信息收集的方法及注意事項(xiàng)

河南省農(nóng)業(yè)信息中心 韓衛(wèi)民

河南省科學(xué)技術(shù)信息研究院 楊 瑩

信息收集的方法及注意事項(xiàng)

河南省農(nóng)業(yè)信息中心 韓衛(wèi)民

河南省科學(xué)技術(shù)信息研究院 楊 瑩

信息是最重要的資源之一，信息學(xué)已被聯(lián)合國(guó)正式定名為信息科學(xué)，信息收集、信息管理、信息運(yùn)用越來(lái)越受到人們的重視。信息收集是指通過(guò)各種方式獲取所需要信息。信息收集是信息得以利用的關(guān)鍵一步。信息收集工作做得好壞，直接關(guān)系到整個(gè)信息管理工作質(zhì)量的高下。那么，如何更有效地收集信息呢？筆者認(rèn)為要從以下幾方面入手。

一、明確信息收集的目的

與其他工作一樣，信息收集工作事先要明確目的，明確為解決什么問(wèn)題而收集信息，有了明確的目的，才能有針對(duì)性地收集信息，收到事半功倍的效果。

二、了解信息類型

1.根據(jù)來(lái)源，信息一般分為實(shí)物型信息、文獻(xiàn)型信息、電子型信息和網(wǎng)絡(luò)信息。

（1）實(shí)物型信息。實(shí)物型信息，又稱現(xiàn)場(chǎng)信息，指具體的觀察對(duì)象在運(yùn)動(dòng)過(guò)程中直接產(chǎn)生的有關(guān)信息，包括事物運(yùn)動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)、學(xué)術(shù)討論會(huì)、展覽會(huì)等。

（2）文獻(xiàn)型信息。文獻(xiàn)型信息主要指承載著系統(tǒng)的知識(shí)信息的各種載體信息，包括圖書、報(bào)紙、期刊、專利文獻(xiàn)、學(xué)位論文、公文等。

（3）電子型信息。電子型信息指通過(guò)使用電子技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息傳播的信息，包括廣播、電視、電子刊物等。

（4）網(wǎng)絡(luò)信息。網(wǎng)絡(luò)信息是一種比較特殊的信息，指蘊(yùn)藏在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，特別是因特網(wǎng)中的有關(guān)信息。

2.根據(jù)性質(zhì)，信息可以分為原始信息和加工信息兩大類。原始信息指人們?cè)诮?jīng)濟(jì)和社會(huì)活動(dòng)中直接產(chǎn)生或獲取的數(shù)據(jù)、概念、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)及其總結(jié)，是未經(jīng)加工的信息；加工信息則是對(duì)原始信息經(jīng)過(guò)加工、分析、改編和重組而形成的具有新形式、新內(nèi)容的信息。兩類信息都對(duì)有效開展經(jīng)濟(jì)和社會(huì)活動(dòng)發(fā)揮著不可替代的作用。

三、制定信息收集計(jì)劃

只有制定出周密、切實(shí)可行的信息收集計(jì)劃，才能指導(dǎo)整個(gè)信息收集工作正常地開展。制定信息收集計(jì)劃，就是依據(jù)一定的目的確定信息收集內(nèi)容，通過(guò)有關(guān)媒介和信息渠道，采用適宜的方法有計(jì)劃地獲取信息。有了信息收集計(jì)劃，就要盡快地組織實(shí)施，安排具體的時(shí)間、地點(diǎn)，加強(qiáng)收集過(guò)程的信息溝通，保證收集信息的質(zhì)量。

四、選擇合適的信息收集方法

1.調(diào)查法。調(diào)查法一般分為普查和抽樣調(diào)查兩大類。普查是調(diào)查有限總體中每個(gè)個(gè)體的有關(guān)指標(biāo)值。抽樣調(diào)查是按照一定的科學(xué)原理和方法，對(duì)從事物的總體中抽取部分稱為樣本（Sample）的個(gè)體進(jìn)行調(diào)查，用所得到的調(diào)查數(shù)據(jù)推斷總體。抽樣調(diào)查是比較常用的調(diào)查方法，也是統(tǒng)計(jì)學(xué)研究的主要內(nèi)容。抽樣調(diào)查的關(guān)鍵是樣本抽樣方法、樣本量大小的確定等。樣本抽樣方法，決定樣本集合的選擇方式，直接影響信息收集的質(zhì)量。抽樣方法一般分為非隨機(jī)抽樣、隨機(jī)抽樣和綜合抽樣。對(duì)于樣本的調(diào)查，若是涉及人，則主要采用兩種調(diào)查方式：訪問(wèn)調(diào)查法和問(wèn)卷調(diào)查法。

