論高校中外合作辦學(xué)檔案建設(shè)

畢曉芬

作為教育模式中的新興事物，中外合作辦學(xué)質(zhì)量是其生存和持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。為此，國家頒布了《中華人民共和國中外合作辦學(xué)條例》（以下簡稱《條例》）及與之相適應(yīng)的《中華人民共和國中外合作辦學(xué)條例實施辦法》（以下簡稱《辦法》）來保證合作辦學(xué)的規(guī)范性。而從目前的情況來看，相對于傳統(tǒng)高等教育模式，合作辦學(xué)在很多方面存在管理混亂、規(guī)范性差的問題。教育主管部門也正著手制定中外合作辦學(xué)質(zhì)量評估方案來加強管理。根據(jù)《教育部關(guān)于進一步規(guī)范中外合作辦學(xué)秩序的通知》（教外綜[2007]14號），建立中外合作辦學(xué)質(zhì)量評估機制將成為規(guī)范中外合作辦學(xué)的重要保證。作為各項評估體系中重要內(nèi)容的檔案建設(shè)，毋庸置疑將會成為制度性、規(guī)范性的合理體現(xiàn)。

一、改善中外合作辦學(xué)檔案建設(shè)的環(huán)境

（一）樹立法規(guī)意識

《條例》中確定了“擴大開放，規(guī)范辦學(xué)，依法管理，促進發(fā)展”的16字方針。從檔案管理的角度，檔案意識的確立是合作辦學(xué)規(guī)范性及合法性的重要前提。這就要求在實施合作項目的過程中，檔案工作人員應(yīng)認真學(xué)習(xí)《檔案法》，不僅在檔案的留存過程中要依法保證其真實性、完整性與安全性，而且要指導(dǎo)和監(jiān)督檔案的形成過程，使其成為歷史的再現(xiàn)。中外合作辦學(xué)作為一種政策性很強的運行機制，規(guī)范性、合法性與檔案意識的有機結(jié)合才是其生命力的源泉。

（二）建立合作辦學(xué)檔案評估體系

到目前為止，合作辦學(xué)的檔案建設(shè)缺乏一個合理的體系結(jié)構(gòu)作為依托。作為主管部門，《條例》第八條規(guī)定：“國務(wù)院教育行政部門負責(zé)全國中外合作辦學(xué)工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合協(xié)調(diào)和宏觀管理。國務(wù)院教育行政部門、勞動行政部門和其他有關(guān)行政部門在國務(wù)院規(guī)定的職責(zé)范圍內(nèi)負責(zé)有關(guān)的中外合作辦學(xué)工作。”可見主管部門眾多。而且，合作辦學(xué)項目的實施單位主體是中方與外方高校，對規(guī)范性的具體要求又不盡相同。鑒于這種狀況，合作辦學(xué)作為高等教育的有機補充，應(yīng)將其納入相應(yīng)的評估指標(biāo)體系。參照合理評估指標(biāo)體系進行檔案建設(shè)才能保證其權(quán)威性、可操作性、科學(xué)性與規(guī)范性。同時，教育主管理部門與學(xué)校應(yīng)共同致力于建設(shè)健康規(guī)范的政策環(huán)境，為合作辦學(xué)檔案建設(shè)提供操作上的保障與監(jiān)督。

（三）加強合作辦學(xué)承辦高校的重視

盡管《條例》第三條將中外合作辦學(xué)界定為“公益性事業(yè)”，但《辦法》第十六條第四款表明中外合作辦學(xué)者可以按要求取得合理回報。實際上，合作辦學(xué)已經(jīng)是一種WTO確認的教育服務(wù)貿(mào)易形式。作為外方合作大學(xué)，在文化交流的長期目標(biāo)以外，其短期目標(biāo)往往是將其視為投資獲利的手段。檔案建設(shè)體現(xiàn)的是活動過程和結(jié)果的記錄，有時需要長期的跟蹤，各種材料和數(shù)據(jù)的整理與分析又更是一項枯燥瑣碎的工作，短期內(nèi)難以看到利益。實際上，要保證合作辦學(xué)項目的可持續(xù)發(fā)展，真正培育高水平的合作項目，必須克服急功近利的思想，以規(guī)范有序的檔案建設(shè)體系來維護合作項目。檔案資料作為各種形式的可視材料，可以非常方便地進行流通，一方面可為優(yōu)質(zhì)教育資源和信息的共享提供高效率的支持，另一方面也是中外合作雙方互相監(jiān)督、互相促進的有效手段。

二、合作辦學(xué)檔案建設(shè)體系

（一）政策法規(guī)性文件

中外合作辦學(xué)是在國家法律允許和政策扶植框架內(nèi)的一項教學(xué)活動，各類政策法規(guī)性文件是其存在的生命線。對這類資料的匯集與分類整理，有利于合作項目承辦者熟悉各項法規(guī)政策，既能保證合作辦學(xué)不走彎路，在法律允許的范圍內(nèi)合理制訂發(fā)展規(guī)劃，又為合作辦學(xué)機構(gòu)依法享受國家規(guī)定的優(yōu)惠政策和自主開展教育教學(xué)活動提供了制度上的依據(jù)。對這類文件的整理，還應(yīng)將國外相應(yīng)法規(guī)政策納入體系，便于合作雙方對項目發(fā)展的把握。值得注意的是，在該類檔案的交流過程中，應(yīng)注意區(qū)分各類資料的保密級別，防止保密資料的流失。

