館藏檔案數字化工作實踐及認識

方 芳

（黑龍江省大慶市住房公積金管理中心 黑龍江 大慶 163311）

館藏檔案數字化工作實踐及認識

方 芳

（黑龍江省大慶市住房公積金管理中心 黑龍江 大慶 163311）

檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。面對這種挑戰，檔案工作者應積極應對，不斷學習科學知識，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

檔案數字化；意義；舉措

檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術，把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要組成內容。目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，即實施手工管理和以點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現以點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達到社會化程度。檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

一、檔案數字化的意義

（一）檔案數字化的主要內容

1.檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫。

2.載體檔案的數字化，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫。

3.檔案專題信息的采集與建庫。

（二）檔案信息化工作的定位

檔案是國家、組織和個人在社會各項活動中形成的真實的原始記錄，它的內容涵蓋政治、經濟、軍事、歷史、文化等各行各業，檔案信息化的實質是在國家檔案行政管理部門的統籌組織與規劃下，以館（室）藏檔案為基礎，通過一切有效的信息技術手段和途徑，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，滿足信息化社會對檔案信息的需求。傳統的檔案工作主要通過手工的方式，這種方式在一定時期內適應了我國當時的生產力發展水平，但隨著計算機的發展和網絡技術的成熟應用，傳統的檔案工作方式已不能完全滿足用戶的需求和社會的發展，檔案信息化已經成為檔案工作發展的必然趨勢。

檔案信息化是國家信息化建設的重要內容，也是信息化社會對檔案工作的要求。信息社會的建設環境下，檔案的載體需求已經從傳統的紙質轉變為電子化載體、網絡化載體、數字化載體，檔案信息內容的需求更加趨向于綜合化，檔案信息內容的利用需要提供更加準確、高效的服務，檔案信息化工作是適應我國檔案利用需求的新趨勢。

二、對檔案數字化的思考

（一）提高認識，統籌規劃

首先必須在思想上充分認識檔案信息資源的重要意義，它是全球、國家、區域信息的一個重要組成部分。在當今信息公開程度越來越高的形勢下，檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。在這個信息時代，只有當檔案信息資源在社會主義現代化建設中發揮重要作用時，檔案和檔案工作的意義和價值才能充分地全面地展現出來。因此，我們要按照有關規定千方百計將呆滯在庫房中的檔案歷史信息變成現實有用信息。

其次，作好統籌規劃。將大量的檔案數字化，是一個龐大的系統工程。首先要做好館藏情況的調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。根據館藏情況制訂檔案數字化的科學規劃，包括掃描儀等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。檔案數字化要經過一個較長的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，應從實際和長遠打算，保證掃描儀等硬件設施的成龍配套，使其具有較強的支撐能力和擴展能力。檔案數字化實施處理規劃應貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對館藏重點和利用率高的檔案先行數字化，早日滿足大多數利用者的需求。

（二）加強基礎工作，認真做好檔案數字化

1.檔案數字化必須有所選擇。針對館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數字化是不可能的、也是不必要的。我們應該根據一定的原則確定哪些館藏檔案原件應該數字化、哪些不需要數字化以及哪些優先數字化。在實際工作當中，我們采用的原則是“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優先數字化，力爭做到數字化的檔案信息應該是高價值、高利用率、有序、標準、有特色的信息資源。

2.做好數字化時掃描參數的優化設置。掃描系統掃描參數的選擇和確定對掃描數字影像質量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應的掃描時間和存儲空間就要增加；分辨率參數選得低，掃描文件的質量就要降低。我們在選擇分辨率時應根據實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質量等。

3.做好檔案數字化的全程控制。在檔案數字化過程中，要注重全面的質量檢查，加強數據的質量控制。質量檢查應包括以下幾方面內容：A、數字化前的檔案整理檢查。要進行數字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。B、數字化后的數據質量、圖像質量檢查。掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當，既沒丟失信息，又無增加信息，無錯掃、漏掃，對文件圖像質量有問題的應重新掃描；采集錄入數據要豐富、準確。C、數據聯接檢查。通過機讀目錄數據庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進行聯接，形成一一對應。

（三）開展檔案數字化問題的研究，及時解決數字化進程中的疑難問題

檔案數字化是檔案工作中的一項新內容，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。比如，數字化檔案信息壓縮及存儲的關鍵技術問題；數字化檔案信息安全、保密技術問題；數字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題；數字化檔案信息知識產權問題；數字化檔案信息的法律地位問題。針對這些新情況、新問題，應在抓檔案原件數字化工作的同時，組織力量開展檔案數字化問題的研究，及時解決工作中的一些技術性問題，同時澄清和統一思想認識，確保檔案數字化工作的順利開展。

另外，必須加強檔案數字化和數字化檔案信息管理人才的培養。檔案數字化及數字化檔案信息管理，涉及到計算機軟硬件與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術和檔案管理的基礎知識，絕不是只懂得計算機技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人所能勝任的，所以應加強這方面技術人員的培養。

（四）繼續加強學習培訓，建設一支先進的高水平的信息化隊伍

科學發展觀的核心是以人為本，人是創造、傳播和運用知識的主體。因而具有知識的人力資源是現今時代最重要的資源。人在社會發展中具有核心的地位并發揮關鍵作用。因此，沒有高素質的信息化人才隊伍，檔案信息化工作在飛速發展的今天就得不到很好的開展。所以，建立一支先進的高水平的信息化隊伍，不僅對檔案信息化工作而且對檔案事業的發展都是非常必要和重要的。我們唯有樹立終身學習的理念，堅持科學發展觀，與時俱進，為從事信息化工作的人員創造更多的學習機會，使他們不斷了解和掌握新知識、新技能，提高他們的素質，這樣才能使我們今后的信息化穩步向前推進。

總之，在黨的十七大報告中，在科學發展觀的論述中，信息化工作都被置于相當重要的地位。這反映了我們黨對時代發展特征的準確把握，也是科學發展觀與時俱進的重要體現。

［1］黃文鋒.整合檔案信息資源 強化信息集成服務［J］.浙江檔案,2010，（1）.

［2］朱錚.檔案數字化研究［D］.蘇州大學,2006.