淺析科技檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題及對策

藺 芳

（哈爾濱投資集團有限責任公司 黑龍江 哈爾濱 150090）

淺析科技檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題及對策

藺 芳

（哈爾濱投資集團有限責任公司 黑龍江 哈爾濱 150090）

在現(xiàn)代信息高速發(fā)展的社會里，科技檔案對檔案工作來說，不僅僅起到保存原有資料的作用，還減少了不必要的資本、勞動力、物資消耗等作用。當前檔案人員的工作重點是必須力求檔案管理科技化、現(xiàn)代化，以保證未來檔案工作的發(fā)展。

一、實行科技檔案管理現(xiàn)代化的必要性

當今社會正步入一個新的技術革命時代，這些高新技術廣泛應用于生產(chǎn)、生活之中，勢必會帶來社會生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化。尤其是計算機和通信技術的迅速發(fā)展和廣泛應用，信息已經(jīng)成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科技信息的交流、利用必將推動科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展。科技檔案是科技信息的物質(zhì)載體。但在相當長一段時間里，我國的科技檔案管理工作還停留在落后的傳統(tǒng)手工操作及舊的管理體制上。為了適應科技的發(fā)展，科技檔案管理現(xiàn)代化問題越來越突出，越來越重要。這就要求科技檔案管理必須引進現(xiàn)代科學技術管理模式。

二、科技檔案的特性與實際運用

（一）及時性

科技檔案的歸檔時間的選擇十分重要，不宜過早和過遲。歸檔時間過早，科技活動還未完全結束，既無法保證歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性，一定程度上還會干擾尚未完成的科技活動；歸檔過遲，具有歸檔要求的科技文件長時間與普通文件“混搭”，既會造成部分文件的丟失，載體損壞，嚴重的情況下還會導致失密、泄密的事件發(fā)生。在實際歸檔過程中，我們可以根據(jù)科技檔案不同的專業(yè)屬性，選擇不同的歸檔時間。比如基建檔案可以選擇階段性歸檔，主要分為工程準備階段、施工階段、竣工驗收階段。當然，每個階段又可以分為若干個子階段，如工程準備階段又可以分為立項階段，建設用地、征地、拆遷階段，勘察、測繪、設計階段，開工審批階段等。

（二）關聯(lián)性

科技檔案的形成不是科技文件的簡單集合，而是通過專業(yè)關系、結構關系、時間關系形成的有機整體。它比較多地通過前兩者的關系把一項工程劃分為許多小的程序和環(huán)節(jié)，再將這些程序和環(huán)節(jié)組成一個或多個案卷。比如基建檔案中的施工階段，按照其結構關系，分為土建工程、安裝工程、室外工程等。按照其專業(yè)關系，土建工程又可分為地基與基礎部分、主體結構部分、建筑裝飾裝修部分、建筑屋面部分；安裝工程又可分為建筑給排水及采暖部分、建筑電氣部分、通風與空調(diào)部分、電梯部分、建筑智能化部分；室外工程又可分為室外安裝、室外建筑環(huán)境。

（三）完整性

科技檔案的完整性是科技檔案制作的前提和基礎，同時也影響和制約著科技檔案工作水平的高低。完整性不僅僅體現(xiàn)在歸檔文件和資料的無一缺失，更重要的是體現(xiàn)在文件資料的準確和系統(tǒng)。準確性是科技檔案的命脈，系統(tǒng)性是科技檔案的本質(zhì)要求。比如基建檔案中的竣工圖，大到總平面圖、豎向布置圖、管網(wǎng)圖，小到某一單項管線圖，無不要求所歸檔的圖紙是最終的竣工圖。

（四）服務性

檔案不是“文物”，靜靜地“躺”在博物館里就是它最大的使命。檔案一個重要的作用，也可以說是一個根本任務是實現(xiàn)有效利用。尤其是科技檔案，作為記錄人類自然科學研究、生產(chǎn)技術、基本建設等活動的文件集合，必然要為科技生產(chǎn)與經(jīng)濟工作所服務。比如，設備檔案中的設備、材料說明書、安裝、調(diào)試記錄、試車記錄、設備運行記錄、故障處理、分析報告、設備大修計劃、記錄和修理情況等備查資料，為設備的正常運行、及時維修打下基礎。

