高校檔案管理與信息服務機制的創新

中原工學院 張 茜

高校檔案管理與信息服務機制的創新

中原工學院 張 茜

目前，我國高等教育的發展由注重數量增長轉向提高質量、注重內涵建設，這使高校檔案的傳統管理模式面臨著新的挑戰，同時也迎接著新的發展機遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發展，高校在檔案機構建設、檔案工作制度建設、檔案人才隊伍建設、檔案信息化建設等方面必須與時俱進，在繼承的基礎上不斷改革創新，只有這樣，才能促進高校檔案事業的科學發展，更好地服務學校和社會。本文，筆者分析了高校檔案管理與信息服務工作中存在的問題并提出了高校檔案管理信息服務機制創新的途徑。

一、高校檔案管理與信息服務工作中存在的問題

當前，高校檔案管理學信息服務工作中確實還存在著諸多的不足，高校檔案館的檔案管理手段與信息服務機制還遠遠落后于信息社會發展的步伐，尚不能全面滿足師生及社會對檔案信息的需求。與科學、高效、優質地開展現代信息服務的要求相比，高校檔案部門在服務觀念、服務內容、服務方式和手段以及工作人員素質等方面仍然存在著一定的差距，突出表現在以下幾個方面。

1.信息資源的利用率較低，編研水平參差不齊。當前，各高校對信息資源的利用率比較低，檔案編研的水平參差不齊，對檔案的編研大部分還停留在初步的、淺層次的信息加工上，編研成果無法完全滿足高校教學科研發展和黨政決策參考的需要，如檔案編研的組織性和計劃性不強，編研成果缺乏針對性、實用性；檔案編研工作起點低，編研成果難以上水平；檔案編研局限于思維定勢，缺乏工作的預見性、前瞻性等。

2.信息服務方式有限，現代化手段不能發揮作用。目前，我國高校檔案信息化建設相對緩慢，大部分高校的檔案管理工作有一定的基礎，但缺乏信息化建設的總體發展規劃，工作思路和目標不夠清晰，對信息技術的應用缺乏系統深入的研究。還有一部分高校對檔案信息化建設不夠重視，他們的經濟基礎薄弱，專項經費投入不足，計算機技術的使用起步晚，網絡化程度還不高，有的學校甚至還沒有建立起局域網，致使檔案信息化管理的基礎設施相對薄弱，檔案信息化建設在這一階段的工作進程仍然非常緩慢。

3.檔案工作人員整體素質有待提高。從高校檔案管理隊伍的總體情況來看，其專業素質和服務技能與現代檔案服務工作的要求還有一定的差距。在沒有考慮到檔案工作人員整體素質的前提下，盲目地開展檔案信息的深層次編研，從而造成大量檔案匯編作品或編研作品質量不高。

二、高校檔案管理與信息服務機制創新的途徑

為適應信息社會和高等教育改革的要求，適應高校檔案工作發展的要求，高校檔案部門迫切需要運用當今的高新技術和知識創新開發檔案信息資源，創新服務方式，為經濟建設和社會發展服務。筆者認為，高校檔案管理與信息服務機制創新的途徑主要有以下幾個方面。

1.加強以檔案信息資源建設和共享為核心的高校檔案信息化建設。檔案信息資源建設是檔案信息化的核心，檔案信息資源建設的水平直接決定著檔案信息化的內在質量，關系到檔案信息資源的有效開發與合理利用的程度。只有通過檔案數字化手段，建立起各級各類、分布式、規范化、可共享的檔案數據庫，構筑全校檔案信息資源體系與共享體系，才能真正實現檔案資源的有效開發與利用，實現檔案信息化目標。以某高校為例，該校著重建設4個檔案基礎數據庫：一是檔案目錄數據庫。二是以開放現行文件和服務黨政部門為核心的電子政務文件數據庫，實現電子文件的集中管理。三是重要檔案內容數據庫。四是多媒體檔案數據庫，包括照片檔案數據庫和錄音、錄像檔案數據庫等。

2.利用科學技術提高檔案工作的整體水平。檔案信息資源網絡化是實現檔案信息利用效益最大化的有效途徑。現今的檔案管理要充分利用計算機管理系統，實現檔案的著錄、標引、編目、檢索、統計的自動化，實現檔案的自動化處理和網上查詢，通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統，為更多的用戶提供服務。同時，要抓好硬件建設，配備檔案密集柜、計算機和縮微設備等，建立起一個門類齊全、結構合理、管理科學、設備先進、提供有效服務的檔案館。

3.提高檔案管理工作人員的綜合素質。檔案館服務工作的不斷深化對工作人員的業務素質提出了更高要求，它要求檔案管理工作人員必須具備廣博的科學文化知識、較強的業務能力、豐富的實踐經驗等。檔案工作人員的業務能力不僅體現在對各種先進的處理技術的運用上，更體現在對文獻內容的掌握、了解和引導用戶利用上，能夠運用多學科的基礎知識，成為利用者利用文獻的向導和顧問。另外，新世紀的檔案工作人員還必須樹立堅定正確的政治方向，具有強烈的事業心和責任感，滿腔熱情地為檔案信息利用者提供優質服務，在為利用者提供服務的工作中，不斷提高個人的綜合分析能力、研究能力和語言表達能力。

綜上，本文，筆者從當前高校檔案信息服務工作中存在的問題入手，論述了高校檔案信息服務機制創新的主要途徑。高校作為一個特殊的機構，新形勢下對其檔案管理與信息服務機制創新進行研究，具有很強的實踐意義。高校檔案管理工作只有以良好的基礎工作為前提，建立有效運轉的管理體制，深化綜合管理，實現文檔一體化，提高檔案管理人員的素質，并運用現代化的管理手段，積極創新，提高信息處理能力，才能充分發揮檔案的作用，為教學、科研、管理服務，實現檔案的利用價值。