冶金地質(zhì)檔案數(shù)字化利用與保密對策

彭桂

冶金地質(zhì)檔案是指冶金地質(zhì)工作人員在野外勘查和試驗過程中形成的具有保存價值的重要文字、圖表、數(shù)據(jù)和聲像等各種形式載體的文件材料，是冶金地質(zhì)工作最為珍貴的、不可重復(fù)獲得的第一手地質(zhì)資料，是一項重要的信息資源，也是國家的寶貴財富。冶金地質(zhì)檔案的數(shù)字化，簡單地講就是對現(xiàn)有的冶金地質(zhì)資料采用掃描或照相技術(shù)，將紙質(zhì)或?qū)嵨镔Y料信息用數(shù)字記錄方式存入計算機硬盤或光盤等介質(zhì)中，實現(xiàn)冶金地質(zhì)資料檔案的數(shù)字儲存并進行計算機管理和利用。當前，在充分利用冶金地質(zhì)檔案為我國經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)中，不可避免地要面對檔案保密問題，如何處理冶金地質(zhì)檔案數(shù)字化過程中充分利用和保密這樣一對矛盾關(guān)系，本文將談?wù)勛约旱膸c看法。

一、加快冶金地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，是科學(xué)發(fā)展觀的需要

當今社會是個信息瞬息萬變的社會，網(wǎng)絡(luò)和信息無處不在，每時每刻都影響著我們的工作和生活，然而當前我們的網(wǎng)絡(luò)上并沒有多少可以查詢、閱讀和傳輸?shù)囊苯鸬刭|(zhì)檔案信息,難以最大程度地供社會共享、為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。冶金地質(zhì)檔案數(shù)字化利于檔案工作者用計算機快速高效管理，利于使用者便捷和快速的查閱，從而提高檔案利用率，并且也是一種有效地保護原始實物檔案的方法。因此,變革傳統(tǒng)的冶金地質(zhì)檔案儲存和管理手段,加速冶金地質(zhì)檔案數(shù)字化進程是檔案工作在知識經(jīng)濟時代所面臨的重大課題，是時代的需要，更是科學(xué)發(fā)展觀的需要。

1.充分認識冶金地質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性

目前多數(shù)冶金地質(zhì)檔案檢索絕大部分仍是手工作業(yè)，速度慢，已不能適應(yīng)檔案利用者的要求。冶金地質(zhì)檔案部門需盡快采用計算機等現(xiàn)代化手段 ,加快對檔案資料進行著錄、加工、綜合分析,建立起不同類別的冶金地質(zhì)檔案資料信息數(shù)據(jù)庫，并建立相應(yīng)的電子文檔，有利于管理和查閱資料。單位工作人員和社會使用者要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息，社會形勢要求冶金地質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式。

冶金地質(zhì)系統(tǒng)對冶金地質(zhì)檔案數(shù)字化認識不到位，沒有形成共同推進的合力，冶金地質(zhì)檔案數(shù)量巨大，種類繁多，檔案的數(shù)字化建設(shè)繁重，絕非憑一館之力，以一朝之功就可以完成的，需要有關(guān)單位和各個部門的通力合作目前，地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中，缺乏權(quán)威機構(gòu)統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)管理，導(dǎo)致各個單位的檔案館在地質(zhì)檔案數(shù)字化上處于各自為戰(zhàn) 的狀態(tài)，數(shù)字化建設(shè)進展不平衡，忽視了地質(zhì)檔案數(shù)字化成果的共享功能建設(shè)。冶金地質(zhì)系統(tǒng)應(yīng)積極參加本局、本單位的網(wǎng)絡(luò)建設(shè),努力實現(xiàn)地質(zhì)資料的資源共享及地質(zhì)檔案的有償服務(wù)。

2.大力培養(yǎng)冶金地質(zhì)檔案數(shù)字化的人才隊伍

檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫，冶金地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是傳統(tǒng)業(yè)務(wù)方法與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)緊密結(jié)合的一項專業(yè)工作，需要一批具有冶金地質(zhì)學(xué)知識和掌握檔案信息整理技能，并精通計算機技術(shù)的復(fù)合人才。冶金地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中人才的缺乏已成為制約數(shù)字化成效的關(guān)鍵問題地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的成效，很大程度上依賴于專業(yè)人員在數(shù)字化之前的校對、整理和注釋說明，以消除冶金地質(zhì)檔案在內(nèi)容方面存在的各種閱讀理解利用障礙。地質(zhì)檔案管理人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展就必須采取積極措施抓好知識更新,加強計算機應(yīng)用知識和技能學(xué)習(xí),以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。同時冶金地質(zhì)檔案管理部門也要注意吸納引進專業(yè)人才。

3.逐步提高冶金地質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)手段

冶金地質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù),不能簡單地理解為買計算機,編程或買一份軟件,輸入或掃描計算機，而是一個開發(fā)過程。積極轉(zhuǎn)化引進的科技技術(shù)，加強高科技和設(shè)備的自主研發(fā)及相應(yīng)的管理措施。應(yīng)加大在高科技技術(shù)和設(shè)備研制開發(fā)和技術(shù)改造及維護方面的經(jīng)費投入和人才支持，鼓勵自主知識產(chǎn)權(quán)技術(shù)的開發(fā)，加強其開發(fā)的速度和力度，盡快建立適合于檔案數(shù)字化建設(shè)的計算機漢字編碼字符集與影像處理系統(tǒng)，以快捷完善的技術(shù)取代逐字輸入的落后方式，確保地質(zhì)檔案數(shù)字化過程中的高保真效果，以滿足現(xiàn)代科技快速發(fā)展的需要。

