淺談立卷說明在檔案利用中的作用

夏 慧

（廣東肇慶學(xué)院綜合檔案室 廣東 肇慶 526061）

檔案是人類文明的伴生物，具有獨(dú)特的、重要的、廣泛的社會(huì)作用。檔案工作者對檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索等具體業(yè)務(wù)工作的主要目的是使檔案利用者能方便、順利地獲取檔案信息，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，可以說，檔案的價(jià)值是由檔案利用工作來體現(xiàn)的，而立卷說明的擬寫又是做好檔案利用工作的重要環(huán)節(jié)。

一、立卷說明及其主要內(nèi)容

立卷說明是立卷單位在每年的立卷任務(wù)全部完成后，為了向檔案館（室）移交，為了日后的保管和利用，對當(dāng)年的機(jī)構(gòu)、主要職能活動(dòng)、立卷歸檔情況等大體內(nèi)容所做的簡介和說明，它是立卷歸檔工作的重要組成部分。其主要內(nèi)容包括：

（一）本單位基本情況，說明本單位的名稱、性質(zhì)、隸屬關(guān)系、工作職能、年度工作概況。

（二）現(xiàn)任黨政領(lǐng)導(dǎo)成員任職及其變化情況。

（三）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置與變動(dòng)情況，主要是內(nèi)部機(jī)構(gòu)的增減、分合、更名等。

（四）本年度檔案立卷情況，主要說明立卷工作的組織情況、文件材料完整程度、案卷數(shù)量、有何缺陷和問題等。

二、編寫立卷說明的好處

立卷說明是提示立檔單位當(dāng)年的簡況和立卷基本情況的文字材料，與案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄匯編在一起成為檔案目錄（也稱全引目錄），是一種常用的檢索工具。實(shí)踐證明，編寫立卷說明實(shí)用性強(qiáng)，具有以下幾點(diǎn)好處：

（一）是查閱檔案的指南。以往文件材料難以查找的大致原因是：組卷不合理，把同一個(gè)問題、同一價(jià)值的文件分開立在幾個(gè)案卷里；標(biāo)題不確切，沒有揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容；年代不清楚，甚至幾年的文件混在一起；分級不恰當(dāng)，割斷了文件之間的聯(lián)系；文書處理制度不健全，文件收集不齊全；機(jī)構(gòu)變化頻繁，沒有記載。利用者往往也說不清所查檔案的具體時(shí)間或準(zhǔn)確的主題詞，再加上以前的檔案分類整理標(biāo)準(zhǔn)與現(xiàn)在不一樣，如果僅僅按卷內(nèi)文件目錄查，只能逐類、逐年、逐份檔案查，不知道要翻閱多少案卷才能查到結(jié)果。但如果在整理檔案時(shí)每年都附有立卷說明，利用時(shí)先查閱立卷說明，以立卷說明為指南，再查當(dāng)年的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄，就不必逐卷翻閱，提高了工作效率。

（二）能確定檔案有與無。由于立卷說明是依據(jù)檔案材料而撰寫的，它揭示和介紹了本年所存檔案的基本內(nèi)容和成份，在一定程度上提高了檔案的查全率和查準(zhǔn)率。通過它可以解答檔案有與無的疑問，特別是在內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化頻繁、業(yè)務(wù)時(shí)合時(shí)分、年代久遠(yuǎn)，很多事情似有似無的情況下，直接查閱立卷說明就能知道了，不需接待人員到庫房取檔案，縮短利用查閱檔案的時(shí)間，提高了利用效果。

（三）方便領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、研究工作。單位領(lǐng)導(dǎo)在研究工作時(shí)，如果需要查找本單位工作活動(dòng)、基本數(shù)字等材料，就要翻案卷、找報(bào)表，非常麻煩。有了立卷說明就比較容易了，特別對新來的領(lǐng)導(dǎo)熟悉情況，更能起到助手作用。

（四）有利于延長檔案的壽命。立卷說明的編寫為利用者提供了部分檔案信息，相對減少檔案本身抽插次數(shù)和磨損，對保護(hù)檔案原件有益處。

（五）是積聚編研素材的途徑之一。立卷說明以綜合記載一個(gè)立卷單位一年的全部工作活動(dòng)形式的檔案為主要內(nèi)容，具有真實(shí)性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，為編寫大事記、組織沿革、全宗介紹、校史等其他檢索工具及編研材料提供了條件。

三、編寫立卷說明應(yīng)注意的幾個(gè)問題

由于檔案整理時(shí)有完備的案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄，尤其是近幾年來又有了先進(jìn)科學(xué)的電子檢索工具，因此在利用工作中往往較少查看立卷說明，其重要性也未被充分重視；立卷說明的擬寫比較隨意，沒有一個(gè)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，編寫質(zhì)量參差不齊。

在檔案主管部門制訂一個(gè)具體標(biāo)準(zhǔn)之前，如何保證立卷說明的編寫質(zhì)量呢？筆者認(rèn)為：

（一）編寫前要有針對性地廣泛搜索所需要的材料，以確保檔案信息足夠豐富，最好是對照當(dāng)年的文書檔案卷內(nèi)文件目錄，收集立卷單位當(dāng)年的人員編制、機(jī)構(gòu)設(shè)置和變動(dòng)、人事任免、主要任務(wù)和職能，重大業(yè)務(wù)活動(dòng)和中心工作等方面有價(jià)值的文件材料。

（二）對搜集來的材料進(jìn)行挑選和考證，并根據(jù)本單位的工作性質(zhì)有所側(cè)重，做到去粗取精，去偽存真，堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是。只有這樣，才能如實(shí)地反映事物的本來面貌，確保立卷說明的可靠性和真實(shí)性。

（三）摘寫內(nèi)容簡明扼要、文字表達(dá)準(zhǔn)確無誤，盡量不用大概、大約等不確切的字詞。

（四）編寫立卷說明要著重客觀地記述事實(shí)，一般不加評述，不作分析和闡述，不要作者的觀點(diǎn)，只要實(shí)事求是地提供事實(shí)的脈絡(luò)即可。

（五）選編初稿，經(jīng)立檔單位負(fù)責(zé)人審核后再打印，以免出現(xiàn)大的差錯(cuò)。

總之，立卷說明的編寫是一項(xiàng)非常有實(shí)用價(jià)值的工作，它不僅是檔案檢索利用工作的需要，也是檔案整理工作的自我完善和發(fā)展，對于檔案管理人員盡快熟悉檔案，了解歷史背景，進(jìn)一步提高案卷質(zhì)量都是十分必要的，同時(shí)立卷說明寫起來也不是很難，只要我們在立卷時(shí)稍加重視，日后的作用就會(huì)顯現(xiàn)出來，年代愈久，其作用愈明顯。

[1]楊友秀《檔案工作基本理論與方法》.

[2]馮惠玲等《檔案學(xué)概論》.