醫院聲像檔案科學管理之淺見

孫長美

在當今信息化高速發展的時代，高科技的生產力在醫院占據著非常重要的位置，尤其在現代化管理的醫院里，記錄資料的信息載體正向高科技、多媒體的趨勢發展。臨床聲像技術資料因其圖文并茂、形象直觀、信息傳播速度快捷方便而使其在醫療、教學、科研等管理活動中的應用日趨廣泛，醫院圖書館收藏文獻資料的載體也由原先單一的紙質載體向磁、光、聲像介質等多種載體發展，這些新生資料無論從數量上還是質量上都在迅猛增加，重要的利用價值和高效的使用頻率，迫切要求醫院必須科學有效地管理好這些特殊資料。

一 、如何理解醫院聲像資料的分類及其意義

（一） 攝影資料

醫院的攝影資料是圖像資料的一種形式，由單張的或一組照片組成，將醫院在社會活動中直接形成的以靜止攝影影響為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。攝影資料除照片外，還包括幻燈片、攝影片。

醫院攝影資料的內容往往是醫院的發展歷程、醫院的建設與規劃、衛生改革、教學活動、科研項目、管理狀況、環境及臨床、手術、標本等的圖像記錄，是醫院寶貴的歷史資料和形象病案資料。例如，X射線攝影、內窺鏡攝影、顯微攝影、心電圖示波器波形及超聲診斷顯示圖像等已成為當今醫療輔助診斷的重要依據，醫學攝影資料已在醫學著述、遠程會診、臨床教學、疑難病癥研究、情報刊物和學術交流中大量使用，這足以證明醫院攝影資料在醫院聲像檔案中具有非常重要的地位。

（二）錄音資料

醫院錄音資料是將記錄聲音的信號通過機械的、光學的和磁性的方法轉變為電信號記錄在錄音載體上而形成的檔案資料，如錄音帶、唱片等。在電話會議、健康教育、醫患溝通、專家講座等活動中錄音資料既方便又靈活，所錄制的原始聲音是信息整理的可靠依據。

醫院錄像資料是通過錄像技術將運動著的視像和聲音組成的視聽資料，如錄像片、電影片。醫院錄像資料一般記錄了院內重大的社會活動、各類會議、文體活動和醫療、教學、科研、國內外交流中有代表性的事件，以生動形象的視覺和聽覺效果向社會及科技人員傳遞信息。它也是醫院宣傳自己、傳遞醫療科技信息、擴大知名度的有效方法，同時可以隨時再現事件及活動當時的場景，感受當時的氣氛。所以錄像資料同樣也是醫院聲像檔案中的一大寶貴資料。

醫院計算機可讀資料是將所需信息存儲在磁盤、光盤上，通過計算機作媒介，再現原始的聲音、文字、圖像的資料。隨著我國計算機技術、多媒體技術、通訊技術水平日益提高，醫院制作、使用計算機可讀資料的數量、頻率越來越普及，其中醫院制作的許多教學用多媒體光盤，在醫療、教學、科研中發揮著重要的作用。醫院的特殊行業特點，要求醫務工作者必須不斷學習新知識、掌握新技術、了解新病種，通過網絡定期開展繼續教育也是醫院提高醫療服務質量的一個有效管理模式，以至于計算機可讀資料同樣成為醫院聲像檔案中必不可缺的一大部分。

二、如何科學地管理醫院聲像資料

既然聲像資料在衛生事業的可持續發展中發揮著極其重要的作用，那么科學地管理好這些寶貴的資料成為一項非常重要的工作。從業務方面分類，醫院聲像資料包括兩方面內容：一是醫院在醫療、教學、科研、管理活動中自制的反映院內各項活動的聲像資料；二是為傳遞文獻及其他信息由有關部門從院外采購的各種聲像資料。無論是自制的或是采購的聲像資料，都應進行科學化、標準化、規范化的管理。

只有成立專業的管理機構，才能有效地、科學地、標準化地、規范化地管理好聲像資料，才能最大程度地發揮好聲像資料的價值。醫院應該成立信息管理中心（或電化教育中心），在信息管理中心設立聲像資料管理室，聲像資料檔案庫房配套，配備具有專業知識的人員進行聲像資料的收集、制作和科學管理。如果尚無設立聲像資料管理室，也可根據本醫院的實際情況由圖書館（室）負責管理此項工作。信息管理中心需及時將聲像資料送交圖書館（室），圖書館（室）應指定專人對醫院隨時產生的聲像信息進行收集、制作和科學管理。

