完善我院學籍管理的對策思考①

王 華

(華北科技學院教務處，北京東燕郊 101601)

完善我院學籍管理的對策思考①

王 華②

(華北科技學院教務處，北京東燕郊 101601)

面對全國范圍內的學籍電子注冊制度的實施，作為新建本科院校的華北科技學院，需在管理理念創(chuàng)新、管理制度建設、管理手段提升、管理人員培訓等方面進行強化，完善規(guī)范學籍管理。

學籍管理;電子注冊;完善規(guī)范

華北科技學院隸屬國家安全生產監(jiān)督管理總局，其前身是原國家煤炭工業(yè)部1984年投資興建的北京煤炭管理干部學院分院。1993年改制為華北礦業(yè)高等專科學校，面向全國招生，1997年被原國家教委評為全國27所示范性高等工程專科重點建設學校之一。2002年升格為普通本科院校，更名為華北科技學院。隨著高等教育市場的逐步規(guī)范，教育部對高校學籍管理監(jiān)督和審核力度不斷加強，2001年起實施普通高校學歷證書電子注冊制度，2006年底開始實施新生學籍電子注冊，2008年加入學年學籍電子注冊，逐步實現(xiàn)從招生入學到畢業(yè)出口，包含日常的學籍異動等過程管理的全程監(jiān)督。高校學籍電子注冊制度的實施給學籍管理帶來了日益規(guī)范化、制度化的要求，與之相適應，原有的一些管理思想、管理模式勢必要不斷改進。

1 學籍管理日益規(guī)范化、科學化

學籍管理日益規(guī)范化、科學化由學籍管理本身所決定的。學籍管理作為高校教務管理部門一項非常重要的常規(guī)性工作，是按大學教育自身規(guī)律和大學生身心發(fā)展特點而實施的法規(guī)性管理，也是按一定原則、方法和程序對大學生的課程、學習成績及其各方面的表現(xiàn)進行階段性或全過程的質量考核、記載、評價和處理的過程，是對大學生的入學、畢業(yè)、學籍變動等進行監(jiān)控的一種政策性很強的行為。

同時，高校學生學籍電子注冊制度的實施客觀上決定學籍管理規(guī)范性。學籍學歷電子注冊，是指運用現(xiàn)代信息技術，利用計算機網(wǎng)絡進行高校學籍信息統(tǒng)一注冊的管理辦法。目前，電子注冊采用的是國家、省(自治區(qū)、直轄市)、學校三級管理模式，即高等學校將學生基本信息以計算機數(shù)據(jù)表的形式上報省(自治區(qū)、直轄市)教育行政部門，省(自治區(qū)、直轄市)教育行政部門審核通過后，再上報國家教育部審核備案。通過教育部網(wǎng)絡平臺做新生學籍電子注冊、每學年的學年電子注冊、畢業(yè)生學歷電子注冊，向社會公布相關學生信息，供在校生及畢業(yè)生和社會用人單位查詢認證，是擴招后教育部對高校辦學規(guī)范化的有效監(jiān)控手段［1］。學籍電子注冊與學歷證書電子注冊相銜接，經過學籍電子注冊的學生獲得的畢業(yè)證書才能進行學歷證書電子注冊［2］。

學籍學歷電子注冊制度的實施給高校學籍管理提出了以下三方面要求［3］:一要現(xiàn)代化。學歷證書電子注冊的實質是將各高校獲得學歷證書的畢業(yè)生信息以電子檔案的形式發(fā)布到網(wǎng)上提供查詢。網(wǎng)絡上公布的這些個人學歷證書的電子檔案來自于各高校的學籍管理部門的在校生學籍電子檔案，而高校的學生電子檔案來源于高考考生的電子檔案。學籍學歷管理工作是“建立信息——動態(tài)管理——電子注冊——網(wǎng)上查詢”的現(xiàn)代化管理狀態(tài)，整個管理過程都充分體現(xiàn)了計算機及其網(wǎng)絡高新技術的特點。二要規(guī)范化。學歷證書網(wǎng)上查詢制度是高校學籍學歷管理工作中的重要一環(huán)，它不僅是學籍管理過程中的結論性階段，而且成為學生在校接受教育與在社會上參加工作的紐帶。學生在校期間，學籍信息將在教務管理系統(tǒng)的五個管理模塊中進行處理，即:新生入學模塊、注冊管理模塊、學籍管理模塊、和畢業(yè)生(學歷證書)管理模塊、綜合檔案管理模塊，電子注冊制度則意味著管理過程從校內“新生狀態(tài)——畢業(yè)狀態(tài)”流程式的學籍管理拓展和延伸到社會“驗證狀態(tài)——監(jiān)督狀態(tài)”的學歷證書管理。報送真實而準確的學生數(shù)據(jù)，是學籍管理工作的重要內容和任務，也是搞好電子注冊的關鍵所在。電子注冊有嚴格的時間限制、規(guī)定的操作秩序和上報的內容，要求高校學籍管理部門實行工作標準化以確保工作質量。三要科學化。2007年開始執(zhí)行的《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》通過從國家招生庫審核招生錄取名單，高校進行網(wǎng)上操作并由所屬省教育廳審核學生學籍異動、學籍信息修改等情況的學籍管理模式，審核每一個在校生注冊信息，從根本上確保了每一份學歷文憑的真實性。