（五）規(guī)律性

相關專家認為“科技檔案是人們在科技活動過程中有意識形成的但它是從屬的，受科技工作的邏輯程序所制約；其一，隨著科技工作的進程而形成相關的文件材料；其二，科技工作邏輯程序決定了科技檔案的有機聯(lián)系或因果關系。這一結論，也是科技檔案形成的基本規(guī)律”。科技檔案的規(guī)律性有些反應在理論層面，而更多的則是體現(xiàn)在具體的實踐工作中。對于研究科技檔案的成套性、科技文件的歸檔范圍、科技檔案的收集工作、科技檔案的套內(nèi)整理工作、科技檔案的鑒定工作、科技檔案的編研工作等都不同程度的起到一定的影響與制約作用。

三、當前科技檔案管理中存在的問題

（一）管理條件“滯后性”

這里的“滯后性”，既有制度建設方面的落后，又有檔案工作者思想意識方面的落后；既有硬件建設方面的落后，也有軟件建設方面的落后。科技檔案的管理缺乏相應的管理措施，如無專門的科技檔案管理辦法，有些部門只重視實體性工作對科技檔案的管理重視不夠，往往忽視了相關文件資料的收集保存，檔案意識差；現(xiàn)代化的檔案管理設備缺乏或閑置，檔案管理人員的編制不足或檔案專兼職人員未經(jīng)業(yè)務培訓直接上崗，缺乏一些必要的業(yè)務知識和基本業(yè)務常識，導致工作效率不高。

（二）歸檔時間“隨意性”

科技檔案歸檔是否及時是衡量檔案質(zhì)量的重要指標。但在實際的歸檔過程中，我們分析無論是什么檔案，都存在著歸檔時間不確定、隨意性的問題。比如，歸檔時間太遲，導致文件資料長時間不具備檔案管理條件而分散保存，進而導致部分文件丟失，載體損壞。這既有客觀原因，也有主觀原因。

（三）檔案內(nèi)容“文書化”

檔案的價值在于憑證作用和利用價值。不同類型的檔案其價值歸屬也應該不同。文書檔案應側重于憑證作用，科技檔案則應側重于它的利用價值。我們在歸檔過程中往往也會認為憑證性質(zhì)的文件資料容易核對和整理，那些技術性的文件資料較難甄別其原始性和準確性，導致重視前者，忽視后者，這也是今后工作中亟需改正的地方。

（四）資源共享“表面化”

上文提到，服務性是科技檔案的生命和價值所在。但這種價值是潛在的，需要通過應用開發(fā)才能實現(xiàn)。部門間的檔案資源共享是實現(xiàn)科技檔案服務功能的有效途徑。可是，當前的科技檔案工作存在各自為戰(zhàn)的局面，未能做到資源共享，或者僅僅是實現(xiàn)了表面化的共享。這種情況的發(fā)生一方面是由于沒有專門的檔案共享軟件支持，另一方面也是主要方面是由于沒有充分意識到科技檔案的服務性、實用性，而把它與文書檔案簡單地劃等號。

四、實現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展對策

（一）提高科技檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

應當重視檔案管理人員隊伍建設，并不斷通過多種渠道和途徑對他們進行培訓和指導，使他們的業(yè)務水平不斷提高。檔案管理人員應具有正確的價值觀，良好的職業(yè)道德，主動以現(xiàn)代管理學方面的知識武裝自己，不斷優(yōu)化自身的知識結構和能力結構，提高業(yè)務素質(zhì)和管理水平。同時學習現(xiàn)代辦公技術，實現(xiàn)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡化，以適應信息化社會對檔案管理人員的要求。

（二）建立完善檔案管理制度

檔案工作只有實行制度化、經(jīng)常化，才能取得良好成效。應對科技檔案管理人員的歸檔移交和接收、管理、利用等作出明確規(guī)定，做到歸檔有時間、立卷有標準、借閱有規(guī)定、庫房管理有措施。

（三）實現(xiàn)檔案資源共享同步

要實現(xiàn)檔案資源的共享，體現(xiàn)檔案管理的服務性，做好檔案分類管理工作是基礎。不僅要實現(xiàn)檔案的電子化，而且還要建立檢索目錄體系。同時我們也要積極開發(fā)適應未來檔案工作發(fā)展需要的專業(yè)管理軟件，用現(xiàn)代化的科技手段來幫助提高檔案管理水平。

（四）重視對科技檔案現(xiàn)代化管理工作的投入

必要的資金投入和先進設備的配置，是實現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理的基礎和條件。各級政府、各單位、各部門要高度重視和支持科技檔案現(xiàn)代化管理工作的人力、物力和資金方面的投入。