談對EPC 總承包項目的工程資料管理

張燕 李可

工程資料管理是對有關建設項目的各類信息資料收集、儲存、加工整理、使用等的一系列工作，是對工程建設項目過程檢查、竣工驗收、質量評定、維修管理的依據。EPC總承包項目的資料管理是EPC總承包管理的重要內容之一，是工程項目管理的基礎工作，是實現項目目標控制的保證。工程資料的歸檔整理應根據國家標準GB/T 50328-2001建設工程文件歸檔整理規范，同時為滿足工程資料的存檔需要，還應綜合考慮滿足業主單位、行業標準及工程所在地城市建設檔案部門具體要求來進行統一編制和整理。EPC總承包工程項目的資料管理主要分為三部分:設計資料管理、施工資料管理、設備資料管理，資料管理要達到可靠性、及時性、適用性、擴充性和安全性，能夠真實反映EPC總承包項目的工程建設活動的全過程。作者依據多年從事EPC總承包項目的工程資料管理工作進行經驗介紹。

1 編制資料管理分級清單

通過編制工程項目資料分級清單，可以使EPC項目的工程資料管理過程中各階段具體工作資料編制內容一目了然，使工程資料管理在實施過程中所涉及的各項工作任務明確、清晰，同時也能使項目管理者準確的把握整個工程過程中的資料管理。另外，通過分級清單也能劃分資料管理內容和責任的分解，人員的分配落實以及資源的協調。本文用EPC總承包項目的工程資料分級清單，確定工程資料管理過程中所需的資料用表，然后再依此結構形式對各階段的資料管理工作內容做詳細的經驗介紹，見表1。

表1 EPC總承包項目的資料分級清單

2 設計資料管理

設計在EPC總承包工程項目的建設過程中起著承上啟下的關鍵作用，而設計資料則是工程項目設計的重要輸入文件信息，采用準確、可靠的設計資料，是對設計資料管理實現規范化和保證工程項目設計質量的關鍵。設計資料內容可按工作階段進行劃分，包括可行性研究、設計基礎文件和設計文件三部分內容。其中可行性研究包括:項目建議書及報批文件、可行性研究報告及報批文件、環境影響報告書及批復、設計任務書及報批文件等內容，此部分主要由業主單位辦理，由EPC總承包方的設計負責人進行收集整理。設計基礎文件包括:工程地質報告、水文氣象地震等其他設計基礎資料。設計文件包括:方案設計、初步設計及報批文件、施工圖設計、工程計算書、對施工圖的審批意見、設計合同等內容。

設計資料的管理也可以按設計資料的來源進行分類劃分，并落實相應的責任人。一般常由顧客提供的設計資料、各專業之間互提的任務資料和現場調查搜集的資料組成。對顧客提供的設計資料的管理，應由各專業設計負責人向顧客索要、接受顧客資料，并由設總組織各專業負責人進行驗證，并在顧客提供資料記錄單中記錄和簽收，形成書面文件，由各專業負責人簽字，作為設計依據，由設總保留。對各專業之間互提資料的管理，各專業之間互提資料內容應滿足編制的項目統一設計技術標準要求，互提資料的時間應嚴格按項目各專業設計進度表的要求執行，過程中形成的設計資料由設總負責將其與施工圖一并歸檔保存。對現場搜集的設計資料管理，應確認整理完整，做出收集時間、地點等標識，并簽字，經設總驗證后保存，屬歸檔范圍的應予歸檔。

目前國內具有工程總承包資質并承建EPC總承包工程項目的企業多為甲級工業設計院，在設計資料管理上具有成熟經驗，均能按GB/T 19001質量管理體系作業文件進行貫徹執行，對設計資料的管理較為規范。簡單來說，設計資料的管理就是對設計資料的輸入文件和輸出文件的控制，設計資料的輸入應按照記錄控制程序進行保存，設計資料的輸出應滿足設計文件標識和可追溯性的要求。設計階段的資料管理常由設計經理負責貫徹落實設計資料的管理，組織各專業負責人按照《建檔、歸檔和檔案管理規定》對設計成品文件和相關資料進行歸檔。另外，在設計階段資料的管理過程中應建立和推廣使用電子文檔管理系統(EDMS)來管理EPC總承包項目的所有設計文件，可將不同的信息按相應的方式分層次管理，建立EPC總承包項目的設計資料數據庫，設計的電子表格、文檔及圖形用目錄方式管理，并建立電子索引，紙質文檔也建立電子索引，便于檢索和查詢。

3 設備資料管理

設備資料主要包括設備供貨文件和設備隨機文件。其中設備供貨文件包括:設備技術協議、設備供貨合同、設備安裝圖紙等。設備隨機文件包括:設備裝箱清單、設備產品合格證、設備安裝說明書、設備使用說明書、設備出廠整機檢測記錄、設備外購件(電機、減速機等)的產品合格證和使用說明書等。特種設備(起重設備、壓力容器等)還需包括制造企業的生產許可證、安全生產許可證、監督檢驗證書等資料。設備資料的管理應能滿足機裝分包單位進行設備安裝和業主單位生產使用的實際需求。完整、清晰的設備資料管理不但體現了資料管理人員和EPC總承包項目部管理水平，而且也有助于設備安裝和調試的順利進行，另外也為生產單位投產后的設備日常運行管理及維修保養工作提供必要的依據，以提高設備管理質量。

