財務檔案的管理與有效利用

張樸

（張樸：北京理工大學。）

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的有保存價值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。檔案之所以具有這種憑證作用，其主要特點就在于它的原始性強，具有其他資料不可替代的功能和作用。

一、財務檔案的歸集

財務檔案是由財務部門歸集，一般先在財務部門保存3—4年以后，才移交到單位檔案館，這就涉及到財務檔案在財務部門的歸集、裝訂和保管存放、移交時間、相關的借閱手續、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續和程序等。財務檔案主要包括兩方面的內容：一方面是會計憑證、賬本、財務報告、銀行存款日記賬、工資發放明細表等等；另一方面，是發票存根，比如：行政事業收費憑證、服務業統一收據、內部收據、單位間往來款收據等，這些財務檔案構成了單位日常經濟業務的收入和支出情況，完整的反映經濟業務財務狀況。隨著電算化的普及，會計檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式，歷年的會計數據不僅以打印的紙質以及原始單據形式保存，還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。

二、財務檔案管理存在的問題

檔案管理意識淡薄，管理制度不完善：由于受傳統檔案管理思想及檔案自身保密性、利用滯后性等特點的影響，財務部門領導、員工對檔案工作缺乏足夠的了解和認識，檔案專業管理意識不強，對檔案基礎工作如：歸檔、立卷、裝訂、裝盒、上架重要性認識不夠。

有的單位雖然指定了檔案管理人員，但并不是專人專崗，有時，因為有事情忙不開了，其他人就過來幫忙，檔案裝訂時，由于一時疏忽，顛倒了憑單順序，需要拆開重新裝訂；合同裝訂需要特別注意，底邊疊三角對折與憑單紙平行，但工作人員往往圖省事直接對折裝訂，結果造成審計人員在審計時無法打開合同，看不到完整的檔案信息。

財務檔案保管工作是財務部門的一項日常性業務工作，包括：檢查檔案的排架、溫濕度監測、庫房保潔和安全保衛、檔案的修復工作等等，但是，在未移交檔案之前，財務部門將檔案庫房當成了儲藏室，單位里發的水果沒有地方放，就堆到檔案庫房；從辦公室淘汰下來的辦公家具等，也都堆到庫房的角落里，科學保管檔案的意識不強。

三、改進財務檔案管理的措施

思想轉變是做好檔案管理工作的關鍵，信息化建設固然重要，但檔案基礎工作是記錄經濟活動的重要載體，需要工作人員具備細致、準確、耐心的工作態度，提高財務檔案的日常管理、查閱管理（對內、對外要求一致）、登記工作。

由于財務檔案工作具有服務的社會性、管理的復雜性等特點，促使財務檔案工作人員從事務型向專業型轉變，強化檔案管理部門業務指導、監督。日常工作中，建立和健全相關的財務檔案管理制度，比如：綜合性的規章制度、檔案保管制度、檔案保密制度，從根本上加強財務檔案的管理環境和制度建設，以保障財務檔案的日常管理規范、有章可循。

財務檔案未移交檔案部門之前，要嚴格按照檔案的管理要求，延長檔案使用壽命。主要圍繞防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染而采取的防護性方法與治理手段。財務檔案載體是易燃物質，保管工作應特別注意防火，首先，要配備滅火器；其次，進入庫房嚴禁吸煙；對電源、線路、開關、照明設施要定期進行檢查并掌握消防器材的使用方法。

控制和調節庫房溫、濕度主要應該做兩方面的工作。一方面是防止和控制庫房外高溫、高濕影響庫房內，要采用封閉的方式，另一方面及時降低庫內的高溫、高濕，采用通風防潮的辦法，如果有條件，庫房內應配備溫濕度監測設備。

無論是自然光還是人工光，對財務檔案都有破壞作用，尤其是紫外光具有強烈的光化作用，破壞性更大，所以，要減少光照時間，采取遮陽措施，庫房內盡量使用自然光和普通鎢絲燈泡，無人時不開燈，減少光線的照射。

灰塵的成分很復雜，對財務檔案具有機械性、化學性和生物性破壞作用，使檔案字跡模糊、破壞紙張纖維，灰塵還是各種霉菌的傳播者，所以，要保持庫房內清潔衛生，如果庫房使用裝有軌道的檔案架，要及時恢復原位，用完后鎖緊、鎖好。

有害昆蟲對財務檔案危害很大，發現害蟲要及時處理；老鼠是財務檔案的天敵，庫房內禁止放置食品和雜物，檔案柜架和墻壁要保持一定距離。

為了使保管工作科學化，必須分析和把握造成財務檔案損毀的原因，一方面是財務檔案制成材料與記錄材料的質量，這是影響財務檔案保管壽命的內在因素，例如：質量好的憑單紙、發票等，有韌性、耐磨；再如，用鋼筆填寫和用圓珠筆填寫驗收單的保管效果，也存在很大的差別；用鋼筆書寫時，墨水質量的不同，其保管效果也不同。另一方面，是保管條件和保管方法，這是影響財務檔案壽命的外在因素。保管條件好，如溫度、濕度適宜，防護設施可靠，保管方法又科學，就能夠加速相應延長財務檔案的保管壽命。掌握內因和外因兩個影響財務檔案的保管壽命的因素，采取相應的措施，才能做好財務檔案保管工作。

會計電子檔案的特性不同于紙質檔案，決定了其在保存與維護方面的復雜性。如何保存、維護電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態，是檔案工作者急需解決的問題。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以，要建立一個適合于磁、光介質保存的環境，遠離強磁場和有害氣體等。

電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響，因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期的檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。對電子檔案的有效保存與維護，是一項及其重要而復雜的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護過程中，應充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件，來制定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。

四、財務檔案的有效利用

科學性要求，實質上是對服務性要求的一個補充，只有科學的思想和方法才能使服務達到高質量、高效率。它包括對財務檔案的挖掘和揭示，要依據邏輯學的原理進行信息分類、歸納和加工，例如：電子財務檔案的利用所涉及到的人員有保管人員、數據系統的管理人員、利用者及維護操作人員等。由于各自的工作性質和責任不同，因而要根據各種人員級別、層次進行使用權限的認定，系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據。電子檔案提供利用方式與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性，加強電子財務檔案科學的利用管理就顯得特別重要。

財務檔案中，簽訂的合同、項目來源是國家機密的，要嚴格遵守國家有關保密條例、政策或法令，存放在保密柜中單獨存放，所以，檔案的保密管理和利用問題是現實工作中經常遇到的一個非常實際的問題，必須認真嚴肅的對待，科學管理，及時解密，使檔案資料能夠真正對現實工作起到基本保障作用，既需要財務人員熟悉有關規定，照章辦事，也需要大家積極開動腦筋，及時應對新變化，解決新問題。

科學的財務檔案管理，從根本上保證財務檔案的安全和完整，通過有效的方法，揭示財務檔案的各種使用價值，分析經濟活動全過程，為管理者提供決策的依據。