)展辦公室信息化建設(shè)的過(guò)程中，存在辦公室行政人員信息素質(zhì)不足的問(wèn)題，影響辦公室信息化水平的提升。例如信息化采取管理、會(huì)計(jì)電算化、電子檔案管理等，信息化設(shè)備與系統(tǒng)不斷更新，但辦公室行政人員的信息技術(shù)水平與文化素養(yǎng)，并沒(méi)有與辦公室信息設(shè)備的更新相同步，現(xiàn)階段無(wú)法滿足辦公室信息化建設(shè)對(duì)于行政人才的新要求，導(dǎo)致辦公室信息化設(shè)備無(wú)法發(fā)揮其有效性。

（二）辦公室信息化建設(shè)水平不足

辦公室信息化水平的提升可以有效提高辦公室辦公效率與工作質(zhì)量，這也是信息時(shí)代對(duì)于企業(yè)工作水平提出的進(jìn)一步要求。對(duì)于企業(yè)辦公工作來(lái)說(shuō)，信息化的轉(zhuǎn)變與發(fā)展，是提高資源整合質(zhì)量與效果的重要途徑，也是提高企業(yè)或單位管理水平與管理質(zhì)量的重要方法。但現(xiàn)階段許多企業(yè)或單位對(duì)于辦公室信息化建設(shè)存在誤解，沒(méi)有意識(shí)到辦公室信息化建設(shè)的重要性，還存在重視理論、忽視實(shí)踐，重視硬件、忽視軟件，重視技術(shù)，忽視管理的重大誤區(qū)。

二、辦公室信息化管理的改進(jìn)措施

（一）大力提高行政人員的信息化水平

鑒于現(xiàn)階段各企業(yè)辦公室信息化建設(shè)過(guò)程中所暴露的行政人員專業(yè)水平的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)大力加強(qiáng)對(duì)于行政人員的教育與培養(yǎng)，確保其能夠掌握足夠的辦公軟件應(yīng)用技術(shù)與信息技術(shù)，能夠熟練操作并運(yùn)用各種信息技術(shù)與辦公設(shè)備。因而企業(yè)或部門可以通過(guò)內(nèi)部信息化培訓(xùn)來(lái)提高現(xiàn)有行政人員的素質(zhì)與水平，或者從人才市場(chǎng)上引進(jìn)更加高水平、高素質(zhì)、高文化與高技術(shù)的信息化行政人才，以提高辦公室信息化建設(shè)水平。又或者，企業(yè)或單位與軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)合作，對(duì)自身的辦公系統(tǒng)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，確保辦公系統(tǒng)與企業(yè)辦公室工作相適應(yīng)，以滿足辦公室信息化發(fā)展與建設(shè)的需要。

（二）將辦公室信息化建設(shè)作為工作重點(diǎn)

企業(yè)或單位在發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將辦公室信息化建設(shè)作為重點(diǎn)工作來(lái)抓，大力加強(qiáng)辦公室信息化的宣傳與推廣，消除以往行政工作人員存在的不重視辦公室信息化建設(shè)的誤區(qū)與問(wèn)題，進(jìn)一步提高行政人員的信息化意識(shí)與技術(shù)理念，充分提高辦公室管理質(zhì)量與水平。例如，企業(yè)或單位可以組織行政人員到其他信息化水平較高的企業(yè)或部門進(jìn)行參觀，或者將辦公室信息化建設(shè)與企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)與發(fā)展相同步，將辦公室信息化建設(shè)工作作為辦公室行政人員績(jī)效考核的重要指標(biāo)，以提高行政人員開(kāi)展辦公室信息化建設(shè)的熱情與主動(dòng)性。

在辦公室信息化建設(shè)的過(guò)程中，還需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部以身作則，提高自身的辦公室信息化建設(shè)意識(shí)，并發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)干部的帶動(dòng)作用，以幫助行政人員形成先進(jìn)的、正確的信息化意識(shí)，才能夠有效提高辦公室信息化建設(shè)水平，充分發(fā)揮辦公室信息化建設(shè)對(duì)于推動(dòng)企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的重要作用。同時(shí)，企業(yè)可以對(duì)辦公室內(nèi)信息技術(shù)應(yīng)用水平最好、工作水平最高的行政人員給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以充分調(diào)動(dòng)行政人員的信息化建設(shè)積極性與主動(dòng)性。

（三）通過(guò)數(shù)字簽章認(rèn)證提高安全性

辦公室信息化建設(shè)的過(guò)程中，數(shù)據(jù)、信息、文件與檔案的安全性問(wèn)題已經(jīng)成為限制辦公室信息化發(fā)展的重要因素，針對(duì)這種情況就需要企業(yè)或單位采取有效的技術(shù)手段，提高辦公室的信息安全性，例如，可以通過(guò)建立數(shù)字簽章與電子認(rèn)證機(jī)制，以有效減少辦公室信息安全問(wèn)題的產(chǎn)生。辦公室信息化發(fā)展與數(shù)據(jù)化文件處理的過(guò)程中，具有相關(guān)權(quán)限與法律價(jià)值的簽章是最為關(guān)鍵的部分，沒(méi)有簽章也就意味著文件不具備法律效力與相關(guān)權(quán)限，擁有簽章也就意味著可以偽造文件獲取不法利益。因而在辦公室信息化建設(shè)安全問(wèn)題中，簽章的篡改、失真或冒名等問(wèn)題成為最為主要的安全問(wèn)題之一。傳統(tǒng)的辦公室行政工作的文件處理過(guò)程中，通常使用紙質(zhì)文件，文件簽章不容易發(fā)生篡改，文件的安全水平反而超過(guò)信息化文件處理機(jī)制。

現(xiàn)階段，針對(duì)辦公室信息化建設(shè)過(guò)程中所存在的安全性問(wèn)題，可以通過(guò)“公開(kāi)金鑰基礎(chǔ)設(shè)施”架構(gòu)將權(quán)限所有者的個(gè)人身份與公開(kāi)金鑰相互鏈接，一一對(duì)應(yīng)，每一個(gè)憑證中心的權(quán)限所有人的身份信息都具有唯一性，且與公開(kāi)金鑰唯一對(duì)應(yīng)，基本上可以消除偽造資料、信息、身份等問(wèn)題產(chǎn)生的可能性，進(jìn)一步提高了辦公室文件與數(shù)據(jù)管理的安全性，是現(xiàn)階段辦公室信息化建設(shè)過(guò)程中最為有效的安全防護(hù)技術(shù)之一。

三、結(jié)語(yǔ)

在建設(shè)辦公室信息化的過(guò)程中，需要結(jié)合企業(yè)或單位的發(fā)展現(xiàn)狀與實(shí)際需要，分析企業(yè)辦公室信息化建設(shè)過(guò)程中暴露的主要問(wèn)題，并加以有針對(duì)性地調(diào)整與應(yīng)對(duì)。在這個(gè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重對(duì)于辦公室行政人員的信息化培訓(xùn)與教育，提高其信息技術(shù)應(yīng)用水平，并加強(qiáng)辦公室信息化建設(shè)的安全管理與信息防護(hù)。