文物“四有”檔案工作初探——以佛山市兆祥黃公祠為例

梁厚蔥 （佛山市禪城區(qū)博物館 廣東佛山 528000）

文物“四有”檔案是指全國重點文物保護單位必須有保護范圍、有標志說明、有記錄檔案、有專門機構或者指定專人負責管理。全國重點文物保護單位是我國不可移動文物中的精華，具有重要的歷史、藝術、科研價值和舉足輕重的科學地位。從20世紀60年代起，國家文物行政管理部門就開始要求全國重點文物保護單位建立檔案。2003年國家文物局頒布《全國重點文物保護單位記錄檔案工作規(guī)范》（以下簡稱《工作規(guī)范》），提出了新的要求。

佛山是國家歷史文化名城，擁有豐富的文物遺存，據統(tǒng)計，佛山市共有全國重點文物保護單位4處，省級文物保護單位44處，市級文物保護單位262處。它們既是寶貴的文化遺產，也是文物檔案工作的重要組成部分。現以佛山市兆祥黃公祠為例，就如何按照國家文物局頒布的新標準、新要求做好文物“四有”檔案工作的有關問題作如下探討：

一、充分認識文物檔案的重要性，是做好文物“四有”檔案工作的關鍵

（一）文物“四有”檔案是文物工作的基礎和重要組成部分。兆祥黃公祠是廣東省文物保護單位，它是佛山現存規(guī)模最大、形制最完整和裝飾最豐富的祠堂式建筑，在佛山市的祠堂建筑中極具代表性，具有較高的歷史和藝術價值。要做好它的保護工作，前提是為它建立“四有”檔案。兆祥黃公祠于1989年6月11日被佛山市人民政府公布為佛山市市級文物保護單位、2002年7月17日公布為廣東省文物保護單位、2005年榮獲聯合國教科文組織亞太區(qū)文化遺產保護獎，其檔案在為這些榮譽稱號、級別的申報提供大量的文字、圖紙、照片等資料方面起到重要的作用。

（二）文物“四有”檔案是彌補文物損失的重要依據。對文物保護單位建立“四有”檔案，是保護文物不可或缺的主要措施和法律職責。文物的重要價值，在于它的歷史價值。鑒于文物的稀缺性和不可再生性，在對它們實施保護的同時，還必須對它們所反映的歷史信息予以有效的保存和備案查考，以盡可能地延長它們在有限的物理生命之外的歷史信息。在文物遭到盜竊或遭受自然災害、戰(zhàn)爭等不可抗力因素影響的情況下，文物檔案能夠準確反映文物保護單位的全面情況，為對損壞的文物進行修復或追索提供重要的依據。

（三）文物“四有”檔案記錄和反映了在開展文物保護工作中直接形成的并具有保存價值的材料，是進行文物考古發(fā)掘、保護、維修和研究的必要條件。建立“四有”檔案可充分體現出文保單位的歷史原貌；能使文保單位面向社會開展服務；對文保單位起到促進和優(yōu)化作用；可以挖掘文保單位的資源。

二、根據《工作規(guī)范》的相關要求和標準做好文物“四有”檔案工作

（一）檔案的建立采用“分散制作、集中歸檔”方法。兆祥黃公祠“四有”檔案涉及的范圍廣、內容多，涵蓋了兆祥黃公祠的所有情況及其管理機構保護、管理、維護、研究等全部業(yè)務工作。單靠一、兩個人難以完成所有工作，需要成立文物“四有”工作小組，明確崗位職責，責任到人，由工作小組各成員分散制作，最后交檔案人員把全部資料集中起來整理、制作、編目、歸檔。

（二）文物“四有”檔案和一般文書檔案有相同之處，也有自己的特點，因此它的具體操作也應有別于一般的文書檔案，既要遵循一般文書檔案的基本要求，又要根據自有特點突出文物“四有”的重點和亮點。

1.歸檔周期

一般文書檔案歸檔有固定的周期，通常一年歸檔一次，而文物“四有”檔案沒有固定的歸檔周期，是動態(tài)的，具有一定的時效性和長期性，只要記錄檔案內容發(fā)生了變化都要及時以續(xù)補的方式進行歸檔。兆祥黃公祠“四有”檔案正式立卷是在2005年，檔案雖然已經建立，但還要不斷補充、續(xù)錄。

2.檔案分類

一般文書檔案采用年度——保管期限分類法進行分類。兆祥黃公祠“四有”檔案則按照《工作規(guī)范》的規(guī)定，分為主卷、副卷和備考卷3大卷。主卷以保護管理工作記錄和科學資料為主，包括電子文件、圖紙、照片、文字、保護規(guī)劃及保護工程方案等共10個分類卷；副卷收載有關行政管理文件及日常工作情況，包括行政管理文件卷、大事記等4個分類卷；備考卷收載與兆祥黃公祠有關、可供參考的論著及資料，包括參考資料卷、論文卷等4個分卷。