（1）訪問(wèn)調(diào)查法。又叫采訪法，是通過(guò)收集訪問(wèn)對(duì)象信息，與之直接交談而獲得有關(guān)信息的方法。它又分為座談采訪、會(huì)議采訪以及電話采訪和信函采訪等方式。采訪需作好充分準(zhǔn)備，認(rèn)真選擇調(diào)查對(duì)象，了解調(diào)查對(duì)象，收集有關(guān)業(yè)務(wù)資料和相關(guān)背景資料。采用訪問(wèn)調(diào)查時(shí)，受訪問(wèn)者要具有代表性，采訪者的語(yǔ)言交際素質(zhì)要高。

（2）問(wèn)卷調(diào)查法。這是一種包含統(tǒng)計(jì)調(diào)查和定量分析的信息收集方法。這種方法主要考慮的問(wèn)題是：所收集信息的內(nèi)容范圍和數(shù)量，所選定的調(diào)查對(duì)象的代表性和數(shù)量，問(wèn)卷的精心設(shè)計(jì)，問(wèn)卷的回收率控制等。問(wèn)卷調(diào)查法具有調(diào)查面廣、費(fèi)用低的特點(diǎn)，但對(duì)調(diào)查對(duì)象無(wú)法控制，問(wèn)卷有效回收率難以保證，受訪者的態(tài)度對(duì)該調(diào)查方法的實(shí)際效果具有決定性影響。

2.觀察法。觀察法是通過(guò)開會(huì)，深入現(xiàn)場(chǎng)，參加生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)，實(shí)地采樣，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)觀察并準(zhǔn)確記錄（包括測(cè)繪、錄音、錄像、拍照、筆錄等）調(diào)研情況等收集信息。觀察內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面：一是對(duì)人的行為的觀察；二是對(duì)客觀事物的觀察。觀察法應(yīng)用很廣泛，常和詢問(wèn)法、收集實(shí)物結(jié)合使用，以提高所收集信息的可靠性。

3.實(shí)驗(yàn)法。實(shí)驗(yàn)者通過(guò)主動(dòng)控制實(shí)驗(yàn)條件（包括對(duì)參與者類型的恰當(dāng)限定，對(duì)信息產(chǎn)生條件的恰當(dāng)限定和對(duì)信息產(chǎn)生過(guò)程的合理設(shè)計(jì)），可以獲得在真實(shí)狀況下用調(diào)查法或觀察法無(wú)法獲得的某些重要的、能客觀反映事物運(yùn)動(dòng)特征的有效信息，還可以在一定程度上直接觀察研究某些參量之間的相互關(guān)系，有利于對(duì)事物本質(zhì)的研究。實(shí)驗(yàn)方法也有多種形式，如實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)驗(yàn)、計(jì)算機(jī)模擬實(shí)驗(yàn)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人機(jī)結(jié)合實(shí)驗(yàn)等。現(xiàn)代管理科學(xué)中新興的管理實(shí)驗(yàn)，現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)中正在形成的實(shí)驗(yàn)經(jīng)濟(jì)學(xué)中的經(jīng)濟(jì)實(shí)驗(yàn)，實(shí)質(zhì)上就是通過(guò)實(shí)驗(yàn)獲取與管理或經(jīng)濟(jì)相關(guān)的信息。

4.文獻(xiàn)檢索法。文獻(xiàn)檢索就是從浩繁的文獻(xiàn)中檢索出所需的信息的過(guò)程。文獻(xiàn)檢索分為手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。手工檢索主要是通過(guò)信息服務(wù)部門收集和建立的文獻(xiàn)目錄、索引、文摘、參考指南和文獻(xiàn)綜述等來(lái)查找有關(guān)的文獻(xiàn)信息。計(jì)算機(jī)檢索是文獻(xiàn)檢索的計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)方法，其特點(diǎn)是檢索速度快、信息量大，是當(dāng)前收集文獻(xiàn)信息的主要方法。文獻(xiàn)檢索過(guò)程一般包括3個(gè)階段，即分析研究課題和制定檢索策略，利用檢索工具查找文獻(xiàn)線索，根據(jù)文獻(xiàn)出處索取原始文獻(xiàn)。

