如何做好新時期高校辦公室工作

李智峰

(黑龍江科技學院安全工程學院,哈爾濱 150027)

如何做好新時期高校辦公室工作

李智峰

(黑龍江科技學院安全工程學院,哈爾濱 150027)

高校辦公室作為高等院校的綜合管理職能部門,在學校內部及對外關系中的地位和作用日益顯現。根據新時期高校辦公室工作的主要特點,應強化具體服務、大局、創新、公關四種意識,不斷提高辦公室工作的科學化管理水平。

高校辦公室;強化四種意識;科學化管理

隨著國家對科教興國戰略的確立和教育教學體制改革的不斷深入,新時期高校工作面臨著諸多新情況、新問題。作為學校的綜合性職能部門,辦公室工作在學校內部及對外關系中的地位和作用日益顯現,高校辦公室發揮著承上啟下、聯系內外、溝通左右的橋梁樞紐作用。高校辦公室是綜合、協調、溝通各方關系,為學校教育教學、科學研究、黨政管理、后勤保障及師生員工服務的一個管理系統,是領導實現管理職能的一個重要機構,其工作狀態、工作水平的高與低直接影響到學校辦事效率進而影響學校整體事業的發展。

一、新時期高校辦公室工作的特點

學校領導決策的是否正確,很大因素在于辦公室的參謀作用是否充分到位。而辦公室的主要任務就是協助學校領導處理日常工作事務,為領導的決策或制定有關發展戰略或出臺有關政策提供具體工作的文件、資料、信息、建議的意見。辦公室由于其自身工作性質和內容,與其他職能部門相比具有相對特殊的地位,其地位具體體現在落實學校的相關政策、推動全局性工作、實現領導工作意圖等方面。因此,它是其他任何一個部門都不能代替和比擬的,其重要工作特點有:

1.內政外聯,工作任務繁重。隨著高等教育體制改革的不斷深入,高校的定位更加明確,高校與社會、其他高校之間的交往日益頻繁,辦公室的職能也隨之進一步強化,工作任務也逐步在加重。高校辦公室既是學校決策層的“外腦”,又是學校日常工作的“督促檢查中心”[1]。既是高校各項工作得以正確運行的樞紐,又是高校對外聯絡及交流的“窗口”。

2.參與決策,深化管理職能。辦公室與其他部門的區別就在于,它處在學校領導身邊的位置,可以直接為領導決策提供參謀的助手作用。辦公室不僅要執行有關上級文件精神和學校的相關政策,還要貫徹學校領導指示,在制定學校中長期規劃和黨政工作要點、提煉辦學指導思想、更新管理觀念、設計學校整體形象、營造校園文化等方面提出可操作性方案。根據學校發展的實際情況,制定、修訂和完善相關規章制度,推行管理的規范化、科學化[2],進而提高學校的整體管理水平。

3.上傳下達,強化協調督辦。辦公室承擔著協調內外、聯系左右、溝通上下的重要任務。對學校領導已經決定的事項和批示的文件,辦公室必須及時歸口落實經辦單位及經辦人;對二級學院和教職工的請示、報告和信件等,辦公室要及時提交到領導手中,并根據領導的批示交由相關部門進行處理,并及時反饋處理結果。此外,辦公室還要定期匯總領導批示文件的辦理情況,督辦未完成的事宜。要做好協調工作,保證信息傳遞暢通無阻,上下、左右關系融洽,就必須做到協調部斜調、幫忙不幫亂、解難不增難、成事不誤事。

4.迅速反應,增強效能意識。辦公室在日常工作過程中,不論是處理上行文件、下行文件還是信息反饋等方面,都要講求時效性,否則就會影響學校工作的正常工作秩序,甚至會造成工作上的重大失誤。高校辦公室遇到的突發事件相對比較多,這些突發事件的處理工作具有時間緊、節奏行快的特點,這就要求辦公室工作人員必須做到快速反應、急事急辦、特事特辦不能有推諉現象。

二、新時期高校辦公室工作的思路

為了適應新時期發展和需要,高校辦公室必須深化改革,銳意創新,按照多元化、綜合化和系統化的原則來確定辦公室的管理幅度、職能范圍、工作程序和工作標準,并進行調整、歸并和理順,進而充分發揮高校辦公室的綜合服務效能。

(一)轉變觀念,樹立服務、大局、創新、公關意識

1.強化服務意識。“管理就是服務”,高校辦公室要努力為領導服務,為教學一線、科研和社會服務,為廣大師生服務。在服務的方位、范圍、方式和方法等方面不斷提高認識,拓展領域,強化“優質服務”、“全程服務”和“超前服務”。在服務中提高辦事效率,正確樹立和維護學校的權威和形象。

2.樹立大局意識。辦公室的工作必須從學校的事業發展的大局為出發點,緊密圍繞學校各個時期的中心工作,協助領導抓實事、抓大事。辦公室的日常工作具體、煩瑣,易陷于事務性工作而忽略大局。因此,必須善于從事務性工作的困擾中超脫出來,不斷調整工作重心,站在總攬學校發展全局的高度,而不是從部門利益出發來考慮問題,使辦公室的工作重心始終與學校的中心工作任務保持一致。只有這樣,辦公室工作才能有較高的出發點和定位。

