圖書館期刊現(xiàn)刊架位預(yù)留方式及計算方法

王長印

(吉林師范大學(xué) 圖書館，吉林 四平 136000)

架位預(yù)留，是指期刊現(xiàn)刊架區(qū)中為保證新到期刊能夠順利入架和分配架刊號，事先根據(jù)各類期刊增長頻率而預(yù)留出來的期刊現(xiàn)刊架位.它在保證當(dāng)年期刊排架、上架工作順利開展的同時，也為今后新增期刊預(yù)留出了擺放空間.預(yù)留方式和計算方法的科學(xué)與否，決定了期刊現(xiàn)刊上架是否順利和倒架工作量的大小.

1 架位預(yù)留方式

架位預(yù)留方式，是指期刊現(xiàn)刊正在使用的架位與預(yù)留架位之間的空間位置關(guān)系，大致可分為各自設(shè)立獨(dú)立的架區(qū)和混合編排兩種，在混合編排中又有單號預(yù)留和整層預(yù)留之分.通過組合運(yùn)用獨(dú)立成區(qū)與混合編排、單號預(yù)留與整層預(yù)留，從而形成多種多樣的架位預(yù)留方式.

1.1設(shè)立單獨(dú)預(yù)留架位區(qū)

設(shè)立單獨(dú)預(yù)留架位區(qū)，是指在期刊現(xiàn)刊原有架區(qū)以外設(shè)立專門的預(yù)留架位區(qū)，以供新刊上架閱讀.這樣做的好處是不會干擾原有期刊的排架，原有期刊和新到期刊在一定時間內(nèi)各自現(xiàn)刊架號保持不變，有利于快速查找新舊期刊.同時，因為新到期刊是在刊物達(dá)到一定數(shù)量時才加入到現(xiàn)刊原有架區(qū)之中，還利于工作人員掌握刊物的實(shí)際情況從而減少因情況不明造成的重復(fù)勞動；缺點(diǎn)是增加了工作量，當(dāng)新刊加入現(xiàn)刊原有架區(qū)時，需要重新分配架刊號，并且因為原有架位不足還要進(jìn)行倒架.

單獨(dú)設(shè)立預(yù)留架位區(qū)的方式使用的不是很多，但如果本館期刊數(shù)量原本十分龐大，新訂期刊因為空架架位統(tǒng)計不明或是其它原因暫時無法分配現(xiàn)刊架號，為了避免影響讀者閱讀和使用刊物，這種方式便能起到解決燃眉之急的作用.當(dāng)然，一些每年新訂期刊比較少的小圖書館，出于節(jié)省架位的考慮也可以使用這種方法.

單獨(dú)設(shè)立預(yù)留架位區(qū)的最大特點(diǎn)是獨(dú)立成區(qū)、整架預(yù)留.一個單獨(dú)的預(yù)留架位區(qū)，多是由幾個甚至十幾個期刊刊架組成，在未被使用之前都是整架空置.值得注意的是，不是所有新增期刊都必須放到單獨(dú)預(yù)留架位區(qū)，要以充分利用期刊現(xiàn)刊原有架位區(qū)架位為前提，只有當(dāng)原有架位區(qū)刪訂舊刊時空出的架位以及之前空置的架位都被完全利用后，才可以把新刊放置到單獨(dú)預(yù)留架位區(qū)，此時的現(xiàn)刊原有架位區(qū)期刊上架多以密集排架為主.并且，單獨(dú)預(yù)留架位區(qū)中的現(xiàn)刊架號排列方法、分類順序與現(xiàn)刊原有架位區(qū)都是相同的，二者是兩個并行的、有新舊之分的卻又密切相關(guān)的獨(dú)立系統(tǒng).

(示意圖一)期刊單獨(dú)預(yù)留架位區(qū)

■表示被完全使用的期刊刊架，黑色架區(qū)是現(xiàn)刊原有架區(qū)；□表示空置的期刊刊架，白色架區(qū)是單獨(dú)預(yù)留架位區(qū).

1.2預(yù)留架位區(qū)混編在現(xiàn)刊原有架區(qū)之中

混編，即混合編排，不設(shè)立單獨(dú)的預(yù)留架位區(qū)，不再把整個期刊刊架當(dāng)作預(yù)留單位，而是以單號或是整層為預(yù)留單位，二者單一或是混合使用，使得原來單獨(dú)的預(yù)留架位區(qū)的架位以化整為零的方式分散分配到現(xiàn)刊原有架區(qū)的各個單架之中，只保有一個統(tǒng)一的現(xiàn)刊架區(qū).

