當代檔案管理模式的特點及其對策探討

李玉蘭

（五邑大學 廣東 江門 529020）

當代檔案管理模式的特點及其對策探討

李玉蘭

（五邑大學 廣東 江門 529020）

本文對檔案管理中出現的三種管理模式進行了比較，分析了信息化時代檔案管理工作所具有的特點，并針對檔案管理的發展趨勢提出了一些建議措施。

檔案管理;模式;信息資源管理

檔案［1］是人類社會活動的真實記錄，是伴隨著個人、企業以及社會的發展而不斷積累形成的重要信息資源，不僅對個人與企業的成長和發展起著重要的作用，同時也為國家經濟建設與社會的進步做出了巨大的貢獻。隨著社會的進步，人類生產生活環境發生了巨大的變化，原有的檔案管理模式將不再適應新的形式，必將催生出更為有效的管理模式。在當今社會，隨著電子技術的發展和普及，計算機網絡、多媒體與互聯網對傳統檔案管理方式的迅猛沖擊，使檔案管理由傳統的檔案管理模式向適應信息化的管理模式轉變，檔案的服務方式、存儲方式和工作方式都發生了變革，檔案管理工作有了質的飛躍。作為檔案工作者，研究當代檔案管理模式的發展規律，把握檔案管理模式的發展趨勢，才能積極主動完成思想觀念的適時應變，適應新形式下的檔案管理工作，才能完成檔案工作者在新時期所肩負的歷史使命。

一、主流檔案管理模式的比較

檔案管理模式主要有三種類型:一是檔案分散管理模式。這種模式是將企事業單位的各種類的檔案分別保存在各有關部門。如文書檔案保存在辦公部門，會計檔案保存在財務部門，科技檔案保存在生產技術部門等，有各部門分別進行獨立的管理。二是檔案集中管理模式。這種管理模式是將企業文書、科技、會計等各種門類的檔案集中統一管理。它實際上是一個企業單位檔案信息的綜合體，在企業負責人的直接領導下，作為企業單位整個管理系統的一個子系統，承擔著企業全部檔案信息資源的儲存、管理和開發利用工作，以檔案實體為中心，發揮統一管理檔案和對內、對外組織檔案信息流通的作用。三是信息資源管理模式。這種管理模式是集檔案、科技情報、科技圖書資料等各種信息于一體，實行一體化管理，用信息資源管理的思維來考察檔案管理工作，以檔案信息與載體的分離為前提，直接對信息進行相對獨立的管理、加工和利用。

以上三種模式，前兩種模式屬于單一的檔案信息管理模式，這種管理模式形成的客觀條件是在檔案工作恢復、整頓時期，由于檔案管理理論體系不完善，檔案管理工作沒有很好的理論指導，并且管理的技術手段有限，這種分散的管理模式能夠做到各部門職責清晰，有利于各類檔案的保存與查閱。在計劃經濟條件下，由于檔案工作所處的地位、環境和業務建設的需要，比較強調工作機構的獨立，以便檔案工作的正常開展，因此在當時的條件下是適應客觀需要的，也促進了檔案事業的發展。但在新形勢面前，特別是在市場經濟條件下，這種單一的檔案管理模式由于所貯存信息的單一性，所反映內容的滯后性，所提供信息的局限性，已難以適應企業深化改革的需要和滿足企業對各種信息的需求。而信息資源管理模式集各種信息于一體進行綜合管理、開發，具有信息來源的廣泛性、信息貯存的集中性、信息內容的全面性、信息輸出的綜合性特點，不僅能滿足企業對各種信息的需求和適應企業走向市場的需要，而且有利于檔案事業的發展。信息資源管理在注重檔案實體管理的同時，更加關注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發揮檔案信息作為知識資源的作用，側重于將知識從來源、生產、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學習、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。

二、當前形勢下檔案管理的特點

市場經濟下檔案管理機構、管理對象和服務對象具有了較強的社會性,而這也決定了檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。因此當前檔案管理出現了新的特點。

1.在價值取向上強調檔案的信息價值。在以往社會中，人們主要是對檔案實體的利用，注重檔案的憑證作用和史料研究價值。在信息社會，信息無處不在，信息的作用成為社會發展的主要動力。檔案部門為順應知識經濟時代的形勢需要，在注重檔案實體管理的同時，更加關注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發揮檔案信息作為知識資源的作用，側重于將知識從來源、生產、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學習、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。

2.在管理內容上強調圖書、情報、檔案的集成化管理。信息時代，社會公眾對信息的需求發生了根本性變化，他們不僅要求及時、準確，且需求信息的種類也更加多樣化。圖書、檔案、情報同出一源［2］，且具有信息性、知識性、服務性等共性，綜合集成是解決復雜問題的有效方法，通過強調性的融合以及集成整體所產生的功能倍增性和適應進化性，集成無疑為管理理論與方法的創新提供了一種新思路和新途徑。進一步加強三者的一體化管理正是適應新形勢、抓住機遇、開拓奮進的具體表現，是適應改革的需要，適應現代社會發展的必然選擇。

