淺談商務談判的準備

廣東輕工職業技術學院 張霓

現代社會各行各業都離不開談判，在經濟領域更是如此。隨著經濟的發展，人們之間的各種經濟往來不斷增加。需要協調、解決的利益問題，希望達成的交易也越來越多。商務談判就是人們為了實現交易目標而相互協商的活動。凡事預則立，不預則廢。商務談判前的準備工作非常重要，由于充分準備而帶來的信息、信心、狀態，往往會直接影響你的決策，成為談判成敗的關鍵，而實際工作中談判前的充分準備往往得不到應有的重視，準備工作片面而不細致，不少人往往只考慮行情、價格而很少顧及其他，其實準備工作中對行情、價格的了解固然很重要，但卻遠遠不夠，筆者結合多年的商務談判實踐經驗，歸納出五項容易被忽視而又十分重要的準備工作，并通過一些實例加以說明。

1 當前商務談判準備的不足

商務談判是一項項目工程，也是一項系統工程，必須做好充分的準備才有可能取得預期的效果。知己知彼，百戰不殆。就是說不打不了解的仗，不打無準備的仗，只有了解對方，了解自己，才能立于不敗之地。

當前商務談判經常由于準備不足而出現一些問題，使談判處于被動地位。

1.1 不太了解對方的利益點

談判，關鍵是要調和各方的利益，滿足各方的需求，只有找準對方的利益點，才能使談判獲得超預期的效果。要找準對方的利益點，就必須對對方的狀況進行充分的調查，包括對方的發展歷史、發展現狀、競爭優勢、核心競爭力、資信狀況、資金和技術需求、企業領導人風格等。要了解本次談判對方最迫切需要的是什么，利益點是什么，要達到談判的利益點，對方會做出什么讓步，或者會犧牲什么。通過這些了解，估算對方的底線，評估對方的最佳替代方案。這樣，才能在商務談判中把握主導地位，取得超預期的效果。

1.2 對己方評估不足

合作講究的是雙贏或者多贏，對方之所以選擇跟我方合作，與我方談判，肯定有我方突出的特點或優勢。要充分評估我方的優點在哪里，弱點在哪里，對方看中我方哪些方面。這就要求我方要分析自己，內部充分溝通，確定我方在判斷達到的目標。我方也要估算自己的底線，如果退到底線還沒成功，那就必須啟用最佳替代方案。因此，我方必須估算確定底線，而且要評估我方最佳的替代方案。

對己方的評估，重點要列出我方的優勢，確定若談判失敗會給對方造成什么損失。要做到抓大放小，要學會放棄小利益，才會獲得大利益。

1.3 沒有找準談判時機

挑選正確的人，在正確的時間做正確的事。判斷必須找準判斷時機，要在對方最需要的時候談，對方緊迫，我從容，我方就把握主動，在談判處于主導地位。最忌諱的是由于延誤了領導要求在規定時間內必須完成的談判的時機，這樣處于被動地位的談判，效果肯定不理想。

2 商務談判準備充分的好處

談判前的充分準備，利于營造良好的談判氣氛，使談判桌上溝通融洽，容易達成共識，甚至有些情況下通過談判前雙互充分了解，可形成默契，在談判桌上實質上只是決定談判條款，溝通感情。

商務談判準備充分有很多的好處：

(1)掌握可靠的信息，了解對手的意圖、談判風格等，可以制訂對應的談判策略，組建合適的談判團隊；

(2)充分評估找準己方和對方的利益點，使談判容易達成共識，縮短談判的時間；

(3)對一些問題可以找對方私下溝通，達成默契，避免在談判桌上陷入僵局；

(4)能把握主動，使在談判過程中處于主導地位，容易在談判過程中取得超預期的效果；

(5)做好備選方案，在談判失敗時可隨時推出新方案；

(6)針對對手的資金、信用、經營習慣等方面的優缺，修訂相關合同條款，保證合作、交易的順利進行。

3 商務談判中容易被忽視的準備工作

3.1 政策法規研究

政策法規研究屬于商務談判準備背景調查，背景調查內容一般包括談判相關環境的調查、談判內容的調查、談判對手的調查、談判者自身情況的了解。而政策法規研究屬于相關環境調查中的法律環境調查，十分重要而常被忽視。