3.歸檔規(guī)格

一般文書檔案歸檔卷內紙張采用國際標準A4型。兆祥黃公祠“四有”檔案按照《工作規(guī)范》規(guī)定，統(tǒng)一使用由國家文物局印制的卷皮、登記表和專用紙，規(guī)格為8開本，其中主卷、副卷和備考卷卷皮為布面硬皮，卷內紙張均采用B4規(guī)格。

（三）文物“四有”文檔必須科學、準確、翔實。兆祥黃公祠“四有”檔案的18個案卷中，按照其屬性又可分為3類：記錄性案卷、收錄性案卷和綜合性案卷。在檔案制作過程中要針對“記錄”案卷和“收錄”案卷的不同性質采取不同的方式進行著錄。

1.“記錄”案卷的形成

所謂“記錄”，就是檔案記錄員在充分掌握兆祥黃公祠基本情況的前提下，通過文字記錄的方式來完成案卷的制作，也就是用文字“記錄”的形式來填寫和描述。屬于記錄性質的案卷只有“主卷?文字卷”。兆祥黃公祠“四有”檔案的“主卷?文字卷”作為記錄卷除以表格形式統(tǒng)計相關數據外，還有對兆祥黃公祠本體作地理位置、自然與人文環(huán)境、歷史沿革、基本狀況描述和價值評估等方面的詳細文字著錄。這些文字著錄尤其彰顯立卷人的業(yè)務素質、文字功底與職業(yè)水準。尤其歷史沿革、基本狀況描述和價值評估這三項內容，比較容易混為一談，但其實從立檔的科學性和嚴肅性的角度看，它們是互有側重的。歷史沿革主要描述兆祥黃公祠的建置沿革、修建沿革、使用沿革，可以理解為是時間的縱向發(fā)展；基本狀況描述是對兆祥黃公祠的基本情況作概括性介紹和對有代表性的單體如廂房、門樓、天井院落等作詳細介紹，是從空間布局作文章；價值評估是對兆祥黃公祠的歷史、藝術、科學價值的認定。這樣能夠保證記錄案卷的歷史信息準確、翔實。

2.“收錄”案卷的形成

所謂“收錄”，就是檔案記錄員要將已有的原始記錄資料，如圖紙、照片、調查記錄等進行收集、歸類完成案卷的制作。“收錄”案卷是文物“四有”檔案中最重要的部分，“收錄”工作也是一項長期而艱巨的工作。兆祥黃公祠“四有”檔案收錄案卷兆祥黃公祠“四有”檔案資料收錄還不夠齊全。例如：主卷的文物保護工程及防治監(jiān)測卷至今未收錄；主卷的圖紙卷欠缺最基本的行政區(qū)劃圖和保護范圍和建設控制地帶圖等。這些都會影響到“收錄”案卷的完整性。

3.綜合性案卷的形成

所謂綜合性案卷是指主卷、副卷和備考卷中的續(xù)補卷，它們分別是三大案卷內容的動態(tài)續(xù)補。兆祥黃公祠“四有”檔案的綜合性案卷目前還是空白。這是因為續(xù)補工作沒有做好。兆祥黃公祠地處野外，經受風雨摧殘和難以完全免除的人為破壞，它的面目不是一成不變的，其自身所涵蓋的信息，會逐漸減少。另外其保護機構和人員也會出現變更，因此需要經常調查、復核，發(fā)現新情況和出現新問題要注意補充及更新資料，并將每次工作經歷一并收錄。

三、要做好文物“四有”工作還需采取有效的保障措施。

一是要有高素質的檔案工作人員，實際上把兆祥黃公祠的原始記錄、原始資料歸檔的過程也是了解兆祥黃公祠的歷史價值、藝術價值、科研價值的過程，因而需要檔案記錄人員和檔案保管人員具有一定的文物知識和業(yè)務水平，并且要有責任心；二是要有充足的經濟支撐，積極爭取把“四有”工作納入地方財政預算，解決“四有”經費不足問題，為工作的開展提供堅實的經濟保障；三是要有健全的管理制度，為了保障文物檔案工作有條不紊，正常地開展，使檔案工作有規(guī)可循、有章可守，就必須建立一整套行之有效的檔案工作制度。

總之，要做好文物“四有”檔案工作，就要充分認識文物檔案的重要性， 采用“分散制作、集中歸檔”的方法，嚴格按照《工作規(guī)范》提出的要求和標準，做好檔案的收錄和記錄工作，不斷補充、續(xù)錄檔案資料，采取行之有效的保障措施。

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