高校資料室分館化的成本收益分析*

尹愛蘭

（華南農業大學經濟管理學院，廣東 廣州 510642）

多年來高校資料室作為圖書館文獻信息資源的補充，是高校教學和科研的重要保障及基礎，長期以來，對高校的教學科研起了很大作用。但隨著高校多學科的相互交叉發展、電子資源建設及網絡信息管理的專業化發展，這種共存方式導致的種種不利因素日漸突出，也沒有達到以最低的成本和最好的服務來滿足高校師生對信息資源的需求，這顯然有悖于公用事業發展的初衷。而將高校資料室整合并優化為圖書館學科分館，形成以中心館加多個學科分館的高校圖書館管理模式，作為總、分館的啟動機制，既是追求信息服務質量和服務效益的內驅力，也是高校師生需求的外驅力。筆者將從資料室分館化的成本及收益角度來分析高校資料室分館化的必要性和重要性。

1 高校資料室分館化的總體概況

高校文獻信息資源配置的不合理和浪費，帶來了建設、維護和運營成本的過度增加，以及文獻信息服務質量和讀者滿意度的下降。其實，資料室與圖書館同為高校文獻資源保障基地，但卻各行其事，不相統屬。如在管理體制上由于行政及業務分管不同，致使資源大量浪費或短缺；管理人員素質不高致使文獻分類、編目質量難以保證；在專業文獻配置上不能緊跟本專業學科前沿的快速發展，致使文獻資源結構不合理；由于硬件配置不到位，致使服務手段落后及服務范圍狹窄等。

學科分館與原院系資料室有著明顯的區別，除了收藏統一規劃以外，學科分館的工作和人員都隸屬于圖書館統一管理。總結我國高校圖書館分館化的現狀基本可分為3種類型：完全統一分館化、統分結合分館化和完全沒有分館化。下面就全國部分高校分館化情況大致歸納如表1。

表1

從表1可看出完全統一分館化的典型代表只有廈門大學，已建成4個直屬學科分館、兩個直屬校區分館和3個獨立分館，院系資料室已不存在，基本上實現了預期目標。而統分結合分館化的高校也只有少數幾所，如北京大學，其圖書館文獻共享和服務體系由北京大學中心館（總館）、近20家分館以及醫學圖書館共同組成，此外還有其他10余家院、系資料室。而北京師范大學也建成21個分館或學科資料室，占該校需要改造的院系資料室總數的2/3左右。清華大學已建成6個分館（直屬分館兩個）占該校需要改造的院系資料室總數的1/3左右。中國人民大學也已將6個院系資料室改建成分館，另加兩個直屬分館，分館數量占該校需要改造的院系資料室總數的23%左右。武漢大學已改造院系資料室4個，占該校需要改造的院系資料室總數的1/7左右。從統計數據來看，全國高校資料室分館的數量不多，還不足全國高校的1%。資料室分館化到底能給高校帶來哪些益處，下面就從高校資源的成本和收益出發加以分析。

2 高校資料室學科分館化后的成本分析

資料室分館化可以優化高校文獻資源及人力資源的流動和配置，其手段是通過減少文獻資源的重置資金和加大文獻資源的共享程度，也就是通過降低成本來改善文獻資源數量、質量及服務效率，從整體上提高圖書館的經濟效益。

采用固定成本和變動成本的分類是經濟學成本分類的基本方法。固定成本指在一定時期內和業務量范圍內不隨圖書館業務量改變而改變的成本，主要包括圖書館建筑和設備投入、各項設施投入、人員固定的基本工資等，屬于一種決策無關成本，在圖書館日常管理決策中可以不過多考慮；可變成本是指隨著圖書館服務的業務量（含服務數量和質量）變化而改變的成本，主要包括信息資源的購置成本、加工成本、流通成本（即在信息傳遞過程中所付出各項費用、時間）、人力資源成本（激勵性質的員工支出）、各種維護費、辦公費、水電費等等，屬于一種決策相關成本。

從以上兩個方面的成本來分析資料室的成本：首先，固定成本幾乎沒有浪費，而是因為院系資金不足導致有的設備、設施的投入資金有限，再加上資料室的固定人員配備不夠致使信息服務質量及服務效率不高，并且資料室基本上不對外院系的師生開放，這也存在大量的專業文獻需要花費讀者很多時間去其他地方購買或借閱，也就意味著讀者獲取信息要另外支付購買文獻費用及時間成本；其次，可變成本卻存在大量的浪費及配置的不合理，如資料室及圖書館各自在購買紙質文獻時由于網絡缺乏統一系統管理導致查重困難，重復入藏現象比較嚴重。在圖書館日常管理決策中，對成本的分析我們主要是對可變成本的分析，即分析這部分成本如何投入、投入的金額、投入的方向和投入的結構等問題，關于可變成本投入及結構的問題也被稱為圖書信息資源配置的效率和效果問題，它是圖書館管理者需重點關注的?？梢酝ㄟ^成本曲線圖來分析資料室分館化前后的成本。

