企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)策略分析

張韜

（中冶南方工程技術(shù)有限公司，信息網(wǎng)絡(luò)中心，湖北 武漢 430223）

1.國內(nèi)企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館的建設(shè)分析2004年12月，江蘇省電力公司建立了國內(nèi)第一家企業(yè)數(shù)字檔案館，該項(xiàng)目的建成使我們對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)也有了直接的認(rèn)識(shí)。“江蘇省電力公司辦公自動(dòng)化、檔案管理現(xiàn)代化起步早、基礎(chǔ)好，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)覆蓋全省，各應(yīng)用系統(tǒng)廣泛使用，有一支技術(shù)水平高、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的檔案管理人員隊(duì)伍，這些都為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了良好的基礎(chǔ)條件”。[1]

通過對(duì)江蘇省電力公司數(shù)字檔案館的建設(shè)過程進(jìn)行分析，嘗試得出以下結(jié)論：

1.1 企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)具備的條件

一般而言，企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館應(yīng)具備一定的條件，作如下歸納：

1)發(fā)展數(shù)字檔案館是基于企業(yè)信息化發(fā)展到信息和系統(tǒng)集成階段的需求。

2)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理應(yīng)具備一定的信息化基礎(chǔ)，前期都有一套基于傳統(tǒng)檔案館業(yè)務(wù)的檔案管理軟件，即使軟件本身不具備數(shù)據(jù)集成的特性。

1.2 企業(yè)數(shù)字檔案館應(yīng)該完成的主要任務(wù)

1)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定：將國際、國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化為適應(yīng)企業(yè)需要的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

2)檔案數(shù)字信息資源的建設(shè)：檔案信息資源的采集、組織和開發(fā)利用。

3)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)：要滿足檔案管理的要求，核心問題是數(shù)字檔案的長期、真實(shí)性保存。

1.3 企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)要注意的相關(guān)問題

1)企業(yè)數(shù)字檔案館已經(jīng)突破了傳統(tǒng)檔案館的實(shí)體保管模式，檔案信息化不是孤立的，而是企業(yè)信息化的一個(gè)組成部分。

2)企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)需要巨大的資金和資源支持，很難有統(tǒng)一的模式可以遵循，企業(yè)所處的行業(yè)不同實(shí)現(xiàn)的方式會(huì)存在較大的區(qū)別：這與行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)定位、服務(wù)范圍、信息資源組織等諸多因素相關(guān)。

3)標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)字檔案館的建設(shè)基礎(chǔ)。電力行業(yè)能在全國各行業(yè)中率先建設(shè)數(shù)字檔案館，除了其所處的壟斷行業(yè)具備雄厚的資金實(shí)力外，長期以來電力行業(yè)重視標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，為其信息化奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)策略分析

作為企業(yè)管理的一個(gè)方面，檔案管理需要適應(yīng)企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展，遵從企業(yè)的戰(zhàn)略布局；受制于企業(yè)的內(nèi)部條件，如資金、人力資源等。因此，數(shù)字檔案館建設(shè)不可能是大干快上，必須按照相應(yīng)的策略實(shí)施。

2.1 樹立與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃相協(xié)調(diào)統(tǒng)一的理念

2.1.1 戰(zhàn)略對(duì)應(yīng)在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，企業(yè)信息技術(shù)戰(zhàn)略與企業(yè)整體戰(zhàn)略規(guī)劃息息相關(guān)，為了解釋企業(yè)戰(zhàn)略、信息技術(shù)戰(zhàn)略以及與之相應(yīng)的企業(yè)結(jié)構(gòu)和信息技術(shù)結(jié)構(gòu)之間的關(guān)系 ，Henderson 和Venkatraman提出了戰(zhàn)略對(duì)應(yīng)模型，簡(jiǎn)稱SAM模型。[2]如下圖所示，

