高校檔案信息化工作探討

汪海燕湖北咸寧職業技術學院，湖北 咸寧 437100

0 引言

檔案信息化是指在檔案工作中充分利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術對檔案資源進行收集、保管、整理、開發利用的現代化管理過程，達到為社會發展提供服務的目的。隨著科學技術的進步和發展，傳統的檔案管理模式、管理技術、方法及利用在一定程度上制約了檔案事業的發展，作為現代科學技術知識傳播主渠道和立檔單位的學校，加強檔案信息化建設、使檔案管理由純手工操作向現代化管理模式轉變已成為高校檔案發展的必然趨勢。

檔案信息化建設是一個信息數字化建設的過程，也是同一種信息的存儲、檢索、管理形式和載體變化的過程。檔案信息化的實現有利于檔案信息資源合理配置、科學管理，使其實現數字化、標準化、系統化、網絡化，為高校的辦公自動化提供日常工作所需的共享數據，并逐步形成決策咨詢系統，為充分利用和開發學校檔案館藏信息，及時收集現實檔案信息創造了條件，加強了電子檔案的準確率和利用率。本文以湖北咸寧職業技術學院為例，分析探討了處在檔案工作現代化改革下，高校檔案管理信息化意義與建設策略。

1 高校檔案管理信息化的意義

1.1 從檔案館到信息中心的職能轉變

隨著計算機技術在各個領域的廣泛深入應用，高校檔案的鑒定、整理、編目工作的關注焦點不僅是文件實體，而且具體到文件背后的活動和意圖，有助于更好的了解文件的整個形成過程及文件形成者的職能、計劃和活動，從而重視信息系統與文件形成者之間的有機聯系，檔案部門通過這些可以直接參與文件的形成，從保管機構變為審計機構。由于信息的超時空流轉，數字化檔案已成為“無墻界檔案”，而高校檔案館也就從檔案實體的保管基地變成了利用方便的信息控制中心。

1.2 從遠距離到近距離的利用方式轉變

以往用戶要使用檔案，必須到檔案館去，這一傳統的檔案利用模式十分不便，實現數字化檔案信息管理后，任何一位利用者都可以不受時間、空間的限制，在任一時間、地點，只需打開聯網的電腦，即可進入高校檔案管理系統，獲取自己需要的檔案信息。互聯網利用的開展，使檔案工作進入到一個嶄新的工作階段和最佳的良性循環之中。

1.3 從“手工”到“現代”的業務工作轉變

傳統的文書立卷歸檔，總是在催辦完成后，次年收集立卷并歸檔，表現出周期長且勞動強度大，耗時耗力。信息數字化時代下的檔案能及時歸檔而且盡快投入使用。通常是文書處理部門將收、發文輸入計算機，通過互聯網，其他各部門可根據自己權限范圍在網上分組傳閱與自己相關的文件，及時注明處理意見，并隨時歸檔；在數據收集中，各部門可通過網絡把數據傳輸到檔案管理系統數據庫中，使檔案數據錄入工作更加輕松。同時，高校校園網各類數據庫的建立，使各類數據“數出一門”，保證了各類數據的及時準確歸檔，既節省了重復勞動力，又克服了以往歸檔后才能查閱的弊端。

1.4 從紙質到數字化的模式轉變

檔案實體是有形物，傳統的檔案工作是對檔案實體進行物理管理，管理空間需要做到有序化；而檔案信息資源數字化是利用數字化技術將其他形式存儲的信息資源轉化為計算機可識別的二進制代碼形式，檔案信息的存儲、加工、管理及使用方法都出現了變化，檔案不再按照傳統方式中特定的順序排列在框架上，而像人腦的記憶一樣完全虛擬化，信息的存取可以像人腦中特有的記憶方式和語言符號一樣在使用者發出命令之后，按照設立的軟件程序進行整理、排序，然后輸出，從而提高了信息的收集和使用效率。對于珍貴的檔案文獻原件，可經過檔案信息數字化處理后，制作成視讀替代品，解決了原件易損或變質現象的發生，不僅保護了原件，也提高了檔案信息的具體化。

2 高等院校檔案信息化建設的幾點策略

2.1 提高創新意識，轉變傳統觀念

在建設高校檔案工作現代化發展的進程中，每個人都要轉變傳統觀念思想，樹立現代檔案管理和利用意識，促進檔案工作由館藏模式向檔案信息中心過渡，學院領導要首先從自身做起，帶動其他師生充分認識信息化的重要性，認識檔案資源信息化創新與發展的重要性和與時俱進。從事具體建設檔案信息化建設的工作者要勇于接受機遇和挑戰，增強工作責任感，樹立現代化管理思想，充分發揮個人主觀能動性，不斷進行知識更新，用科技知識武裝頭腦，用現代化管理手段去做好檔案工作，實現信息化管理下的檔案工作以用戶需求為主導、從用戶出發、以用戶需求為目的的針對性服務。

2.2 軟、硬件基礎設施建設

只有檔案信息管理系統軟件的支持和相關硬件設施的完善投入使用后，校園網與檔案館才能互聯，因此，學院可以根據本校實際情況，結合自身經濟能力，在充分利用原有設備的基礎上，購置新的技術設備，力爭做到“填平補齊、適當超前、合理延伸”，這些設施包括數據庫服務器、路由器、圖文影像掃描設備及海量存儲設備等。

2.3 標準化、規范化體系建設

電子文件管理（收集、歸檔、利用）的技術性形成過程是由一系列嚴密的電子文件技術標準為支撐，依賴于計算機等設備軟、硬件環境，計算機對電子文件管理準確性在相當程度上取決于操作人員著錄的準確度，而檔案管理人員對相關著錄標準的理解程度又影響著這種準確度的高低，而且，電子文件形成后，由于各軟件運行環境、版本之間的不一致可能會出現彼此間的不兼容性。

2.4 建立高校檔案信息中心

利用現代化的信息網絡，使檔案信息資源得到共享，是高校檔案管理步入現代化的必由之路，也是檔案信息化為本學院提供全方位優質服務的建設目的。實行高校信息中心計算機化，牢固數據庫和網絡建設，構筑龐大、便捷的檔案管理信息網，將檔案館、圖書館、計算機中心組合為多位一體的信息網絡中心，實現圖書、情報、檔案資源共享的聯網交流，發揮出信息網絡的輻射作用，做到檔案信息能在瞬時進行異地傳輸與交流，并使分散在各地的檔案信息得到更好的綜合開發和利用。

2.5 加強學院檔案管理專業人才的培養

檔案管理的網絡化、自動化建設是建立在計算機科學與檔案學專業基礎之上，勢必要求檔案工作人員具有廣博的知識，掌握現代網絡技術，真正成為信息資源與用戶之間的橋梁和紐帶，做高知識含量信息產品的設計者、生產者和操作者，不但具有檔案學、文書學、信息傳播學等專業知識，還應兼備計算機應用軟件開發、通信工程技術、信息管理、信息網絡、數據庫生產服務、辦公室自動化以及計算機輔助設計技術等技術知識，并熟練掌握外語。因此，要加強學院檔案管理專業人才的培養，以勝任科技信息時代下的檔案管理工作。