EPC總承包單位對設備資料管理環節上還存在重視不足的現象，在設備資料管理過程中經常會出現設備資料不隨設備同時發到施工現場、設備廠家提供的設備隨機資料不全，另外由于EPC總承包的工業項目所定設備廠家較多，設備廠家所提供的設備資料各色各樣，設備資料不進行臺賬式登記，設備資料不分類整理成冊，常常給設備資料管理上造成了很多麻煩。為加強對設備資料規范化、高效的管理，EPC總承包項目部應制定明確的設備資料管理制度:1)編制實用的設備資料管理辦法，明確由設備經理負責設備資料的整理歸檔工作，設置專職設備資料管理員進行具體管理工作;2)在設備供貨合同中應明確設備供貨商提供設備資料的具體明細和時間要求;3)設備供貨商已將設備安裝圖、設備安裝說明書、設備使用說明書等設備資料在訂貨后即發到EPC總承包項目部;4)設備資料員將設備安裝圖和安裝說明書整理成冊，向EPC總承包項目部設備安裝工程師及分包單位提供，用于指導設備安裝;5)設備資料員登記設備使用說明書，匯總各設備的加油品質和用量;6)設備調試經理依據設備使用說明書編制設備單機、聯動調試方案，同時業主單位也依據設備使用說明書編制生產工人崗前培訓和設備維護等資料;7)設備資料員對所進場設備及設備資料進行臺賬式登記，在《設備臺賬基本情況表》中詳細記錄設備的廠家，型號，主要參數，出廠日期，安裝地點，使用日期等，以及設備資料(合格證、使用說明書、安裝圖等)的具體情況，及時整理歸檔并建立索引目錄。

4 施工資料管理

施工資料是對工程實體質量情況的真實反映，因此要求資料必須按照建筑物施工的實際進度及時整理，做到工程建設和資料整理同步進行，杜絕工程先結束，資料事后補的現象發生。施工資料由各分包單位編制和收集整理，按照檢驗批、分項工程、分部工程、單位工程進行劃分整理資料，分包工程完成后，將與工程有關的資料整理完畢交總包單位歸檔。總包單位為控制施工資料的及時性、真實性，不定期的對分包單位整理的資料進行檢查，確保資料與工程建設同步進行。施工資料也可根據控制資料用表、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料、檢(試)驗用表、建筑工程施工質量驗收資料進行劃分。其中控制資料用表、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料可具體分建筑與結構工程、鋼結構工程、給排水與采暖工程、建筑電氣工程、設備安裝工程、工業管道安裝工程、儀表及自動化安裝工程等。檢(試)驗用表包括原材料檢(試)驗報告、施工試驗報告及見證檢測報告。建筑工程施工質量驗收資料分單位工程施工質量驗收資料、分部(子分部)、分項工程驗收記錄、檢驗批質量驗收記錄。

目前國內的施工企業均普遍缺少有經驗的資料員，在實際的施工管理過程中經常存在施工資料編制與施工不同步，待竣工前進行補編，編制的工程資料準確性不夠，反復修改，存檔時間過長，甚至出現業主項目部、監理項目部已撤場還沒完成，不但造成補簽有關資料的麻煩，延長了項目管理周期，增加現場施工管理費用，甚至影響了工程款的支付。EPC總承包項目部應高度重視施工資料的管理工作，滿足工程項目更高的管理目標要求，以體現EPC總承包企業的管理水平和成熟管理經驗。1)EPC總承包項目部制定施工資料的管理制度，組織各分包單位進行單位工程的劃分，經監理和業主方確認，最終滿足業主方或工程所在地檔案館驗收要求。2)EPC總承包項目部制定施工技術資料管理流程、施工物資資料管理流程、施工質量驗收資料管理流程和工程驗收資料管理流程，統一工程施工資料的編制和組卷具體要求。3)EPC總承包項目部負責審查匯總各分包單位編制的施工資料，分包單位各自負責對分包范圍內施工資料的收集和整理，并對其施工資料的真實性、完整性和有效性負責。4)在分包單位進場時，總承包項目部應向分包單位進行編制資料目錄的技術交底。5)分包單位按EPC總承包項目部編制的工程資料分級清單進行資料的匯編，EPC總承包項目部總工程師和資料員在整個施工過程中必須對施工資料整理是否及時、系統、全面、標準等進行中間檢查監控。6)總承包項目部應使用計算機資料管理系統軟件，實現歸檔文字材料信息化管理。

5 結語

工程資料是進行建設項目竣工驗收的必要條件，也是對工程進行檢查、維修、管理、使用、改擴建的重要依據。EPC總承包項目的工程資料管理應該貫穿項目管理的全過程，并按照項目信息管理的要求及時整理，保證真實、準確。工程資料實現規范化、標準化管理，可以體現企業的技術水平和管理水平，是展現企業形象的一個窗口，進而提升企業的市場競爭力。為了適應現代化項目管理的需要，EPC總承包項目部應重視并加強對工程資料的管理，實行分級管理，建立項目信息管理系統，達到工程資料信息共用、資源共享，并為項目管理提供真實詳細的項目資料。

［1］ 王增羽．淺談建設項目工程總承包管理［J］．山西建筑，2009，35(35):191-192．