淺析檔案信息服務變革

王曉萍，張麗媛

(黑龍江省教育學院檔案室，哈爾濱150080)

淺析檔案信息服務變革

王曉萍，張麗媛

(黑龍江省教育學院檔案室，哈爾濱150080)

現代科學技術的進步，要求檔案信息服務進行相應的變革。檔案工作者如何適應新形勢發展的需要，不斷提高檔案信息服務質量是檢驗檔案工作者的一個重要指向。基于此，從轉變檔案信息服務觀念、喚醒沉睡檔案、提供多元化檔案信息服務模式等方面進行探討，旨在努力探究檔案信息服務的新理念、新內容、新方式和新變化，為提高檔案信息服務提供一些可資借鑒的參考意見。

檔案;信息;變革;理念;模式

檔案的產生就是為了利用，不被利用的檔案就像一堆不舍得丟棄的垃圾，不僅占用不必要的空間，而且還影響其真正作用的發揮。這既是對寶貴檔案資源的一種浪費，也是對檔案資源的輕視與不尊重。如何提高檔案的利用效率，使檔案資源充分發揮其應有的價值，是檔案工作者一個永恒不變的主題。要想使靜靜躺在柜子里的檔案重新活躍起來，就不得不從轉變檔案信息服務觀念、喚醒沉睡檔案、提供多元化檔案信息服務模式做起。

一、轉變檔案信息服務理念

理念是行為的先導，也是思想的前提。要樹立正確的檔案信息服務理念，必須從轉變檔案信息服務理念開始。而正確的檔案信息服務理念的建立，又是通過以“自我為中心”向以“用戶為中心”的轉化來實現。

以“自我為中心”的服務理念是傳統的檔案信息服務的心理與實踐模式，它的服務觀念是把廣義的管理和歷史研究、文化教育視為檔案信息服務的基本領域，很少向社會其他群體和對象提供服務，社會其他群體和對象也很少有充分利用這些寶貴資源的機會。以“自我為中心”的服務原則是“有什么樣的檔案就提供什么樣的服務”，并不關心用戶的希望與期待。久而久之，社會和用戶也難以認同其提供的各種信息服務。隨著當今科學技術的不斷進步，社會主義市場經濟的快速發展，這種認識越來越顯示出其不應有的局限性和片面性，越來越不適應紛繁變化的現代世界。

以“用戶為中心”的服務理念是根據用戶的需求及時主動地為用戶提供必要的信息服務。它的基本理念體現的是“用戶本位”思想，基本原則是“用戶需要什么服務就提供什么服務”。這種思想理念的建立適應了當今社會發展的需要，越來越為廣大用戶所認同。

在現實社會中，隨著用戶日趨多元化、個性化的發展需要，客觀上對檔案信息服務提出了越來越迫切的要求。檔案服務對象也由面向專家、學者及各級官員的精英服務，轉向包括農民、學生、普通老百姓等在內的更廣闊的范圍。普通群眾對檔案信息服務需求越來越旺盛，必將使檔案信息服務走向普通化、大眾化的道路。另外，當今世界互聯網已占據了人們的日常生活，信息資源的數字化、網絡化導致用戶獲取信息模式的徹底改變，不同層次的用戶越來越依賴于網絡來獲取可用信息資源，這必然導致檔案信息服務的徹底變革。因此，需要檔案信息服務的理念從以“自我為中心”向以“用戶為中心”的轉化。

為了實現向以“用戶為中心”理念的轉變，作為檔案信息服務工作者要從以下兩個方面作出努力。

一是確立以“用戶為中心”的理念，加強對用戶要求的調查、分析和預測，以增強信息服務的針對性和時效性，提高信息服務的效率。各行各業用戶的利用需要是多方面的，不同時期、不同任務對檔案的需要也有所不同，如果不對客觀需要進行調查研究，只是利用工作坐等“利用上門”，即使檔案工作者愿意主動開展檔案利用工作，也往往會由于無的放矢而不能取得較好效果。檔案工作者要熟悉國家的政治經濟、科技文化和社會環境等各個方面，對檔案需求熱點有方向性的把握，還要進行經常性的調查研究，傾聽來自用戶的聲音，確切了解他們的需要。此外，在服務過程中檔案工作者要注意用戶的反饋，經常性地與用戶保持良性的互動關系。

二是要注重對用戶檔案意識的培養，也稱為檔案用戶教育。主要指檔案工作者對其服務的對象進行檔案意識、檔案信息及服務業務等諸多方面的宣傳、介紹，進行檔案利用的技術培訓，以提高用戶的檔案素質和利用檔案的能力。

二、喚醒沉睡檔案

檔案是承載人類文化、延續人類記憶的重要載體，是各類歷史事件的真實記錄。在浩如煙海的檔案信息資源中，由于各種不同的原因，多數珍貴的檔案資源長期湮沒在檔案的庫房里，鎖在鐵柜子里難見天日。這種情況的直接后果是，一方面其重要的價值沒有得到很好的發揮;另一方面，用戶對檔案的需求也得不到更好的滿足。因此，喚醒沉睡的檔案，讓其切實發揮應有的作用，充分體現它的價值，是檔案工作者義不容辭的責任。

