Access 與Excel軟件在住院藥房藥品盤點中的應用

李 輝，歐 茜，趙樹進，季 波（廣州軍區廣州總醫院藥劑科，廣州市 510010）

我院是一所綜合性三級甲等醫院，有臨床科室40個，床位1 800余張。我院住院藥房是藥劑科的重要組成部分，承擔著全院住院患者的用藥和管理職能，現有藥品約2 000余種，4個口服擺藥臺和1臺全自動口服擺藥機。其中口服拆零藥品約1 000余種，大部分盤點時間消耗在拆零藥品數據處理上，因此盤點難度遠大于其他藥房。如何提高住院藥房藥品盤點速度和降低盤點誤差率，建立行之有效的藥品盤點方法，是藥品盤點工作的關鍵。目前，我院應用“軍衛一號”醫院信息系統（HIS）盤點程序進行藥品的盤點，提高了盤點的準確性，但就住院藥房的實際工作而言其仍有不盡人意的地方。筆者針對藥品盤點中出現的問題，對住院藥房藥品盤點數據與備用服務器數據進行提取，通過Access與Excel設計和建立藥品盤點表，采用貨位編碼盤點法進行盤點。該方法減少了以往手工計算修正備用服務器數據的環節，操作更為靈活便捷，在確保數據處理準確無誤的前提下大大節約了集中盤點時間?，F將我院住院藥房盤點具體方法介紹如下，以資參考。

1 軟硬件平臺

硬件：處理器：P8400，內存：1 G，硬盤：160 G。操作系統：Windows9x/2000/XP，應用軟件：Office2000。

2 住院藥房以往盤點流程介紹

我院以往盤點模式借助“軍衛一號”HIS系統直接打印盤點單，采用貨位編碼盤點法固定在每月最后一周進行，盤點過程分前、中、后3個階段[1]，盤點時間約為4 h。

3 新模式下盤點的流程介紹

住院藥房新模式下盤點同樣借助“軍衛一號”系統，采用貨位編碼盤點法，并規定在每月中下旬周二晚上進行，盤點過程分前、中、后3個階段。由于“軍衛一號”HIS系統功能的缺陷，無法對備用服務器數據與盤點數據進行自動加減，新模式下盤點在數據處理上進行了較大的改進，將盤點后期龐大的備用服務器的數據處理工作提到了前期進行。新模式盤點時間約為2.5 h。

4 新模式下盤點前的準備

4.1 盤點前藥品擺放及出入庫維護

檢查貨柜藥品有無對應的貨位編碼，對于新增藥品或新規格、新劑型均應及時進行貨位維護，以免在盤點過程中出現盤點表中無對應藥品的現象。查看臨床科室藥品領藥單是否出庫，各藥房之間藥品調撥后是否入庫等。盡量讓所有該出庫的藥品全部出庫，該入庫的全部入庫。

4.2 盤點前數據準備

盤點時間確定后的當日下午藥師對口服擺藥臺、全自動口服擺藥機、二級倉庫以及借藥本進行清點，并將數據錄入備用服務器（全自動口服擺藥機藥品庫存數據可直接導入，口服擺藥臺、二級倉庫、借藥本數據需手工錄入）。待下班后庫存流向相對靜止時由庫管員通過“軍衛一號”系統調出“盤點數據表（book1）”和“備用服務器數據表（book2）”，并分別保留貨位號、藥品名、規格、數量、廠家、單位、藥品編碼?！癰ook1”與“book2”可分別依托“軍衛一號”HIS系統庫存管理系統中的藥品庫存盤點項目，直接將數據提取出來，不打印保存數據即可，同時在該程序根目錄下找到“STOCKMGR”文檔，此時該文檔就是我們需要的數據模板[2]。“book1”、“book2”示例分別見圖1、圖2。

5 應用Access將數據庫以藥品編碼為關聯進行匹配[3]

藥品編碼是HIS系統的核心部分，必須具備唯一性、科學性、穩定性和實用性。合理的藥品編碼不僅可確保醫院藥品數據庫軟件的正常運行，為查詢與藥品相關的信息提供方便，其具有的一致性（或統一性）還可方便不同類型數據庫間的對接，為今后在國內甚至國際間的藥品信息交流提供便利[4]。

