當前人事檔案管理中面臨新問題的研究

趙志鴻，劉志敏，沈 維，徐 萍，郭海艷

（云南省腫瘤醫院，云南 昆明 650118）

人事檔案是國家機關、社會組織在人事管理活動中形成的，以人為單位集中保管的關于個人歷史和德才表現的材料。一直以來，人事檔案在單位選人用人、職稱評審、工資調整、工作調動以及出國政審等管理活動中發揮著非常重要的基礎憑證作用。

隨著我國人事制度改革的不斷深入，人事管理領域中出現聘用制、人事代理以及編外聘用制用工、勞務派遣等新事物。在不斷涌現的新制度實施過程中，傳統的檔案管理方法已不能適應這些新的變化，作為人事工作的一個重要環節，人事檔案管理必須進行改革，必須以全新的管理理念、工作思路以及工作方法開展工作，這樣才能管好用好單位的人事檔案，才能為人事工作服務好，為單位的業務發展提供強有力的人才支持。

1 當前人事檔案管理中面臨的新問題

1.1 人事代理人員檔案管理問題

人事代理是指政府人事部門所授權的人才交流服務機構接受各類用人單位或個人的委托，代為管理與辦理人事關系和人事業務，提供人事人才社會化服務的一種新型人事管理制度。目前的人事代理多數圍繞人事檔案代管來開展業務。實行人事代理制度可以使人事管理服務實現社會化，可以激活用人機制，實現職工“單位人”向“社會人”的轉變，促進人才合理流動，具有重大的現實意義。然而，人事代理制度在實行的過程中，也帶來了一系列的新問題，其中人事檔案管理的問題較為突出。

1.1.1 人事代理機構和用人單位職責不清，互相推諉

由于制度不健全，人事代理機構和用人單位往往職責不清，對于檔案管理中材料收集、鑒別、整理、歸檔以及移交、轉遞、政審等工作，雙方常?；ハ嗤普?，出現問題后互相指責，對人事檔案的管理非常不利。

1.1.2 管理分散，增加用人單位人事檔案管理員工作量

實行人事代理制度后，職工檔案存放在人事代理機構，而用人者則是單位，造成了人檔分離現象。在單位的人事管理活動中，每年都會產生大量的考核表、職稱評審材料、進修鑒定表、工資調整審批表以及學歷等應歸檔材料，這些材料的收集、整理、鑒定、移交等工作一般都由用人單位人事檔案管理員完成。此外，在入黨、政審、考研等情況下，查閱職工人事檔案必須由單位人事檔案管理員前往代理機構借回檔案，用畢再交還代理機構，手續繁瑣，耗費了人事檔案管理員大量的時間和精力，嚴重影響了人事工作效率。

1.1.3 材料移交不及時

目前，大多數單位人事檔案管理員都由組織人事部門或綜合檔案管理部門的工作人員兼任，他們本身已承擔著很大的工作量，兼任人事檔案管理員后，能夠投入到檔案管理工作中的精力有限，加之用人單位到代理機構往往路途遙遠，來往不便，于是造成歸檔材料移交不及時，代理機構保管的人事檔案完整性無法得到保證，不能全面、動態地反映一個職工的全貌。

1.2 編外聘用制人員檔案管理問題

國有企業、事業單位人員編制由國家控制，在業務快速發展的單位中，用人需求不斷增加，而人員編制往往不能及時得到補充，編制與人員需求的矛盾隨之產生。大多數單位采取聘用編外人員的方法補充人員缺口。在我國機構編制管理制度未進行有效改革前，該問題只能采取適度聘用編外人員的方法來解決。這樣，可以迅速、有效地解決單位的用人需求。編外人員人事檔案管理中同樣存在很多問題，值得認真研究。

1.2.1 檔案存放機構混亂

由于用人單位聘用編外人員時，并未經過政府人事部門的審批，多自行采取簡單實用的聘用及管理程序，并沒有將他們的人事檔案轉到用人單位，也未轉到人事代理機構進行保管。編外人員人事檔案保管機構五花八門，有的存放在畢業學校所在地教育行政主管部門設立的大中專畢業生就業服務中心，有的存放在畢業學校所在地人才市場，有的存放在生源地人事部門或人事部門所屬的人才交流服務中心，甚至有的自行保管。相比較在編人員而言，他們的人事檔案存放地十分混亂，給人事管理工作帶來了諸多不便。

1.2.2 檔案材料移交不便

在編外人員人事管理活動中，同樣會產生很多應歸檔材料。由于他們人事檔案存放機構的混亂，用人單位難以將編外人員的歸檔材料一一送達到各自的人事檔案存放機構。如此一來，這部分編外聘用制人員人事檔案的完整性和時效性就無法得到保證。

1.2.3 易產生多頭建檔現象

編外人員人事管理活動中每年都會產生大量應歸檔材料，而這些材料的歸檔十分不便，于是各種處理方法應運而生。有的用人單位自行為編外人員建立人事檔案，以保存編外人員聘用期間產生的人事檔案材料；此外，聘用編外人員經過勞務派遣的單位，勞務派遣機構還會為該人員建立一份人事檔案，以保存派遣過程中產生的人事檔案材料。由于用人單位、勞務派遣機構以及編外人員人事檔案原保管機構缺乏必要的溝通，就會產生多頭建檔的現象，甚至3個部門手中都保存有同一編外人員的部分人事檔案。他們各自手中的人事檔案都是不完整的，無法反映職工的歷史和德、能、勤、績全貌。

1.2.4 易產生棄檔現象

多頭建檔后，勞務派遣機構和用人單位手中都可能保存編外人員的部分人事檔案，這部分人事檔案雖然是不完整的，但能夠集中反映某人某一階段的政治思想、勞動態度、工作概況以及取得的各種成績，也是不可缺少的。但是，部分編外人員檔案意識淡薄，無視這些檔案材料的存在，尤其自行離職人員，他們離開單位時并不到單位人事部門辦理相關手續，任由工作期間產生的人事檔案材料遺棄在單位或勞務派遣機構。

