基于成本效益的高校圖書館文獻資源內部管理

郭以建

（江蘇大學圖書館，江蘇 鎮江 212013）

隨著高校擴招、合并建設規模的擴大，高校圖書館文獻資源也呈現急劇增長的態勢，資金投入數量不斷增加，學校與學校之間形成了攀比之風，這種只注重規模數量投入，而不注重成本效益的現象，嚴重違背了經濟學規律。所以，在這種情況下，進一步加強文獻資源的內部管理，提高文獻資源的利用效率就顯得更加重要。筆者就如何在文獻資源的采訪、圖書的分編及文獻資源利用方面進一步加強內部管理、降低成本、提高效益的問題談談自己的看法。

1 嚴把文獻采訪關，控制成本出效益

采訪是文獻資源建設和管理的第一關，也是在成本效益上很難把控的一道關口。從目前來看，許多高校圖書館在圖書采購上成本控制不嚴，盲目采購、突擊采購時有發生，浪費現象也相當嚴重，沒有把有限的資金用在刀刃上。雖然圖書采購經費是增加的，但相對于圖書價格的上漲卻是有限的。圖書采購成本主要表現為圖書質量和圖書價格。圖書質量低直接影響利用效果，造成浪費；圖書價格高勢必投入支出多。文獻資源效益主要體現在滿足教學的程度和對科研的支持力度。一般來說，有效地控制采購成本就無形中產生了效益。

1.1 圖書質量的控制

目前，不少高校圖書館在采購圖書中質量把控不嚴，人為造成資源浪費現象時有發生。具體表現在：①缺乏調查分析，不了解本校專業設置和讀者需求，盲目采購，導致文獻資源采購與讀者需求脫節。②復本量確定不合理，造成購書經費的浪費和資源的閑置。③不注重質量，購買低價、盜版、易損的圖書等。質量是生命，質量就是效益。為了避免此類現象的發生，筆者認為圖書采訪必須按制度、有計劃、有程序地實施，必須建立由學科專家、圖書采訪人員、一線教學人員和學生組成的采訪團隊，平時要加大訪問的力度和深度，從資源經費和學校的實際情況出發，通過認真調研，根據學科專業設置、讀者層次結構和需求情況來采購圖書[1]。比如在復本量的確定上，教師讀者閱讀對象比較專一，相互之間較少重疊，一般復本量要少或不需要，而應該盡量擴大品種，以形成“百花齊放，百家爭鳴”的學術氛圍；而學生讀者需求較廣，且多有重疊，閱讀的主體和閱讀對象都具有突出的“群體特性”，配置的復本量就應當大些，做到復本量與品種兼顧。

1.2 圖書價格的控制

要做到對圖書價格的控制，就先要了解圖書單位成本的構成：

圖書價格=圖書生產成本+發行折扣+利潤+稅金

其中，圖書生產成本=可變成本+不變成本

可變成本是指隨圖書印數的變化而變化的紙張、印費、按版面付酬的作者稿費、稅金等；不變成本是指排版錄入、核對、圖書封面和版式設計等不隨著印數變化的部分[2]。

我國圖書價格是在直接印制成本（圖書生產成本）基礎上再加2～3倍為圖書定價，而歐洲是5～6倍。

在市場激烈競爭的大環境下，可以拓寬進貨渠道，以低折扣購進圖書。圖書招標采購是目前各高校圖書館普遍采用的一種途徑，這種招標采購活動能有效降低圖書采購成本，簡化采購手續和節約采購時間。

江蘇大學圖書館從2001年起就采取了競標采購圖書的方式，在確定學校劃撥圖書經費額度的前提下，由學校招標辦組織邀請多家圖書供應商參與競價，按照公平、公開、公正，以較低價中標的原則，確定供應商和圖書價格。從近幾年的實踐來看，所采購圖書的價格降低了1/5，減少了經費支出，增加了圖書采購量，取得了比較高的效益[3]。