3.從管理模式上強調管理的開放性與服務的社會性。21世紀是一個更加開放的社會，對知識的獲取的能力關系到個人、社會和國家的發展。圖書檔案作為人們獲取知識的重要來源，其重要性正日益得到重視。因此，在更大范圍內實行社會化開放式檔案管理是及其必要的。科技進步和社會發展開辟了新的休閑娛樂空間和方式，休閑意味著人們將有充裕的時間去了解未知世界，它為檔案館提供了新的資源需求，檔案館可以借助網絡和其他信息技術滿足種種休閑需求［3］，進入信息時代后，信息對個人的重要性日益增加，西方不少國家采用了“信息權”這一概念，把利用檔案不僅看作是歷史或科學研究的需要，而且看作是公民的一種權利。

4.在技術手段上強調現代信息技術的應用。面對當前檔案信息量的劇增和電子文件等新型載體材料的大量出現，檔案部門開始采用現代信息技術，實現檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理，應用計算機，引入多媒體技術，使檔案信息存儲方式發生了深刻變革。

三、實現信息資源管理模式的一些措施

對于我國轉型期社會主客觀環境與檔案管理領域內部的變化，檔案工作者應在充分掌握國內外檔案管理研究與實踐效果的基礎上，充分運用管理學、組織行為學、檔案學等相關學科領域的知識，多方面展開深入的分析和探討，以使檔案管理更加適應現代社會的發展。

1.明確市場經濟條件下的檔案工作的服務對象和服務范圍。過去由于受計劃經濟體制的影響，檔案工作服務對象是黨政部門、企事業單位人事部門，以收集、整理和保存檔案資料為主，市場經濟的建立，弱化了檔案政治化、神秘化的程度，因此服務的對象也有了較大的延伸。因此，檔案管理部門必須明確市場經濟條件下檔案工作服務對象與范圍的變化，及時研究服務對象的行為特點，主動采取對策改善管理，提高服務質量。

2.調整檔案管理體制，與市場經濟體制接軌。隨著經濟體制和政治體制改革的實施，檔案管理體制作為國家行政體制的組成部分也勢必要進行調整［4］。原有的檔案管理體制強調規范化和制度化，通過嚴格的等級制度和管理規劃規則來控制和協調組織的活動，強調高度集中的統一管理。在新形勢下，檔案工作者應從原有的條條框框中解放出來，建立一套科學的、多功能的、高效的、靈活的、服務于經濟建設的檔案信息資源管理體制。

3.增強檔案的開放性，實現與社會的廣泛接軌。檔案信息資源不僅是社會資源的重要組成部分，更是知識經濟時代社會現代化進程的重要支撐力量。檔案開放和利用是發揮檔案潛在價值、實現檔案信息資源共享的必備途徑。國際檔案大會從第一屆起就開始涉及檔案開放問題。第十四屆國際檔案大會上又探討了檔案在人們休閑生活中的作用，因此，檔案的開放利用是檔案管理的發展趨勢，檔案工作者應充分認識檔案工作的社會地位，緊跟時代步伐，推動檔案信息資源管理范式的逐步完善。

4.培養現代檔案管理人才，實現觀念與思維的轉變。檔案管理的現代化，不僅是設備、技術的現代化，更重要的是人的思想觀念和知識的現代化，這是檔案管理現代化的深層次目標。信息技術在檔案工作中的運用，對檔案工作人員的業務知識、科技知識以及管理能力等提出了更新、更高的要求。一方面，檔案部門要引入各種具備技術專長的人才；另一方面，檔案部門也要加強對原有工作人員的培訓和知識更新。

5.采用信息技術，構建適應信息資源管理模式的管理信息系統。面對高新技術的飛速發展和信息高速公路的開通應用，檔案工作者應從實際出發，推廣現代信息技術在檔案工作中的應用，研制開發檔案管理軟件，并使之與現代化通訊、數據倉庫、數據挖掘技術相結合，形成便于利用與管理的開放型信息聯合體，這是時代發展的必然趨勢，也是檔案科學化、現代化管理的重要標志。

四、結語

檔案信息資源不僅是社會資源的重要組成部分，更是知識經濟時代社會現代化進程的重要支撐，現代科技的發展，一方面為我們提供了海量的檔案信息資源，另一方面，卻又為檔案信息的管理及開發帶來了相當大的困難。檔案工作者要充分認識檔案工作重要性，加大對現代社會檔案工作特點和運行規律的研究，建立和完善適應信息化條件下檔案建設的檔案管理模式，更好的為我國的現代化建設服務。

［1］馮惠玲.檔案學概論［M］.北京：中國人民大學出版社，2001.

［2］馮燕.檔案、圖書、情報一體化管理綜述［J］.安徽建筑，2001（1）：123.

［3］王澤群，王澤亮.關注檔案休閑利用［J］.檔案與建設，2002（6）：10.

［4］羅桂英.淺議市場經濟條件下檔案營理新模式［J］.煤礦現代化,2006（3）：86.

李玉蘭：大學本科，女，1966年11月生。