文秘辦公自動化專業教學研究

汪 雄

(孝感學院文學與新聞傳播學院,湖北孝感432000)

隨著信息社會的到來和信息技術的迅猛發展,“文秘辦公自動化”(簡稱“辦公自動化”)的教學要緊跟時代的步伐,實時更新教學內容,改革教學方法。本文結合“辦公自動化”課程教學案例,探討了“辦公自動化”的課程特征及教學設計。

一、“辦公自動化”的課程特征

1.基于系統性。辦公自動化(OA)作為一個術語是由美國通用汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出的。隨著計算機技術、通訊技術的發展,辦公人員利用先進的科學技術,不斷地使人的一部分辦公業務活動物化于人以外的各種設備中,并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標的人——機信息處理系統。[1]1隨著互聯網的發展,網絡技術的不斷成熟,這種狀況發生了改變。在計算機信息處理和網絡通訊的促進下,辦公自動化由事務處理型、管理控制型向輔助決策型轉變。

因此我們的“辦公自動化”課程內容也要從單一的設備操作中走出來,要從傳統的桎梏中解脫出來。辦公自動化僅僅局限在掌握幾個常用的辦公軟件是遠遠不夠的;辦公自動化作為一種素質要求,它的目標就是我們培養的學生要成為老板的另一個“腦子”、“記憶倉庫”。這一要求意味著我們培養的學生不能僅停留在計算機文字處理、電子郵件的發送、接收,以及辦公室和其他設備的使用維護這些低層次的信息處理技能上,而應具有較強的、可持續發展的信息處理素質。[2]而這種能力的培養,更多的是依賴于學生對軟硬件知識的了解。比如說:“辦公局域網”的組建,就涉及到網卡的安裝、雙絞線的制作、網絡物理結構的連接、網絡協議的安裝調試以及文件共享的設置等等。這些內容要求學生在課堂的有限時間內全部掌握是不切實際的,其熟悉程度還需要依賴在以后的實際工作中不斷的探索和逐步的積累。這就要求我們在講課時著重構建學生知識的系統性。

2.面向應用性。辦公自動化是通過利用各種現代辦公技術來提高企事業單位的辦事效率和管理水平,使辦公人員成為領導的“信息倉庫”或“信息秘書”。辦公自動化歸根結底只是一種辦公輔助系統,其功能也只在于幫助人們處理繁雜的數據信息。[3]“辦公自動化”專業定位既要考慮技術和應用,又要兼顧辦公室實務工作,由此決定了我們不能一味地強調學科的系統性、完整性和理論性,而應以實用性、技能性為主。因此,我們的“辦公自動化”教學要有針對性和應用性,要結合計算機應用專業和文秘專業特點構建課程體系,要著重強化實踐教學環節,培養學生綜合運用知識解決實際問題的能力,并按照分散和集中相結合的原則進行實踐教學,既有單一的能力訓練,又有綜合能力的實訓,從而實現系統大于部分之和的效果。這種分散和集中相結合的訓練模式,實際上是基于學生現有知識與技術的再創造。

比如說演示文稿的制作。怎樣對圖片進行有效的前期處理?這就要用到photoshop處理圖片的相關技法。在幻燈片里插入動畫就涉及到學生對flash的掌握和了解,在幻燈片里插入聲音就涉及到學生對聲音的錄制和編輯等等。一組看似普通的演示文稿就涉及到對圖片、動畫以及聲音的處理所需的相關知識。雖然做一組帶有鮮明主題的幻燈片沒有現成的答案,但是我們可以在平時的教學中,把這些看似單一的能力綜合起來,注重有針對性地培訓學生的應用能力,并依據職場的素質要求實施人才的培養。

3.突出開放性。辦公自動化是隨著計算機技術、信息技術、網絡技術的發展而不斷發展的。特別是隨著互聯網技術在現代辦公中的應用,移動辦公、協同辦公、群體辦公得以實現。網絡技術的突飛猛進,決定了我們的“辦公自動化”教學隨時都處在一種更新的狀態中。我們的教學要與時俱進,把新技術、新理念補充到我們的課堂教學中。前些年尚未普及的即時通訊技術,隨著網絡技術的成熟,現在已經得到廣泛的應用,比如企業召開網絡視頻會議應用 QQ IM、LiveUC,以及 Net-Meeting等軟件。尚未成熟的語音通訊系統,也隨著計算機和語音處理技術的發展,取得了長足的進步,Window s7語音識別功能就可以使用聲音命令指揮你的電腦,實現更方便的人機交互。這就意味著,我們在教學中一方面要滿足學生對知識、技術的渴求,另一方面也要跟進時代發展對人才培養的要求。

二、“辦公自動化”的課程設計

“辦公自動化”課程有其固有的特點:首先是面向應用性,因為我們培養的人才最終要進入企事業單位,奮戰在職場第一線,這就要求我們在教學中培養學生獨立解決問題的能力;其次是注重學生的個性與創新能力的培養,要通過課堂教學培養學生可持續發展的能力,培養學生的專業素質和內在潛質。由此,我們在教學中應當對課程的設計進行適當的調整。

1.基于職場應用,重組教學內容。“辦公自動化”教學,是基于學生已經掌握的計算機基礎而對知識的再創造,既要有已學的計算機原理作支撐又不能挖掘得太深。教學內容并不一定嚴格按照教材的順序進行,可以根據課程特點和操作要求,將各章節內容相互穿插,對教學內容進行有效的重組,這樣學生可以先通過實踐,然后再去學習和領會理論原理,把抽象的知識具體化、形象化。對教學內容的重組實質是對已掌握的知識進行梳理,對固有的知識進行重新排列、組合,使系統大于部分之和。在教學內容的設計上,要用案例教學法,模擬文秘辦公的職場情景進行教學。