圖1 “盤點數據表（book1）”示例Fig 1 Inventory data sheet（book1）

圖2 “備用服務器數據表（book2）”示例Fig 2 Backup server data sheet（book2）

庫管員利用其他藥師晚餐時間進行數據處理，主要是將“book1”與“book2”進行整合，最終得出一個無需手工計算的盤點表。利用Access并通過對藥品編碼的關聯進行數據匹配，保留“book1”所有記錄和“book2”的數量項目，再轉換成Excel表格“book3”，對“book3”的數量項目利用函數公式進行數據處理。具體如下：

（1）應用Access新建1個空數據庫，取名為“藥品盤點”，保存在適當的文件夾下。

（2）導入Excel數據表，在數據庫的“表”對象中使用導入，將“book1”和“book2”分別導入“表”的項目中。數據導入后生成“book1”和“book2”表如圖3所示。

（3）建立關聯，在鏈接屬性處選擇第3項即“包括book1中所有記錄和book2中鏈接字段相等的那些字符”。所建立關系界面如圖4所示。

（4）運行查詢向導，使用向導創建查詢，選項從第1表“book1”選“貨位號、藥品名、規格、數量、廠家、價格、單位、藥品編碼”，第2表“book2”僅選“數量”，生成“book2查詢”表。其運行查詢向導界面如圖5所示。

（5）運行“book2查詢”表，該表此時就是盤點數據表與備用服務器數據表以“藥品編碼”關聯進行了匹配，匹配結果在保留“book1”的基礎上增加了“book2”的“數量”項目。其匹配結果界面如圖6所示。

圖3 數據導入后生成“book1”和“book2”表Fig 3 “book1”and“book2”generated after data import

圖4 “book1”與“book2”建立關系Fig 4 Relationship establishment of“book1”and“book2”

圖5 運行查詢向導Fig 5 Operation inquiry guidance

圖6 “book1”與“book2”匹配結果Fig 6 Matching result of“book1”and“book2”

6 應用Excel進行排序、篩選

將“book2查詢”表導入Excel表格生成“book3”，隱藏藥品編碼項目并按藥品貨位號進行排序。運行函數公式計算出實際需要盤點的數據，同時在貨位編碼項目前插入盈虧項目和實際盤點項目，設置表格邊框、頁眉、頁腳、頁邊距等，以最節約資源的形式打印出紙質藥品盤點表。

7 盤點后的盈虧分析及處理

對于盤點中出現的數量盈虧，應及時進行復盤，查看口服擺藥臺和全自動口服擺藥機是否存在漏盤現象，查看二級倉庫藥品包裝是否完整，整包裝里是否有拆零的情況，藥品擺放是否到位，有無遺漏現象，是否有對應的藥品貨位編碼，復核人確認無誤后用正負號在盤點表中標注盈虧數量，將盤點表統一交庫管員管理，并由庫管員進行數據盈虧處理。

紙質藥品盤點表數據差別較大的藥品，可以通過與藥庫及各藥房相互對賬，查看藥品單品種流水賬，了解是否有漏發或錯發藥品的情況。對于某些不明原因的盈虧，暫不作盈虧數據的處理，通常在下月盤點時有可能出現該藥數據又回歸正常的現象，分析其原因可能是由于網絡繁忙，數據在某時間段暫時無法在后臺進行結算而造成[5]。

8 結語

依托“軍衛一號”庫存管理系統，從中提取數據并應用Access與Excel設計和建立藥品盤點表，采用貨位編碼盤點法進行盤點。該方法減少了以往運用手工計算修正備用服務器數據環節，避免了該環節手工操作可能導致的誤差；其盤點表的設計更加科學、合理，盤點操作過程更加方便、快捷，在確保數據處理準確無誤的前提下將每次盤點時間減少了近1.5 h。

[1] 彭?，摚愝x，楊曉敏，等.我院中心擺藥室藥品盤點工作經驗總結[J].中國藥房，2008，19（4）：279.

[2] 李 輝，季 波，張曉琳.我院對外藥房分區間小范圍盤點的實施方案介紹[J].中國藥房，2009，20（28）：2 236.

[3] 王寶玉，張啟瑜，陳壽權，等.應用Excel與Access解決信息匹配問題[J].醫學信息，2005，18（4）：296.

[4] 楊天燕，王 勁，姜柏玫，等.利用Access軟件實現藥品編碼升位[J].中國藥房，2006，17（18）：1 375.

[5] 徐江紅，姜 峻，郭正杰，等.基于“軍衛一號”醫院信息系統實現門診藥房的動態盤點[J].中國藥房，2007，18（31）：2 428.