2 推進分編外包，降低成本增效益

圖書分編外包加工是國外圖書館業務外包中應用最廣且最有成效的一種。隨著計算機系統及其網絡的廣泛應用，我國圖書館傳統的編目模式正在被逐漸改變，圖書分編加工業務社會化趨勢正在形成。通過圖書分編外包加工業務，一方面可以減輕編目人員負擔，加快文獻資源加工處理和進入流通的速度，提高工作效率；另一方面在不影響質量的前提下，可以大大地降低圖書資源管理成本，增加效益[4]。

江蘇大學圖書館目前雖然還未實行圖書分編加工業務外包，但筆者認為，這也是將來發展的趨勢，在條件成熟的情況下應盡快實行。我們可以從成本的角度進行計算和分析：對圖書進行分編加工，需要相應的辦公設施設備、辦公經費及圖書分編加工業務的技術人員等，這些構成了圖書分編加工成本。江蘇大學圖書館2009年在職人數125人，采編11人，占8.8%，年購書經費302.60萬元，年采購圖書約8.5萬冊。表2給出了本館2009年圖書分編加工成本數據資料。

表1 降低圖書采購成本明細

表2 2009年圖書館分編加工成本明細

表中數據說明：“人員工資”項目為圖書分編加工人員工資總和；“分編加工場地占用費”項目由分編加工場地面積和高校所在地目前平均辦公租賃價格計算而成（本館分編加工場地面積為367.10m2，目前市場辦公租賃價格10元/平方/月）；“辦公設備損耗費”項目是指分編加工所必需的計算機、打印機、空調、桌椅等固定資產的折舊費。其中，計算機、打印機、空調等電器產品按10年的使用年限計提折舊；桌椅等家俱用品按20年的使用年限計提折舊；固定資產殘值忽略不計（固定資產月折舊費=固定資產原始價值/使用年限×12）；“日常管理開支”項目包括水電費、設備維護費、圖書分編加工人員的培訓費、差旅費等。

如果圖書館在招標圖書采購業務時，與圖書供應商簽訂圖書供應商提供標準的MARC數據協議，由圖書供應商負責分編加工處理本館采購的圖書，按現行圖書供應商每本圖書收取0.5元的加工費或以提高2%左右的折扣率計算：

圖書分編加工成本=85000×0.5=42500元

當然，圖書分編加工外包業務必須以分編規范完整、符合本館的具體要求，新書與讀者見面快捷為前提[5]，否則，其成本的降低和效益的增加就無從談起。

3 合理配置文獻，提高利用效益

文獻資源配置問題是圖書館管理中的核心問題。其實，無論是館藏存量管理還是館藏利用管理，實質上都存在文獻資源配置問題。文獻資源配置的目的是要提高資源配置的經濟效益。提高資源配置經濟效益就是要解決：一是一定量的經費如何在不同產品或不同用途之間進行配置，使投資收益率最大化；二是一定量的館藏下，如何充分利用文獻資源，提高資源利用率，避免資源的閑置與浪費。

合理配置文獻資源可以在源頭上節約資本，提高資源利用率，創造出更多的效益。配置各類文獻資源比例的基本原則是按需分配，各高校學科重點不同，專業設置有差異，各專業學生人數也不同，文獻配比應該根據學校的基本情況來設置，同時需要根據經費情況采取具體的分配措施[6]。

3.1 印刷型文獻與電子文獻量的配置比例

隨著文獻資源載體和傳輸介質的發展，文獻資源由傳統單一的紙質文獻發展到目前的紙質文獻與電子文獻并存的局面。如何確定印刷型文獻與電子文獻量的配置比例已成為各高校圖書館亟待解決的問題。雖然電子文獻資源存儲量大，使用快捷方便，但電子文獻始終不能完全替代印刷型文獻，因為很多讀者仍然喜歡印刷型文獻的舒適與穩定，特別是喜歡圖書館的氛圍，喜歡在安靜的環境中閱讀印刷型文獻。