（二）協(xié)議備忘類文件

合作過程中必然產(chǎn)生系列重要的協(xié)議性文件，對合作辦學(xué)的性質(zhì)、模式及具體運行環(huán)節(jié)等進行界定及說明的文件，這是雙方合作的實質(zhì)性基礎(chǔ)文件。這類文件的整理不但是一個積累的過程，而且是一個更新完善的過程。雙方經(jīng)過反復(fù)磋商，可能會產(chǎn)生大量的會議紀(jì)要與備忘，這就需要檔案管理人員在檔案分類、卷宗目錄及說明材料上多動腦筋，細致有效地開展工作。除了紙質(zhì)的各項材料，在對合作項目的日常管理與溝通中，產(chǎn)生大量的電子郵件，也應(yīng)注意分類、按時間段進行及時整理歸檔。此類文件因為觸及實際操作環(huán)節(jié)，所以顯得至關(guān)重要。

（三）教學(xué)文檔

對于中方高校來說，合作辦學(xué)的目的是為了引進國外優(yōu)質(zhì)教育資源、借助國外先進辦學(xué)模式與理念提高自身水平，最終體現(xiàn)在教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)管理水平的提高。對于本科教育來說，教育部建立了完整的評估指標(biāo)體系。而合作辦學(xué)具有其特殊性，需要建立專門的評估指標(biāo)體系來規(guī)范其教學(xué)文檔建設(shè)。在這種評估機制出臺前，檔案管理人員可參照本科教學(xué)評估體系中關(guān)于教學(xué)管理的指標(biāo)要求，對招生和學(xué)籍管理、教學(xué)管理、師資隊伍建設(shè)、教學(xué)設(shè)施管理、培養(yǎng)質(zhì)量反饋等進行原始資料的收集與匯總。

三、合作辦學(xué)檔案管理人員的配備

（一）歸檔意識與責(zé)任意識的培養(yǎng)

檔案工作發(fā)展到今天，已不僅僅是搜集、保管和利用檔案，從工作層面上已延伸至行政管理。這就要求檔案管理人員要有主動意識和檔案意識，具有高度責(zé)任心，熟知各項檔案法規(guī)，具備檔案專業(yè)知識，在檔案指標(biāo)體系不完備的情況下，發(fā)揮主動性和創(chuàng)造性，使檔案建設(shè)能夠更好地促進合作辦學(xué)質(zhì)量的提高。

（二）專業(yè)素質(zhì)的提高

相對于其他檔案管理，合作辦學(xué)特點決定了它對于專業(yè)人才素質(zhì)的要求較高。另一方面，管理人員水平較高也使得檔案建設(shè)能夠更好地發(fā)揮效率，為合作項目的管理與建設(shè)服務(wù)。首先，檔案管理人員在具備基本的專業(yè)素質(zhì)以外，應(yīng)具備一定的外語水平，這是由合作項目自身特點決定的。在合作辦學(xué)檔案建設(shè)中，外語水平的具備成為檔案管理人員主動開展工作的基本條件。這也使得檔案工作在合作辦學(xué)過程中不被邊緣化成為可能，為中心工作提供依據(jù)和支持。此外，在合作項目交流過程中，電子形式占據(jù)很大比例，很多無法納入我國現(xiàn)有檔案體系。這就要求檔案管理人員更新觀念，提高計算機操作能力，主動學(xué)習(xí)西方檔案管理體系與方法，熟練高效地開展工作。

合作辦學(xué)作為一種新興的高等教育模式，還處于成長期。在人們的傳統(tǒng)觀念中，檔案建設(shè)作為活動的記錄，往往滯后于事物的發(fā)展；合作辦學(xué)檔案建設(shè)好像還未經(jīng)歷長時間的積淀，緊迫性不強。事實上，由于發(fā)展時間短、發(fā)展勢頭相對來說過于迅猛，已經(jīng)產(chǎn)生了系列問題。在完善各項質(zhì)量保障體系及評估體系的同時，檔案建設(shè)可以成為一種行之有效的促進與管理手段。高校合作辦學(xué)檔案建設(shè)不僅會為評估指標(biāo)體系提供真實完備的基礎(chǔ)材料，更會在提高合作辦學(xué)質(zhì)量的過程中發(fā)揮更大作用。

［1］佛朝暉．中外高校合作辦學(xué)質(zhì)量保障體系建構(gòu)［J］．高等工程教育研究，2006． 6．

［2］尹美京．檔案意識與檔案工作的關(guān)系之我見［J］．檔案學(xué)通訊，2008．3．

［3］王素貞．淺議高校實物檔案的管理與利用［J］．廣州大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2007．8．