2 完善我院學籍管理的建議

學籍管理日益規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學化的要求迫使我院繼續(xù)深化學籍管理改革，改變過去數(shù)據(jù)統(tǒng)計不準、歷史欠賬多、職責不明確導致扯皮推諉等現(xiàn)象，不斷提高管理效能。具體需從幾下幾方面努力。

2.1 統(tǒng)一思想，更新理念

學校各級部門與領導應真正從思想上做到認識統(tǒng)一，全院要上下一致認識到學籍管理工作的深遠意義。深入了解本科院校的辦學和教學規(guī)律，豐富管理本科教育的實踐經驗，不斷提高管理水平。更新管理理念，牢固樹立服務、法制、創(chuàng)新和學習的思想觀。將“以生為本”的宗旨貫穿于工作的始終，對所有的學生及其家長都要一視同仁。樹立法制理念。學籍電子注冊工作有著嚴肅性和規(guī)范性特點，應以中國特色社會主義理論為指針，深入貫徹科學發(fā)展觀，一切行為都不能違反國家的法律法規(guī)，自覺抵制不良風氣的影響。樹立創(chuàng)新理念。要勇于探索，敢于創(chuàng)新，淘汰不適應要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運用到管理工作中。樹立學習理念。既要學習黨的相關路線方針政策、法律法規(guī)以及上級教育主管部門的有關文件精神，又要學習好計算機技術、統(tǒng)計分析等專業(yè)技能。學校要盡量創(chuàng)造機會讓學籍管理人員走出去，學習他人先進的管理經驗，為改進學校的學籍管理出謀劃策，把理論與實踐有機地結合起來。

2.2 完善制度，創(chuàng)新體系

制定一整套科學的、高質量的學籍管理制度，是構建新建本科院校教學質量保障體系的根本保證。電子注冊制度的逐步實施對高校學籍管理工作提出了新的要求，學校應當根據(jù)相關文件精神，制訂完善適合校情的學籍管理制度。2008年至今，學院先后制定了《全日制本科生提前畢業(yè)實施細則》、《學生轉專業(yè)管理辦法》、《課程重修管理辦法》和《普通全日制學生學籍電子注冊管理辦法》，進一步從制度上規(guī)范了我院的學籍管理。要按照教育規(guī)律和“依法治校”的原則，進行學籍管理制度的合理調整甚至重建，在以教師和學生為本的前提下，實現(xiàn)制度的進一步完善。在改革規(guī)范學籍管理制度的過程中，要體現(xiàn)人的本性，注重為學生的個體性學習以及權利維護。利用培養(yǎng)目標或政策導向，引導學生自覺加強日常學習，自覺根據(jù)教學計劃調整學習進度。同時加大學籍管理系列法規(guī)政策的宣傳普及工作，做到教師必須及時了解并掌握學校學籍管理的基本規(guī)定、學籍處理的種類及相應條件和辦理程序、課程考核和學業(yè)成績的評定、登記、記載等基本要求，學生必須熟知學籍管理規(guī)定。只有這樣，他們才能有意識約束自己的行為，自覺地遵守規(guī)章制度，而屬于學校職能部門的學籍管理工作的組織實施才能更加切實有效。新建本科院校的學籍管理重心必須下移，校級職能部門要注意角色調整，在“有所為，有所不為”的原則下，提高學籍管理效率，最大限度釋放二級院系在本科學籍管理上的作用。進一步理順學籍管理關系，建立高效、順暢的學籍管理工作體系，各個環(huán)節(jié)必須要有專人負責，明確各級管理崗位責任制，確保學籍管理各項工作準確、全面、規(guī)范，責任到人。

2.3 增加投入，提高水平

現(xiàn)代信息技術盡早、盡快、盡好地與管理結合，是學籍管理工作的當務之急。學籍學歷電子注冊制度的實施，客觀上對各高校學籍管理信息化起到了積極的推動性作用。學籍管理是貫穿整個教學始終的工作，院校領導要改變思想認識，高度重視學籍管理工作，加強學校的學籍管理信息化建設。配備必要的軟硬件設備，充分運用現(xiàn)代化手段進行學籍信息管理。學校應當劃撥專項經費，按要求配備計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機和光盤刻錄機等硬件，使各級學籍學歷管理工作人員基本實現(xiàn)專人、專機、專項經費，為電子注冊工作的順利進行提供保障。高校必須引進能較好完成電子注冊任務的，具有可擴展性和兼容性的信息管理系統(tǒng)及教務信息管理系統(tǒng)，并注重和學籍學歷管理平臺的數(shù)據(jù)對接。對學生的學籍信息實行網(wǎng)絡化管理，能夠實現(xiàn)信息資源共享、管理平臺共享，從而提高學籍管理工作效率。