(1)密集排架、整層預(yù)留.這是指現(xiàn)刊架區(qū)排架時期刊與期刊之間沒有閑置空間，只在本小類下根據(jù)增訂頻率以層為單位進(jìn)行架位預(yù)留.這種方式的好處是可以最大限度的利用現(xiàn)有架位空間，新增期刊除頂替刪訂舊刊時空閑出來的架位外，一律擺放到預(yù)留架區(qū)，相對而言舊刊的位置變動比較小，較小的位置變動和大密度的集中擺放便于讀者檢索和工作人員管理.但缺點(diǎn)是一旦舊有期刊改版，開本由小變大則容易出現(xiàn)擺放空間不足的現(xiàn)象，那么改版期刊就要調(diào)整擺放位置和分配新的現(xiàn)刊架號.

(2)松散排架、單號預(yù)留.這是指根據(jù)本類期刊增訂頻率在現(xiàn)刊架區(qū)排架時每層期刊刊位都采取-1/2的方式，每層可以排四本期刊的只排三本期刊、可以排五本期刊的只排四本期刊或者三本期刊.采取這種預(yù)留架位方式是建立在新增期刊總量比較少的基礎(chǔ)之上的，刪訂舊刊所空出的架位和單號預(yù)留的架位便足夠新增期刊上架時使用.

(3)松散排架、單號預(yù)留+整層預(yù)留.這是指除了根據(jù)本類期刊增訂頻率在現(xiàn)刊架區(qū)排架時每層期刊刊位都采取-1/2方式的同時，還在每小類下設(shè)立整層預(yù)留架位區(qū).這種方式的好處是為今后很長一段時間內(nèi)新增期刊預(yù)留出了充足的架位空間，省去了因架位不足要反復(fù)倒架的麻煩.

(示意圖二)混編

在本示意圖中，■表示正在被使用的現(xiàn)刊刊架，但只是部分被使用，其中每架還包括預(yù)留架位，單架示意圖見下文“示意圖三”，所有黑色區(qū)域是混編后一個完全統(tǒng)一的現(xiàn)刊架區(qū).

松散排架與密集排架是對立統(tǒng)一的.二者在形式上是完全不同的空間擺放方式，但采取松散排架是為了給新增期刊預(yù)留出大量擺放空間，在一定時間內(nèi)省去反復(fù)倒架排架的麻煩，當(dāng)期刊增長到一定程度將所預(yù)留架位全部填滿時，松散排架就會演變成密集排架.在幾種預(yù)留架位方式中，“松散排架、單號預(yù)留+整層預(yù)留”是一種相對比較合理和實(shí)用的排架方式.

2 預(yù)留架位的計算方法及空架檢索表

2.1預(yù)留架位的計算方法及步驟

本預(yù)留架位計算方法和步驟的確定，是建立在“松散排架、單號預(yù)留+整層預(yù)留”基礎(chǔ)之上的.每層采取-1/2的辦法預(yù)留1到2個架位，層數(shù)為每排-1預(yù)留最后一層為預(yù)留架區(qū).

(1)理論上預(yù)留架位總數(shù)的計算方法.從理論上講，預(yù)留架位不等于現(xiàn)刊可使用空架數(shù)，預(yù)留架位包括已經(jīng)使用的預(yù)留架位和空置中的預(yù)留架位兩種，而現(xiàn)刊可使用空架數(shù)=現(xiàn)刊使用區(qū)空架數(shù)+預(yù)留架區(qū)空架數(shù).

第一步：現(xiàn)刊總架位數(shù)=總架數(shù)*每架架位數(shù)

如“示意圖三”中，第4架正面為36個架位，那么全架則有72個架位，如果全期刊部有50個期刊架，那么總架位數(shù)=50*72=3600，即3600個總架位.

第二步：現(xiàn)刊使用區(qū)總架位數(shù)=總架數(shù)*每架現(xiàn)刊使用區(qū)架位數(shù)

如“示意圖三”中，第4架黑粗字體表示的每架現(xiàn)刊使用區(qū)架位為36個，那么現(xiàn)刊使用區(qū)總架位數(shù)=50*36=1800，即1800個架位.

第三步：預(yù)留架位總數(shù)=現(xiàn)刊總架位數(shù)-現(xiàn)刊使用區(qū)架位數(shù)

如“示意圖三”中，預(yù)留架位總數(shù)=3600-1800=1800，即1800個預(yù)留架位.

