商務英語函電對外貿的重要作用

山東勞動職業技術學院 任東梅

1 商務英語函電的概述

1.1 商務英語函電的概念

作為對外商務交流的主要途徑之一，商務英語函電指以外貿知識為背景，以現代化的各種通訊工具為載體的外貿語言的表達的電子書信。顧名思義，商務英語函電是在外貿領域工作的人們彼此進行溝通的工作語言與方式。商務英語函電的載體包括但不限于紙質書信、傳真、電子郵件等等，內容以專業貿易用語和縮略用語為主。商務英語函電的分類有很多標準，常見的，如按照具體使用功能而分成來函處理、答復函、邀請函、聯絡函、祝賀函、任命函、慰問函等。商務英語函電的主要內容范圍包括詢盤、發盤、付款、包裝、索賠、保險、仲裁等等。

1.2 商務英語函電的基本格式

由于從某種意義上來說，英語是世界語言，因此，世界不同地區的人們進行貿易基本以英語為交流語言，即商務英語。因此，商務英語函電的基本格式要與英語國家的信函格式保持一致，而不能按照各民族自己的習慣，否則貿易很難進行。另外，因為是商務英語函電，包含著商務英語的特殊性，即貿易專業用語和常用的專業縮略語，因此，在基本的書信格式上要能充分而又合理的利用貿易用語。下面以一個具體事例來說明。

如上面的事例所示，信件的地址等等要按照英語國家的書寫習慣來依次書寫，先把收信人的地址寫清楚(這里以書信為例，對于email或msn則按照相應的格式書寫就行)，然后，一般書信的開頭，但是，商務英語函電要求要簡潔，直入主題，不要寫過多與貿易或商業合作主題無關的東西。要開門見山的說明如何得到貴公司的信息，想要與貴公司進行哪方面的合作，希望貴公司怎么做等具體的貿易商業詳細情況，并表示對對方回復和參與的極大期待。當然，最后也不要忘了客套一下，以示禮貌。這樣，一個基本的商務英語函電就完成了。

2 外貿對于商務英語函電的要求

2.1 外貿的概述

一個國家或地區與另一個國家和地區以商品、勞務和技術等進行交換的貿易活動就是對外貿易，對外貿易可以將不同國家的不同優勢，無論是資源上的、勞動力上的還是科學技術上的優勢，進行全球范圍內的統一組合，從而使全球的整體經濟得到更好的發展。對外貿易也是把整個世界聯系在一起的重要途徑之一，無論是發達國家還是發展中國家都無法脫離對外貿易而獨自自善其身。進行對外貿易，也就是不同國家參與到國際分工中來，從而節約社會勞動，促進社會進步及資源的充分利用。

不同國家的貿易，就必然要考慮到彼此的商務交流，如果更高效的進行商務交流是擺在每個外貿從業者面前的實際問題。低成本、高效率的商務交流是現代化的國際間貿易的客觀要求，不同國家和地區有不同的商業習慣和民族習慣、文化習慣等等，這些都是對外貿易要考慮的因素。

2.2 外貿成功進行的重要因素

對外貿易的成功進行要考慮到很多因素，但是，不管怎么說，都是有章可循的。這里結合商務英語函電的作用談相關的重要因素。首先，貿易的基本要求是有供有求，彼此滿足需要。對外貿易要考慮到很多因素，但是貿易的基本要求是最基礎的，也是最重要的，在供求的客觀作用下，才有可能進行貿易。所以，在信息化時代，要能高效率的篩選信息，抓住需求。這是商務英語函電的第一步，也是最重要的一步。其次，要充分考慮到貿易對方所在地的商業習慣、民族習慣和文化習慣等，這些都是對外貿易成功與否的非常關鍵的隱性因素。比如，阿拉伯國家對伊朗和阿拉伯半島之間的海灣命名有很大意見，堅定的認為那里是阿拉伯海灣，但是世界上的常用名稱是波斯灣。無論貿易雙方如何對對方的業務有多么的感興趣，當與一個阿拉伯商人在這一問題上產生沖突時，生意一定做不成。再比如，有些國家在周五不工作，如果你把重要的會議安排到了這一天，那么很顯然，會議是沒有人參加的，這時候如果時間安排的非常緊，彼此間的貿易自然就不可能進行了。再舉一個文化的例子，在某些國家認為荷花是不吉祥的，常用來作為祭祀器具的圖案，如果這時候貿易的對象上有這圖案，并在商務英語函電中把這些表達出來，那么自然的，這筆對外貿易也就不可能成交了。由此可見，這些隱性因素是非常關鍵的。把握好這些因素，對商務英語函電的作用巨大。最后，一定要按照英語國家的信函格式書寫商務英語函電，并要簡潔、清晰的表達出合作意圖與目的。這是對外貿易的雙方彼此間交流的基礎，決不能馬虎。在充分考慮到以上因素后，商務英語函電的基本問題也就解決了。所有這一切，都是為了成功的貿易進行的準備工作，這些準備工作必不可少。