要將沉睡的檔案喚醒，充分為社會發展與進步服務，需要做好以下幾方面的工作。

一是及時“解放”檔案。檔案都是有保管期限的，到了期限的檔案應該及時面向廣大群眾，為普通群眾提供可資借鑒的條件。

二是及時“解密”檔案。檔案都是有保密級別和年限的，到了該解密年限的檔案也應該及時公布于眾，還原歷史的本原，讓人民群眾了解歷史的真實，為所有人提供研究與參考的可能。

三是由“信息服務”走向“知識服務”。

信息服務是以向人們提供有用的顯性信息為內容的信息傳播過程，體現的是一種檢索和傳遞服務。知識服務是在知識經濟背景下產生的一種新的服務觀念，是以信息知識的搜尋、組織、分析、重組等的知識和能力為基礎，根據用戶的問題和環境，融入用戶解決問題的過程，提出能夠有效支持知識應用和知識創新的服務。信息服務中的核心部分如信息資源建設、信息組織、信息存儲、信息檢索以及信息傳遞等，在知識服務中同樣不可或缺，都需要以IT技術作為支撐。而知識服務又出現了一些新的技術如網絡導航、知識發現、智能代理等。

知識服務是數字檔案知識管理的最終目的。也是用戶通過數字檔案中的知識地圖，來利用其中的數據庫、知識庫。更是對檔案用戶數據庫的信息運用智能技術分析其興趣和愛好，形成需求空間，在需求空間中主動查找相匹配的需求，再向知識庫搜索相關知識，從而為用戶提供最佳服務。

檔案信息服務的核心競爭力不在于其擁有多少信息資源，而在于是否能快速便捷地利用本身的信息資源幫助用戶發現問題和解決問題的有用信息，并將這些信息轉化成知識，形成解決方案，進而將這些知識或者方案滲透到新的研究和服務中。傳統檔案信息服務的競爭力主要體現在信息搜集、組織和傳遞方面，知識含量較少，難以適應知識經濟發展和知識創新的需要。知識服務的本質是知識創新，核心是以人為本，重點是幫助用戶發現問題和解決問題。顯然，知識服務能滿足知識經濟時代信息用戶的需求，信息服務的內容正從信息走向知識，信息服務也正朝著知識服務的方向發展。

三、提供多元化檔案信息服務模式

檔案信息服務模式大致可以分為兩類:一是實體化服務模式，二是虛擬化服務模式。

實體化服務模式是比較傳統的一種服務模式。它是在信息化程度不高的條件下運用傳統的信息服務手段而基于記錄載體而建立起來的一種檔案信息服務模式，是目前我國檔案信息服務的主要模式。主要有以下五種。一是檔案外借。將部分檔案借出，為利用者服務。二是檔案閱覽。這是最常采取的一種服務方式，利用一定的空間開辟閱覽室，方便利用者查找、閱讀等。三是檔案報道。即通過檔案報刊或新聞報道向社會及利用者提供和報道檔案信息。四是檔案陣列。五是檔案展覽。即按著一定的主題和內容，組織檔案展覽，通過各種檔案展覽活動的開展，為廣大群眾提供歷史事實或提示歷史真相。這種展覽方式宣傳范圍廣、內容具體直觀，容易吸引利用者和引起社會較大的反響。

實體化服務模式能讓用戶親身體會到實體檔案帶來的，但數字化檔案無法產生的價值效果，所以其在今天我國檔案信息服務工作中仍有很大的適用空間，對滿足用戶需求仍有十分重要的作用。

虛擬化服務模式是采用現代化網絡平臺以檔案信息內容為核心的一種為社會公眾提供數字化檔案信息的服務模式。它以網絡平臺為服務載體，以數字化的檔案信息為主要服務內容，以現代化的網絡信息檢索為主要服務手段，是社會信息化水平發展到一定程度的產物。它具有易擴散、低成本和易共享等特征。在網絡環境下，用戶的需求特點主要表現為信息量大、覆蓋面廣、信息內容精準、服務速度快、服務方式靈活多樣等方面。要滿足這些要求，只依靠傳統的信息服務模式很難做到，只有依靠網絡技術與信息技術的大力發展才能彌補其不足和缺陷，擴大信息資源共享的范圍，豐富信息服務的手段與方式。目前，個性化信息服務的主要模式有:拉取式模式、非智能化推送模式和智能化推送模式。高校檔案信息服務方式主要有以下六種:一是計算機管理服務。二是縮微服務。三是光盤存儲服務。光盤具有存儲容量大、處理速度快的特點，廣泛用于檔案信息全文檢索、編目和信息咨詢服務。四是現代通訊網絡服務。即充分利用現代通訊技術，將檔案信息發布出去，使利用者在不同地區、不同時空利用檔案信息。五是公共信息網絡服務。六是視聽傳播服務。

G270

A

1001－7836(201.)10－0192－02

10.3969/j.issn.1001 －7836.201..10.074

201.－03－16

王曉萍(1957－)，女，黑龍江五常人，從事檔案學研究。