實驗室認可質量管理體系文件的電子書制作

張繆偉 朱憶 吳建中

(江蘇省常熟市疾病預防控制中心 江蘇常熟 215500)

實驗室認可質量管理體系文件的電子書制作

張繆偉 朱憶 吳建中

(江蘇省常熟市疾病預防控制中心 江蘇常熟 215500)

各地疾病預防控制中心的實驗室都在進行實驗室認可工作,其中質量體系文件的建立是最重要的一個環節。為了方便使用和查閱體系文件,我們制作了一本電子書,使用電子書可以節約大量的紙張,并且給管理和使用上帶來了便利、快捷和準確。

質量管理 體系文件 電子書

實驗室認可質量管理體系文件量大面廣,為了方便使用和查閱,我們嘗試把體系文件全部制作成一本電子書。電子書最大的特點就是閱讀方便,制作簡單,制作出來的電子讀物相當精美,這種格式電子書中內嵌了閱讀軟件,所以無需安裝專門的閱讀器就可以閱讀,對運行環境并無很高的要求。現將制作過程介紹如下。

1 制作軟件

很多原始文件由不同軟件制作,所以格式不同,必須要運用軟件轉換成統一格式。然后再用電子書制作軟件制作電子書。

1.1 轉換軟件

Microsoft Office Excel 2003

VeryPDF PDF2Word,下載地址:http://www.onlinedown.net/soft/26328.htm。

Word文檔批量轉換工具,下載地址:http://www.onlinedown.net/soft/52831.htm。

1.2 電子書軟件

Visual CHM,下載地址http://www.onlinedown.net/Soft/857.htm。

2 制作方法

2.1 制作網頁文件

首先把質量管理體系中各類文件分別轉換為網頁文件。EXCEL文件轉換為網頁文件只需打開EXCEL文件另存為網頁文件即可。PDF文件用“VeryPDF PDF2Word”轉換成Word文檔,再用“Word文檔批量轉換工具”轉換成單個網頁文件。

2.2 歸類文件

對需要制作電子書的文件分類整理放在不同的文件夾下,分為質量手冊、程序文件,作業指導書、計劃、表單,標準/法規等。

2.3 制作電子書

啟動Visual CHM軟件,點擊菜單欄編輯按鈕,在下拉菜單中點擊添加目錄,找到2.2歸檔的目錄,包括子目錄打上鉤,按確定。

在左側目錄欄內按需要調整層次,刪除不需要的文件及文件夾。點擊菜單欄設置按鈕,在下拉菜單中點擊選項,在打開的設置選項編譯屬性選項卡中,設置默認標題,

默認標題是以后做好的電子書默認打開的頁面。在最后一個編譯屬性選項卡中自動同步打鉤,自動同步打鉤以后使連接跳轉動作在左邊目錄中可以清晰顯示具體的位置。

其他選項可以根據需要進行設置,最后按確定保存設置。

返回到文件夾打開需要設置連接跳轉的文件。右擊文件選擇用Word打開文件(就是用word來編輯),在需要跳轉的地方,用鼠標左鍵選擇文字然后點擊右健,在右鍵菜單中選擇超鏈接,在打開的對話框中選擇需要的連接,然后按確定插入鏈接。重復上述操作完成全部需要的連接保存。

點擊編譯按鈕,選擇電子書保存位置并給電子書命名,保存電子書的位置要新建一個文件夾,并且命名和電子書一樣以后便于查找,軟件自動開始編譯。編譯完成的電子書有很多文件就存放在新建的文件夾內,電子書制作完成后打開電子書文件夾,在打開的文件夾里找到后綴名為CHM的文件右擊選擇發送到桌面。回到桌面點擊CHM文件就可以閱讀剛才做好的電子書了。

3 討論

質量管理體系文件的建立,目的是更好的為單位的管理提供技術保障,但是在實踐中我們發現,傳統紙質文件因為各種原因會在需要時出現找不到的尷尬局面。

有些不常用的文件標準在需要時會上網查詢,但是網上文件很多是不規范的。為此我們嘗試把質量管理體系文件全部打包成一本電子書,然后在各個崗位電腦上配置一本電子書供需要的工作人員查閱使用。這樣不但保證了質量管理體系文件的正確規范,而且方便快捷。

常見的電子書有后綴為chm、exe和pdf3種格式。本文介紹的chm格式的電子書,它具有文件體積小,制作方便,閱讀靈活等特點。exe格式的電子書它最大的特點就是閱讀方便、制作簡單且制作出來的電子讀物相當精美而且無需專門的閱讀器支援就可以閱讀,文件體積稍大,eBook Workshop軟件就是這類軟件的代表,但是exe文件格式電子書很多防毒軟件會阻止其運行,會給使用者帶來不便。PDF的優點在于這種格式的電子讀物和傳統紙質相似、便于存取、安全性較高,但是這種格式文件無法制作超級鏈接,在使用上不太理想。

質量管理體系電子書的建立,為辦公無紙化邁進了堅實的一步,使用電子書可以節約大量的紙張,并且給管理和使用上帶來了便利、快捷和準確。

科學技術日新月異,我們的工作必上須跟時代科技的步伐,不斷運用科技的最新成果,把我們的質量管理工作做得更好。

[1]郭華.誰是個中高手?九大電子書制作工具橫評[EB/OL].http://www.pconline.com.cn/pcedu/pingce/0406/388723.html,2004-6-5.

[2]網頁教程.電子書制作軟件綠色版匯總及評價[EB/OL].http://www.wangqi.com/html/2006-01/2859.htm,2006-01-13.

[3]睡著的水.【E書制作教程】如何制作電子書(EXE格式、CHM格式制作)[EB/OL].http://bbs.asuro.cn/read.php?tid=141543,2008-10-10.

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1674-0742(2011)12(c)-0121-01

2011-11-18