國有大型企事業單位分布式科技信息資源的共建共享模式探討

唐 迪,蔡 敏 ,黎 琳

(中國工程物理研究院科技信息中心,四川 綿陽 621900)

隨著信息時代的來臨,國有大型企事業單位在科技信息資源建設方面也將面臨新的機遇和挑戰。國有大型企事業單位的特點是機構龐大,下屬的各研究所每年產生大量的科技信息資源,但由于各部門地域分散,沒有統一的資源整合機制,各單位的信息資源未能很好地開發利用[1]。特別是有的單位每年都會產生大量具有很強專業特點和學科特色的科技文獻,由于沒有專門的機構對這些科技文獻進行統一收集、開發,致使這些科技文獻仍分散在各下屬各研究所,未能很好地實現交流共享,其學術價值未能得到充分發揮。本文試圖建立一種分布式科技信息資源的共建共享機制,以促進國有大型企事業單位科技信息資源的整合利用,使這些資源在科研生產中發揮出更大的作用。

1 國有大型企事業單位分布式資源體系的特征

1.1 科技信息資源的全與精

國有大型企事業單位一般下設有專門從事文獻信息服務的機構——信息中心(或稱情報中心、圖書館等)。信息中心作為整個單位的信息服務機構,兼顧各研究所的文獻信息需要,在館藏文獻采購、收集方面需總攬全局,講究較強的計劃性、廣泛的覆蓋率,一般會呈現出大而全的狀態。而另一方面,各研究所在科研生產中產生的科技信息資源專業性較強、內容精煉。此外,各研究所還存有其主辦的各種學術會議文集、研究生培養產出的博碩士學位論文、下屬編輯部門的科技期刊等,尤其是一些沒有正式出版的內部刊物、項目資料、技術方案,經過長期積累,已具備一定規模,極具參考價值。

1.2 服務方式的專與泛

信息中心作為資源建設與服務的專業機構,在信息服務人員的使用上,綜合考慮了學科設置和信息服務崗位的合理配置。信息服務人員將信息資源分類、加工,使數字化工作達到標準化、規范化。如果研究所產生的科技信息資源不經過信息中心的整合,進而統一提供服務,就不能很好地實現共享。

1.3 資源管理信息化程度的高與低

當前信息服務機構的信息化建設得到了前所未有的發展,信息服務領域的自動化管理系統、智能化服務平臺紛紛投入使用。國有大型企事業單位的信息中心已實現了資源數字化、服務網絡化,并在此基礎上為各研究所科研人員提供資源統一檢索服務和更深層次的知識服務。相對而言,各科研所由于其工作重心不同,對留存的科技信息資源在保存和利用上都比信息中心要稍遜一籌。

2 國有大型企事業單位分布式資源共建共享的現狀

2.1 資源共建共享的網絡條件齊備

國有大型企事業單位分布式資源共建共享的模式大致有兩種:區域內共建共享和全國性共建共享。有的企事業單位下屬機構分布相對集中,屬于區域內共建共享;另外一些企事業單位的下屬機構分布在全國各地,屬于全國性共建共享。但無論是哪種分布情況,各單位在國家積極倡導信息化建設的大環境下,都建成了單位內互聯的科研專網,所以分布式資源共建共享的網絡環境建設是具備硬件條件的。

2.2 資源共建共享的制度不健全

目前國有大型企事業單位資源建設的宏觀制度不甚健全,缺少整體協調和統一規劃,這就導致信息中心和科研所資源建設無法形成合力。各研究所對其自主產生的信息資源仍處于自己管理、自行保存的狀況,共建共享的觀念比較淡薄。雖然有一些信息資源建設的協會、學會、工作委員會,但在行政主管上級沒有出臺政策文件的情況下,資源共建共享的開展始終得不到有效保障,共建共享常常成為空洞的口號。

2.3 資源共建共享缺乏有效的管理和技術手段

許多單位還未制定資源共享的元數據標準,各研究所的數據標準未得到統一。雖然成員單位之間互聯的科研專網已經建設完成,但分布在各研究所的資源檢索系統仍存在兼容問題,各單位還未建立起適合所有成員單位上傳、下載、檢索資源的網絡應用平臺。更為關鍵的是,在專網共享條件下,信息資源的訪問授權將是一個技術性難題。