3.突出創新意識。在我國高等教育快速發展的新時期,高校面臨的形勢、任務也發生了很大的變化。辦公室工作的內涵也隨之不斷豐富,外延不斷擴大,不斷涌現的新生事物和新問題使以往的習慣做法、工作經驗和程序規范已經不能完全適應新時期的發展,解放思想,實事求是,在觀念、思路上有所更新,在方法和措施上有所創新,在機制和運行上有所改進。

4.深化公關意識。隨著我國高校內部體制的改革與深化,辦學自主權和辦學規模的不斷擴大,高等院校與國內外,社會和地方的聯系也更加密切,“外事”活動日益頻繁,這就要求辦公室人員一定要深化公關意識。在于主管部門、相關廳局、地方政府、兄弟院校、科研院所、企事業單位以及國外高校和科研機構工作聯系的過程中,主動宣傳學校的優勢特色,樹立學校良好整體形象,維護學校合法利益,通過細致、周到、得體的外事活動,加強學校與外界的聯系,不斷改善學校與社會各界之間的關系。

(二)不斷加強高校辦公室工作科學化程度

實現管理工作的科學化是提高學校辦公室工作效率的重中之重。而現代科學技術的突飛猛進,也使實現管理工作科學化、現代化成為現實。實現高校辦公室管理工作科學化應著重在三個方面進行探索和實踐。

1.分工明確、結構合理,實現組織機構科學化。機構設置和人員安排是影響辦公室工作效率的一個重要因素。目前,高?；旧隙家呀涍M行了內部管理體制改革,實行了崗位聘任制,改變了過去人浮于事、效率低下的行政管理模式。同時,也打破了傳統的用人模式,充分調動了工作人員的責任心和潛能,但也不同程度地存在職責分工不完善、人員機構不合理和科室之間往來較少等問題。為了實現辦公室組織機構的科學化,必須做到兩點:一是人員機構要合理。應努力改變學政治和中文等文史類人員比重過高的人員結構,引進一些專業性較強的工作人員,從而使辦公室工作人員文化結構和層次多元化,形成能力互補的知識結構;二是按照精簡、高效的原則,調整科室布局 (將原有辦公室、教務科、科研科三個科室統一合并為綜合管理辦公室)。理順結構關系,明確職責分工,從分調動個人積極性,各得其所,各盡所長,各盡其能。同時,也應注意辦公室是一個綜合性機構,要做到分工不分家,互相協調,互相幫助,密切配合。

2.建立健全規章制度,促進管理工作的規范化。規范化、程序化是指辦公室工作人員的主要工作,要按照指定的原則和標準來進行,將一些常規性工作,按緩急輕重固定起來,從而提高工作辦事效率。高校辦公室工作涉及面廣、頭緒多,如果沒有一整套健全完善、切實可行的規章制度和嚴格的辦事程序,就容易造成管理上的混亂和無序[3]。因此,應先建立健全各項規章制度,把辦公室工作納入科學化、規范化的軌道上來,就是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。然后,對一些常規工作還應實現程序化,即明確規定辦事的先后次序,具體辦事流程及要求。常規性工作的固定化,有利于減少工作中因忙碌和疏忽產生的差錯,還可以使剛剛從事該項工作的人員能盡快熟悉工作,達到提高管理效率的目的。

3.加強辦公手段,進一步實現管理工作現代化。隨著現代科學技術的發展和管理工作的科學化、規范化[4],計算機及辦公自動化技術在不斷地運用到辦公室工作中來,這也是利用先進的科學技術,使辦公部分工作逐步物化于各種現代化設備中,有辦公室人員與設備共同構成服務于某種目標的人機信息處理系統的構建過程。其目的是盡可能充分利用現代技術資源,提高工作效率和工作質量,輔助決策,以取得更好的辦公效果。因此,高校辦公室要積極創造條件,通過建立高速、高效運行的校園計算機網絡,實行網上辦公、辦文,提高工作效率,提升服務質量。

[1]田義,王繼成.如何做好新形勢下高校辦公室工作[J].遼寧行政學院學報,2008,(9):71.

[2]高紅琴.提高高校辦公室工作效率的若干對策[J].安徽工業大學學報:社會科學版,2003,(7):145.

[3]孔曉虹.關于改進和創新高校辦公室工作的幾點思考[J].寧波高等?？茖W校學報,2002,(1):23.

[4]王洪強.新時期辦公室人員的素質要求淺析[J].山東青年管理干部學院學報,2002,(1):78.

How toW ellDo Un iversity OfficeW ork in New Period

L I Zhi2feng
(School of Safety Engineering,HeilongjiangUniversity of Science and Technology,Harbin 150027,China)

Universityoffice,whose status and role is becoming increasingly important in universityπs internal and external relations,has been the comprehensive management depart ment of university.Four kinds of consciousness including specific service,the overall situation,innovation and public relations should be strengthened based on themain features of university officework in the new period.Only in thisway can the scientific management level of office work be constantly i mproved.

university office;strengthen four consciousness;scientific management

G647

A

1001-7836(2011)05-0197-02

10.3969/j.issn.1001-7836.2011.05.076

2010-10-12

李智峰 (1972-),男,遼寧彰武人,政工師,從事教育管理研究。