多媒體技術與檔案信息管理

李竹莉

（黑龍江煤田地質局 150046）

多媒體技術與檔案信息管理

李竹莉

（黑龍江煤田地質局 150046）

檔案事業正在逐漸迎來一個嶄新的電子信息時代。利用多媒體技術、網絡通訊技術、電子計算機技術對檔案信息進行收集、加工和整理，并通過電子信息手段提供給用戶使用，成為檔案工作研究的新領域。

一、多媒體技術

多媒體（Multimedia）技術是一門綜合的跨學科的邊緣交叉學科，是把聲音、文字、圖形、圖像、動畫、視頻等多種媒體的信息通過計算機進行數字化加工處理，再和通訊技術相結合形成的一門綜合技術。多媒體技術有以下特點：

其一，集成性。即將多種媒體有機地組織在一起，共同表達事物，做到圖文聲像一體化。

其二，交互性。即人機交互，在播放多媒體節目時，能夠進行人工干預，通過人機交換信息來完成任務。

其三，數字化。即多媒體中各類媒體都是以數字化的方式存儲信息，便于計算機對各類信息進行統一加工、處理和傳輸，這是多媒體集成化的基礎。

其四，分布性。分布式多媒體數據庫的建立和管理及多媒體通信是多媒體計算機系統的關鍵技術，因為多媒體的應用開發工作需要各種專業人員（計算機專業、文字寫作、影視制作、宣傳廣告以及計算機動畫等）。

二、多媒體技術對檔案信息管理的影響

1.信息技術的進步對檔案管理具有直接的影響。一般而言，信息處理技術和信息存儲技術主要影響檔案館有關信息處理作業的效率和質量，而可交換機讀信息介質和信息傳播技術則主要影響檔案館的用戶服務方式和服務效果。多媒體技術以其信息表達直觀、生動、逼真等優點將廣泛應用于檔案工作領域，并對傳統的檔案館（室）產生巨大沖擊。

2.對檔案館（室）藏結構的影響。信息介質和傳播技術的發展將使越來越多的檔案信息以高密介質的形式出現。用戶可根據自己的需要選擇所需介質儲存的檔案信息，必要時用戶還可通過聯機網絡獲得補充檔案信息。為了適應這種變化，檔案館（室）藏將由以紙質為主向紙質與CD或其他高密介質并存的多元化館（室）藏結構過度。

3.對檔案利用工作的影響。在檔案參考咨詢中，用多媒體作文獻參考工具，基本檢索功能遠遠超過傳統工具。編制檔案索引時，使編制過程計算機化，快速準確地提供多種索引，滿足多途徑檢索要求。多媒體檔案信息檢索系統不僅具有多媒體形式的信息，而且以非線性的結構組織信息，為用戶提供友好的使用界面。多媒體檔案館（室）中，用戶不但可以閱讀傳統的紙質檔案，還可借助儀器和設備閱讀膠片、光盤，看錄像、聽錄音，獲得圖、文、畫、音并茂的檔案信息服務。

4.對檔案館（室）結構和性質的影響。多媒體環境下，檔案工作會更多地轉移到信息服務上來，并使組織結構向參考咨詢和檔案信息服務轉化。多媒體檔案信息將越來越多地以有償方式提供利用，有利于實現檔案工作產業化。

5.對檔案管理工作的影響。多媒體技術使檔案管理趨于復雜化和專業化。一是使原有的辦公信息系統、演示咨詢系統、視聽服務系統、數據庫、檢索系統、信息管理系統更加完善和直觀。通過檔案館（室）之間的聯網，還可以形成多媒體檔案信息網絡。二是現有的檔案分類組織法將不適用，必須創新檔案分類法及索引體系。三是多媒體檔案信息服務的收費問題需要及時解決。四是要向用戶提供利用多媒體檔案信息的必要工具和設備。

6.對檔案工作隊伍的影響。電子信息時代的檔案工作對檔案管理人員的素質提出了新要求。檔案專業人員不僅要懂得檔案專業知識，而且要熟悉現代信息技術（至少會使用電子信息系統），同時還必須掌握一定的相關學科專業知識。

三、多媒體技術在檔案信息管理中的應用

1.多媒體檔案教學與培訓系統。多媒體技術將計算機輔助教學（CAI）及計算機管理教學（CMI）產生深刻影響。多媒體可以在計算機上把聲、圖、文集成一體，使受教育者改變信息包裝，主動獲取動態信息。

2.多媒體檔案展示系統。利用多媒體技術的圖形、文字、聲音將檔案館（室）藏情況做成全宗介紹、利用價值以及利用經濟效益實例分析的多媒體展示系統，介紹檔案館（室）的基本情況，宣傳檔案工作、檔案知識、檔案政策法規，指導用戶利用檔案

3.多媒體檔案信息存貯及管理系統。許多珍貴的檔案資料，如書札、手稿、照片等不適于以鍵盤方式輸入計算機，大部分需要以全文圖像形式再現，多媒體是解決這一問題的好辦法。將這些資料借助多媒體技術存貯、利用，既能很好地保存資料原件，又能在計算機上再現其原貌。對文書檔案、專業檔案、科技檔案進行多媒體技術處理，可以方便利用，對輸出格式進行有效控制，并能夠低成本復制。

4.多媒體檔案信息利用系統。對于使用頻率高且又重要的檔案，可以作成一個多媒體檔案管理系統。

5.多媒體檔案修補系統。許多重要歷史檔案因時間太久已經破損，可以采用多媒體技術對這些檔案進行修補和復原。

6.多媒檔案信息網絡系統。為實現檔案信息資源共享，通過多媒體技術、網絡技術、通訊技術使各檔案館（室）的局域網相互溝通。

總之，利用電子信息技術管理檔案是檔案工作發展的重要趨勢，多媒體技術在檔案信息管理中具有廣闊的應用前景。檔案工作要勇敢迎接新技術革命的挑戰，努力變革，積極參與，實現傳統服務環境向電子服務環境的轉變。