淺析高校數字檔案館的發展與建設

孫麗梅

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

淺析高校數字檔案館的發展與建設

孫麗梅

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

數字化的建設程度和信息資源的開發利用程度直接影響一個國家的經濟發展水平和綜合國力。高校是各種先進科學技術的前沿陣地，在數字化校園時代，檔案館作為數字化校園信息資源系統的重要組成部分，正面臨著數字時代的挑戰。因此，建設高校數字檔案館為全社會服務，是大勢所趨，也是高校檔案工作進入信息化時代的必然結果。文章分析高校數字檔案館建設中面臨的問題，提出相關解決對策，以期對高校數字檔案館建設有所裨益。

數字檔案館；檔案管理；網絡技術

在全球信息化建設的大環境下，數字化的建設程度和信息資源的開發利用程度直接影響一個國家的經濟發展水平和綜合國力。高校是各種先進科學技術的前沿陣地，在數字化校園時代，檔案館作為數字化校園信息資源系統的重要組成部分，正面臨著數字時代的挑戰。因此，建設高校數字檔案館為全社會服務，是大勢所趨，也是高校檔案工作進入信息化時代的必然結果。

一、高校數字檔案館的發展

1.數字檔案館的概念

廣義的數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。狹義的數字檔案館指其中的個體檔案館，其含義除了館藏檔案數字化的工作外，還涉及檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統計等全過程，代表的是一種信息環境和基礎設施的構建（包括軟硬件系統的設計和組織實體的建立）。

2.我國高校數字檔案館的發展現狀

目前，數字檔案館的建設正在國內眾多高校中如火如荼地進行著，其中以上海交通大學、南京大學、東南大學、浙江大學等高校為代表已經取得了顯著成效。如上海交通大學數字檔案館系統運用多種先進技術，整合各類檔案信息資源，建立了集成式的數字檔案業務工作平臺，通過檔案門戶網站和校史博物館網站向校外用戶提供了全方位、一站式的數字檔案信息服務。南京大學的“南大之星”多媒體檔案網絡管理系統等的開發和運行，搭建了數字檔案信息管理平臺，實現了檔案信息資源的網上收集、開發和利用。東南大學2004年開始電子公文網上歸檔，目前文檔一體化管理已十分成熟。

二、高校建設數字檔案館的必要性

1.建設數字檔案館是信息時代發展的需要

隨著信息時代的飛速發展，檔案管理的數字化建設已經成為加快高校信息化步伐和發展高校檔案事業的需要。在數字化校園時代，學校檔案館作為數字化校園的重要信息來源、存儲和提供利用的部門，數字化程度的高低同樣標志著學校信息化建設的全面性，也是學校綜合達標的重要指標之一。

2.建設數字檔案館是適應高校發展的需要

近年來，隨著高校的擴招，檔案數量激增，給有限的存儲空間和有限的人員配備帶來了挑戰。數字檔案館是把檔案載體以數字化形式加以儲存，一般儲存在專門的存儲設備中，與紙制檔案資料相比占用空間小，有效地節省了物理空間。同時，通過數字檔案館的建設，檔案管理將有效改變歸檔立卷、整理編目、統計檢索等傳統模式，解決檔案整理耗時費力、利用檢索效率低等問題，形成檔案網上接收、適時監控和遠程共享的工作體系，真正實現檔案資料的“收、管、存、用”一體化。通過檔案管理平臺的標準接口，與辦公系統規范化銜接，各部門形成的電子文件可以做到實時接收、及時管理，實現文檔管理一體化，創建起一個高效、全面協同的工作環境。

檔案作為一種特殊的文獻資料，它是形成于社會實踐活動的原始的歷史記錄，一般沒有副本，檔案管理中的一大難題是檔案資料多次查閱后會磨損，尤其是一些原始的比較珍貴的資料，數字檔案館的建設可有效保護檔案原件。

3.建設數字檔案館是合理有效提高檔案利用率的需要

如何按照國家及高校檔案標準管理好檔案，并安全快速提供檔案利用是目前高校檔案館信息化建設的發展目標。建立數字檔案館是知識經濟時代對檔案管理工作的迫切需求，一是檔案信息數字化，使得信息資源管理智能化，信息采用先進數字化存儲技術方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點，利用者運用現代化技術進行智能化檢索，檢索速度快，檢全率和檢準率易保證。二是資源管理虛擬化，通過網絡和館際互借來建設虛擬資源，可有效地實現檔案信息資源共享。三是用戶可以突破時間地域的限制，通過計算機方便地獲取、使用檔案信息，在節省大量的人力、物力和財力資源的同時使檔案服務更人性化。

