淺談創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的方法和措施

張秀玲

（甘肅省第二人民醫(yī)院，甘肅 蘭州 730000）

淺談創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的方法和措施

張秀玲

（甘肅省第二人民醫(yī)院，甘肅 蘭州 730000）

醫(yī)院；檔案管理工作；方法和措施

隨著社會信息化的進一步發(fā)展，各行各業(yè)對檔案信息的需求日漸增大，作為醫(yī)療衛(wèi)生系統重要資料來源之一的醫(yī)院檔案部門，如何去適應新的挑戰(zhàn)和機遇，更加便捷地為領導決策和社會需求提供各種信息資料，更好地服務于醫(yī)療、教學、科研等工作，是新時期所面對的新任務、新課題。

1 現行醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案工作意識不強

目前，從事醫(yī)療管理工作的領導干部，對檔案的重視程度不夠，普遍存在“重經營、輕檔案”的思想，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.2 醫(yī)院從事檔案管理工作的專業(yè)人員不足

目前，從事醫(yī)院檔案管理工作的人員在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護理、醫(yī)技等部門轉崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少。工作人員知識結構不合理，管理水平相對滯后等問題，與時代發(fā)展的要求差距較大，難以適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

1.3 檔案資源開發(fā)利用率低

受檔案管理系統長期形成的封閉或半封閉環(huán)境的影響，許多檔案管理工作者的觀念仍然停留在“重管輕用”上，檔案收集、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開發(fā)和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設備、技術條件落后，也造成了醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作停滯不前。

1.4 檔案工作硬件投入不足

有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房和經費緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，檔案管理設備陳舊，電子設備不配套，管理技術落后，基本還停留在手工收集、整理和檢索的水平。這導致信息量小，資源建設不足，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

2 醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新措施

2.1 強化管理意識

實現檔案現代化管理，需加大宣傳力度，爭取各級干部和人員的支持和積極參與。一個現代化醫(yī)院檔案管理系統，又必須具備有現代化管理水平的檔案管理者。否則，現代化檔案管理便無法實現。醫(yī)院檔案工作者在現代化檔案管理工作中，不僅要注重自身檔案管理專業(yè)知識的培養(yǎng)，還要懂得現代化科學管理檔案的實質內涵和特點。醫(yī)院檔案的現代化管理，不是各門類檔案簡單的集中保管，而是一項實現醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學化、現代化的高標準系統工程，是檔案管理工作人員面臨的新課題。檔案管理現代化的形勢，迫使檔案管理工作人員勤奮工作，刻苦學習新業(yè)務、新知識、新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能。

2.2 提升管理手段

運用計算機管理醫(yī)院檔案是實現現代化管理手段不可缺少的方式。用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，也提高了工作效率。同時，利用計算機管理可以節(jié)省保存檔案的空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密度。計算機的儲存量豐富而廣泛，由計算機編印出的文件分類、主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統，查閱檔案快捷、準確。所以，醫(yī)院應從實際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭全部使用計算機管理工具，形成網絡系統，實現檔案管理的自動化、現代化。

2.3 注重各種檔案的資料收集和整理工作

科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，是科研活動的真實記錄。由于科研成果具有保密性和私有性的特點，使這類檔案的收集比較困難，收集時可采取由醫(yī)院科研管理部門定期移交的方式，也可采取由檔案管理人員直接向科研項目組收集的方式。

影像學檔案是在病人就診過程中形成的影像檢查資料，包括核磁共振、CT、CR、X線片、超聲影像、心電圖、內窺鏡影像等，影像學資料是醫(yī)療輔助診斷的重要依據，也是醫(yī)院檔案管理收集的重要內容，在醫(yī)療、科研、教學中起著重要作用。對于影像學資料的收集分為2個方面，一是對傳統影像學資料的收集。傳統的影像學資料一般以膠片或打印圖像的形式存在，這就需要檔案管理的專（兼）職人員按檢查時間、病人檢查號碼逐一收集、整理，確保資料連續(xù)、完整，及時歸檔。二是對數字化影像資料的收集。數字化影像資料是指保存在計算機中的病人檢查資料，這部分資料收集起來較為容易，只需定期做出備份，按病人的檢查號碼排列即可。

病理標本是醫(yī)院病理科在進行病理學檢驗中制作的標本涂片，由病理科安排專人收集、保存。

2.4 創(chuàng)新管理方式

檔案管理現代化不僅是先進設備的配備，還包括管理方式的標準化。醫(yī)院檔案管理的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規(guī)定。檔案做到標準化，使現代化醫(yī)院檔案管理有章可循、有法可依，包括檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入計算機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內容，系統而正確無誤地記錄、存檔。

2.5 加強服務理念

目前，醫(yī)院已基本實現檔案軟件單極化管理，檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件數據庫建設，已成為檔案管理者不容忽視的問題。開展網上服務能更加快捷、便利、準確地為院領導及臨床一線醫(yī)務工作者提供詳實的數據，使查找、利用工作變得更加透明、直觀。電子文件作為一種新型的信息載體，以磁性和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案，臨床醫(yī)護人員及職能科室人員足不出戶就可將歸檔文件掃描至檔案服務器進行歸檔，檔案室可根據文件保密程度，適度開放密級窗口，使各級各類人員都能找到自己所需要的文件，不需跑到檔案室查找目錄。另外，檔案室亦可提供在線服務，根據文件材料掃描件匯編相應的專題，提供數據庫查詢或電子信箱等服務方式，為使用者提供查詢和咨詢服務。

3 結語

檔案信息資源的創(chuàng)新管理，是適應社會的需求，將檔案信息資源最大化地發(fā)掘出來，以起到擴大社會化大生產的目的，從而創(chuàng)造社會效益及經濟效益。在當前醫(yī)療改革的新形勢下，檔案信息資源的有效開發(fā)，主要是針對“有效”二字，“有效”不僅指“效益”——社會效益和經濟效益，而且，對于檔案信息資源創(chuàng)新管理還要講究“效率”，后者是前者的基礎，前者是后者的結果，“效益”與“效率”相互結合、相輔相成，才會使檔案信息資源達到其存在的最終目的，才能為醫(yī)療、科研、教學提供更好的資源，發(fā)揮檔案本身的價值。

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1671-1246（2011）16-0127-02

Vol.29 2011 No.16