5.網(wǎng)絡(luò)信息收集。網(wǎng)絡(luò)信息是指通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、傳遞和存儲(chǔ)的各種信息。收集網(wǎng)絡(luò)信息的最終目的是給廣大用戶提供網(wǎng)絡(luò)信息資源服務(wù)。整個(gè)過(guò)程分為網(wǎng)絡(luò)信息搜索、整合、保存和服務(wù)4個(gè)步驟。網(wǎng)絡(luò)信息搜索是基于網(wǎng)絡(luò)信息收集系統(tǒng)自動(dòng)完成的。首先，網(wǎng)絡(luò)信息收集系統(tǒng)按照用戶指定的信息需求或主題，調(diào)用各種搜索引擎進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)搜索和數(shù)據(jù)挖掘，將搜索到的信息經(jīng)過(guò)濾等處理后剔除無(wú)關(guān)信息，完成網(wǎng)絡(luò)信息資源的收集。其次，通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)搜索、重排等處理過(guò)程，剔除重復(fù)信息，再根據(jù)不同類別或主題自動(dòng)進(jìn)行信息的分類，完成網(wǎng)絡(luò)信息的整合。第三，分類整合后的網(wǎng)絡(luò)信息采用元數(shù)據(jù)方案進(jìn)行索引編目，并采用數(shù)據(jù)壓縮及數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)實(shí)現(xiàn)本地化的海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，從而完成網(wǎng)絡(luò)信息的保存，當(dāng)然要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)更新。最后，經(jīng)過(guò)索引編目組織的網(wǎng)絡(luò)信息正式發(fā)布后，即可通過(guò)檢索為讀者提供網(wǎng)絡(luò)信息資源的服務(wù)。

五、信息收集的注意事項(xiàng)

為保證信息收集的質(zhì)量和利用價(jià)值，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

1.準(zhǔn)確性原則。該原則要求所收集到的信息要真實(shí)、可靠。當(dāng)然，這個(gè)原則是信息收集工作的最基本的要求。為符合要求，信息收集者必須對(duì)收集到的信息進(jìn)行反復(fù)核實(shí)并不斷檢驗(yàn)，力求把誤差減小到最低限度。

2.全面性原則。該原則要求所收集到的信息要廣泛、全面、完整。只有廣泛、全面地收集信息，才能完整地反映管理活動(dòng)和決策對(duì)象發(fā)展的全貌，為決策的科學(xué)性提供保障。

3.時(shí)效性原則。信息的利用價(jià)值還取決于該信息是否能及時(shí)地提供，即它的時(shí)效性。信息只有及時(shí)、迅速地提供給它的使用者才能有效地發(fā)揮作用。特別是決策對(duì)信息的要求應(yīng)是事前的消息和情報(bào)，而不是“馬后炮”。所以，只有信息是事前的，對(duì)決策才是有效的。

4.確定范圍。

（1）內(nèi)容范圍。內(nèi)容范圍是指根據(jù)信息內(nèi)容與信息收集目標(biāo)和需求相關(guān)性特征所確定的范圍，包括本身內(nèi)容范圍和環(huán)境內(nèi)容范圍。本身內(nèi)容范圍是由事物本身信息相關(guān)內(nèi)容特征組成的范圍；環(huán)境內(nèi)容范圍是由事物周邊、與事物相關(guān)的信息的內(nèi)容特征組成的范圍。

（2）時(shí)間范圍。時(shí)間范圍是指在信息發(fā)生的時(shí)間上，根據(jù)與信息收集目標(biāo)和需求具有一定相關(guān)性的特征所確定的范圍，這是由信息的歷史性和時(shí)效性決定的。

（3）地域范圍。地域范圍是指在信息發(fā)生的地點(diǎn)上，根據(jù)與信息收集目標(biāo)和需求具有一定相關(guān)性的特征所確定的范圍。這是由信息的地域分布特征和信息收集的相關(guān)性要求所決定的。

綜上，在信息社會(huì)里，未來(lái)的競(jìng)爭(zhēng)完全可以理解為信息收集、運(yùn)用、處理能力的競(jìng)爭(zhēng)，處理所需信息的能力變得越來(lái)越重要，成為人們提升競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵。信息收集是信息處理的第一步，而且是非常重要的一步。因此，要想盡辦法，采取得力措施，充分利用既有渠道，運(yùn)用適當(dāng)?shù)姆绞椒椒ǎ研畔⑹占ぷ髯龊茫瑸閷?duì)信息進(jìn)行分析、歸納、判斷和運(yùn)用奠定基礎(chǔ)。