淺析信息時代的企業檔案管理工作

劉晶梅

(哈軸集團公司 哈爾濱 150036)

企業檔案是企業在生產經營和管理活動中所形成的對國家、社會和企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著信息時代的到來，以計算機技術及現代通訊技術為代表的技術革命變革了現代企業的信息環境，對作為企業記憶的檔案及其管理帶來了革命性的影響。計算機技術與網絡技術在企業生產的普及，加快了企業檔案信息化建設工作，使得越來越多的電子檔案在企業中應運而生，企業檔案工作者如何在傳統檔案與電子檔案的變革中，建立起與之相適應的管理模式，實現企業檔案資源的共享，提高工作效率，加快企業檔案管理工作的發展，升華企業檔案的價值，拓展企業檔案的知識內涵，實現這一跨越對企業檔案管理工作者來說至關重要。

一、信息時代電子檔案管理的優勢

1.合理利用資源，實現海量存儲

電子檔案是電子文件歸檔保存的形式，它滿足檔案的一切要求。過去，紙張一直是信息傳遞的主要載體和媒介，傳統的紙質檔案需要使用大量的紙張記錄檔案信息，并且還要有龐大的館藏資源來進行檔案文件的存放與保管，勢必會帶來資源利用上的浪費。隨著信息時代計算機網絡的出現和應用，紙張已不再是信息傳遞的主要承擔者，取而代之的是計算機、網絡、磁載體和光載體等高科技電子設備，在企業檔案管理中也隨之產生了電子檔案，電子檔案的出現，大大改善了傳統企業檔案管理工作的模式。首先，在保管上，電子檔案可以通過電子檔案載體有效地節省紙張，真正意義上實現了現代企業中所倡導的無紙辦公；同時，還可以減少檔案裝具和館藏空間的占用，合理利用資源，降低保管成本。此外，電子檔案作為一種虛擬的文件形式需要依賴于計算機數字設備進行文件的傳輸和處理，電子檔案載體所能容納的信息量是傳統紙質檔案所不能比擬的，電子檔案真正實現了文件的海量存儲。

2.便于集中管理，加強外部溝通

首先，企業中傳統的檔案一般是由各部門分門別類地進行管理、保存，造成了企業檔案的分散管理，不利于查找利用。而隨著企業的發展，檔案數量、種類的不斷增加以及檔案信息深層次的開發利用，檔案管理人員還要定期對企業檔案進行歸檔整理，這在一定程度上也耗費了檔案管理人員大量的時間和精力。另外，企業領導為了節約資金，減少了檔案管理人員外出學習交流的機會，從而減少了同行之間交流業務經驗的機會，企業檔案管理人員只能根據自己以往所學來整理本企業的檔案資料，大大限制了企業檔案所發揮的重要作用。隨著信息技術的發展，各企業都不同程度地開展了檔案電子化、網絡化建設工作，根據自身的需要、特點及條件建立起計算機電子管理信息系統，使電子檔案可以馬上儲存、隨時歸檔。在企業內部，各部門檔案管理人員通過電子網絡共享一個辦公信息管理系統，實現企業電子檔案的集中管理；企業與企業之間也可通過局域網、互聯網等的鏈接，加強檔案管理者之間的業務溝通，最大限度的發揮電子檔案的作用。

3.檢索快捷高效，信息安全完整

信息時代，企業檔案信息利用主體越來越多，而傳統檔案管理服務手段多是以手工檢索為主，查找檔案信息時，檔案管理人員要從數以萬計的企業檔案文檔中，通過條目索引查找所需信息，在一定程度上不便于操作，使檔案管理服務方式被動、緩慢，不能達到及時便捷、高效易用的使用原則，遠遠不能滿足信息化的現實需求。此外，當使用者想要借閱紙質檔案時，必須先到檔案室等檔案管理機構辦理借閱手續，然后還要經過復雜的借閱程序才能得到所需檔案信息內容，需要復制檔案內容時，還要再次通過復雜的審批過程；更值得一提的是，受環境因素及人為因素的影響，檔案文件的多次借閱，勢必會導致紙質檔案的破損甚至丟失，使企業檔案信息無法完整地保存下來。電子檔案的出現，有效地解決了上述問題。檔案使用者可以通過檔案管理部門的辦公自動化系統，快捷高效地對檔案信息進行電子檢索，直接查找、選擇所需的檔案信息內容，并可方便快捷地復制存儲。同時避免了由于存儲、借閱過程中檔案文件的破損、丟失，真正做到檔案信息的安全完整。

二、實現電子檔案管理工作的具體措施

1.人才為先，提高檔案工作者的素質

檔案管理人員自身素質的優劣直接決定了企業檔案信息化程度的高低。信息時代的企業檔案管理人員不再一味的面對檔案本身實施一系列的管理活動，而是很大一部分時間直接運用電腦、網絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸。檔案管理人員只有掌握現代化信息技術，熟練掌握計算機在檔案現代化電子管理中的應用技能，才能保證高質量的檔案信息化管理和服務。各部門要通過引進高科技人才以及業務培訓來加強檔案管理人員的業務能力，不斷提高企業檔案工作者的業務技能，努力培養和造就出適合信息時代數字化和現代化需要的復合型人才，使企業檔案工作者跟上社會發展的步伐，以競爭取代懶散、以創新取代守業，把握時代脈搏，為企業工作、科研保駕護航。

2.強化服務，健全企業檔案管理規范

為企業服務，既是企業檔案工作的出發點又是落腳點，它貫穿于企業檔案工作的始終。在信息時代，人們迫切要求能夠在網絡中尋找到自己需要的電子檔案信息。企業檔案管理人員的信息服務工作內容，也應從傳統的紙質館藏轉向以電子信息資源為主的服務模式。而適用于傳統紙質載體檔案的管理方式已經不再適應電子檔案管理了，必須創新工作方式，強化電子檔案服務模式，健全企業檔案管理的規范和標準。加強紙質檔案電子化建設的步伐，將企業館藏檔案進行全面電子化處理。同時，還要制定適應電子檔案管理特點的政策和法規，編纂具有可操作性的、可對企業電子檔案進行統一管理的規范和標準，保證電子檔案管理模式在企業中長久、穩固發展。

3.安全保密，建立檔案信息保障體系

在推進企業電子檔案管理模式的過程中，檔案信息安全已成為檔案工作者值得重視的焦點問題。首先，電子檔案的復制、查閱、保管等環節都應按照相應的規定做好各種登記、審批工作，要由專人負責，企業的保密、檔案部門要定期檢查，做好監督、監管工作；其次，對于電子檔案的載體，如計算機、移動硬盤、U盤、光盤等，做好保管和利用工作，不得隨意外出攜帶，嚴格控制其保管和使用范圍，確保電子檔案不受損壞、丟失。同時還需要對電子檔案存儲設備安裝有效的防黑客掃描工具，定期對電子檔案存儲設備進行掃描，保證電子檔案數據、信息的安全性、保密性以及完整性；再次，對企業電子檔案要進行密級分類管理，對涉密檔案的具體保管人員明確涉密等級和保管要求，加強企業電子檔案信息的安全管理工作，以確保企業的權益；最后，要強化企業電子檔案管理者的安全保密意識，檔案部門要加強檔案管理人員的保密培訓工作，積極實施有關電子檔案系統安全方面的各項措施，使其自覺地遵守各項信息系統安全制度，降低電子檔案信息系統的安全風險。必要情況下，還可通過相關法律法規強化企業電子檔案的安全保密管理。