比如:學生在計算機基礎里學過word、excel,但基本上是簡單的文字處理、表格處理。對于利用word里自帶的模板進行公文向導的制作,利用word郵件合并功能批量制作邀請函、信封、工資條,利用excel對數據庫進行有目的的透視分析等等,則很少有學生應用到。教學內容的重組是對學生固有知識的二次開發,是對計算機基礎知識的遷移,是計算機基本原理與文秘辦公自動化的職場應用相結合的產物,體現了辦公自動化職場應用的特點。

2.強化實驗項目,增加“臨床經驗”。“辦公自動化”教學效果在很大程度上依賴于學生對設備的駕馭能力,特別是對現代辦公設備的使用。學生只有掌握最先進設備的操作技術,才能滿足社會對文秘人才的需求。模塊化實訓教學是培養學生職業技能的一種有效方式,建立模塊化實訓教學體系,需要具備軟硬件兩方面的條件:硬件方面,要具備各門實訓課程的教學條件,讓學生在各種設備上實際操作;軟件方面,教師不僅要有豐富的教學經驗,還要研究不同實訓課程之間的內在關系,找到共性和個性化特征,再根據實用性原則開發相應的實訓內容。[4]例如,攝像機與數碼相機的使用,攝像的后期編輯,數碼照片的后期photoshop處理,掃描儀的安裝與使用,用OCR識別輸出的文本文件等的學習,可以通過實訓教學進行。在學校經費有限、設備資源相對缺乏的條件下,老師可以對學生進行分組教學,分組實驗。組與組之間進行相互的交流與輔導,保證每名學生都達到熟練地操作硬件和熟悉地使用應用軟件。

“辦公自動化”實驗教學,一方面符合課程應用性強的特點,另一方面使抽象、枯燥的知識有了實驗項目的支撐,從而使學生提高了學習興趣和動手能力,加深了對理論知識的理解。為了培養學生的實踐能力,應該讓學生在實踐中學習,以獲得足夠的“臨床經驗”。[5]例如,網絡視頻會議的召開,重點在于利用Net Meeting服務器端和客戶端進行相關的正確設置,通過網絡進行實時的語音聊天和信息的發送及文檔的共享。通過實驗教學,學生對網絡視頻會議有了感性的認識,明白了網絡視頻會議(即時通訊)在辦公應用中的強大功能,而且提高了學習興趣。這種以實驗項目為中心的教學能收到很好的教學效果。

3.改變教學思路,創新教學方法。“辦公自動化”專業教師應改變過去“老師講學生聽”的教學模式,把教學重點由“教師的教”轉化為“學生的學”;應多在機房上課,采用問答式和啟發式等教學方法。在確定了教學目標,有了相應的教學內容之后,就需要富有成效的教學方法。問答式這種開放性的教學方法可以調動學生學習的主動性和創造性,但教師在課前設計教學內容時應該考慮所設問答的深度、難度等方面,以引導學生由淺入深、循序漸進地掌握知識。例如,教師在講解長文檔的排版時,可以向學生提出以下問題:“什么是樣式?什么是段落樣式?怎樣自動生成索引和目錄?”這樣就可以引導學生由淺入深、循序漸進地掌握知識。在“辦公自動化”教學中運用啟發式教學方法,教師可以設計開放式的問題情境,創設能激發學生學習情感和求知欲望的情境與氛圍,這是教師進行啟發式教學的重要前提條件。在設計問題時要注意把握問題的難易程度,挖掘學生解決問題的潛能,激發學生的學習興趣。例如:對于辦公中圖像的處理,在學生掌握了photo shop基本工具的使用之后,可以讓學生結合自己的想法設計一個企業名片,不指定條條框框,鼓勵學生結合自己的思想進行設計,這樣學生就有了思考的平臺,可以重組所學的知識并加以綜合運用。

4.“辦公自動化”教學要與實踐結合起來。“辦公自動化”教學在內容的設計上要緊緊圍繞企業對文秘的知識、能力、素質的要求,既要強調對基礎理論的學習,更要重視對實踐能力的培養。大一就可以安排學生到院系辦公室實習,配合辦公室主任、教學秘書做好辦公材料的錄入、打印、復印、傳真收發等工作,以此培養學生辦公自動化的基本技能。大二、大三可以安排學生到與能力培養相關的部門實習。比如:學生到校報做攝影記者,可以提高對照相機的操作能力和攝影技法;學生到廣播臺實習,可以深入了解攝像的原理、廣播節目的制作流程;學生到現代教育中心實習,可以很好地熟悉局域網的組建、網絡的維護、網絡的安全、網站的建設,以及數據庫系統的維護、信息的收集與發布等等。大四可以安排學生到企業實習,以深入了解企業的工作環境,熟悉企業信息處理和管理工作,培養信息處理水平,實現由實習經驗向工作能力的轉變。在專業的實踐教學過程中,教師要重視學生的信息反饋,并根據學生的信息反饋,調整教學內容和改進教學方法。

[1] 周賀來.辦公自動化實用技術[M].北京:中國水利水電出版社,2005.

[2] 周力.高等職業教育“現代辦公技術”專業的探討[J].辦公自動化,2004(11).

[3] 孫善清,陶慶萍.“辦公自動化”課程改革小議[J].中國職業技術教育,2003(31).

[4] 明衛紅.談高職文秘專業實訓課程的建設[J].秘書之友,2007(12).

[5] 晏勁松.商貿英語專業教學方法研究[J].孝感學院學報,2011(1).