無論是印刷型文獻還是電子文獻，文獻的價值都在于利用。同樣一筆資金投入到利用率高的文獻資源上，產出和效益就比較高，反之，就會造成浪費。比如有一個數據庫的費用是10萬元/年，如果每年訪問次數是10000篇次，訪問每篇文獻的費用為1元，則該數據庫的價值是1萬元，數據庫價值低于數據庫成本，說明該數據庫不該購買；如果每年訪問量是15萬篇次，則數據的價值是15萬元，數據庫價值高于數據庫成本，說明該數據庫應該購買。同樣，如果用10萬元購買一批圖書，按每冊均價40元計算，可以購買2500冊，假定每冊年均借閱量為10次，每次借閱文獻費用也是1元，則該批圖書價值是25000元，圖書價值低于投入成本，可以考慮將10萬元投入購買其他文獻資源或利用價值更高的數據庫。

3.2 不同學科之間文獻量的配置比例

高校之間學科設置差異很大，各高校的重點學科不同，高校圖書館的文獻資源分配比例也就各不相同?！镀胀ǜ叩葘W校圖書館規程》（2002年版）第8條指出：“高等學校圖書館應根據學校的發展目標和教學、科學研究的需要，根據館藏基礎及地區或系統文獻資源布局的統籌安排，制定文獻信息資源建設方案，形成具有本校特色的館藏體系?！苯K大學是2001年經教育部批準，由江蘇理工大學、鎮江醫學院、鎮江師范專科學校合并組建的以工科為特色的研究型綜合大學。共有重點學科16個，其中農業自動化與電氣化、液體機械工程、機械制造及其自動化3個國家級重點學科，13個省級重點學科，應針對不同級別，改善文獻資源收藏結構。首先，應利用科學的方法，動態確定重點學科期刊，科學選訂期刊，其中以本校國家級重點學科——液體機械及工程為例，在期刊訂閱上應重質量、輕數量，不要盲目地擴大訂閱，對于一級學報、核心期刊要堅持訂閱。其次，加大外文文獻采集力度，重點學科建設需要掌握國外最新科技動態，了解學科發展前沿，以滿足教學科研需求。再次，加強重點學科特色數據庫建設，形成一定的專業特色收藏。本校16個重點學科，僅有車輛工程特色數據庫，特色數據數量少、范圍小，應該匯總學校的科研成果，建設盡可能多的與本校學科相聯系的特色數據庫，這樣，一方面可以促進學校重點學科建設與發展；另一方面可以節約成本費用。

3.3 不同讀者類型文獻量的配置比例

了解和把握文獻資源需求是文獻資源建設的前提和基礎，也是避免各類型文獻資源重復建設，做到有的放矢、減少浪費、提高利用率不可缺少的一環。高校圖書館讀者類型、層次雖然比較單一，主要是本科生、研究生和教學科研人員，但不同類型、層次的讀者是各有所需的，對資源類型的選擇也有些差異。高校本科生約占80%，這部分讀者還是大量利用紙質圖書、期刊和報紙，少量使用電子期刊、隨書光盤、學位論文、網絡資源。而且本科生讀者具有“群特性”的特點，他們主要應以教學參考文獻、基礎理論文獻為主，以學術類、綜合類文獻為輔。而研究生、教師讀者對文獻資源的需求分散專一，研究文獻要求有一定的深度，較少相互重疊。教師相對有穩定的經濟來源，除了有較強的科研經費支持外，個人文獻收藏能力強是教師對資源分散需求的一大特點。因此應當全面權衡師生雙方的需求能力及其對圖書館的依賴程度，確定合理的文獻資源分配比例，既要向高能級層次的教師適度傾斜，又要避免資源分配的不公平。另外，教師之間也不應絕對平均，要向“重點人物、重點學科”的“一線”教師傾斜，兼顧“二線”教師。

參與文獻：

[1] 黃國威.信息資源建設中的成本策略[J].黑龍江科技信息，2009（1）：127.

[2] 楊薇.論圖書館采購中成本的控制[J].河南圖書館學刊，2006（4）：72-74.

[3] 周亮文.本量利分析在高校圖書館管理中的應用[J].農業網絡信息，2008（9）：50-52.

[4] 李東，王旭.高校圖書館降低服務成本的策略[J].農業圖書情報學刊，2009（12）：208-212.

[5] 黃淑，時冬梅.地方高校圖書館采購招標及分編業務外包探析[J].科技信息，2008（24）：613-614.

[6] 李琴.建設節約型高校圖書館的核心問題[J].情報雜志，2009（2）：121-122.