醫院聲像資料的管理制度參照檔案管理制度執行。自制的各種聲像資料應由相關科室或人員填寫申請單，經管理部門核準后分配給制作人員制作。所有制作成品均應建立登記制度，由聲像資料管理室統一入庫歸檔保管。院外采購的聲像資料也應交由聲像資料管理室統一管理。所有聲像資料必須備份后歸檔。

聲像資料的價值還體現在它的再利用上，因此只把資料入庫還不行，還需建立完善的借閱制度。科室和個人需借閱館藏的聲像資料時應認真閱讀冊內備考表或資料情況說明，填寫借閱單，用畢及時歸還，以保證聲像資料的系統性、完整性和再使用性。科室或個人借閱聲像資料需嚴格根據文獻保密等級來操作。

由于信息產業化的飛速發展，從事醫院聲像資料管理的工作人員必須緊跟時代的步伐，以應對瞬息萬變的信息化發展，做到科學有效地收集、制作、管理和利用聲像資料，這就要求從事醫院聲像資料管理的工作人員要定期培訓， 以期隨時了解信息產業的新動態、獲取信息產業的新知識、掌握處理聲像資料的新技能。

只有對聲像資料建立起一整套完善的管理程序，才能談得上是對醫院聲像資料的科學管理，才能更好地發揮醫院聲像資料的科學作業。醫院聲像資料管理程序可以借鑒圖書檔案的管理，包括：分類、編目、館內閱覽和外借等工作程序。

對屬于收集與歸檔范圍的聲像資料，應當按照規定定期向醫院聲像管理室移交，集中整理歸檔，一般不跨年度，任何科室或個人不得據為己有；對存有疑義的資料應采取必要措施進行鑒定；對反映同一內容的若干聲像資料，應選擇主題鮮明、影像與聲音清晰、畫面完整；對照片資料應底片照片一致、說明齊全。

由于聲像資料記錄信息的方式和介質不同于一般的印刷型資料，所以它的分類首先應按載體類型及規格分類。對同一類型與規格的載體再參照《中圖法》按學科內容分類。在對聲像資料分類整理的同時確定保管期限、密級。

對聲像資料的著錄應依據《非書資料著錄規則》（GB3792.4-85）進行，也可參照《中國編目規則》中“錄音資料”、“影像資料”、“靜畫資料”的著錄項目與格式揭示各文獻載體的外表特征和內容特征，并根據檢索需要建立相應的目錄或索引。

借閱分館內閱覽和外借兩種形式。有條件的醫院可在圖書館（室）內建立聲像資料視聽室，配備相應的視聽設備，供讀者在館內視聽。外借聲像資料應該像圖書外借一樣根據外借制度辦理，在其提供利用前應在緩沖間過渡幾個小時。

三、醫院聲像資料的保管要求

聲像資料的保管不同于普通紙質圖書、檔案的保管要求，由于其載體由膠片、磁帶、光盤等特殊的材料制成的，保管聲像資料就比紙質文獻更為講究，要求更嚴格。諸如對溫度、濕度、包裝、存放等方面均有嚴格要求，否則，將造成聲像資料的過早退化和損壞，影響清晰度，給使用帶來困難。如果保管不善將會給醫院造成不可估量的損失。

膠片要有獨立包裝、手指不能接觸表面。存放的環境溫度在15℃～20℃，相對濕度為60%～70%，要防霉、防干燥、防曬和防塵。長期儲存環境，24小時內溫度的周期變化不應大于±2°C，相對濕度變化不應大于±5%。中期儲存環境，24小時內溫度的周期變化不應大于±5°C，相對濕度變化不應大于±10%。為保證儲存庫的溫度溫、濕度條件，應配備獨立的調節系統。

使用和保管錄音帶的所在處，其外部磁場強度應低于50奧斯特，錄音磁帶應保存在抗磁盤內，避免激烈的碰撞和高溫，取拿磁帶應拿其邊沿部分。要使磁帶上的信息長期保存，必須定期地進行轉錄。保存環境溫度應低于20℃，相對濕度為45%～50%。