現代圖書管理系統中的動態清點工作——以 MELINETS為例

王晉月

(商洛學院圖書館,陜西 商洛 726000)

圖書清點工作是圖書館的基礎性工作之一,對于掌握館藏實際情況、及時發現相關業務環節中存在的問題具有重要的意義。[1]圖書實現自動化管理之前的清點工作,通常都采用閉館清點的方法。然而,對于藏書幾十萬甚至上百萬冊的現代圖書館來說,閉館清點會嚴重影響讀者服務工作。如何在全開放管理模式下做好館藏清點工作是現代圖書管理工作者所面臨的共同問題。[2]區分圖書狀態并分區、分批清點為圖書動態清點工作提供了思路。利用現代化設備與技術手段進行圖書財產的動態清點,省時、省力、準確、高效。在圖書動態清點過程中,圖書館流通、閱覽、編目等部門的一切工作可照常進行。[3]下面以北京郵電大學現代電子化圖書館信息網絡系統(MELINETS)的流通子系統為例,介紹該館對圖書動態清點工作的探索實踐。

1 準備工作

圖書清點是一項復雜而細致的工作,需要經過周密的部署和安排并借助于計算機進行數據處理,才能較高質量、較高效率地完成任務。[4]在正式的清點工作開始之前,應先選擇試點,為下一步人員和工作進度安排提供依據。

1.1 前期培訓工作

對所有參加清點人員進行培訓,使其認識清點工作對于圖書管理的重要性,了解和熟悉各種標記符號,[5]明確清點工作流程及各環節的工作方法。

1.2 清點工作制度

對圖書清點過程中可能出現的問題事先制定出統籌解決的辦法,這才能夠做到有的放矢。[6]建立圖書清點工作制度,制度中應詳細規定清點工作流程及各環節的應對措施,并在實施過程中不斷補充和完善,使工作人員有章可循,有據可依。

1.3 管理與檢查

工作管理和落實檢查是密不可分的,尤其是大型的圖書清點工作需要以此來保證清點質量。實行專人管理,對每天的工作量進行統計,對當日清點工作進行分析總結,及時修正細節問題,記錄工作情況,形成清點工作日志。同時,質量監督和檢查必不可少,要落實崗位責任制,做到事事有人負責,人人各司其職,不至于表面上“集體負責、人人有責”,而實際上卻“無人負責”。[7]

2 清點過程

動態清點工作是指在總體不影響讀者借閱的前提下,對圖書實行小范圍閉架并對圖書分區、分批進行清點。閉架清點圖書時,圖書存在還回、錯架等情況,此時將圖書分為在架、借出、還回 3種狀態,對不同狀態圖書分別處理是動態清點成功的關鍵。

2.1 在架圖書

在架圖書分 4種情況:信息無誤、信息有誤、錯架圖書、待修補圖書。清點步驟:進入流通子系統,逐一點擊“館藏管理”“圖書管理”“圖書盤點”項,利用 MELINETS流通子系統的盤點功能對在架圖書按排架順序進行清點。盤點方式選擇“直接掃入”,掃描圖書條碼號,核對題名、定價、索書號、庫位等信息,操作界面見圖 1。“信息無誤”的圖書清點后即可重新上架。“信息有誤”的圖書糾錯后要經過重新清點才能上架。架位屬于已清點區域的“錯架圖書”,按在架圖書類型清點后歸架;屬于未清點區域的“錯架圖書”,暫不清點,按正確架位進行歸架。“待修補圖書”即條碼、書標模糊的圖書或破損圖書,先進行清點,待重新換上條碼、書標或修補完成后再上架。

圖1 “在架圖書”清點界面

2.2 借出圖書

借出圖書不能夠用直接掃描的方式進行盤點,需要先將待清點圖書數據保存為文本文件后用“文件轉入”方式進行盤點。操作過程:在 MELINETS流通子系統館藏管理菜單下,點擊“圖書管理”項,以“圖書狀態”為檢索入口,移動下拉滑塊選擇“借出狀態”,檢索結果出來后再點擊“地點過濾”按鈕,將檢索結果另存為 Excel文件。利用 Excel排序功能按排架順序對借出圖書進行排序,[8]選出當日待清點圖書,把圖書條碼項放在表格第一列,將待清點的借出圖書另存為文本文件。盤點方式選擇“文件轉入”項,單擊“瀏覽”按鈕,選擇待清點借出圖書文件,單擊“轉入”按鈕,完成借出圖書的清點。操作界面見圖 2。