2.3 商務英語函電在外貿中的基本功能

商務英語函電在很多方面發揮著作用，它的基本功能包括發展貿易客戶、商務交流與溝通、貿易交易管理等三個方面。發展貿易客戶，即尋找新的商業伙伴，開展貿易。傳統方式下的發展貿易客戶成本非常高，主要是信息的不充分和不對稱。信息時代中，很多信息都是公開的，通過因特網等方式，可以不受時間、空間和地域的限制，不僅節省了大量的人力物力的付出，也提高了工作效率。尋找新的商業伙伴基本從兩方面來完成，一是通過宣傳自己，如網絡廣告等；二是通過別人的宣傳來接觸到可能的潛在客戶，并聯系洽談。通過這兩方面的努力，往往會達到很好的效果。商務交流和溝通，是指在發現潛在的貿易伙伴后，進行接觸所做的必要程序。對外貿易的順利進行離不開商務交流和溝通。信息時代下，通過現代化的交流媒介進行商務交流和溝通已經變得非常方便，而商務英語函電又是彼此交流的主要方式之一。充分發揮前期的準備，通過商務英語函電把基本情況闡明清楚，接下來在進行必要的補充溝通，基本上就決定了貿易的成功與否。貿易交易管理，指在貿易過程中的，所涉及的各個部門和相關的輔助職能機構，如果企業采用傳統的一一解決的方式進行貿易，肯定會占用大量的時間，同時會對企業的貿易成本造成很大的負擔，而且，為進行貿易而進行的很多工作所花費的人力物力和財力都是無意義的。商務英語函電可以將這些問題通過信息化手段，如電子郵件等方式進行解決，這樣就可以將很多非核心外貿工作剝離掉，從而提高工作效率和降低交易成本。

2.4 商務英語函電對外貿的作用

2.4.1 增進溝通，創造商業機會

借助于信息時代的信息化優勢，國際間的交流變得越來越容易和便捷。不同種類的商品需求和供給信息放到網絡上或信息中轉平臺上，給予不同的信息需求者很大的機會，很多外貿企業可以通過網絡或者中介平臺得到所需信息，并通過聯系方式在短時間內與潛在貿易客戶聯系上，在初期的基本交流達成一致后，接下來可以進行較深入的溝通和交流，如果合適就可以確定彼此間的貿易關系了。在這種情況下，貿易成本極低，而且可以發展很多潛在的貿易客戶。因為商務英語函電的發展，并且信息化的今天，對外貿易雙方對于實物的要求不再那么高，因此，外貿企業可以更好的利用自身優勢進行資源配置，開拓更多的優質客戶。

2.4.2 利用信息手段，提高外貿效率

商務英語函電的優勢就是在于能夠利用函電進行迅速的溝通和交流，把雙方的需求與問題進行充分而有建設性的討論和解決。對外貿易的貿易雙方可以通過商務英語函電及時的傳送彼此需要的信息，一旦產生矛盾，商務英語函電可以進行商務溝通，并給客戶提供相關的解決方案，這樣信息就在貿易雙方有了良好的流動，使對外貿易的問題更容易的解決。另一方面，同樣是信件或傳真等，但傳統的方式下，大量的信息需要接收方進行整理、分類、分析和反饋，這樣，自然就增加了對外貿易雙方的大量的人力、物力和財力的損耗。大量的信息整理、分類也就會不自覺的增加信息理解分歧等問題和矛盾的出現，由于時間上的誤差，不可能及時的交流，對貿易的雙方來說，貿易的可能性會降低。但是，商務英語函電就有效的減少了信息的整理、分類等環節，直接把信息整理分類好提供給貿易伙伴供其分析。可見，商務英語函電不僅提高了工作效率，還能有效的降低交易成本。

2.4.3 加快全球貿易一體化

近年來，很多實例都可以說明，商務英語函電的發展，尤其是電子郵件、傳真等的平臺應用，極大地促進了全球的貿易發展。傳統的貿易通訊方式，耗時耗力，很多企業都無力參與，如今，商務英語函電的出現，讓對外貿易擺脫了時間和空間的限制，真正為貿易全球一體化的發展發揮了巨大作用。因為這些快捷的信息交流平臺為基礎的商務英語函電極大的降低了貿易成本，很多中小企業紛紛轉向國際市場，力圖開拓新商機。這樣來，為更大范圍、更大規模的國際貿易奠定了良好的基礎，不僅帶動當地的對外貿易發展，更在很大程度上，將國內貿易與國際貿易聯系起來，利用便捷的溝通和交流方式，與貿易客戶充分交流，積極進行對外貿易的開拓和發展，勢必進一步推動貿易全球化向前發展。

[1]張文莉.商務英語函電在對外貿易中的作用[J].中國商貿,2010 (26).

[2]李佳,孟建國.英語函電的寫作特點及其在商務活動中的應用[J].商場現代化，2009 (18).

[3]李媛慧.商務英語函電在對外貿易中的作用[J].中國商貿,2010 (16).

[4]蘭天.外貿英語函電[M].東北財經大學出版社,2004.