圖2 資料室分館化后的短期成本

圖1中AC圖、AC資分別表示的是資料室分館化前的圖書館及資料室的短期成本曲線圖，圖書館及資料室總的成本曲線圖可以將它們疊合累加而得AC總，我們用圖2的AC前來表示AC總，而AC后則表示資料室分館化后的成本曲線圖。從圖2可得出，在C相同時，分館化后的收益大于分館化前的收益，即R前C后，從而提高了經濟效益。

3 高校資料室學科分館化的收益分析

高校文獻資源體系肩負著為國家培養專業人才的重任，它的主要職責首先是為學校實現教學和科研目標服務，協作完成教育主管部門下達的各項教學指標；其次又要滿足專業院校學生對專業學習的需求。其收益包括社會效益和經濟效益。社會效益是通過自身多元化的服務體系，傳播和弘揚先進的文化思想，提供有用的知識、情報和信息，滿足高校教學科研需要，實現高校教育職能及提高高校師生知識水平的全部作用。雖然師生的信息活動不直接創造物質財富，而一旦為科研、生產部門吸收利用后，卻可以減少社會財富的浪費，并使社會財富不斷增長，從而產生巨大的經濟效益，但其表現卻相當模糊，難于衡量。經濟效益則是文獻信息服務單位在向用戶提供信息服務的過程中通過收費系統所獲取的全部貨幣收入。由于高校圖書館及資料室都是非營利機構，不直接或不完全直接產生經濟效益，經濟收入是較難計量的，因而其經濟效益也是無法計量的。

圖書館的收益是一個綜合復雜難以統計的問題，不能簡單地用數字來衡量。因而目前許多高校圖書館主要針對圖書館提供的服務產品、服務質量、服務效果，采用定性或量化指標的方法來進行考核，如：各種文獻資源的數量、文獻開發產品的類型數量、館際互借的數量、參考咨詢的數量、圖書的借閱率、讀者對圖書館服務的滿意率、數據庫的點擊下載率等。

在個案中，廈門大學資料室分館化后的收益果應該是很顯著的，因為該校在紙本文獻、文獻自動化管理系統操作軟件和其他設備的購置上節約的經費較多，如該校將30多個院系資料室改造為4個學科分館，僅此一項就可節省近30部防盜監測系統和充消磁設備等的購置經費，以及近一半的人員工資費用。

4 結論

高校是一種非營利的公益性機構。在保證圖書館社會公益性質的基礎上，如何使高校的文獻資源配置更合理，即在高校文獻投入資金一定的前提下使收益最大化，以最小的文獻資源經費獲得最大的信息量和最高的服務質量，應該引起我們的重視。從以上的分析可知資料室分館化是高校資源整合的新方向，是增加高校文獻資源經濟效益的必經之路。

當然，考慮到種種現實因素，從我國高校圖書館總、分館建設現狀來說，立即取消資料室，完全實現分館化是不太現實的，所以分館化需要分步驟、分階段地逐漸實施。如目前不少高校就先在業務上將資料室的資源逐步實現全校網絡統一查詢、統一檢索，基本實現基于網絡的圖書館與資料室的統一管理系統。雖然還有很長的路要走，但還是要堅定步伐不斷推進分館化。

[1] 張秀榮.關于高校實行資料室分館化的探討.圖書館，2006（2）：83-85.

[2]劉璇.基于成本——效益分析的公共圖書館經濟價值研究.圖書館雜志，2010（2）：10-15.

[3] 李輝華等.我國高校圖書館分館制運行模式的比較分析.情報理論與實踐，2009（12）：99-102.

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[5] 中國人民大學圖書館.http：//www.lib.ruc.edu.cn/.

[6] 廈門大學圖書館.http：//210.34.4.20/cn/.

[7] 北京大學圖書館.http：//162.105.139.185/portal/index.jsp.

[8] 北京師范大學圖書館.http：//www.lib.bnu.edu.cn/index.jsp.

[9] 清華大學圖書館.http：//www.lib.tsinghua.edu.cn/.尹愛蘭 女，1975年生。館員，碩士。