淺析科技檔案現代化管理中存在的問題及對策

藺 芳

（哈爾濱投資集團有限責任公司 黑龍江 哈爾濱 150090）

淺析科技檔案現代化管理中存在的問題及對策

藺 芳

（哈爾濱投資集團有限責任公司 黑龍江 哈爾濱 150090）

在現代信息高速發展的社會里，科技檔案對檔案工作來說，不僅僅起到保存原有資料的作用，還減少了不必要的資本、勞動力、物資消耗等作用。當前檔案人員的工作重點是必須力求檔案管理科技化、現代化，以保證未來檔案工作的發展。

一、實行科技檔案管理現代化的必要性

當今社會正步入一個新的技術革命時代，這些高新技術廣泛應用于生產、生活之中，勢必會帶來社會生產力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化。尤其是計算機和通信技術的迅速發展和廣泛應用，信息已經成為人類生存和發展的重要資源，是現代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科技信息的交流、利用必將推動科技生產力的不斷發展。科技檔案是科技信息的物質載體。但在相當長一段時間里，我國的科技檔案管理工作還停留在落后的傳統手工操作及舊的管理體制上。為了適應科技的發展，科技檔案管理現代化問題越來越突出，越來越重要。這就要求科技檔案管理必須引進現代科學技術管理模式。

二、科技檔案的特性與實際運用

（一）及時性

科技檔案的歸檔時間的選擇十分重要，不宜過早和過遲。歸檔時間過早，科技活動還未完全結束，既無法保證歸檔文件的完整性和系統性，一定程度上還會干擾尚未完成的科技活動；歸檔過遲，具有歸檔要求的科技文件長時間與普通文件“混搭”，既會造成部分文件的丟失，載體損壞，嚴重的情況下還會導致失密、泄密的事件發生。在實際歸檔過程中，我們可以根據科技檔案不同的專業屬性，選擇不同的歸檔時間。比如基建檔案可以選擇階段性歸檔，主要分為工程準備階段、施工階段、竣工驗收階段。當然，每個階段又可以分為若干個子階段，如工程準備階段又可以分為立項階段，建設用地、征地、拆遷階段，勘察、測繪、設計階段，開工審批階段等。

（二）關聯性

科技檔案的形成不是科技文件的簡單集合，而是通過專業關系、結構關系、時間關系形成的有機整體。它比較多地通過前兩者的關系把一項工程劃分為許多小的程序和環節，再將這些程序和環節組成一個或多個案卷。比如基建檔案中的施工階段，按照其結構關系，分為土建工程、安裝工程、室外工程等。按照其專業關系，土建工程又可分為地基與基礎部分、主體結構部分、建筑裝飾裝修部分、建筑屋面部分；安裝工程又可分為建筑給排水及采暖部分、建筑電氣部分、通風與空調部分、電梯部分、建筑智能化部分；室外工程又可分為室外安裝、室外建筑環境。

（三）完整性

科技檔案的完整性是科技檔案制作的前提和基礎，同時也影響和制約著科技檔案工作水平的高低。完整性不僅僅體現在歸檔文件和資料的無一缺失，更重要的是體現在文件資料的準確和系統。準確性是科技檔案的命脈，系統性是科技檔案的本質要求。比如基建檔案中的竣工圖，大到總平面圖、豎向布置圖、管網圖，小到某一單項管線圖，無不要求所歸檔的圖紙是最終的竣工圖。

（四）服務性

檔案不是“文物”，靜靜地“躺”在博物館里就是它最大的使命。檔案一個重要的作用，也可以說是一個根本任務是實現有效利用。尤其是科技檔案，作為記錄人類自然科學研究、生產技術、基本建設等活動的文件集合，必然要為科技生產與經濟工作所服務。比如，設備檔案中的設備、材料說明書、安裝、調試記錄、試車記錄、設備運行記錄、故障處理、分析報告、設備大修計劃、記錄和修理情況等備查資料，為設備的正常運行、及時維修打下基礎。