SAM模型解釋了信息技術(shù)與企業(yè)戰(zhàn)略相互依賴的關(guān)系，將信息技術(shù)傳統(tǒng)的內(nèi)部定位提升到戰(zhàn)略高度，構(gòu)建了企業(yè)與信息技術(shù)之間的戰(zhàn)略“對(duì)應(yīng)”；同時(shí)內(nèi)部組織基礎(chǔ)構(gòu)架、業(yè)務(wù)流程與IT構(gòu)架的結(jié)合又制約著企業(yè)戰(zhàn)略和IT戰(zhàn)略的形成，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)鍵。模型認(rèn)為戰(zhàn)略的成功實(shí)施需要所有四個(gè)域的協(xié)同對(duì)應(yīng)，戰(zhàn)略對(duì)應(yīng)的管理能力與企業(yè)信息化建設(shè)及這一過程中的企業(yè)績(jī)效直接相關(guān)。

2.1.2 數(shù)字檔案館的服務(wù)能力滿足企業(yè)戰(zhàn)略核心業(yè)務(wù)

隨著企業(yè)信息化建設(shè)的深入開展，作為企業(yè)信息收集、處理、管理、開發(fā)利用的機(jī)構(gòu)之一，檔案館面臨著企業(yè)內(nèi)部不斷增長和變化的信息服務(wù)需求：企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、執(zhí)行與科學(xué)決策需要翔實(shí)、有效的信息支撐，員工需要優(yōu)質(zhì)高效的信息和知識(shí)服務(wù)。數(shù)字檔案館的服務(wù)能力是關(guān)鍵因素。

企業(yè)數(shù)字檔案館的服務(wù)能力應(yīng)滿足企業(yè)戰(zhàn)略核心業(yè)務(wù)要求。數(shù)字檔案館的服務(wù)能力是指服務(wù)能力是指檔案館以什么方式提供什么服務(wù)，以及為哪些人提供服務(wù)等。數(shù)字檔案館的服務(wù)能力必須與公司的企業(yè)戰(zhàn)略相匹配，把企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)分解到檔案管理的職能域，落實(shí)到數(shù)字檔案館的建設(shè)中。

2.1.3 數(shù)字檔案館的建設(shè)實(shí)施要站在企業(yè)信息資源管理全局的戰(zhàn)略高度上

要從企業(yè)整體信息資源建設(shè)的角度看待數(shù)字檔案館的建設(shè)實(shí)施，不能強(qiáng)調(diào)當(dāng)前數(shù)字檔案館的建設(shè)重點(diǎn)而忽視企業(yè)整體信息資源的統(tǒng)一規(guī)劃的工作。也就是說，信息資源的規(guī)劃布局要具備全局的統(tǒng)一協(xié)調(diào)的理念，在信息資源分類和組織上要統(tǒng)一規(guī)劃，形成統(tǒng)一的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)；而建設(shè)實(shí)施要考慮檔案信息化的優(yōu)先級(jí)，按照企業(yè)戰(zhàn)略布局的要點(diǎn)來進(jìn)行，突出重點(diǎn)。

2.1.4 數(shù)字檔案館的建設(shè)是一個(gè)不斷發(fā)展和適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的動(dòng)態(tài)過程

數(shù)字檔案館的實(shí)施是一個(gè)不斷發(fā)展和適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的動(dòng)態(tài)過程，獲得這種動(dòng)態(tài)能力的關(guān)鍵不是信息技術(shù)的應(yīng)用，而是檔案館應(yīng)用信息資源管理的方法和信息技術(shù)的支撐進(jìn)行檔案館業(yè)務(wù)流程的信息化及優(yōu)化重組，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案館的轉(zhuǎn)型。企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)目標(biāo)不是一個(gè)僅從功能上看很完善的應(yīng)用系統(tǒng)，而是由數(shù)字檔案館的建設(shè)而帶來相應(yīng)的企業(yè)文件管理流程的優(yōu)化、數(shù)字檔案管理能力的提升，從而能為企業(yè)核心業(yè)務(wù)提供有力的信息支持。

