如何做好新時期人事檔案工作

劉德鋒

（黑龍江省齊齊哈爾農業機械化學校 161041）

如何做好新時期人事檔案工作

劉德鋒

（黑龍江省齊齊哈爾農業機械化學校 161041）

在人們的工作和生活中，人事檔案扮演著十分重要的角色，它是新時期人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，它能客觀地反映出每個人履歷、工作表現、獎懲情況、學歷與學識水平、德能勤績等，是知人善任、選賢舉能的重要依據。隨著我國人事制度改革的不斷深入，崗位聘用制、人事代理等新的用人制度已在各類單位實施。干部的選調與提拔，專業技術人員的職稱晉升與聘任、進修學習、出國考察等都需要利用干部人事檔案。因此，管好用好新時期人事檔案，對人力資源開發有著極其重要的作用。

一、現有人事檔案工作存在的問題

隨著國家人事檔案法律法規的建立和完善，人事檔案工作也愈來愈得到了足夠的重視和一定程度的發展，尤其在信息化、規范化和便民服務方面有較大的改善，但依然存在不少問題。認真分析并解決存在的問題，才能為國家和單位的建設與發展提供保障。

1.檔案管理專門人才少。檔案管理隊伍人員配備不足，是當前時期檔案管理工作難做好的最根本原因。檔案管理部門人員大多數在單位“身兼多職”，或半路出家上崗。對在崗人員未能系統學習檔案專用知識創造條件，更沒有及時給予正規的進修。

2.制度缺乏健全。個別單位根本沒有明確制定檔案管理人員的崗位責任制，缺乏完備的規章制度。由于制度不健全，管理不規范，或者沒有專門的檔案室，這些都給檔案的管理和服務帶來麻煩與不便。

3.管檔模式有待創新，隨著我國社會的快速發展，使得檔案的形式和內容多樣化、復雜化，但大多數單位仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。新形勢下，電子技術的飛速發展，網絡技術已覆蓋各行各業，但檔案管理技術跟不上時代步伐，絕大多數單位還不能充分利用計算機和網絡技術為檔案管理服務，而是沿用傳統的手工操作模式。

4.檔案內容與人事管理要求不適應。檔案內容設計樣式陳舊，無法引導填寫人把有經驗意義的個人經歷帶入檔案，致使檔案材料缺少新的信息。

5.人才流動與檔案轉遞不同步。隨著我國市場經濟體制的建立和人才流動等外部環境的逐步寬松，人才流動方式更加靈活。合理的人才流動，本應檔隨人走，但由于種種原因人檔分離現象越來越多。人檔分離不僅給人才引進帶來了一定風險，也給組織人事部門的管理工作帶來了混亂。

二、做好檔案管理工作的方法

1.建立健全各項管理制度。人事檔案工作是一項瑣碎繁雜而又事項比較多的工作，如果沒有一定的制度來約束，就會無章可循，無所適從。應結合本單位人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，逐步制定和完善人事檔案管理制度，嚴格對檔案材料收集歸檔和轉進轉出的管事制度，特別要阻止虛假材料進檔。進一步完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的內容更加科學、完整，為職工考察任用能提供真實、準確、實用的個人信息。

2.突出運用新機制，強化管理。檔案管理要適應新形勢、新任務的要求，努力實現人事檔案管理工作向科學化、規范化和制度化等方面發展。在管檔和用檔上，要破除人事檔案過于神秘化的傳統觀念，在不影響安全保密的原則下，將反映職工的出生日期、參加工作時間、學歷、經歷、資歷、業績與能力等方面的材料以適當的方式或形式，在一定范圍內公開，以擴大使用范圍，提供使用方便，并接受廣大職工群眾監督。要改變一切不適應現實工作要求的思想觀念和單一被動的檔案管理方式，建立與本單位事業發展緊密結合的人事檔案管理新機制，包括檔案采集更新、索引查詢、分析研究應用等，以有效促進工資調整，崗位調整，獎金分配，人才開發引進，培訓進修等項工作，加強人力資源現狀和需求分析，使人事檔案管事工作為國家和本單位事業發展提供實效服務。

3.實行檔案管理標準化。檔案管理標準化是檔案管理現代化的一個重要基礎，檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上。檔案標準化是通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了充分的科學準則和依據，保證檔案各項工作能夠有機地結合起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立種類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，以確保檔案管理現代化各項工作的有效實施。

4.思想觀念應轉變，服務意識要增強。做好新時期人事檔案工作至關重要，在思想上要足夠重視。近些年來，人事檔案工作為人事制度改革和國家經濟建設做出了卓有成效的貢獻，但是，個別部門和單位對檔案管理意識依然很淡薄，人事檔案的地位、作用并未受到人們的普遍重視，其中一個重要的原因，是思想保守，缺乏人事檔案服務宣傳教育，不能為社會各行各業提供高效、優質的服務。在國家人事制度改革不斷深化的新形勢下，人才的能進能出、崗位的能上能下，職務的能高能低，都會產生人才流動頻繁。作為人才縮影的人事檔案，社會需求會與日俱增，人事檔案工作面臨著新的壓力和機遇。對此，人事檔案工作部門應有緊迫感和使命感，順應時代發展的需要，改變傳統保存、保密人事檔案的服務觀念，樹立為全社會大局服務的思想，善于總結管檔用檔過程中的好經驗好方法，努力為我國實現人力資源強國提供智力保障。