三、高校數字檔案館建設中的問題與對策

數字檔案館尚屬于新興事物，在其建設過程中面臨著許多問題，主要分為技術層面和非技術層面兩大類。

1.技術層面的問題

（1）檔案管理平臺的建設

檔案數字化建設是一項系統工程，具體包括總體設計、軟件開發、檔案整理、系統管理、光盤備份等。高校檔案要想實現數字化，首先必須投資開發或購買一整套與高校相適應的檔案管理軟件，同時配備構建這個數字平臺所需要的硬件設施。一是檔案綜合管理系統的選擇。檔案管理系統的總體性能指標主要包括可靠性、易用性（用戶界面）、集成性、可維護性、可擴展性、可管理性和軟件時間效率等，為更好的實現檔案資料“收、管、存、用”一體化，檔案管理軟件應包括檔案收集、整理編目、表格打印、檔案劃控、查詢借閱、檔案編研、鑒定銷毀、統計報表、系統管理和檔案數字化加工功能模塊，系統可在線升級，能夠跟隨網絡技術的發展而發展。同時，作為數字化校園建設的一部分，在數字檔案館建設中，檔案管理系統應預留接口以實現檔案館與其它應用系統如網絡辦公、教務管理等的數據信息互通等。系統具有良好的開放性，各高校之間能夠互聯。二是硬件設施的配備。信息系統一定要具有穩定性、可靠性，給電子資料提供一個安全的存儲環境。因此所采用的磁盤陣列產品在結構及硬件組成上應完全是冗余設計，不存在單點故障，確保整套系統的安全運行。磁盤陣列可采用不同的RAID保護級別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統應用的連續性。系統數據安全性要求很高，可根據用戶的需要，完成數據的隔離或共享。可通過增加應用軟件來支持物理通路的冗余連接，以提高系統的安全性。

（2）高校檔案館現存檔案的數字化建設

主要是將館藏檔案進行普遍、全面的數字化處理，即將檔案館的所有檔案數據通過手工著錄、掃描等形式，將檔案信息由各種物理載體形式體現出來的信息，全部以數字形式存儲到各種存儲設備中，完成現有高校檔案館的館藏檔案信息向數字化轉化的過程。檔案的數字化建設需要前瞻性的系統思維，要提前控制好哪些數據適合數據化、信息化，哪些數據適合以傳統方式保存，不要片面強調“信息自動化，檔案數據化”，保證保密檔案的安全保密性。再者，檔案數據化的技術標準問題。眾所周知，檔案數據化的前提是計算機技術的廣泛應用。我們在進行檔案數字化建設時，必須考慮這一前提，并以數據的共享為旨歸。

（3）信息安全問題

網絡信息安全現已成為人們關注的熱點，檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。檔案數字化轉型，給我們的檔案管理和利用帶來了巨大的便捷，但同時也增加了檔案管理的風險性：它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面：對信息安全的威脅主要來自計算機病毒、黑客對信息資源的攻擊、不法分子蓄意摧毀系統的處理能力或破壞系統的通訊裝置等。應嚴把信息存儲載體質量關，確保存儲設備的安全和存放環境，提高信息載體的保存壽命。軟件方面，要通過采用多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

2.非技術層面的問題

（1）建立健全數字化工作體系

從現有的檔案工作體系逐步向數字化工作體系轉化，要逐步建立和健全一套完善的數字化檔案工作體系，即數字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環節以及各項新規章制度的制定。同時，廣大檔案工作人員要從自身做起，改變以往的手工工作習慣，使數字檔案館真正“自動化”起來。

（2）提高數字化檔案工作人員的素質

數字檔案館與傳統檔案館相比，信息的載體不同，信息的組織、加工、管理方法不同，服務內容和服務方式也有很大的不同。檔案管理人員需要通過網絡與用戶溝通，引導用戶利用網上信息，協助用戶在短時間內獲取所需的信息，這就對檔案工作人員提出了更高的要求：首先，必須具備檔案專業知識，專業知識是檔案工作人員提高服務層次，為各類用戶提供優質信息服務的必備條件和基礎，只有具備一定的專業知識，才能夠做到在大量數字化信息資源中根據用戶的需求去靈活地選擇、評價和編研開發各種信息資源，為用戶提供利用；其次，未來的檔案館員應成為數字化信息專家，應具備一定的計算機和網絡知識，熟練掌握計算機和網絡操作技能，掌握數據庫檢索技術、多媒體使用技術及文獻信息處理等現代化技術，能根據用戶需求篩選、梳理和組織下載有關信息。另外，檔案工作作為一項保密性極高的工作，還要求檔案工作人員要有較強的法律意識。從目前檔案館員知識結構的現狀可以看出，符合這些要求的高素質人才還遠遠不能滿足數字檔案館的要求，檔案工作者的繼續教育和知識更新勢在必行。

總之，數字檔案館是傳統檔案館發展的必然趨勢，高校數字檔案館的建設是一個循序漸進的過程，我們要緊跟時代發展的腳步，積極學習現代化技術，根據高校的現實狀況，不斷提高高校數字檔案館的建設水平。

[1]張珊，魏斌.高校檔案管理信息數字化建設[J].科技信息，2010，（11）.

[2]張清蓮.論高校數字化檔案館建設[J].太原師范學院學報（社會科學版），2009，（1）.

[3]謝怡，張曉莉.關于高校數字化檔案館建設的思考[J].蘭臺世界，2007，（3）.

責任編輯：王玲玲

G270.7

A

1671-4288(2011)01-0133-02

2010—10—12

孫麗梅（1981—），女，山東壽光人，濰坊學院檔案館館員。