(1)掌握法律基礎知識。商務談判在達成一致后，絕大多數要形成書面合同，合同條款都是談判內容，如果沒有一定的法律基礎，不熟悉《合同法》及相關的法規，在談判中是要吃虧的。例如：《合同法》第四十一條規定：“對格式條款的理解發生爭議的，應當按照通常理解予以解釋。對格式條款有兩種以上解釋的，應當作出不利于提供格式條款一方的解釋。格式條款和非格式條款不一致的，應當采取非格式條款。”實際中，提出格式條款方往往是強勢方，《合同法》第四十一條實質是對弱勢方的一種救濟和保護，如果我們知道這一法律條文，在談判中碰到對方提供的格式條款，我們就會自信地、大膽地質疑或協商，同時可以以非格式條款予以否定。實際中，常常可以在對方提供的打印好的固定格式合同中的“其他”或“其他要說明事項”等項下，以手書條款對格式條款進行補充、修改甚至否定，手書條款屬于《合同法》所指的非格式條款，其效力優于格式條款，這樣會使弱勢方利益得到保障。

(2)熟悉相關政策法規。宏觀經濟政策及具體的規定細則對該行業、該產品的支持或約束在談判中是要充分考慮的，由于政策法規的變化，會讓本來看似公平的交易變得有明顯的利益偏差。特別是在市場經濟環境較為復雜的情況下，政府的宏觀調控作用更應重視。例如：對商場、商鋪的投資，如果你不考慮城市規劃的發展和變化，則很可能會因拆遷、中心區域轉移等的原因，使原購買或租賃的旺地、旺鋪變得蕭條，而無法經營。又如：收購一個企業，必須了解該企業的所屬行業是國家鼓勵發展的行業，還是列入產能過剩限制發展的行業，還要知道環保、衛生等的政策法規，才能作出正確的選擇。

3.2 了解對手的個人特點與風格

商務談判的特點是通過雙方或多方的溝通，而且多數為面對面的交談而達成的，所以你的談判對手的個人特點、經歷特長、性格愛好、談判風格等具體情況，你應該盡可能地去調查了解，這對你的順利溝通十分有利。

在一次大型集團的巨額債權債務轉移談判中，甲、乙方均為大型的集團公司，筆者作為乙方的談判人員，由于對甲方的公司情況及可能參與談判的人員的具體情況作了充分的了解，在談判準備工作會議上，筆者明確建議我方首席談判代表應避開對方董事長與部門經理，而以其總經理為突破口。理由是由于對方公司當時內部管理的特殊性，上述三人對該談判涉及的事項都有決策權。其總經理的個人經歷及處事風格都很有特點，是從最基層的非對口專業工作崗位開始一步一腳印成為高層領導，以敢想敢干、決策果斷而出名。該總經理的經歷與我方首席代表很相似，而我方首席代表的性格則屬于擅長理解對方、以柔克剛型，估計雙方交流會很容易融洽，我方會較容易說服對方接受我方觀點，并促成對方作出決策，速戰速決，達成協議。

3.3 準備備用方案

如果你去問別人為什么答應那樣苛刻的談判條件，常會得到這樣的回答：“我輸不起！” 在談判中往往會因為怕輸所以吃虧，不怕輸才會贏，怎樣才能不怕輸呢？最好的辦法是事前準備備用方案，如果談判失敗，即可使用備用方案。

美國前總統克林頓先生首席顧問，世界著名談判大師羅杰·道森，兩年多前曾到廣州進行巡回演講和商務談判訓練活動，在接受媒體專訪時透露成功談判最重要的三大秘訣之一就是：“讓對方感覺你隨時可以離開談判桌”，強調要有第二套方案，不能讓對方認為你是他的唯一選擇。

在談判前必須作這樣的準備，這次談判如果達不成一致，我方將會有什么損失？損失多少？是否可以承受？有什么可補救的方法？制定備用方案。那你在談判桌上便可以輕松地洽談，讓對方覺得你有很多選擇，有很多退路，類似常言所說的“以退為進”，這樣才容易在談判中取得優勢，讓對方接受你的提議，最終達成一致。