(2)實(shí)際預(yù)留架位總數(shù)的計算方法.上文中提到的預(yù)留架位總數(shù)計算方法只是一個純理論概算，它呈現(xiàn)出來的是理想的計算模式，只有在此原則的基礎(chǔ)之上才能尋找出更合理和實(shí)際的計算方法以及步驟，在實(shí)際工作中每類期刊預(yù)留架位是不可能整齊劃一的.如果要準(zhǔn)確的計算出實(shí)際預(yù)留架位總數(shù)，還是要將每類期刊實(shí)際預(yù)留架位數(shù)逐個相加.方法及步驟如下：

第一步：每類期刊理論預(yù)留架位數(shù)=每年本類期刊平均增長頻率*預(yù)留年數(shù)

比如，某類期刊原本有18本，每年增加4本，減去刪掉的舊刊外，平均每年增長頻率≤2本，要求預(yù)留出未來10年的期刊架位.計算結(jié)果為，每類期刊理論預(yù)留架位數(shù)為2*10≤20，取最大值，即需要預(yù)留20個架位.需要說明的是，增長頻率都采用“≤”的取值方法，每年為1.5本的取≤2本，每年為3.4本的取≤4本，如此類推；每類期刊預(yù)留架位數(shù)，在取值時一律取最大值，這樣便能夠保證預(yù)留架位的充足性.

第二步：每類期刊實(shí)際預(yù)留架位數(shù)=每類期刊架區(qū)實(shí)際占有預(yù)留架位數(shù)+使用區(qū)空置架位(每類期刊實(shí)際預(yù)留架位數(shù)≥每類期刊理論預(yù)留架位數(shù))

接第一步中的事例進(jìn)行解釋，如果以“示意圖三”中的第4架為擺放刊架，那么此類期刊原有18本，將要占用第4架一側(cè)現(xiàn)刊使用架區(qū)全部18個架位；而剩下的6個單號預(yù)留架位和3個整層預(yù)留架區(qū)相加，實(shí)際上總共只有18個預(yù)留架位，無法滿足理論預(yù)留要求.為了滿足最大理論預(yù)留需求，就要擴(kuò)占另一側(cè)一層現(xiàn)刊使用架區(qū).這樣，此類期刊就占有19個預(yù)留架位和3個現(xiàn)刊使用區(qū)空置架位，那么其實(shí)際預(yù)留架位數(shù)=19+3=22.

第三步：實(shí)際預(yù)留架位總數(shù)=A類期刊實(shí)際預(yù)留架位數(shù)+B類期刊實(shí)際預(yù)留架位數(shù)+C類期刊實(shí)際預(yù)留架位數(shù)……

2.2空架檢索表

期刊現(xiàn)刊空架統(tǒng)計在新訂期刊

分配現(xiàn)刊架號過程中起到十分重要的作用，一般統(tǒng)計都是單純的列出現(xiàn)刊架號，如果再能輔以表格則更具有直觀性.下面以第4架一側(cè)為例列表說明：

(示意圖三)松散排架、單號預(yù)留+整層預(yù)留

黑粗體字表示現(xiàn)刊使用架區(qū)架位號，每層黑粗體字外的黑細(xì)斜體字表示各層的預(yù)留架號，最下一層黑細(xì)斜體字表示整層的預(yù)留架區(qū)，每層現(xiàn)刊使用區(qū)后的單個黑細(xì)斜體字表示單號預(yù)留架位，標(biāo)有“字符邊框”的黑粗體字架號是刪訂舊刊時及現(xiàn)刊數(shù)量不足以填補(bǔ)使用區(qū)時空置出的使用區(qū)架位，標(biāo)有“字符底紋”的黑細(xì)斜體字則表示此預(yù)留架號已經(jīng)被使用.通過以上方法來進(jìn)行標(biāo)記，就可以從列表中清楚快速的觀察到目前可使用的空架架位，以便按本館現(xiàn)刊架號分配原則進(jìn)行架號分配.

在期刊現(xiàn)刊的管理當(dāng)中架位預(yù)留起著舉足輕重的作用，只有科學(xué)的預(yù)留現(xiàn)刊架位才能有規(guī)律的排放新增期刊.否則不僅增加了不必要的倒架頻率，還對期刊本身的登錄驗收和排架上架起到阻礙作用，進(jìn)而防礙工作人員管理和讀者正常利用期刊.

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