2.4 注重日常，維護更新

建立真實、完整、齊全的學生學籍檔案，進行科學化、標準化管理，是做好電子注冊工作的前提。對學籍檔案電子注冊工作的成敗，關鍵在于學生學籍信息數(shù)據(jù)的準確性和完整性，而學籍學歷信息管理是一項系統(tǒng)而又復雜的工作，數(shù)據(jù)信息經常處在動態(tài)變化中，需及時對數(shù)據(jù)進行更新、維護，工作具有時效性，這就要求學籍學歷管理工作必須細致、規(guī)范。具體工作人員要有對學生高度負責的精神，加強學習，積極鉆研業(yè)務，才能使上報數(shù)據(jù)信息齊全、客觀真實、完整規(guī)范，確保電子注冊的工作進度和工作質量。學籍管理要嚴格按照電子注冊工作的要求和特點，加強對工作全面性與系統(tǒng)性、規(guī)范性的研究。加強管理工作的主動性、計劃性和超前性，分清輕重緩急，合理安排工作程序和進度。每學年初做好入學新生的信息上報工作，認真核對新生每一條信息，做到準確高效，為將來的學歷證書注冊提供良好的數(shù)據(jù)支持，及時在教育部網(wǎng)站及教務管理系統(tǒng)中維護學籍異動信息［5］。

2.5 穩(wěn)定隊伍，增強素質

學籍管理隊伍是管理工作的主體，是學籍管理工作的執(zhí)行者。學籍管理隊伍素質和管理水平的高低、管理質量的優(yōu)劣直接影響到高校教學工作的運轉和教學質量的提高。隨著高校規(guī)模的擴大，特別是在既有本科又有專科的紛繁復雜的學籍檔案、成績的管理和學歷電子注冊數(shù)據(jù)上報等內容情況下，健全學籍管理制度勢在必行，而有一支高效穩(wěn)定的學籍管理隊伍則是是健全和完善學籍管理制度的重中之重。高校學籍管理人員的待遇水平高低，是影響高校學籍管理人才隊伍穩(wěn)定的一個重要因素。在新形勢下，要提高學籍管理工作的質量，必須要建設好一支思想好、業(yè)務強、忠于職守的穩(wěn)定學籍管理隊伍。

高校的學籍管理工作是高校教育教學管理工作的重要組成部分，是教育質量保障體系中的重要環(huán)節(jié)，是把握人才培養(yǎng)質量標準的關鍵。同時學籍管理又是是一件系統(tǒng)而復雜的工作，良好的學籍管理有助于學生將學籍管理制定上的約束與要求轉化為內在學習動力從而促進學生的能力與素質的協(xié)調、全面發(fā)展，有助于促進優(yōu)良學風的形成和教學秩序的穩(wěn)定。面對電子注冊制度實施的學籍管理新形勢，新建本科院校要轉變觀念，積極采取多種措施，不斷改進與完善學籍管理，從而更好服務于教與學，更好地實現(xiàn)辦學目標。

［1］ 李戎.高校學籍管理與電子注冊制度建設［J］.呂梁高等專科學校學報，2007，(12):23-25

［2］ 余碧春.對高校學籍管理改革的若干思考［J］.寧德師專學報:自然科學版，2003，(1):54-56

［3］ 教育部關于印發(fā)《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》的通知.http://www.moe.edu.cn/edoas/website18/level3.jsp?tablename =2050＆infoid=29103

［4］ 趙珺.電子注冊在高校學籍管理中的應用［J］.教育技術導刊，2007，(11):32-33

［5］ 付八軍.完善學歷證書電子注冊 規(guī)范高校證書文憑管理［J］.湖南工程學院學報，2005，(1):74-77

Countermeasures on Improving Student Status Management of NCIST

WANG Hua

(North China Institute of Science and Technology，Yanjiao Beijing-East101601)

With the nationwide implementation of the electronic registration system of student status，North China Institute of Science ＆ Technology，as a Newly-Established Universities，should strengthen the innovation of management concepts，the construction of management system，the enhancement of management tools，the training of the administrative personnel and so on，to improving Student Status Management of NCIST.

Student Status Management;the Electronic Registration System;Improving

G64

A

1672-7169(2011)03-0102-03

2011-03-26

王華(1975-)，男，安徽巢湖人，管理學碩士，華北科技學院教務處講師，研究方向:高校管理、公共治理。