2.2 分階段、分項(xiàng)目與相關(guān)業(yè)務(wù)統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)同推進(jìn)

數(shù)字檔案館的核心內(nèi)容就是對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)--電子文件的管理，而電子文件的管理原則就是前端控制、全程管理與集成管理。

電子文件的前端控制主要表現(xiàn)為對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段實(shí)施有效控制，盡可能把電子文件全程管理的所有要求設(shè)計(jì)在系統(tǒng)之中，從而設(shè)計(jì)出功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。就是將檔案部門的介入時(shí)機(jī)確定在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，把傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)的后控制手段提前，在電子文件形成前采取行動(dòng)。[4]

因此，企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)必須與其他的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)在規(guī)劃階段即進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，以保證在建設(shè)過程中協(xié)同推進(jìn)，對(duì)電子文件實(shí)施前端控制，通過信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)保證文件的流轉(zhuǎn)全程受控，保證業(yè)務(wù)過程產(chǎn)生的電子文件能夠被捕獲，納入管理范圍。

2.3 長期穩(wěn)定的合作建設(shè)策略

企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)涉及到的信息技術(shù)復(fù)雜，涉及的業(yè)務(wù)范圍廣泛，檔案業(yè)務(wù)對(duì)信息系統(tǒng)的安全性，以及電子文件的真實(shí)、完整、長期可讀等方面的要求，決定了其建設(shè)過程必須保證其所采用技術(shù)路線的可持續(xù)。這需要選擇有實(shí)力的IT服務(wù)商提供技術(shù)保證。

合作建設(shè)體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

一是數(shù)字檔案館的建設(shè)是一個(gè)不斷上升的過程，電子文件的產(chǎn)生和利用會(huì)不停地追尋著新的信息技術(shù)而產(chǎn)生新的應(yīng)用需求，這種趨勢(shì)使得電子文件和數(shù)字檔案的管理技術(shù)必然隨著信息技術(shù)的進(jìn)步而進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，必須要有能把握檔案事業(yè)發(fā)展方向和建設(shè)目標(biāo)的檔案專業(yè)管理人員，和善于溝通、能把握IT技術(shù)發(fā)展的信息技術(shù)人員，建立長期的合作關(guān)系與有效的溝通機(jī)制。

二是企業(yè)與IT服務(wù)提供商之間的長期合作。企業(yè)數(shù)字檔案館不是涉及檔案業(yè)務(wù)部門的單一應(yīng)用，而是融入到企業(yè)文件產(chǎn)生的所有流程，是企業(yè)信息資源最重要的部分。再加上數(shù)字檔案館需要集成應(yīng)用的技術(shù)復(fù)雜，一旦建設(shè)并投入運(yùn)行，其后續(xù)的系統(tǒng)維護(hù)、升級(jí)需要有可靠的技術(shù)保障。

綜上所述，企業(yè)檔案館的建設(shè)面臨著共同的任務(wù)，存在共性的問題，但沒有統(tǒng)一的建設(shè)模式可以遵循，數(shù)字檔案館的建設(shè)也不是一蹴而就的，必須圍繞企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，根據(jù)企業(yè)信息化的總體建設(shè)要求，以及現(xiàn)實(shí)檔案信息化的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)進(jìn)行分析，來明確建設(shè)策略和關(guān)鍵問題，分步驟實(shí)施。

[1]張懷廉，季雪崗，李慎民.企業(yè)數(shù)字檔案館的建立（之一）.江蘇省電力公司數(shù)字檔案館概況.中國檔案.2005年第三期，P58、59

[2]黃菁.數(shù)字檔案館建設(shè)的新視角.檔案與建設(shè).2009年第二期，P4、5

[3]李進(jìn)宅.淺析電子文件時(shí)代的前端控制理論.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì).2009年第十三期，P79