淺析公路工程監理單位檔案管理

陳素芬

（清遠市公路工程質量監理檢測站，廣東 清遠 511500）

近年來，我單位根據上級檔案部門的要求，大力加強檔案基礎建設，認真做好檔案的日常管理，積極開展檔案達標升級活動，不斷提高檔案信息資源利用率，公路重點工程檔案創優活動得了廣泛深入的展開。在公路工程監理單位檔案管理上，我們主要做了以下四個方面的工作：

1 對公路工程建設檔案創優工作的領導力度

1.1 各建設工程項目檔案工作普遍得到了高度重視，參建項目部領導和員工的檔案意識明顯增強

通過有關檔案法律、法規的宣傳貫徹，各參建項目部普遍認識到工程檔案是工程質量的重要環節，自覺按照國家有關建設項目檔案管理的規定和要求將檔案工作納入議事日程，不斷建立和完善檔案工作的領導責任制和各級崗位責任制，切實解決建設項目檔案工作中出現的問題，建立起適應新的基本建設管理體制運行要求的檔案工作機構和檔案管理網絡體系，使工程建設項目檔案工作得以有序開展。

1.2 各建設工程項目的檔案工作已步入依法監管的軌道

在廣東省檔案局、清遠市城建檔案館的業務指導下，近年來的所有公路工程建設項目檔案普遍實行檔案登記制度和檔案驗收制度，一大批近幾年完工的工程建設項目已按規定通過了檔案行政管理部門組織的檔案驗收。

1.3 建設工程項目檔案管理的基礎業務工作普遍加強，為工程建設和質量管理發揮了良好的服務作用

為了適應社會主義市場經濟體制和基本建設管理體制改革的需要，工程監理項目部從項目建設開始就注意貫徹有關檔案工作的標準、規范，不斷深化業務基礎工作，加強文件材料的收集歸檔和檔案整理，做到檔案的收集、整理工作與工程監理同步進行，并努力提高工程建設檔案的科學管理水平。徹底改變了過去那種工程建設檔案到完工后再算總賬，檔案缺損、錯誤也找不到人負責的狀況。建設工程項目檔案的完整收集和規范整理，保證了工程建設與管理對檔案的利用和需要，使工程項目檔案發揮了良好的社會效益和經濟效益，取得了雙豐收效應。

2 創新公路項目檔案管理的新模式

近年來，我們認真研究基本建設管理體制出現的新情況、新問題，不斷探索既適應市場經濟體制的需要，又能確保建設項目檔案完整、準確、規范的檔案管理模式。單位在印發有關文件和培訓授課、業務指導中反復強調以下幾個方面：

2.1 把建設工程檔案工作列入相應項目法人單位工作計劃

從工程建設監理計劃到監理程序，均列入項目部和有關人員的職責范圍，做到每項工程監理活動都有完整、準確、系統的文件材料歸檔保管；按集中統一管理檔案的原則，建立健全檔案管理制度，由項目法人對工程建設檔案總集成，實施統一的規范和標準；設立直屬項目部的檔案機構，配置必要的保管和提供利用的設備，確保整個工程建設檔案資料的完整、準確、規范、系統、安全和有效利用；建立健全檔案管理的分級負責制，并把檔案管理列為各項工程監理的一部分，使之成為項目管理的一個重要內容。

2.2 實行檔案同步建設制和合同制

從項目立項起就開始將項目檔案列入歸檔計劃，將檔案工作納入項目計劃，指定項目部主任為檔案項目負責人，負責對建設項目的整個檔案工作的指導、監督。

2.3 實施嚴格規范的審核程序

即每項工程的檔案文件，在施工單位自檢的基礎上，監理單位、業主項目負責人負責對檔案文件的完整性、準確性等進行嚴格審核，并簽署鑒定意見，以確保檔案文件真實地反映工程全貌；項目法人檔案管理機構負責對全部案卷的質量嚴格審核把關，不合格的責令其完善；為保證項目承包單位向項目法人單位及時送交完整、系統、準確的相應項目檔案資料，明確工程檔案保證金，以工程檔案是否按規定移交來決定是否退還工程檔案保證金。這些措施的實行保證了建設項目檔案的收集整理工作在項目建設過程中的有序進行，從而避免了在項目完工后再突擊清理所帶來的弊端。

