論高校中外合作辦學檔案建設

畢曉芬

作為教育模式中的新興事物，中外合作辦學質量是其生存和持續發展的關鍵。為此，國家頒布了《中華人民共和國中外合作辦學條例》（以下簡稱《條例》）及與之相適應的《中華人民共和國中外合作辦學條例實施辦法》（以下簡稱《辦法》）來保證合作辦學的規范性。而從目前的情況來看，相對于傳統高等教育模式，合作辦學在很多方面存在管理混亂、規范性差的問題。教育主管部門也正著手制定中外合作辦學質量評估方案來加強管理。根據《教育部關于進一步規范中外合作辦學秩序的通知》（教外綜[2007]14號），建立中外合作辦學質量評估機制將成為規范中外合作辦學的重要保證。作為各項評估體系中重要內容的檔案建設，毋庸置疑將會成為制度性、規范性的合理體現。

一、改善中外合作辦學檔案建設的環境

（一）樹立法規意識

《條例》中確定了“擴大開放，規范辦學，依法管理，促進發展”的16字方針。從檔案管理的角度，檔案意識的確立是合作辦學規范性及合法性的重要前提。這就要求在實施合作項目的過程中，檔案工作人員應認真學習《檔案法》，不僅在檔案的留存過程中要依法保證其真實性、完整性與安全性，而且要指導和監督檔案的形成過程，使其成為歷史的再現。中外合作辦學作為一種政策性很強的運行機制，規范性、合法性與檔案意識的有機結合才是其生命力的源泉。

（二）建立合作辦學檔案評估體系

到目前為止，合作辦學的檔案建設缺乏一個合理的體系結構作為依托。作為主管部門，《條例》第八條規定：“國務院教育行政部門負責全國中外合作辦學工作的統籌規劃、綜合協調和宏觀管理。國務院教育行政部門、勞動行政部門和其他有關行政部門在國務院規定的職責范圍內負責有關的中外合作辦學工作。”可見主管部門眾多。而且，合作辦學項目的實施單位主體是中方與外方高校，對規范性的具體要求又不盡相同。鑒于這種狀況，合作辦學作為高等教育的有機補充，應將其納入相應的評估指標體系。參照合理評估指標體系進行檔案建設才能保證其權威性、可操作性、科學性與規范性。同時，教育主管理部門與學校應共同致力于建設健康規范的政策環境，為合作辦學檔案建設提供操作上的保障與監督。

（三）加強合作辦學承辦高校的重視

盡管《條例》第三條將中外合作辦學界定為“公益性事業”，但《辦法》第十六條第四款表明中外合作辦學者可以按要求取得合理回報。實際上，合作辦學已經是一種WTO確認的教育服務貿易形式。作為外方合作大學，在文化交流的長期目標以外，其短期目標往往是將其視為投資獲利的手段。檔案建設體現的是活動過程和結果的記錄，有時需要長期的跟蹤，各種材料和數據的整理與分析又更是一項枯燥瑣碎的工作，短期內難以看到利益。實際上，要保證合作辦學項目的可持續發展，真正培育高水平的合作項目，必須克服急功近利的思想，以規范有序的檔案建設體系來維護合作項目。檔案資料作為各種形式的可視材料，可以非常方便地進行流通，一方面可為優質教育資源和信息的共享提供高效率的支持，另一方面也是中外合作雙方互相監督、互相促進的有效手段。

二、合作辦學檔案建設體系

（一）政策法規性文件

中外合作辦學是在國家法律允許和政策扶植框架內的一項教學活動，各類政策法規性文件是其存在的生命線。對這類資料的匯集與分類整理，有利于合作項目承辦者熟悉各項法規政策，既能保證合作辦學不走彎路，在法律允許的范圍內合理制訂發展規劃，又為合作辦學機構依法享受國家規定的優惠政策和自主開展教育教學活動提供了制度上的依據。對這類文件的整理，還應將國外相應法規政策納入體系，便于合作雙方對項目發展的把握。值得注意的是，在該類檔案的交流過程中，應注意區分各類資料的保密級別，防止保密資料的流失。

（二）協議備忘類文件

合作過程中必然產生系列重要的協議性文件，對合作辦學的性質、模式及具體運行環節等進行界定及說明的文件，這是雙方合作的實質性基礎文件。這類文件的整理不但是一個積累的過程，而且是一個更新完善的過程。雙方經過反復磋商，可能會產生大量的會議紀要與備忘，這就需要檔案管理人員在檔案分類、卷宗目錄及說明材料上多動腦筋，細致有效地開展工作。除了紙質的各項材料，在對合作項目的日常管理與溝通中，產生大量的電子郵件，也應注意分類、按時間段進行及時整理歸檔。此類文件因為觸及實際操作環節，所以顯得至關重要。

（三）教學文檔

對于中方高校來說，合作辦學的目的是為了引進國外優質教育資源、借助國外先進辦學模式與理念提高自身水平，最終體現在教學質量與教學管理水平的提高。對于本科教育來說，教育部建立了完整的評估指標體系。而合作辦學具有其特殊性，需要建立專門的評估指標體系來規范其教學文檔建設。在這種評估機制出臺前，檔案管理人員可參照本科教學評估體系中關于教學管理的指標要求，對招生和學籍管理、教學管理、師資隊伍建設、教學設施管理、培養質量反饋等進行原始資料的收集與匯總。

三、合作辦學檔案管理人員的配備

（一）歸檔意識與責任意識的培養

檔案工作發展到今天，已不僅僅是搜集、保管和利用檔案，從工作層面上已延伸至行政管理。這就要求檔案管理人員要有主動意識和檔案意識，具有高度責任心，熟知各項檔案法規，具備檔案專業知識，在檔案指標體系不完備的情況下，發揮主動性和創造性，使檔案建設能夠更好地促進合作辦學質量的提高。

（二）專業素質的提高

相對于其他檔案管理，合作辦學特點決定了它對于專業人才素質的要求較高。另一方面，管理人員水平較高也使得檔案建設能夠更好地發揮效率，為合作項目的管理與建設服務。首先，檔案管理人員在具備基本的專業素質以外，應具備一定的外語水平，這是由合作項目自身特點決定的。在合作辦學檔案建設中，外語水平的具備成為檔案管理人員主動開展工作的基本條件。這也使得檔案工作在合作辦學過程中不被邊緣化成為可能，為中心工作提供依據和支持。此外，在合作項目交流過程中，電子形式占據很大比例，很多無法納入我國現有檔案體系。這就要求檔案管理人員更新觀念，提高計算機操作能力，主動學習西方檔案管理體系與方法，熟練高效地開展工作。

合作辦學作為一種新興的高等教育模式，還處于成長期。在人們的傳統觀念中，檔案建設作為活動的記錄，往往滯后于事物的發展；合作辦學檔案建設好像還未經歷長時間的積淀，緊迫性不強。事實上，由于發展時間短、發展勢頭相對來說過于迅猛，已經產生了系列問題。在完善各項質量保障體系及評估體系的同時，檔案建設可以成為一種行之有效的促進與管理手段。高校合作辦學檔案建設不僅會為評估指標體系提供真實完備的基礎材料，更會在提高合作辦學質量的過程中發揮更大作用。

［1］佛朝暉．中外高校合作辦學質量保障體系建構［J］．高等工程教育研究，2006． 6．

［2］尹美京．檔案意識與檔案工作的關系之我見［J］．檔案學通訊，2008．3．

［3］王素貞．淺議高校實物檔案的管理與利用［J］．廣州大學學報（社會科學版），2007．8．