淺談高校教務管理無紙化辦公

宋 靜 熊海鷗

(1.廣東工業(yè)大學管理學院，廣東 廣州 510520；2.廣東工業(yè)大學經(jīng)濟與貿(mào)易學院，廣東 廣州 510520）

淺談高校教務管理無紙化辦公

宋 靜1熊海鷗2

(1.廣東工業(yè)大學管理學院，廣東 廣州 510520；2.廣東工業(yè)大學經(jīng)濟與貿(mào)易學院，廣東 廣州 510520）

文章對高校教務管理實行無紙化辦公的必要性、可行性以及如何實施無紙化辦公進行研究。隨著高校擴招以及高校合并政策的實施，多校區(qū)管理、學生人數(shù)眾多等因素使得傳統(tǒng)教務管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化高等教育管理的要求，而無紙化辦公以網(wǎng)絡為依托具有異地辦公、傳輸快捷、節(jié)約耗材等優(yōu)點。

教務管理；無紙化辦公；教務管理系統(tǒng)

隨著我國高等教育的快速發(fā)展和深化改革，高等教育已由“精英”教育階段轉(zhuǎn)向了“大眾化”教育階段。“大眾化”教育階段初期，其發(fā)展模式的主要特征就是“擴大規(guī)模，增加數(shù)量”，自1992年高校合并，截止2007年我國有665所高校合并組建為274所，自1999年高校擴招，據(jù)統(tǒng)計2007年高校招生人數(shù)是擴招前的5倍多。隨著“擴招合并”浪潮的逐步平穩(wěn)，我國高校逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐浴疤岣哔|(zhì)量”為主要特征的發(fā)展模式，高校教務管理作為高等教育管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)，是高等學校教學管理工作的核心和基礎，是學校、教師、學生之間溝通的橋梁，在學校的教與學中發(fā)揮著舉足輕重的作用。面對現(xiàn)代高校多校區(qū)教學、學生人數(shù)龐大的特點，高校教務管理的工作量、工作難度以及重復性大大增加，傳統(tǒng)教務管理已經(jīng)無法適應現(xiàn)代化教學管理需求，因此如何有效地提高教務管理效率已成為高校管理中的核心問題。筆者在高校從事教學管理工作多年，從工作實際出發(fā)，借鑒企業(yè)無紙化辦公的思想和經(jīng)驗，基于現(xiàn)有計算機技術、網(wǎng)絡通信技術的快速發(fā)展和廣泛應用，對高校教務管理實行無紙化辦公的必要性、可行性以及如何實施進行研究。

（一）無紙化辦公的概念

“無紙化辦公”是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡技術，以計算機、手機等電子產(chǎn)品為載體實現(xiàn)辦公自動化，從而減少傳統(tǒng)辦公模式中紙張使用及書寫的環(huán)節(jié)，最理想的狀態(tài)是實現(xiàn)完全不用紙張或筆進行各種業(yè)務以及事務處理。無紙化辦公的主要優(yōu)點在于信息傳播迅速、流動性強，便于數(shù)據(jù)的查詢、維護、攜帶，節(jié)約辦公成本，提高辦公效率。美國未來學家托夫勒在《在第三次浪潮》里預言：“后工業(yè)社會將必然進入無紙化辦公的時代”。自20世紀末，隨辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展，無紙化辦公的概念被提出并在部分企業(yè)中得到應用，至今無紙化辦公已然成為現(xiàn)代化辦公的一種標志。

（二）高校教務管理的現(xiàn)狀

高校教務管理實質(zhì)是設計和保持一種良好的教學環(huán)境，組織教學人員進行各項活動，使教師和學生在教學活動中高效率的實現(xiàn)制定的教學目標，它對穩(wěn)定教學秩序、提高教學質(zhì)量、培養(yǎng)全面發(fā)展高素質(zhì)人才有著重要的作用。現(xiàn)代高校多校區(qū)、形態(tài)多樣、學生人數(shù)龐大等特點，使得教學組織及其管理日趨復雜化，因此教務管理不再是單純的行政管理，它已成為一項涉及教學組織、學籍管理、考試管理、成績管理、學位審核等工作的復雜的系統(tǒng)工程。

1.現(xiàn)代高校教務工作采用教務管理系統(tǒng)情況

2.多校區(qū)管理造成文件審批流程過長、耗時過多

多校區(qū)教學管理給教務管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)和壓力，教務管理文件審批方面流程長、耗時多直接影響了教務管理工作效率。筆者所在學校現(xiàn)有三個校區(qū)，教務處總部設在A校區(qū)，其他B校區(qū)和C校區(qū)各設一個教務處的辦事點，各校區(qū)內(nèi)各學院設立教學部，整個教務管理工作由A校區(qū)教務處牽頭統(tǒng)一管理。在現(xiàn)有教務管理工作方式中，凡涉及師生相關教務管理工作基本流程是相關師生通過學院教學部提出申請后，提交校區(qū)教務處再提交至A校區(qū)教務處各相關部門處理，然后按此流程倒轉(zhuǎn)回來，此流程過長耗時過多，且文件跨區(qū)交換，經(jīng)手人太多常出現(xiàn)資料遺失或信息傳遞失真。