2.4 將日常檢查施工過程中形成的文件材料是否齊全、完整、準確作為監理方的工作職責

針對工程建設項目往往涉及施工隊伍較多、時間跨度較長的情況，將工程檔案的形成、積累等工作內容納入監理工作范圍，要求監理工程師在檢查施工質量的同時，負責檢查驗收施工單位形成的應歸檔文件材料，并履行相應的手續，從而保證了竣工資料的完整、準確和規范。

3 加強檔案達標升級及創優活動

建設工程檔案工作不僅僅是對檔案工作負責，而且是對歷史過程負責，是對未來發展負責。這就從更高的層次上提升了我們對檔案工作重要性的認識，進一步增強了做好檔案工作的歷史責任感、緊迫感。為此我們主要從以下幾方面入手：

3.1 強化了檔案創優的計劃措施

近年來，單位克服了工程建設項目分布廣、工程進展的信息不靈和自身人員較少等困難，始終將工程建設項目檔案管理作為一項重要工作常抓不懈，并不斷加大對工程建設項目檔案工作的指導督促力度，努力使各工程建設項目達到檔案規范管理和科學管理的要求。要求各項目部在按時完成日常立卷工作的基礎上，根據工程實施序列和竣工期限按月匯報工作開展情況。

3.2 提高檔案檢查的力度和頻度

每年接受省檔案局對我系統檔案工作的檢查，對達標升級單位，在各單位自查的基礎上，由省檔案局進行復查，對檢查中發現的問題，高標準、嚴要求進行整改完善，組織有關部門進行定期復查。

3.3 認真開展執法檢查

《檔案法》頒布以來，為不斷加大對公路工程建設項目檔案工作的監管力度，上級檔案部門多次開展了本范圍內的執法大檢查活動，我單位堅持把執法檢查活動作為增強檔案意識，規范管理手段，提高創優水平的重要契機，及時組織所屬的項目部等有關人員認真做好填表、自查、整改、匯報等迎檢工作。成立了綜合檔案室，檔案制度上墻，并立即投入到前期工作的檔案收集，得到了檢查組的高度肯定。我們深深體會到，只要思想上高度重視，行動上貫徹及時，措施上扎實有力，檔案工作走向規范化和爭創工程優秀檔案是完全可以實現的。

4 扎實細致地做好日常檔案工作

檔案管理達標升級只是做好檔案工作的一個起點，我單位深刻意識到，要使檔案工作不斷鞏固、完善、發展和提高，必須從日常檔案工作每一個環節著手，堅持長抓不懈。

4.1 認真做好檔案資料的收集工作

近年來，公路工程建設規模一擴再擴，建設項目逐年遞增，為減輕專職檔案員的工作壓力，最大限度地確保各人手上檔案資料不積壓、不流失，保證檔案工作質量，總公司要求各項目部通過檔案管理網絡收集各種檔案資料，并定期檢查收集工作。

4.2 利用計算機系統對檔案資料進行科學管理

為適應形勢發展的需要，單位于1998年下半年在檔案工作中引入計算機管理系統，安裝檔案管理系統軟件后，逐一輸入檔案案卷目錄和卷內目錄，并在省公路局和省檔案局的業務指導下，根據實際使用情況對計算機程序進行修改、完善。

4.3 強化服務意識，提高檔案資料利用效果

檔案工作最終目的是檔案資料的利用。近年來，我們按照國家二級檔案管理的要求，緊緊圍繞經濟建設和行業管理這個中心，更加注重檔案信息資源的開發，多途徑、多方位地提供服務。隨著高速公路建設的全面展開，工程建設中普遍面臨著與原有道路的改擴建交叉施工的矛盾，單位的設計監理部也是充分利用原始檔案資料，及時提交設計單位進行預先考慮，有效解決了大規模建設中的大量施工矛盾。針對由于長期受保密思想影響，檔案工作目的不夠明確，普遍存在重保密、輕利用的傾向，為打破以往檔案工作被動服務的局面，單位確立了檔案工作主動服務的指導思想，要求專職檔案員與兼職檔案員加強溝通交流，多請示，多匯報，編制完整、有效的檔案檢索工具，開放檔案閱覽室，經常到各業務部門了解情況，檢查檔案工作，在確保檔案資料安全的前提下，根據各業務部門的工作進度和需要，主動組織提供各種資料、數據，為綜合決策和開展業務服務。

1 魏德熙.淺談高速公路工程監理檔案管理［J］.中國新技術新產品，2009（13）

2 黃愛萍、潘菊梅.東深供水改造工程監理檔案管理［J］.廣東水利水電，2003（A01）