圖2 “借出圖書”清點界面

2.3 還回圖書

每天還回的圖書中都有待清點區域的圖書,當日還書工作結束后指定專人挑出這些圖書,次日進行清點,清點完畢后即可上架。清點步驟與“在架圖書”清點步驟相同。

2.4 清點工作記錄

清點工作比較繁雜,應建立清點工作日志,對發現的問題及時做好詳細記錄,并在書中夾條寫明情況以便做相應的處理。[2]同時,應將當日清點圖書的數據備份為 Excel文件,留待清點工作完成后建立流通財產帳。對于信息有誤的待糾錯圖書,應在備份文件中一一刪除。如果不刪除糾錯后的圖書還要重新清點,流通財產帳中也會出現重復條碼。

3 后續工作

3.1 遺失圖書的處理

遺失圖書有 2種情況,即在數據庫中顯示“遺失”的圖書和數據庫中顯示“在庫可借”而實際已經丟失的圖書。圖書清點工作的一個重要作用就是準確標記失蹤文獻,減少讀者的無謂查找。[9]具體做法是:圖書清點結束后,將所有“未盤點”狀態圖書打出清單,經查找確認無書后,即可將其視為遺失圖書。對標記為“遺失”狀態的圖書,要根據實際館藏情況,或重新采購,或上報書目、注銷處理。

3.2 流通財產帳的建立

按圖書分類或典藏地點建立流通財產帳。因不斷有新書入庫、圖書遺失等情況,流通子系統中的財產帳始終處于動態,清點工作完成后的流通財產帳是某一具體時段流通數據的原始依據。另外,目前多數圖書管理軟件都不具備數據處理的功能,Excel強大的運算功能為進一步的數據統計分析工作奠定了基礎。建立流通財產帳的方式有 2種:一是把清點過的在架圖書、借出圖書、還回圖書、問題圖書的數據合并起來,再按圖書分類或典藏地點建立流通財產帳。[8]另一種方式是在流通子系統館藏管理菜單下按圖書分類或典藏地點進行檢索,查詢流通財產帳,將檢索結果另存為 Excel格式。把上述 2種方式建立的 Excel表格進行比較,正常情況下兩份表格數據應該一致,若有出入,檢查錯誤原因并及時進行糾正。

3.3 清點數據統計分析

通過對現有圖書、遺失圖書、問題圖書(各種問題出現的次數、比例)、修補圖書的統計和分析,可以了解到哪類圖書的借閱率偏高,并根據數據分析結果調整采購策略。通過分析問題圖書出錯原因,從編目、典藏等各個環節入手提高書目數據質量。通過對遺失圖書的統計,提示我們一方面要加強流通工作人員對圖書的管理,另一方面要對讀者進行誠信教育,減少遺失現象的發生。

4 總 結

實踐證明,在保證圖書日常編目、借閱流通、讀者服務正常開展的前提下,采用動態管理的方法實現對館藏圖書的清點是科學、高效、可行的。[3]細致、全面的圖書清點工作能夠檢查并糾正書目數據中存在的各種問題,真正使館藏圖書與數據保持一致。了解并分析出現各種錯誤的原因,改進文獻流通和管理工作,使館藏更加標準化、規范化。

[1]周繼紅.藏書建設之圖書清點的意義[J].科技信息,2010(21):252.

[2]葉 翎,楊 敏,原 增.圖書館全開放管理模式下匯文系統的圖書清點[J].中華醫學圖書情報雜志,2010(2):74—77.

[3]許培云,吉久明.館藏圖書動態清點的設計與技術實現[J].圖書館學研究,2004(4):96—98.

[4]李湖生.圖書清點的基本流程及其綜合設計方案[J].現代圖書情報技術,2008(12):86—89.

[5]林小群.如何做好圖書館的圖書清點工作[J].圖書館學研究,2006(4):92—94.

[6]袁家巒.談圖書資料的清點工作[J].科技情報開發與經濟,2010(5):174— 176.

[7]劉 契.高校圖書清點工作探討[J].大眾科技,2008(8):134—135.

[8]王晉月.Excel在現代圖書管理軟件中的應用研究[J].晉圖學刊,2009(5):24—29.

[9]王惠芳.館藏圖書清點的方法與步驟[J].農業圖書情報學刊,2005(10):68—69.