3 國有大型企事業單位分布式資源共建共享的模式

3.1 樹立大資源觀,建立資源共建共享強有力的協調機制

首先要強化信息資源建設的全局觀,提高成員單位對資源共建共享的認識。建立一個強有力的領導協調機構進行宏觀調控,實行統一領導、全面規劃、統籌安排[2]。以中國工程物理研究院(以下簡稱我院)為例,就是要形成院、院屬各研究所、院科技信息中心三方協調,共同建設的局面。

建立院級科技信息資源建設領導小組,其主要職責是制訂和規范科技信息資源的收集、管理、發布的具體實施辦法,統籌規劃科技信息資源建設并協調管理,主持召開院科技信息資源的工作會和業務交流會。

院科技信息資源建設領導小組下設院科技信息資源管理辦公室,管理辦公室設在科技信息中心,負責院科技信息資源的日常管理工作。主要負責貫徹落實領導小組制訂的科技信息資源管理實施辦法;組織開展院科技信息資源管理工作的政策宣傳和業務培訓,組織全院科技信息資源的收集、管理、利用、發布工作;負責院科技信息資源共建共享平臺的建設和維護,并負責院科技信息資源數據庫的建庫和更新工作。

院屬各研究所設立相應的所級科技信息資源管理部門,負責本所的科技信息資源業務工作。主要開展以下工作:根據院科技信息資源建設領導小組下發的科技信息資源管理實施辦法,組織制訂本所的科技信息資源管理實施辦法,以確保本所科技信息資源管理工作的正常開展;負責本所科技信息資源的收集,組織保密審查并協調定密工作,按相關規定利用資源共建共享平臺及時向院科技信息資源管理辦公室報送資源[3]。

3.2 加強對共享資源的整合利用,提升信息資源保障能力

在共享機制健全、資源收集途徑順暢的條件下,要進一步加強對資源的開發利用,提升資源的服務能力,建立統一的網絡共享訪問平臺,大力推行自有資源的數據庫建設,使成員單位實現快捷的信息查詢利用[4]。目前我們正在進行中國工程物理研究院學術會議論文數據庫、中國工程物理研究院博、碩士學位論文數據庫和中國工程物理研究院院內出版物數據庫等的建設,以方便我院科研人員進行查詢。

元數據設計是數據庫建設的基礎。以我院會議論文數據庫元數據設計方案為例,根據“我國數字圖書館標準規范建設”項目的子項目“專門元數據規范”的研究成果《會議論文元數據規范》,該數據庫對會議論文的元數據進行了規范,制定了 12個核心元素(如表 1所示)。

表1 中國工程物理研究院會議論文核心元數據

在借鑒國內外著名會議論文數據庫元數據設計思路的基礎上,根據我院產出資源的實際情況,我們設計了既符合實際檢索需求,又能與其他會議論文數據庫相兼容的元數據方案。新建立的中國工程物理研究院會議論文數據庫不僅能方便科研人員檢索、瀏覽,同時也有利于與已有的資源進行有效整合,如表 2中列出的中國工程物理研究院學術會議論文數據庫元數據項。

表2 中國工程物理研究院學術會議論文數據庫元數據應用方案

續表2

在元數據設計方案形成后,我們根據原始文獻的不同狀態設計了不同的資源加工流程,并對數據庫建成后的具體服務方式進行了設計。不同種類的原始資源經過資源加工層的數字化處理后,存儲到資源存儲層的具體數據庫里,形成真正意義的數字資源——中國工程物理研究院科技文獻數據庫。數據庫管理系統對資源存儲層的數字資源進行數據的索引和發布,在應用層為用戶提供數據查詢。同時,在應用層還可以開發其他的應用系統,為科研人員提供更加多樣的服務形式。

圖1 中國工程物理研究院科技文獻數據庫體系結構

4 結 論

科技信息資源共建共享是衡量國有大型企事業單位科研水平的重要因素之一,也是提高信息資源利用率和提升科技交流能力的重要途徑。國有大型企事業單位應積極開發下屬各研究所的自主信息資源,將分布式信息資源整合起來統一提供服務,才能使其更好地為科研生產所利用。

[1]王 燕.我國信息資源共建共享的主要問題[J].大學圖書館學報,2008(2):75—78.

[2]羅曉蘭,肖希明.我國信息資源共建共享的政策保障機制 [J].情報科學,2009(3):360—364.

[3]袁曦臨.信息資源共建共享模式及其理論基礎研究[J].圖書情報工作,2008(9):102—105.

[4]張會田.一種分布式外刊資源共建共享服務系統設計與實現[J].現代圖書情報技術,2004(3):13—16.