（五）規律性

相關專家認為“科技檔案是人們在科技活動過程中有意識形成的但它是從屬的，受科技工作的邏輯程序所制約；其一，隨著科技工作的進程而形成相關的文件材料；其二，科技工作邏輯程序決定了科技檔案的有機聯系或因果關系。這一結論，也是科技檔案形成的基本規律”。科技檔案的規律性有些反應在理論層面，而更多的則是體現在具體的實踐工作中。對于研究科技檔案的成套性、科技文件的歸檔范圍、科技檔案的收集工作、科技檔案的套內整理工作、科技檔案的鑒定工作、科技檔案的編研工作等都不同程度的起到一定的影響與制約作用。

三、當前科技檔案管理中存在的問題

（一）管理條件“滯后性”

這里的“滯后性”，既有制度建設方面的落后，又有檔案工作者思想意識方面的落后；既有硬件建設方面的落后，也有軟件建設方面的落后。科技檔案的管理缺乏相應的管理措施，如無專門的科技檔案管理辦法，有些部門只重視實體性工作對科技檔案的管理重視不夠，往往忽視了相關文件資料的收集保存，檔案意識差；現代化的檔案管理設備缺乏或閑置，檔案管理人員的編制不足或檔案專兼職人員未經業務培訓直接上崗，缺乏一些必要的業務知識和基本業務常識，導致工作效率不高。

（二）歸檔時間“隨意性”

科技檔案歸檔是否及時是衡量檔案質量的重要指標。但在實際的歸檔過程中，我們分析無論是什么檔案，都存在著歸檔時間不確定、隨意性的問題。比如，歸檔時間太遲，導致文件資料長時間不具備檔案管理條件而分散保存，進而導致部分文件丟失，載體損壞。這既有客觀原因，也有主觀原因。

（三）檔案內容“文書化”

檔案的價值在于憑證作用和利用價值。不同類型的檔案其價值歸屬也應該不同。文書檔案應側重于憑證作用，科技檔案則應側重于它的利用價值。我們在歸檔過程中往往也會認為憑證性質的文件資料容易核對和整理，那些技術性的文件資料較難甄別其原始性和準確性，導致重視前者，忽視后者，這也是今后工作中亟需改正的地方。

（四）資源共享“表面化”

上文提到，服務性是科技檔案的生命和價值所在。但這種價值是潛在的，需要通過應用開發才能實現。部門間的檔案資源共享是實現科技檔案服務功能的有效途徑。可是，當前的科技檔案工作存在各自為戰的局面，未能做到資源共享，或者僅僅是實現了表面化的共享。這種情況的發生一方面是由于沒有專門的檔案共享軟件支持，另一方面也是主要方面是由于沒有充分意識到科技檔案的服務性、實用性，而把它與文書檔案簡單地劃等號。

四、實現科技檔案現代化管理的發展對策

（一）提高科技檔案管理人員的業務素質

應當重視檔案管理人員隊伍建設，并不斷通過多種渠道和途徑對他們進行培訓和指導，使他們的業務水平不斷提高。檔案管理人員應具有正確的價值觀，良好的職業道德，主動以現代管理學方面的知識武裝自己，不斷優化自身的知識結構和能力結構，提高業務素質和管理水平。同時學習現代辦公技術，實現檔案管理的電子化、網絡化，以適應信息化社會對檔案管理人員的要求。

（二）建立完善檔案管理制度

檔案工作只有實行制度化、經常化，才能取得良好成效。應對科技檔案管理人員的歸檔移交和接收、管理、利用等作出明確規定，做到歸檔有時間、立卷有標準、借閱有規定、庫房管理有措施。

（三）實現檔案資源共享同步

要實現檔案資源的共享，體現檔案管理的服務性，做好檔案分類管理工作是基礎。不僅要實現檔案的電子化，而且還要建立檢索目錄體系。同時我們也要積極開發適應未來檔案工作發展需要的專業管理軟件，用現代化的科技手段來幫助提高檔案管理水平。

（四）重視對科技檔案現代化管理工作的投入

必要的資金投入和先進設備的配置，是實現科技檔案現代化管理的基礎和條件。各級政府、各單位、各部門要高度重視和支持科技檔案現代化管理工作的人力、物力和資金方面的投入。