3.教務管理工作紙張使用量巨大

教務管理涉及高校教學的方方面面，現(xiàn)代高校多校區(qū)、學生數(shù)量龐大的特點，使得高校教務管理工作紙張耗費量頗為驚人。筆者所在學院現(xiàn)有畢業(yè)生1760人，每到畢業(yè)學期單純存檔成績單、學籍表、畢業(yè)論文、各類評議表等等（不計日常各類成績查詢單、緩考申請及收發(fā)各類資料的簽收單等）至少耗費紙張在20萬張以上。紙張消耗巨大，既不利于環(huán)保也帶來巨大的經(jīng)濟投入，同時也給檔案管理造成壓力。

（三）高校教務管理實行無紙化辦公的必要性和可行性

1.高校教務管理實行無紙化辦公的必要性

基于上述當前高校教務管理的巨大壓力，而無紙化辦公具有異地辦公、傳輸快捷、節(jié)約耗材、提高辦公效率等優(yōu)點，因此無紙化辦公勢必成為高校提高教務管理效率和管理質(zhì)量的趨勢。

（1）在教務檔案管理方面，可建立無紙化辦公與檔案管理實現(xiàn)無縫連接，減少檔案管理工作成本，提高檔案管理工作效率，使得檔案資料的收集、整理等工作變得非常方便，并有助于提高檢索和利用效率。

（2）在文件審批流程方面，無紙化辦公可消除跨校區(qū)管理的地域差異，師生的業(yè)務申請可通過系統(tǒng)提交，相關部門通過電子簽名在系統(tǒng)里審批，一方面縮短其審批流程，提高審批效率，另一方面教務管理工作人員只要有網(wǎng)絡隨時隨地都可辦公，從而擺脫必須到辦公室才能工作的傳統(tǒng)理念。

在發(fā)展休閑農(nóng)業(yè)之前，鄉(xiāng)村旅游資源主要以鄉(xiāng)村本身自然風光以及地理條件作為依托，所采用的經(jīng)營模式較為傳統(tǒng)。對于現(xiàn)代休閑農(nóng)業(yè)而言，可以將其和其他產(chǎn)業(yè)結(jié)合在一起。對鄉(xiāng)村旅游做出規(guī)范化管理，提升管理水平。進一步發(fā)展休閑農(nóng)業(yè)以及鄉(xiāng)村旅游，必須高度重視旅游地飲食衛(wèi)生和公共安全等，進一步提升服務質(zhì)量，采取科學方式避免開展旅游導致的當?shù)丨h(huán)境受到污染。結(jié)合實際情況，制定行業(yè)標準，并且加大管理力度，確保餐飲食譜綠色衛(wèi)生，對當?shù)胤N植業(yè)以及養(yǎng)殖業(yè)衛(wèi)生清潔，從而確保前來旅游的游客健康安全，

2.高校教務管理實行無紙化辦公的可行性

實行完全理想狀態(tài)的無紙化辦公不是一朝一夕就能完成的，但高校實行教務管理無紙化辦公也并不是天方夜譚的，在現(xiàn)有條件下是可以逐步推進的。

數(shù)字技術的高度發(fā)展，電腦日趨普及，互聯(lián)網(wǎng)全面開通以及手機上網(wǎng)等，使得高校教務管理具備實行無紙化辦公的硬件條件，同時各大高校目前都已采用教務管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡協(xié)同辦公系統(tǒng)和門戶網(wǎng)站，數(shù)字化電子文件已在現(xiàn)代辦公中大量出現(xiàn)，高校教務管理的軟件條件也已經(jīng)部分具備。

原有手工教務管理工作方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代高等教育的特點，教務管理系統(tǒng)的普及已推動教務管理人員的更新?lián)Q代和進一步學習，以筆者所在校區(qū)為例，現(xiàn)有從事教務管理工作共14人，其中碩士學歷4人，本科學歷9人，這批高素質(zhì)的教務管理人員具有良好的計算機操作能力和較強的軟件學習能力。

國內(nèi)無紙化辦公自80年代中期開始發(fā)展起來的。最初是以個人電腦、辦公套件為主要標志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。隨著以 Lotus Notes為代表的工作流群件技術的出現(xiàn)，辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡技術和協(xié)同工作技術為主要特征，實現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。同時國內(nèi)企事業(yè)單位實施無紙化辦公至今近30年的經(jīng)驗和教訓可以為高校教務管理實施無紙化辦公提供很好的借鑒。

（四）高校教務管理如何實行無紙化辦公

高校教務管理實行無紙化辦公雖然有十分光明的前景，也具有良好的可行條件，但實施起來依然是非常困難的。雖然很多人都知道無紙化辦公的含義，但沒有哪個公司真正實現(xiàn)了無紙化辦公。現(xiàn)有的傳統(tǒng)教務管理工作方式無法滿足現(xiàn)代高校教務管理需要，以下分析如何實行無紙化辦公。

