檔案信息化理論體系與標準化建設芻議

王 琪

（黑龍江省民族研究所 哈爾濱 150001）

國家檔案局于2000年提出了科學推進檔案信息化建設的任務，歷經十幾年的努力，加強檔案信息化建設已經成為全體檔案工作者的共識，全國范圍的檔案信息化建設取得了初步成效，“信息化帶動戰略”正在各級各類檔案部門中扎實、穩步地推進。但伴隨著檔案信息化建設進程出現的一些具體問題亦應引起我們的關注，探尋加以解決的方法措施，以更好地完善檔案信息化建設實踐。

一、檔案信息化理論體系建設

“理論來源于實踐”。然而，科學理論對具體實踐的實際導向作用卻難以否定。檔案信息化作為促進檔案事業發展的重要手段，雖已得到了社會的普遍承認與實際應用，但在檔案信息化理論體系的總體建設上尚顯稚嫩，還有待于進一步充實和完善。否則，檔案信息化理論的實際導向作用就難以得到有效實現。

目前檔案信息化理論體系建設的主要特點表現為：一是檔案信息化理論成果支離破碎，大多表現為一篇篇探討文章或一個個政策文件，顯得單薄零散、難成整體，遠未形成體系優勢；二是檔案信息化更多地存在于檔案工作者的個人理解之中，處于“各自為戰”、“歧義頻生”的混亂狀態，距離形成科學、完整理論體系的要求尚存在著較大差距。導致檔案信息化理論體系建設嚴重滯后于檔案信息化實踐的發展步伐與現實要求，逐漸成為制約檔案信息化建設進一步發展完善的瓶頸。此種狀況如得不到有效關注、不能在較短的時間內得到根本轉變，長期缺乏科學合理、規范務實的檔案信息化理論體系作為指導，檔案信息化建設的實踐就難免會走彎路、甚至步入歧途。不僅將會造成人力、物力、財力的浪費，還必然會給檔案信息化的長遠發展埋下隱患，其結果必將影響到檔案信息化的建設規模、建設進程和建設成效。這就要求我們加強理論研究，不斷豐富完善檔案信息化的內涵，做出準確詮釋與科學界定，建立起科學合理的檔案信息化理論體系。科學規劃檔案信息化的建設目標、任務、原則、途徑、方法，并為檔案信息系統的技術標準、技術規范等的制訂提供客觀依據。必須注意強調發揮理論的先導作用，結合全國范圍的整個信息化建設實踐蓬勃開展的有利時機，制定周密的組織規劃，盡快建立起科學、合理、務實、完善的檔案信息化理論體系，以盡早形成檔案信息化理論體系的綜合優勢，充分發揮檔案信息化理論體系對檔案信息化建設實踐的科學指導作用，達到檔案信息化理論與檔案信息化實踐的有機結合，形成整體的優勢，力求獲得事半功倍之成效，全力推進檔案信息化理論體系建設的建立、發展和完善。并以此作為今后一個時期更好地開展檔案信息化建設實踐的理論指導。

二、檔案信息系統標準化建設

檔案信息化建設離不開檔案信息系統的技術支撐、離不開電子政務的實際輔佐。檔案信息化建設的焦點與核心問題集中表現在實現檔案信息系統標準化問題上。因而，標準化是檔案信息系統與電子政務各功能系統之間實現業務協作、互聯互通、信息共享、保障安全、發揮效能的重要前提。

在電子政務框架下實現檔案信息系統標準化，為科學地利用其標準，形成新的檔案信息開發與利用的技術手段；實現檔案信息系統標準在檔案管理軟件開發與軟件產品推廣應用等方面的最佳功能；完成電子政務管理軟件開發、軟件產品等技術與質量水平的科學規劃；建立保障具備最佳條件的跨專業部門間利用檔案信息資源的機制；最終達到適應國民經濟各部門之間進行復雜協調工作中利用檔案信息資源的需要，發揮電子政務系統整體作用創造了條件，所有這些乃是檔案信息化建設的應有之意。

檔案信息系統作為政務信息化的重要組成部分，是各級政府乃至整個社會開發利用檔案信息的資源載體和空間定位平臺。要保證建立在不同計算機平臺的、分布式的、異構式的、不同數據源的檔案信息能夠在網絡環境中實現互用共享，必須首先實現對檔案信息、檔案信息交換格式及相關電子政務軟件等的標準化，以滿足整個電子政務系統中多層次、多類型用戶千差萬別的檔案信息需求，實現檔案信息系統的各個子系統之間、檔案信息系統同整個電子政務系統之間的相互兼容、互換與共享。才能確保整個系統之間的檔案信息相互連接、相互共享；才能確保歷史、現實及預測未來的檔案信息能夠相互可比、相互通訊。

檔案信息系統是電子政務整體系統的重要組成部分。電子政務的優勢是可以有效地實現網絡環境下政府各部門的互聯互通、信息共享與業務協作。目前，國內已建設了規模不等、縱橫交錯的網絡平臺與業務系統。但由于檔案部門與相關職能部門之間缺少一致的信息共享手段和有效的業務協作機制，特別是檔案部門自身的檔案信息系統尚未建立起整體協調、標準統一的運行模式，使已有的檔案信息網絡平臺與檔案信息業務系統之間缺乏溝通，漸次成為相對封閉的“信息孤島”，難以形成整體協調的優勢。導致檔案信息開發利用效率較低，信息溝通渠道不暢，阻礙了檔案信息系統在整個電子政務各功能系統中應有作用的發揮，限制了檔案信息化作用績效的合理實現。而標準化建設，不僅可以使包括檔案信息系統在內的整個電子政務網絡系統獲得最佳效益秩序，而且可以有效地解決上述實際問題，推動檔案信息化建設均衡協調、健康有序地發展。