2 解決人事檔案管理中新問題的方法

2.1 人事代理人員人事檔案管理問題的解決方法

人事代理制度是黨和國家深化人事制度改革的重大舉措，所有用人單位必須大力推行，為了讓人事代理制度涉及各方提高對制度的認可度，進而支持該制度的推行，我們必須研究其中存在的問題，提出切實可行的解決方案。人事代理人員人事檔案管理就是其中的一個重要方面。

（1）針對人事代理機構和用人單位職責不清、互相推諉的問題，必須建立一套科學、規范的人事代理人員人事檔案委托保管工作制度（以下簡稱人事檔案代管工作制度），以保證人事檔案代管工作有章可循、有法可依。用人單位要與代理機構加強溝通，在人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、移交、保管等工作中明確各自職責范圍，規范人事檔案管理程序，使人事檔案代管工作步入規范、健康的發展軌道。上級人事主管部門必須擔負起監管者的職責，督促代理機構和用人單位建立起一套正規、科學的人事檔案代管工作制度，平衡雙方責、權、利，促進人事檔案代管工作健康有序發展。

（2）推行人事代理制度的初衷是建立社會化人事管理服務制度，減輕用人單位的人事業務工作量，但目前的人事檔案代管制度執行下來卻因為分散管理，造成了人檔分離，加大了用人單位人事檔案管理員的工作量，與推行制度的初衷背道而馳。人事代理機構應該與用人單位加強溝通和協作，理順辦事程序，減少不必要的手續。例如，在代理人員辭職攻讀研究生時，檔案移交可直接由代理機構轉到招生院校。在出國政審時，代理人員的政審表填寫、上報審查等工作可由代理機構完成。有條件的代理機構，可增加人員、購置專用車輛，定期到用人單位接收歸檔材料。通過上述做法，代理機構可簡化管理流程，主動出擊，提高服務質量，真正為用人單位減輕人事管理業務負擔，使用人單位人事部門可以有更多精力用于人力資源開發及管理工作。

（3）實行人事代理制度后，由于管理的分散，用人單位檔案管理員工作量大大增加，常出現歸檔不及時的問題，嚴重影響了代理人員人事檔案的完整性和動態性。這個問題，必須從用人單位和代理機構兩方著手解決。用人單位應該建章立制，規范人事檔案管理員的工作，條件允許的，可以配備專職人事檔案管理員，以保證人事檔案管理員可以全身心地投入到檔案管理工作中，及時將最新材料轉遞給人事代理機構。代理機構應積極創造條件，配備必要的人手及車輛，定期到用人單位接收歸檔材料，通過主動服務減輕用人單位檔案管理員的負擔，同時快速收集各種歸檔材料，保證代管人事檔案的完整和實時，用實際行動讓廣大用人單位及代理人員體會到人事代理制度的優越性。

2.2 編外聘用制人員人事檔案管理問題的解決方法

在今后很長一段時間內，編外聘用制用人的方式將繼續存在并且規模會不斷擴大。管理好編外聘用人員的人事檔案，將會在用人單位的人力資源開發及管理中發揮重要基礎支持作用。

（1）編外聘用制人員的人事檔案存放機構各不相同，用人單位在與編外人員簽訂勞動合同時，應該落實其人事檔案存放機構，并統一進行登記。在編外人員人事管理活動中產生的人事檔案歸檔材料，可由用人單位暫時建檔保管，在編外人員辭職時，辦理完畢勞動合同解除手續后，一次性將其人事檔案材料移交給其檔案保管機構。

（2）編外聘用人員管理中存在多頭建檔現象，這種現象的存在，有其便于管理的一面，同時也會讓用人單位移交歸檔材料時無所適從、造成歸檔不及時等問題。因此，用人單位、勞務派遣機構以及原檔案存放機構加強溝通，互相協作，其中一方需要使用人事檔案，其他兩方都應該全力支持，將自己保管的人事檔案借給需要的部門。在編外聘用人員找到正式工作或者考上研究生后，用人單位和勞務派遣機構要將自己保管的人事檔案移交給其人事關系所在的機構，與其原始檔案合并，以便該同志下一步所在的用人單位或學?？梢匀娴亓私馄錃v史和德才表現。

（3）編外人員辭職時的“棄檔”現象，充分說明了部分編外聘用人員檔案意識的淡薄，他們不清楚人事檔案在其今后政治、經濟、社會生活中的重要作用，棄檔后，編外聘用人員這一階段的歷史就成為一段空白，對其今后的學習和工作十分不利。我們應該加強宣傳，使編外聘用人員明白其人事檔案的重要性，即使從事編外聘用人員只是其職業生涯的一個很短的階段，這一時期的檔案資料也應認真管理，在辭職時應辦清相關手續，由用人單位或勞務派遣部門將這一部分檔案材料移交給其初始人事檔案保管機構。

總之，人事檔案在用人單位人事管理活動中發揮著非常重要的憑證作用，對個人的政治經濟生活也具有十分重要的意義。人事檔案管理機構和管理人員只有加強學習，改進管理理念和模式，提高服務質量，切實采取上述有效措施，才能應對新形勢下人事檔案管理中出現的問題，才能為人事工作服務好，為單位的業務發展提供有力的人才支持。

1 張凌志.淺談醫院人事檔案管理［J］.科技創新導報，2010（26）

2 侯海琴.人事檔案管理工作的幾點思考［J］.中國水運，2010（10）

3 張志敏.人事檔管理改革探討［J］.韶關學院學報，2010（07）