1.觀念先導尤其是革新領導思想

人類社會的每一次進步和發(fā)展，都會面臨與傳統(tǒng)觀念的對抗，高校教務管理打破傳統(tǒng)教務管理方式實行無紙化辦公也不會例外，尤其是在現(xiàn)有電子文件管理還存在一些問題的情況下，許多人的傳統(tǒng)觀念是，“白紙黑字”具有一定的權威性，是真實可信的，領導人還可以直接在紙上圈閱或作批示，從而會對無紙化辦公資料是否安全、電子簽名能否認可等等提出質(zhì)疑，因此改變教務管理工作人員的觀念和習慣是非常重要的。在這種情況下，首先要徹底革新領導思想，目前實行無紙化辦公失敗的案例很大原因在于領導的觀念沒有改變，而無紙化辦公的有力推動是一個自上向下的過程，領導的觀念改變后，請專家或校方主要負責人為所有教務管理工作人員示范解惑，直到所有教務管理工作人員都接受為止。

2.系統(tǒng)集成打破“信息孤島”現(xiàn)象

現(xiàn)有教務管理系統(tǒng)集成化程度低，完整的教務信息數(shù)據(jù)庫體系尚未形成，教務信息資源開發(fā)利用不充分，系統(tǒng)整體效益不高。筆者所在高校各相關部門各自采用自己的系統(tǒng)，比如除教務管理系統(tǒng)外，人事處有人事管理系統(tǒng)，學生處有學生管理信息系統(tǒng)，財務處有財務管理系統(tǒng)等等，各個系統(tǒng)都是離散的，無法進行有效的數(shù)據(jù)聯(lián)系，無疑形成一個個“信息孤島”。教務管理是連接教師、學生以及學校的橋梁，必然與人事處、學生處以及財務處都是直接相關的，因此要實行真正的無紙化辦公必須在全校范圍內(nèi)對原有各個系統(tǒng)重新進行統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一構(gòu)思，建立整體性信息系統(tǒng)模型，實現(xiàn)系統(tǒng)集成打破原有的“信息孤島”現(xiàn)象。

3.加強技術支持及應用輔助軟件

在高校教務管理中推行無紙化辦公過程中，信息安全問題以及辦公便利與否是人們擔心的主要問題。在教務管理系統(tǒng)開發(fā)商加強技術支持、增強信息的安全性、保密性以及系統(tǒng)的穩(wěn)定性的同時，學校必須在組建教務管理隊伍時注重引進計算機及網(wǎng)絡信息專業(yè)方面的人才，從教務管理工作實際流程出發(fā)，隨時以提高工作效率和工作便利為目的及時對教務管理系統(tǒng)進行技術上的維護支持甚至是進行二次開發(fā)。此外要充分利用輔助軟件，如利用QQ、飛信、MSN等將所有的師生和學校聯(lián)結(jié)為一個信息整體，不僅有效彌補教務管理系統(tǒng)靈活性、信息通暢性不足的問題，也不失為成為師生民意上傳，實現(xiàn)教育者與被教育者溝通的一種有益嘗試。

（五）結(jié)束語

傳統(tǒng)的教務管理工作方式已不適應現(xiàn)代高校多校區(qū)教學、學生人數(shù)龐大的特點，為提高現(xiàn)代高校教學質(zhì)量，教務管理系統(tǒng)發(fā)展實行無紙化辦公是必然的，但無紙化辦公的實現(xiàn)不是一蹴而就的而將會是一個漫長的過程，我們只能在現(xiàn)有階段逐步逼近“無紙化”辦公，從而推動高校教務管理向“信息化、流程化、規(guī)范化”發(fā)展。

[1] 宋靜,張畢西.虛擬咨詢在多校區(qū)高校教務管理中的應用[J].廣東工業(yè)大學學報(社會科學版),2008(7):44-45, 55.

[2] 當前中國高等教育發(fā)展的形勢特點與戰(zhàn)略選擇[OL].http://wenku.baidu.com/view/74bee009581b6bd97f19ea51.html,2009-11-19.

[3] 王俊程.無紙化辦公的難點及對策分析[J].蘭臺世界,2008(12):8-9.

[4] 阿爾文·托夫勒.第三次浪潮[M].黃明堅,譯.中信出版社,2006(6).

[5] 無紙化辦公卡殼都在領導層[OL].http://gd.news.sina.com.cn,2010-12-11

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1008-1151(2011)05-0045-02

2011-01-27

廣東工業(yè)大學校青年基金項目（編號：072061）資助

宋靜（1977－），女，山東威海人，廣東工業(yè)大學管理學院助理研究員，從事教學管理工作；熊海鷗（1981－），湖南常德人，廣東工業(yè)大學經(jīng)濟與貿(mào)易學院助理研究員，從事教學管理工作。