3.4 組織協調與精干的談判團隊

商務談判中，雙方都是只有一個人參加的個體談判比較少。多數都是集體談判，即雙方(或多方)都有兩個或兩個以上的人員參加的談判，故談判團隊的組織是一項重要的準備工作。團隊人員的挑選應考慮知識結構、能力結構、基本素質、協調能力等多個因素，其中協調能力的重要性大家都理解，但在實際工作中往往得不到充分的重視。在過去多年本人參與或主持的大大小小、無數次商務談判中，已形成一種習慣：在談判桌上從對手談判人員表現的不統一、不協調中判斷對方的真正目的、底牌，這一習慣(或說技巧)往往在超過半數的談判中是可以發揮作用。而在本人主持或參與的談判的本方團隊，經常也會由于上司的安排或部門溝通等各種原因，往往使本方的談判團隊很難協調，在談判桌上很容易意見不統一，使談判處于被動。故對于我主談的項目，如果可能我都會向上司要求一個授權：談判團隊由我本人挑選、確定，這樣才容易協調，統一意見，一致對外。同時也可解決另一個實際中經常出現的問題，就是談判團隊人數過多，不精干。人數過多首先是難協調，出行、溝通等都不方便。日常普通的小型談判單方團隊2～3人；中大型的3～5人即可。人員過多浪費人力、物力；難協調、難出成果、效率低、弊病很多。

3.5 關注現場細節

商務談判前應作充分的準備，但實際工作中，由于時間、資源等的限制，我們的準備往往會有這樣或那樣的不足，留心現場的細節常常可對事前準備作很好的補充和修正，有時不起眼的細節，你留心并利用之，她會成為成敗的關鍵。

筆者曾作為一個國有公司的管理人員代表公司就一筆房地產項目借款與一位房地產公司老板洽談。我方有800萬元資金投入該公司，對方由于資金緊逾期多年未還，我方已提起訴訟。如果按法律程序走下去，我方一定勝訴，但經一審、二審程序到判決書生效，一般需要一年時間，對方有足夠的時間轉移資金及財產，我方根本收不回資金或財產。所以我們主動找對方洽談，希望對方能與我方達成和解協議，自覺歸還欠款。這個協議按常理是不可能達成的，因為雙方都已經走上了法庭，而且都知道訴訟結果：我方一定勝訴，但財產無法回收，對方只需陪我方走完法律程序，而無需歸還資金或財產。我是該清理項目的負責人，堅持只要有一線希望都不能放棄，而大家則認為這次談判充其量只能是“例行公事”，不會有結果。

談判地點是該老板的辦公室，在見面客套之間，我發現在該老板的辦公桌面顯眼的位置上，放著一本當時的熱銷書《現代化的陷阱》，該書我也正在看，其反映的焦點問題之一是國有資產的流失成就了部分人的資本原始積累。與我們正在進行洽談的業務對應相關。一個私人老板把這樣的一本書放在自己的辦公桌上，說明他自己作為得利者也在思考，也認同，也在受良知的考驗。我不露聲色地思考著，這樣的老板，心理上一定覺得理虧，不和他談法律，要講良知、講事實。于是，我說：“如果官司打下去，我們一定贏，但什么都收不回，而您只需要調調帳把錢和物業轉走，一分錢都不用還，但是改變不了您欠了別人錢的事實！天理良知，欠債還錢，這是天經地義，我們都是有良知的，不用走法律程序，不用法律救濟！我們自己能解決。你們民企，發展不容易，有困難可以提出來，錢是一定要還的！……”也許是因為彼此正在研讀同一本書，我講起話來特別的坦誠而賦感染力，該老板也很接受，表情凝重，偶爾輕輕地點頭。

4 結語

現代經濟活動離不開商務談判，商務談判要取得成功則離不開談判準備，無準備的談判猶如無準備的戰爭，注定失敗。充分準備對于成功的談判十分必要，本文歸納闡述了政策法規研究、了解對手的個人特點與風格、準備備用方案、組織協調與精干的談判團隊、關注現場細節等五項容易被忽視而又十分重要的準備工作。特別要說明的是它并不是準備工作的全部，也不是說每次談判都必須完成，而是不應忽視、應該充分考慮的工作。要注意“具體問題，具體分析”，有些準備工作在個案中沒有條件、時間、機會去進行，或者完成的成本過高，那么，我們就應該放棄。

[1]樊建廷.商務談判[M].大連:東北財經大學出版社,2007.

[2]陳向軍,周慶,劉宗主.商務談判技術[M].武漢:武漢大學出版社,2004.