電子檔案的特點(diǎn)及其管理

河南河務(wù)局干部學(xué)校 趙子孺

電子檔案的特點(diǎn)及其管理

河南河務(wù)局干部學(xué)校 趙子孺

電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的、以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案。電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換來(lái)的，在電子檔案中全部信息是以數(shù)字式代碼加以存儲(chǔ)的，信息的編碼和解碼過(guò)程都由計(jì)算機(jī)完成；利用時(shí)需借助計(jì)算機(jī)等機(jī)器設(shè)備轉(zhuǎn)換成原有的文字或圖像形態(tài)。由此，人們也將電子檔案稱為機(jī)讀檔案或數(shù)字式檔案。

一、電子檔案的特點(diǎn)

1.電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。一是存儲(chǔ)密度高。電子檔案大多存儲(chǔ)于磁盤、磁帶或光盤中，存儲(chǔ)密度很高。一張最為普通的紙密軟盤，其存儲(chǔ)容量也有18萬(wàn)字左右。一張光盤則能存儲(chǔ)幾千萬(wàn)甚至上億個(gè)字節(jié)的文字或圖像信息，具有“海量存儲(chǔ)”之稱。二是傳遞速度快。電子檔案信息的傳播不受時(shí)間、空間、載體傳遞的限制，用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備讀取存儲(chǔ)在某一個(gè)設(shè)備上的檔案信息，在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)共享檔案信息。三是檔案信息生動(dòng)形象。多媒體計(jì)算機(jī)的應(yīng)用使電子檔案的信息形態(tài)也隨之多樣化。電子檔案用音頻、視頻信號(hào)或數(shù)字代碼存儲(chǔ)信息的原來(lái)形態(tài)，全信息化再現(xiàn)歷史活動(dòng)概貌。四是便于檢索利用。由于電子檔案是以計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的代碼來(lái)記錄檔案信息的。因此，通過(guò)計(jì)算機(jī)的輪排索引等檢索技術(shù)可以準(zhǔn)確快捷地完成對(duì)檔案信息的檢索，并可以通過(guò)輸出設(shè)備打印利用。

2.電子檔案的缺點(diǎn)。……