二、提高冶金地質(zhì)電子檔案利用率，是加快社會經(jīng)濟建設(shè)的需要

1.進行冶金地質(zhì)電子檔案權(quán)限設(shè)置，分級共享

從檔案利用的現(xiàn)狀來看,檔案部門為了充分挖掘檔案資料,提高檔案資料的使用效益,更好地為經(jīng)濟建設(shè)和改革開放服務(wù),緊緊圍繞 "開放檔案" 做文章,采取了一系列積極措施，檔案利用工作收效明顯,這一點毋庸置疑。但是,在具體操作過程中，確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。保護期內(nèi)的地質(zhì)資料只公開資料目錄，也可有償利用，但利用國家出資勘查、開發(fā)取得的地質(zhì)資料的，按照國務(wù)院地質(zhì)礦產(chǎn)主管部門的規(guī)定執(zhí)行。一旦秘密保管期限屆滿 ,使失去了保密的價值。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。對所保管的注有密級的檔案，應(yīng)當定期解密，否則就會影響檔案的開放利用。利用者必須承擔(dān)保密義務(wù)這樣既可提高檔案的利用率,又可防止涉密檔案的擴散和泄露。同時對用戶進行分類，進行權(quán)限設(shè)置，對應(yīng)于檔案的保密級別。

2.加大冶金地質(zhì)電子檔案的共享宣傳，建成良好激勵機制

在過去,冶金地質(zhì)檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡職盡責(zé)。但是在傳統(tǒng)保密觀念的影響下,檔案工作普遍存在重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用,有些很有價值的檔案長期被束之高閣,變成一文不值的廢紙,造成檔案資源浪費；使領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況,有效利用檔案，檔案管理人員的管理價值也大打折扣,造成惡性循環(huán)的浪費。冶金地質(zhì)檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源 ,不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制,積極主動地為冶金地質(zhì)行業(yè)安全管理服務(wù),為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù),為全面建設(shè)和諧社會服務(wù)。通過人機對話,依據(jù)使用者的要求,只要輸人任意一項關(guān)鍵詞 ,如資料名稱、類別、所在區(qū)域等相關(guān)信息均可從數(shù)據(jù)庫中檢索出有關(guān)的冶金地質(zhì)檔案信息,提供方便快捷的服務(wù)方式。通過冶金地質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè),努力實現(xiàn)冶金地質(zhì)資料的資源共享及冶金地質(zhì)檔案的有償服務(wù)。

三、 加強冶金地質(zhì)電子檔案保密工作，是可持續(xù)發(fā)展觀的需要

1.健全各種法規(guī)和管理制度

貫徹落實《保密法》、《檔案法》和《礦產(chǎn)資源法》,完善和嚴格檔案管理制度，加強對冶金地質(zhì)檔案保密工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立保密責(zé)任制，加強監(jiān)督與失泄密的責(zé)任追究。由業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的工作，明確責(zé)任，準確界定涉密范圍，落實誰主管 誰負責(zé)的原則。加大保密宣傳，關(guān)注和解決保密宣傳教育和日常保密工作中出現(xiàn)的實際問題，定期對涉密人員、涉密載體進行監(jiān)督檢查，對存在的隱患及時進行處理，有效預(yù)防失密、泄密事件的發(fā)生，并嚴追其責(zé)任、必要時交司法部門依法處理。

2.提高保密人員和使用者素質(zhì)

檔案工作者是檔案利用制度的直接貫徹者，對檔案的保密安全負有直接責(zé)任，必須具備較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)。加強涉密和保密人員的保密教育，使其了解保密法律法規(guī)、保密義務(wù)及責(zé)任，營造濃厚的保密氛圍。要通過保密培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使涉密人員、保密人員掌握相應(yīng)的保密技能，特別是計算機和互聯(lián)網(wǎng)的保密技能方面，注意電腦安全和涉密內(nèi)容安全，并定期更新殺毒軟件，避免在通訊和辦公自動化系統(tǒng)中泄密，掌握必要的技術(shù)防護和物理隔離知識，使保密人員具有一定的反竊密意識和能力。同時必須加強對檔案保密工作的宣傳，是檔案保密建設(shè)的客觀要求，能讓檔案利用者受到教育，知曉保密法律法規(guī)，明確在檔案利用過程中，尤其是在密級檔案的利用過程中所應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任與義務(wù)等， 使其知法而不犯法。

3.完善保密技術(shù)和手段

加大提高保密技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)安全，通過現(xiàn)代反竊密技術(shù)的研究，將有利于我們更好的開展保密工作案的查閱要根據(jù)利用者的情況確定相應(yīng)的利用方式，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式，應(yīng)依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效的管理，對于內(nèi)容未能完全開放或未解密的電子檔案，要有防下載和拷貝的加密措施，對有密級的信息內(nèi)容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行不定期的更換應(yīng)對利用的過程進行有效的、系統(tǒng)性全程監(jiān)控，并自動進行相關(guān)IP地址和賬號記錄，作為查證的依據(jù)根據(jù)，監(jiān)控的內(nèi)容定期進行分析、整理，查找不足，便于今后保密工作的開展。

正確處理好冶金地質(zhì)檔案數(shù)字化利用與保密的關(guān)系，積極尋找科學(xué)的管理方法和模式，結(jié)合工作實際，在確保信息保密安全的同時，合理利用檔案，為實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展和技術(shù)創(chuàng)新提供服務(wù)。