電子檔案的特點及其管理

河南河務局干部學校 趙子孺

電子檔案的特點及其管理

河南河務局干部學校 趙子孺

電子檔案是指利用計算機技術形成的、以代碼形式存儲于特定介質上的檔案。電子檔案是由電子文件轉換來的，在電子檔案中全部信息是以數字式代碼加以存儲的，信息的編碼和解碼過程都由計算機完成；利用時需借助計算機等機器設備轉換成原有的文字或圖像形態。由此，人們也將電子檔案稱為機讀檔案或數字式檔案。

一、電子檔案的特點

1.電子檔案的優點。一是存儲密度高。電子檔案大多存儲于磁盤、磁帶或光盤中，存儲密度很高。一張最為普通的紙密軟盤，其存儲容量也有18萬字左右。一張光盤則能存儲幾千萬甚至上億個字節的文字或圖像信息，具有“海量存儲”之稱。二是傳遞速度快。電子檔案信息的傳播不受時間、空間、載體傳遞的限制，用戶可以通過網絡終端設備讀取存儲在某一個設備上的檔案信息，在同一時間、不同地點共享檔案信息。三是檔案信息生動形象。多媒體計算機的應用使電子檔案的信息形態也隨之多樣化。電子檔案用音頻、視頻信號或數字代碼存儲信息的原來形態，全信息化再現歷史活動概貌。四是便于檢索利用。由于電子檔案是以計算機能夠識別的代碼來記錄檔案信息的。因此，通過計算機的輪排索引等檢索技術可以準確快捷地完成對檔案信息的檢索，并可以通過輸出設備打印利用。

2.電子檔案的缺點。一是依賴性。電子文件的產生依賴于電子環境。因此，電子檔案同樣依賴于計算機的軟、硬件和數據庫與網絡系統，離開計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞和識別。設備更新會給電子文件的長久保管帶來很大困難。二是非直讀性。電子文件的非直讀性體現在以下方面：第一，數字編碼記錄于載體上，肉眼無法分辨。第二，載體上的信息記錄密度極大，只有在高倍顯微鏡下才可以看見光盤上的記錄痕跡。第三，載體上的數字信息往往進行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設備，如果不解壓解密也不能讀取其內容。三是不穩定性。電子文件性能的不穩定性集中體現在其信息的易改性、易損性和脆弱性等方面。電子文件性能的不穩定性，使得作為檔案保存的電子文件的原始性和真實性大受影響，進而影響到今后檔案的法律憑證價值。

二、電子檔案的管理

1.電子文件的歸檔。電子文件的歸檔，就是將應歸檔的電子文件經過整理確定其檔案屬性后，從電子計算機存儲器拷貝或從網絡上下載到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。

（1）歸檔范圍。本單位形成的具有查考利用價值的各類電子文件都應列入歸檔范圍。另外，計算機應用系統的各種程序類文件和與電子文件有關的各種紙質文件也應列入歸檔范圍。

（2）歸檔方法。考慮到電子文件歸檔時的方便和安全，筆者認為，應采取隨時分級的方法歸檔。所謂隨時，就是及時，拿到文件及時歸檔。分級，即要歸檔的電子文件在進入電子檔案數據庫之前，先進行“查毒”處理，以防文檔攜帶“病毒”進入數據庫。

（3）歸檔要求。歸檔的電子文件要齊全完整，真實可靠，并經過一定的整理、編目。

2.電子檔案管理需要解決的問題。

（1）制定和頒布有關法律以及電子檔案管理標準，使電子檔案管理有章可循。由于電子檔案載體極易受到環境中各種因素的影響，所以對于電子介質一定要建立嚴格的措施，盡量有一個標準規范，使人們在工作中有所依據。

（2）加強橫向聯合，充分利用技術和智力資源。檔案部門在對電子檔案實行集中統一管理的過程中，應加強與專業技術機構之間的橫向合作，以充分利用現有電子技術資源和文件管理方面的智力資源，使電子檔案的管理更加科學有效。

（3）規范系統軟件市場，促進電子檔案的資源共享。檔案職能部門必須規范系統軟件市場，統一配發或購買國家檔案局鑒定推薦的檔案管理軟件，使檔案信息能夠充分發揮資源共享的優勢，促進檔案信息管理水平的提高。

（4）給電子檔案創造一個良好的管理氛圍。電子檔案以磁介質和光盤為載體，它抵抗外界不利因素的能力較差，如不適宜的環境溫濕度等都可以造成介質老化變形，無法閱讀。另外，電子檔案存儲載體還容易劃傷、破裂、消磁等等。這些都會影響電子檔案的壽命。所以，電子檔案的保管應有一個好的環境，一要符合“三度”要求；二要遠離磁場，有條件的單位，最好將電子檔案放在防磁柜內保存。

（5）電子檔案的保管最好是1盤1盒，并外貼標簽。盒外標簽內容除與光（磁）盤標簽內容（標題、日期、文獻號）相符外，還應有檢索號，以方便存取利用。同時，電子檔案應多套備份存放。筆者認為備份3套為宜，1份檢索利用，另2份保管備查。

（6）加強檔案干部隊伍素質建設。電子檔案是高科技的產品，大量不同規格、不同形狀、不同材料的磁盤、光盤的管理和使用，以及對它們進行檢測、維護、利用所需要的不同種類的設備和管理軟件都需要高素質的檔案專業管理人員。培養一批既懂檔案業務又熟悉計算機軟件開發的高層次專業管理人員已是當務之急。各級檔案部門要通過定期培訓、講座、外出學習等方式培養一批既懂檔案專業知識又具備計算機知識和計算機駕馭能力的復合型人才。

綜上，電子檔案的出現是時代發展的必然產物，在電子檔案日益增多的今天，加強電子檔案的管理已是必然趨勢。現代檔案管理工作者只有努力適應信息時代的要求，跟上時代發展的步伐，了解電子檔案的屬性特點，掌握科學的電子檔案管理方法，才能有效促進檔案管理工作的發展。